Co robi RPA

RPA wykorzystuje boty oprogramowania do automatyzacji powtarzalnych zadań, które są zwykle czasochłonne dla ludzi. Zadania te są proste i oparte na regułach, co oznacza, że są one zgodne z predefiniowanymi, ustrukturyzowanymi instrukcjami do wykonywania zadań.

Boty te wchodzą w interakcje z aplikacjami w taki sam sposób jak ludzie — klikając przyciski, wprowadzając dane i przenosząc pliki — ale wykonują te czynności znacznie szybciej i z mniejszą liczbą błędów.

Typowe zadania RPA obejmują:

• Wprowadzanie i ekstrakcja danych: Automatyzuje powtarzalne wprowadzanie i pobieranie danych.
• Obsługa plików i dokumentów: Zarządza plikami i przetwarza dokumenty.
• Walidacja i porównanie danych: Zapewnia dokładność w różnych systemach.
• Generowanie raportu: gromadzi i kompiluje dane w raportach.
• Przetwarzanie transakcji: Wykonuje rutynowe operacje w systemach biznesowych.

Co najważniejsze, RPA działa na poziomie interfejsu użytkownika, co oznacza, że nie zmienia systemów bazowych ani nie wymaga złożonych integracji. Zamiast tego działa płynnie we wszystkich istniejących aplikacjach, aby usprawnić przepływy pracy i poprawić wydajność.

Dlaczego RPA ma znaczenie

Pracownicy biurowi każdego tygodnia spędzają godziny na powtarzalnych zadaniach, takich jak wprowadzanie i zatwierdzanie danych, które wymagają małej kreatywności lub krytycznego myślenia. Jeśli zadania te są zautomatyzowane, pracownicy mogą skupić się na pracy o wyższej wartości, takiej jak obsługa klienta, rozwiązywanie problemów i analiza biznesowa.

Boty RPA mogą również odgrywać kluczową rolę w transformacji cyfrowej firmy, ponieważ działają w dowolnej aplikacji w stosie technologicznym, w tym w starszych systemach. Ponieważ odzwierciedlają one działania ludzkie w interfejsie użytkownika, organizacje nie potrzebują rozbudowanych zasobów IT, niestandardowego oprogramowania ani dostępu do API, aby zautomatyzować procesy.

Jak działa RPA

RPA działa poprzez boty oprogramowania, które są programami przeznaczonymi do wykonywania określonych działań bez interwencji człowieka. Oprogramowanie RPA zainstalowane na komputerach stacjonarnych lub serwerach buduje, wdraża i zarządza botami działającymi w aplikacjach, witrynach internetowych i narzędziach wewnętrznych.

Aby wykonać zadania, boty te naśladują ludzkie zachowanie na ekranie – klikając przyciski, wybierając menu i wprowadzając tekst tak, jak osoba. Programiści Citizen mogą rejestrować sekwencję kroków podczas wykonywania zadania, a system konwertuje te czynności na powtarzalne przepływy pracy, które boty wykonują sprawnie i dokładnie. Ten proces jest znany jako rejestracja workflow.

Po utworzeniu workflow programista obywatelski może współpracować z programistą oprogramowania, aby upewnić się, że spełnia on najlepsze praktyki programowania i wymagania bezpieczeństwa ich organizacji.

Rodzaje RPA

Istnieją dwa podstawowe typy RPA:

• Unattended RPA: Boty działają niezależnie, wchodząc w interakcję bezpośrednio z systemami komputerowymi. Harmonogramy lub określone warunki wyzwalają procesy workflow do aktywacji.
• Uczestniczący w RPA: Boty współpracują z ludźmi nad bardziej złożonymi procesami, których nie można w pełni zautomatyzować. W razie potrzeby ludzie inicjują procesy.

Typowe aplikacje RPA: przykłady i przypadki użycia

Wiele różnych branż i funkcji biznesowych stosuje RPA do swoich procesów. Aktualizacja rekordów klienta jest częstym przypadkiem użycia RPA. Oto kilka przykładów, w których przynosi ona znaczącą wartość:

Finanse

Zespoły księgowe używają nienadzorowanych botów do wyodrębniania danych z faktur i wprowadzania ich do systemów ERP, uzgadniania wyciągów bankowych z wewnętrznymi rekordami i generowania raportów finansowych zgodnie z harmonogramem. Boty te działają w tle bez udziału człowieka w przetwarzaniu dużych ilości dokumentów.

