Przegląd systemu ERP w chmurze

Termin „planowanie zasobów przedsiębiorstwa” (ERP) został wprowadzony w latach 90. w celu opisania oprogramowania, które pomaga zarządzać i automatyzować kompleksowe procesy biznesowe w całej firmie. W tych wczesnych dniach systemy ERP były wdrażane na własnych serwerach klientów, we własnych centrach danych. Jednak w latach 2000. wprowadzono system ERP w chmurze — i wszystko się zmieniło.

Co to jest oprogramowanie ERP w chmurze?

System ERP w chmurze to oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa dostępne online. Jako szkielet infrastruktury informatycznej lub „mózg” firmy oprogramowanie ERP w chmurze udostępnia zaawansowane funkcje do obsługi wszystkich podstawowych procesów w organizacji.

System ERP w chmurze hostowany na platformie obliczeniowej dostawcy jest zazwyczaj dostarczany „jako usługa” (oprogramowanie jako usługa lub SaaS ERP). Klienci nie są właścicielami oprogramowania, ale wynajmują je w ramach rocznej lub miesięcznej subskrypcji. Z góry nie ma żadnych kosztów sprzętu — dostawca dba o utrzymanie aplikacji, modernizacje i innowacje, przechowywanie danych i bezpieczeństwo.

ERP w chmurze a ERP on-premise

Firmy w coraz większym stopniu wykorzystują chmurę, jeśli chodzi o opcje wdrożenia ERP, zwłaszcza firmy średniej wielkości i firmy, które chcą inwestować w funkcje sztucznej inteligencji.

Większa i bardziej złożona organizacja może również zdecydować się na korzystanie zarówno z systemu ERP on-premise, jak i systemu ERP w chmurze. Jest to hybrydowy model dwuwarstwowego systemu ERP, który może pomóc firmom w kontrolowanym przechodzeniu do chmury, migrując określone funkcje lub jednostki biznesowe bez zakłócania operacji.

Dlaczego warto wybrać system ERP oparty na chmurze?

ERP w chmurze i jego zaawansowane funkcje i elastyczność sprawiają, że jest to niezbędny składnik sukcesu w erze cyfrowej. W przeszłości systemy ERP przynosiły organizacjom ogromną wartość, pomagając im zwiększyć produktywność i uzyskać wgląd w dane. Ale wraz z cyfryzacją zmienił się cały świat – i konkurencja. Organizacje przyjęły strategię chmurową, ponieważ lokalne systemy ERP po prostu nie nadążają za nią. Zaprojektowane z myślą o prostszym środowisku większość starszych systemów ERP nie zapewnia szybkości, elastyczności i wglądu w to, że firmy muszą działać w nowy, bardziej elastyczny sposób.

Obecnie klienci oczekują szybszej dostawy produktów i usług, bezstopniowych ulepszeń produktów i usług, większej niezawodności i niższych kosztów. Firmy często muszą patrzeć poza swoje ściany, aby zapewnić klientom najlepszą wartość. Pracują praktycznie z szerokim wachlarzem partnerów – w zakresie produkcji, dystrybucji produktów, zarządzania sprzedażą, obsługi, wsparcia, a nawet podstawowych procesów biznesowych. W rezultacie potrzebują oprogramowania, które nie tylko pomaga im w obsłudze coraz bardziej złożonych procesów wewnętrznych, ale także pomaga im zarządzać sieciami biznesowymi na całym świecie. Jest to niemożliwe bez systemu ERP w chmurze.

Znaczenie ERP w chmurze w sektorze firm średniej wielkości

ERP ma kluczowe znaczenie dla każdego obszaru firmy średniej wielkości. Dobry system ERP w chmurze inteligentnie zautomatyzuje procesy, zapewni wgląd w dane za pomocą sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, pomoże firmom wprowadzać innowacje w modelach biznesowych i wiele więcej.

Oprócz tych korzyści istnieją trzy inne, ważne powody, którymi kieruje się wiele firm z tego sektora, wybierając ERP w chmurze:

