¿Qué es la automatización de procesos?
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¿Qué mantiene despiertos a los líderes de negocio de hoy en día? Por una parte, es el hecho de que la competencia es más feroz que nunca. Otra preocupación es la velocidad del rayo a la que las demandas de los clientes y del mercado están cambiando y evolucionando. Para competir y prosperar, las empresas deben aprovechar todas las ventajas posibles no solo para ser más competitivas y rentables, sino para aumentar su resiliencia y agilidad. Ahí es donde entra en juego la automatización de procesos.
Cada vez más, las empresas están recurriendo a la automatización de procesos como una herramienta poderosa en su lucha por impulsar su competitividad y rentabilidad. De hecho, según una reciente encuesta de Gartner a líderes globales de la industria, el 80% de los encuestados citó la automatización como una de sus principales prioridades de negocio y tácticas para el éxito.
Definición de automatización de procesos
La automatización de procesos se define como el uso de software y tecnologías para automatizar procesos y funciones de negocio con el fin de lograr objetivos organizativos definidos, como producir un producto, contratar e incorporar a un empleado o brindar servicio al cliente.
Automatización de procesos de negocio (BPA) y transformación digital
La automatización de procesos de negocio fue inicialmente un aspecto único de la mayor área global de gestión de procesos de negocio (BPM). BPA se centró en mejorar la productividad de back-end al asumir tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo. Hoy, sin embargo, BPA ya no es simplemente un componente de BPM, se ha convertido en la fuerza impulsora detrás de ella y una piedra angular central de cualquier recorrido de transformación digital . La transformación digital –potenciada por tecnologías como IA y machine learning– significa que el alcance y la escalabilidad de la automatización moderna de procesos de negocio es casi ilimitada. Las soluciones BPA modernas ahora se pueden integrar en aplicaciones de back-end y front-end, optimizando los procesos desde las cadenas de suministro hasta RR. HH., finanzas, servicio al cliente y más allá.
Las etapas de la automatización de procesos de negocio
Ejemplos de automatización de procesos empresariales
Las actividades o tareas ad hoc o puntuales no son los candidatos ideales para la automatización de procesos. Esta tecnología es más adecuada para tareas repetitivas con pasos formalizados, secuencias y reglas. La automatización garantiza que el proceso de negocio se realice correctamente cada vez –involucrando a las personas correctas, en el orden correcto, teniendo en cuenta la información correcta y dentro de un plazo de tiempo especificado–. Un proceso empresarial planificado y modelado es el primer paso para mejorar la eficiencia mediante la reducción de tareas y actividades redundantes. Si bien las prioridades de automatización de procesos variarán de un negocio a otro, a continuación se muestran algunas áreas que a menudo se benefician de la automatización de procesos.
- Reclutamiento. Las herramientas de automatización de procesos pueden ayudar a optimizar varias actividades de contratación, incluida la capacidad de cargar currículums y referencias de forma rápida y eficiente, y procesar rápidamente evaluaciones, rechazos o seguimientos para que pueda encontrar y captar al mejor talento.
- Incorporación y capacitación del empleado. Desde el procesamiento de registros hasta el cumplimiento y la capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de contratación e incorporación. Esto conduce a un desarrollo más rápido de un empleado comprometido y productivo.
- Procesos de pago y cálculo de nómina. Los últimos años han visto un gran aumento en el número de trabajadores gig y empleados remotos que trabajan en múltiples regiones. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar tanto las actividades de nómina regulares como el pago de contratistas y proveedores externos.
- Programación de la fuerza laboral. Es difícil gestionar la programación de los empleados, especialmente en múltiples ubicaciones y departamentos. La capacidad de sincronizar solicitudes de tiempo libre y viajes de negocios entre departamentos significa que las ausencias se cubren, y los equipos de RR. HH. y nómina pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
- Facturación más simple y consistente. Si bien lo ideal sería que la generación de facturas fuera competencia de los departamentos de contabilidad, no siempre es así. Los procesos de facturación automatizados pueden ayudar a aliviar errores, confusiones contables e incluso riesgos legales.