Zasoby ludzkie

Rekruterzy współpracują z botami uczestniczącymi w tworzeniu listów ofertowych dotyczących zatrudnienia, zarządzaniu wdrożeniem do pracy i aktualizowaniem rekordów pracowników, co znacznie skraca czas realizacji.

Działalność operacyjna

Producenci i zespoły ds. łańcucha dostaw wykorzystują zarówno boty nienadzorowane, jak i nadzorowane. Boty nienadzorowane obsługują rutynowe zadania, takie jak aktualizacja zapasów i przetwarzanie zamówień zakupu, natomiast boty nadzorowane pomagają w bardziej złożonych przepływach pracy, takich jak obsługa wyjątków.

Obsługa klienta

Firmy z dużymi sieciami klientów korzystają z nienadzorowanych botów, które przetwarzają zamówienia i ułatwiają obsługę zgłoszeń 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. To przesunięcie obciążenia umożliwia agentom ludzkim skupienie się na bardziej złożonych interakcjach z klientami.

Od zwiększonej produktywności do mniejszej liczby błędów te przypadki użycia RPA podkreślają, w jaki sposób boty zapewniają wymierną wartość w różnych organizacjach.

Inteligentna automatyzacja RPA i AI

Oprócz tradycyjnych botów agenci zorientowani na sztuczną inteligencję wykorzystują teraz generatywną sztuczną inteligencję do uzasadniania za pośrednictwem nieustrukturyzowanych danych (na przykład interpretowanie zamiaru wiadomości e-mail) przed wyzwoleniem workflow RPA. W rezultacie organizacje mogą zautomatyzować bardziej złożone przepływy pracy, w tym przetwarzanie faktur w wielu formatach, wyodrębnianie analiz z dokumentów i reagowanie na polecenia głosowe lub tekstowe.

Innymi słowy, inteligentna RPA rozszerza automatyzację poza ustrukturyzowane przepływy pracy, umożliwiając automatyzację zadań, które wcześniej wymagały ludzkiego osądu. Hiperautomatyzacja posuwa się dalej, dążąc do orkiestracji całych procesów biznesowych. Łączy inteligentny RPA z eksploracją procesów i analityką w celu utworzenia połączonego ekosystemu automatyzacji.

Hiperautomatyzacja stale poszukuje sposobów na automatyzację i optymalizację. To proaktywne podejście zwiększa wydajność i przyspiesza transformację cyfrową w całej organizacji.

Planowanie podejścia RPA

Skuteczne podejście do RPA rozpoczyna się od strategicznej oceny istniejących przepływów pracy. Identyfikuj procesy i przypadki użycia, w których automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale usuwa wąskie gardła operacyjne i poprawia doświadczenia klienta. Celem jest zidentyfikowanie powtarzalnych, opartych na regułach i dużych wolumenów procesów w celu ustalenia priorytetów, w których automatyzacja ma największy wpływ na wydajność i oszczędności kosztów.

Organizacje mogą następnie projektować i wdrażać boty za pomocą nowoczesnych platform RPA z narzędziami programistycznymi o niskim kodzie, umożliwiając pracownikom nietechnicznym tworzenie i uruchamianie botów do własnych zadań.

Planowanie wydajności i skalowalności jest niezbędne. Liderzy powinni przewidywać zarządzanie setkami lub tysiącami zautomatyzowanych przepływów pracy w czasie. Ciągła ponowna ocena i optymalizacja zapewniają zgodność automatyzacji ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i zapewniają długoterminową wartość.

Wyzwania i ograniczenia

Chociaż RPA oferuje znaczne korzyści, organizacje powinny przewidywać pewne wyzwania.

Konserwacja może być wymagająca, ponieważ boty opierają się na elementach interfejsu użytkownika, co oznacza, że nawet drobne zmiany aplikacji mogą zakłócić automatyzację. Aby zapewnić niezawodność, niezbędne są regularne aktualizacje, ciągły monitoring i silne zarządzanie.

Wyzwaniem są również wyjątki, takie jak brakujące dane, naruszenia reguł lub błędy systemowe. Rozwiązywanie ich często wymaga interwencji człowieka, co może spowolnić procesy, jeśli nie są właściwie zarządzane.

Ponadto skalowanie RPA w wielu działach lub złożonych przepływach pracy może być trudne. Organizacje często borykają się z problemami z integracją i potrzebują struktur nadzoru do zarządzania wdrożeniami dużych botów.

Aby sprostać wyzwaniom związanym ze skalowaniem, liderzy wdrażają strategie automatyzacji clean core, korzystając z platform takich jak SAP Build, aby zapewnić stabilność botów nawet podczas głównych aktualizacji systemu.

Najczęstsze pytania