1. Większa elastyczność: elastyczność jest szczególnie ważna dla firm średniej wielkości o potencjale wzrostu. Firmy te są często specjalistami w swoich branżach, pracując w branżach takich jak profesjonalne usługi. Mają głębokie relacje z klientami. Aby szybko się rozwijać, muszą wykorzystać możliwości, dodając nowe lokalizacje, wprowadzając nowe produkty i usługi, dokonując przejęć lub reagując na awarie konkurentów. Stary system, który nie jest elastyczny i łatwo rozszerzalny, ograniczy wzrost, ponieważ nie może dostarczyć informacji potrzebnych do podjęcia decyzji wystarczająco szybko. Jeśli firma opiera się na niezależnych systemach raportowania – z których wiele wykorzystuje obejścia i arkusze kalkulacyjne Excel do przezwyciężenia braku integracji – działy mają trudności z dzieleniem się informacjami i współpracą w celu osiągnięcia wspólnych, uwzględniających czas celów.
2. Wgląd w przepływy środków pieniężnych: w firmach średniej wielkości kierownictwo najwyższego szczebla jest świadome kosztów. Siłą napędową średnich przedsiębiorstw są przepływy pieniężne, a poprawa marży zysku jest często najważniejszym priorytetem. Budowanie rezerw bilansowych — i napędzanie wzrostu — wymaga uważnego monitorowania kapitału obrotowego, kosztów operacyjnych i inwestycji. I nic z tego nie da się zrobić w silosie. System ERP w chmurze integruje procesy księgowe z operacjami biznesowymi, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, dzięki czemu absolutnie wszystko może być rozliczane z dokładnością. Chociaż wszystkie firmy średniej wielkości mają pewien rodzaj systemu księgowego, wiele z tych systemów nie dostarcza natychmiastowych przepływów pieniężnych i istotnych informacji o rentowności. Często nie spełniają one aktualnych potrzeb firmy ani nie integrują się z innymi systemami.
3. Łatwość integracji aplikacji: Średnie firmy zazwyczaj szybko wdrażały rozwiązania punktowe spełniające konkretne potrzeby operacyjne — takie jak oprogramowanie centrum telefonicznej obsługi klienta lub systemy usług w terenie — ale powoli zmieniają system ERP w kręgach. Dodanie tych rozwiązań typu „bolt -on” zwiększyło jednak olbrzymi wydatek i złożoność, ponieważ narzędzia te nie są łatwo połączone z systemem ERP. Nowoczesny system ERP w chmurze zmienia to wszystko, co sprawia, że coraz więcej rozwijających się firm dokonuje ponownej oceny wyboru ERP. Coraz częściej firmy decydują się na łatwą integrację, skalowalność i elastyczność systemu ERP w chmurze.

Czy system ERP w modelu SaaS jest bezpieczny?

Ze wszystkimi wiadomościami o naruszeniach danych i wirusach ważne jest, aby zapytać, czy system ERP w chmurze jest bezpieczny. Żaden system nie jest możliwy do złamania; stopień bezpieczeństwa Twojego systemu zależy jednak od tego, w jaki sposób został on wdrożony i kto nim zarządza.

Oto kilka kluczowych punktów do rozważenia.

• Kradzież danych: Jest to jeden z najgorętszych tematów w wiadomościach, w których duże firmy skradły swoje pliki danych, a prywatne informacje klientów zostały naruszone. Wchodząc w szczegóły naruszeń danych, częściej zdarza się jednak, że dane były przechowywane w lokalu, a nie w chmurze.
• Utrata danych: utrata całych plików jest okropna, ale może się zdarzyć w przypadku klęsk żywiołowych, nieumyślnego usunięcia danych lub awarii systemu. Jedyną rzeczą, która może przywrócić Twoje dane, jest regularne i częste tworzenie kopii zapasowych. Dzięki systemowi ERP w chmurze dostawcy infrastruktury regularnie i nadmiarowo wykonują kopie zapasowe poza terenem firmy. Po utracie danych można je łatwo przywrócić, aby uzyskać kopię zapasową systemu i szybko działać.
• Bezpieczeństwo: Posiadanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa ERP ma ogromne znaczenie. Firmy średniej wielkości zazwyczaj mają ograniczony personel IT, a pracownicy zazwyczaj zajmują się infrastrukturą, aktualizacjami systemu i problemami dotyczącymi użytkowników. Bardzo niewiele firm średniej wielkości dysponuje pełnoetatowym personelem ds. bezpieczeństwa IT. Dzięki renomowanemu dostawcy ERP w chmurze firmy średniej wielkości automatycznie dysponują pełnoetatowymi profesjonalnymi ekspertami ds. bezpieczeństwa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby upewnić się, że wszystkie aktualizacje i procedury bezpieczeństwa są zachowane.

W związku z powyższym system ERP w chmurze oferuje bardziej bezpieczną opcję niż wdrożenie lokalne dla firm średniej wielkości.

Zacznij korzystać z systemu ERP w chmurze

System ERP w chmurze to sprawdzone, dojrzałe rozwiązanie wykorzystywane przez tysiące firm na całym świecie (i prawdopodobnie przez wielu Twoich konkurentów).

Firmy, które wybierają system ERP w chmurze, mogą szybko śledzić swoje wysiłki związane z transformacją dzięki natychmiastowemu i stałemu dostępowi do narzędzi, które mogą napędzać zmiany, a także elastyczności i możliwości wykorzystania ich w miarę pojawiania się szans.

W przypadku rozwijających się przedsiębiorstw migracja do chmury jest nieuniknionym krokiem w stronę kolejnego etapu wzrostu. Płynące z niej korzyści, czyli np. usprawnione procesy, lepsze informacje i szybki zwrot z inwestycji, znajdują odzwierciedlenie w raportach analityków (m.in. z firmy Gartner, Aberdeen i Forrester) oraz w historiach klientów z branż takich jak Twoja.

Więcej materiałów z tej serii