- Experiencia del cliente. En un clima competitivo, es más fácil que nunca para sus clientes rebotar si experimentan molestias y retrasos. La automatización de procesos ayuda a crear una experiencia de cliente más personalizada y a trasladar a los clientes de forma rápida y precisa a través de los flujos de procesos.
- Tareas regulatorias y de cumplimiento. Es esencial que una variedad de procesos empresariales se adhieran a los requisitos normativos y de conformidad. Las soluciones de automatización de procesos registran archivos y dejan un seguimiento de datos visible, lo que facilita la supervisión y revisión de estas actividades en tiempo real. Por ejemplo, antes de que los equipos de mantenimiento tengan acceso al funcionamiento de la planta de energía, los gerentes pueden confirmar que todos los sistemas potencialmente peligrosos se han completado con éxito y registrado los protocolos de seguridad de apagado necesarios.
Tecnologías de automatización de procesos de negocio centrales
La automatización robótica de procesos y las soluciones de automatización de flujos de trabajo están en el centro de cualquier transformación de automatización digital.
Automatización robótica de procesos (RPA)
RPA no se refiere a robots físicos como puede ver en una línea de montaje. En su lugar, las herramientas de RPA y los bots se integran en los sistemas empresariales con el fin de automatizar y simplificar varias tareas e interacciones. RPA es un componente primario de BPA. Describe el software y los bots que están programados para emular y copiar acciones humanas para completar tareas empresariales repetitivas. Los robots de software de RPA pueden navegar por los sistemas, leer e introducir datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas.
Automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo a menudo se utiliza indistintamente con RPA, pero eso no es preciso. La automatización del flujo de trabajo se puede definir como hacer que el flujo de tareas, documentos e información en todas las actividades relacionadas con el trabajo se realice de forma independiente de acuerdo con las reglas de negocio definidas y se refiera a tareas específicas dentro de todo un flujo de trabajo.
Algunas técnicas y términos utilizados en la automatización de procesos
La automatización de procesos puede ser simple e incluir solo algunas tareas principales, o puede formar parte de un proceso de IPA e hiperautomatización mayor. A continuación se muestran algunas de las técnicas y tecnologías que entran en los mejores resultados de automatización de procesos:
- Hiperautomatización
La hiperautomatización no es una tecnología en sí, sino una iniciativa estratégica que la organización se compromete a identificar, evaluar y automatizar tantos procesos de negocio y TI como sea posible, lo más rápido posible. Para ello, la hiperautomatización se basa en la integración y organización de múltiples tecnologías, herramientas y plataformas, incluyendo IA/machine learning, RPA, sistemas ERP modernosy herramientas de desarrollo low-code/no-code. - Automatización inteligente de procesos (IPA)
McKinsey define IPA como “un conjunto emergente de nuevas tecnologías que combina el rediseño fundamental de procesos con la automatización robótica de procesos y machine learning”. Aumenta los procesos de negocio con IA y herramientas de próxima generación que ayudan a automatizar y simplificar tareas repetitivas, replicables y rutinarias. Esto significa que el IPA no solo puede imitar las actividades y tareas humanas, sino que también puede aprender a realizarlas. La IA y las tecnologías cognitivas permiten incorporar capacidades de toma de decisiones en la automatización basada en reglas, lo que lleva a un mejor rendimiento de los trabajadores humanos, mayor velocidad, riesgo reducido y recorridos de cliente mejorados.
- Automatización con poco código/sin código
Low-code/no-code (LCNC) se refiere a las herramientas de aplicación e integración que están equipadas con funcionalidad de arrastrar y soltar, herramientas visuales y un montón de contenido preconfigurado. Las herramientas de LCNC permiten que alguien con poca o ninguna capacidad de programación o codificación automatice los procesos en función de su amplia experiencia relevante en la materia. Sin embargo, las tecnologías de automatización de LCNC también están equipadas con barandillas robustas para garantizar que los equipos de TI puedan tener un control general y asegurarse de que cualquier nuevo proceso o aplicación automatizado se integre bien dentro del sistema, cumpliendo con los estándares de seguridad y cumplimiento más estrictos.
- Big Data
Los datos no se clasifican como "grandes" simplemente por su volumen. Big Data se define por un conjunto de criterios relacionados, sí, con su volumen pero también con su complejidad y velocidad. Los datos estructurados son lineales en formato –como lo que vería en una hoja de cálculo–. Todo encaja en una columna o fila. Por otro lado, los datos no estructurados pueden consistir en información menos cuantificable, como comentarios de clientes, correos electrónicos, videos o imágenes. Big Data se puede integrar y usar directamente en la automatización de procesos de negocio, según reglas de negocio definidas, o aprovechando las capacidades de inteligencia artificial (IA) y machine learning. Estos datos integrados se pueden utilizar para guiar la toma de decisiones, acelerando los procesos y proporcionando alivio de tareas y evaluaciones repetitivas. - Inteligencia artificial
Las tecnologías de RPA están diseñadas para trabajar mejor con datos estructurados, pero gran parte de su información estratégica e intel más valiosos se mantienen dentro de datos semiestructurados y no estructurados (en imágenes escaneadas, páginas web, documentos PDF y mucho más). Las tecnologías de IA son capaces de procesar y convertir esos datos en un formato estructurado que la RPA podrá comprender y utilizar. - Procesamiento de lenguaje natural (NLP)
Los mejores chatbots potenciados por NLP aprenden del contenido informativo del habla humana, pero también aprenden a interpretar el contexto y el tono. En la automatización de procesos, las herramientas de NLP pueden ayudar a guiar mejor las interacciones y responder a consultas estándar tanto internamente como de los clientes. - Aprendizaje automático
Big Data proporciona los grandes volúmenes de datos de los que dependen las tecnologías de aprendizaje automático para ayudarles a tomar decisiones. Cuando el aprendizaje automático (y los algoritmos que lo potencian) se integra con RPA, IA y otras herramientas como NLP, ofrece la capacidad de detectar tendencias y patrones, además de aprender tanto de los datos como de los usuarios humanos. Esto hace que la automatización de procesos sea aún más precisa y útil. - Sistemas de ERP inteligentes
Durante años, las empresas han confiado en los sistemas ERP para gestionar y coordinar sus tareas diarias y financieras. Pero los ERP de hoy en día han crecido en capacidad (con tecnologías de IA y machine learning) para llevar inteligencia y soporte a casi todas las áreas del negocio y sus operaciones. Muchas funciones de automatización ya forman parte de los sistemas ERP modernos.
Beneficios de la automatización de procesos de negocio
Los mayores impulsores de la automatización de procesos tienen que ver con los beneficios obvios que provienen de una mayor velocidad y eficiencia, y una mayor oportunidad de agilidad e innovación. Estos beneficios incluyen:
- Estructuras de negocio más ágiles y resilientes en general
- Operaciones más eficientes, que incluyen tiempos de ciclo más rápidos y tasas correctas en el primer momento
- Cumplimiento mejorado a través de rastros y monitoreo de datos más visibles
- Reducción de la carga de procesos lentos y manuales, lo que crea mayor libertad para innovar y crecer
- Colaboración en tiempo real en toda la organización, creación de trabajo en equipo y éxito/satisfacción de los empleados
- Mejora de la calidad del servicio al cliente y de los tiempos de respuesta
Automatización de procesos: próximos pasos en su recorrido hacia la transformación digital
Lograr la automatización de procesos de punta a punta es un pilar esencial en cualquier recorrido de transformación digital exitoso. McKinsey recientemente realizó una encuesta a líderes de la industria que habían cumplido con éxito sus objetivos de automatización de procesos de negocio. Descubrieron que, básicamente en todos los casos, esos éxitos tenían tres componentes estratégicos en común:
- La automatización debe adoptarse como una prioridad estratégica en toda la organización, no solo abordada en silos como una manera de abordar algunos procesos aislados
- La automatización de procesos debe centrarse en hacer que la tecnología funcione para las personas, no al revés
- El mercado es particularmente impredecible en este momento, por lo que un enfoque en la escalabilidad es esencial para el éxito sostenido de la automatización de procesos
Como todos los recorridos de transformación de negocio, no tiene por qué ocurrir todo a la vez. El primer paso más importante es estar preparado para gestionar el cambio y comunicar objetivos e hitos claramente definidos a toda su fuerza laboral.
Comience su recorrido de automatización de procesos
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