Informazioni sulla migrazione ERP

L'ERP è il centro nevralgico di un'azienda. Le soluzioni ERP offrono alle organizzazioni una visuale su ciò che accade nelle aree di core business, quali finance, supply chain, servizio clienti e HR, solo per citarne alcune. In questo modo le aziende riescono a gestire più processi interconnessi all'interno di un unico sistema integrato.

La migrazione si rende necessaria quando l'ERP preesistente diventa obsoleto, non tiene più il passo con le esigenze dei clienti o limita la capacità dell'azienda di misurarsi validamente con la concorrenza. In ogni caso, la migrazione dei dati è una parte fondamentale e da condurre con cura meticolosa del processo necessario per mettere in piedi in nuovo ERP.

In questo articolo affronteremo i seguenti temi:

• Come prepararsi alla migrazione ERP

• Perché l'ERP cloud è in ascesa

• Sfide e insidie della migrazione ERP

• Best practice per una migrazione fluida dei dati

Preparazione alla migrazione ERP

La migrazione dei dati può rivelarsi un'opera da svolgere con cura meticolosa. Il trasferimento di informazioni relative a clienti, prodotti e fornitori da più formati verso un unico sistema comporta un rischio implicito a carico dell'integrità dei dati ERP. L'accuratezza è essenziale per evitare ritardi, confusione e perdita di dati nelle fasi successive.

Le aziende con un quadro chiaro degli obiettivi, della strategia e delle esigenze si mettono nelle condizioni ideali per un trasferimento dei dati accurato e puntuale. Ecco alcuni modi per prepararsi:

Formula il business case

Un valido business case prende le mosse dalla sincera ammissione di un problema. Le organizzazioni devono valutare l'infrastruttura IT, le applicazioni e i dati con cui operano allo stato attuale e registrare ogni eventuale carenza. Illustra il modo in cui tali limitazioni influiscono sulle operazioni, sulle prestazioni dei dipendenti e sulle relazioni con i clienti.

Quindi, spiega dettagliatamente come verranno affrontati tali problematiche con il nuovo ERP. Fai chiarezza sul ROI previsto, sui costi, sui limiti di risorse e sui rischi potenziali. I vantaggi dell'ERP dipendono da un nuovo sistema che ha come punto di partenza i migliori dati disponibili. Le organizzazioni sono chiamate a un atteggiamento di grande lucidità circa i tempi, l'energia e gli investimenti necessari.

Elabora una solida strategia di migrazione dei dati

Il buon esito di una migrazione ERP è legato alla chiarezza con cui vengono definiti gli obiettivi. Redigi una bozza di progetto con dettagli di massima su budget, tempi realistici e ambito. Imposta criteri chiave di performance da usare come termine di confronto man mano che il progetto avanza.

Inizia a pianificare da subito in modo da schierare le risorse necessarie e autorizza i team di implementazione ERP a delegare altre attività affinché possano concentrare le energie sulla migrazione dei dati quando necessario. Ottenendo fin da subito l'appoggio a tutti i livelli dell'organizzazione si mettono tutte le parti sulla stessa lunghezza d'onda e ci si premunisce contro eventuali crisi o disaccordi dell'ultima ora.

Scegli un partner di implementazione ERP

Una volta definiti obiettivi e requisiti, l'azienda può valutare attentamente le proprie opzioni di ERP. Avvia una ricerca di vendor secondo criteri di conoscenza del settore, compatibilità con la tecnologia attuale ed esperienza comprovata nel raggiungimento di obiettivi definiti.

Consulta i case study dei vendor per capire in quale misura si allineano alle specifiche esigenze aziendali. Un interlocutore idoneo dovrà dimostrare familiarità con i più recenti standard di conformità dei dati e normative di settore.

Perché le aziende migrano all'ERP cloud

I tradizionali sistemi ERP on-premise risiedono su server posseduti e gestiti dal reparto IT dell'azienda. Richiedono spazio fisico, manutenzione periodica e il trasferimento dei dati ogni volta che l'hardware legacy conclude fatalmente il suo corso. Ecco perché oggi sempre più organizzazioni migrano alle soluzioni di cloud ERP. Questi servizi in abbonamento offrono la visibilità e il controllo di cui le aziende leader hanno bisogno, ma senza un oneroso investimento di capitale né la necessità di manutenzione continua.

Questi i vantaggi del cloud ERP rispetto all'ERP on-premise:

• Costi: essendo fornito tramite Internet, il software ERP cloud non richiede apparati hardware che richiedano attenzione quotidiana da parte dei già oberati reparti IT. Le correzioni, gli upgrade e la manutenzione sono a carico del provider ERP a fronte di una tariffa forfettaria.

• Scalabilità: man mano che crescono, le aziende possono aggiungere da remoto spazio di archiviazione dati e nuove funzioni secondo necessità. Le integrazioni ERPpredefinite si connettono alle applicazioni gestionali, mentre l'AI generativaprovvede ad automatizzare i processi e a supportare i clienti.

• Flessibilità: le soluzioni ERP cloud si adattano rapidamente ai nuovi modelli di business e all'evoluzione delle normative. Le organizzazioni possono trovare opportunità di innovazione mettendo in connessione dati isolati in silos e consolidando, standardizzando e integrando le applicazioni.

• Analisi: i moderni sistemi cloud mettono i leader in condizione di prendere decisioni migliori e più rapide. Gli strumenti di AI fanno emergere gli insight nascosti all'interno di grandi e complessi set di dati per facilitare l'individuazione delle tendenze e anticipare il cambiamento.

• Sicurezza: le soluzioni ERP cloud contribuiscono a ridurre i rischi e a rendere più trasparenti le questioni di compliance. Gli addetti alla sicurezza dei vendor ERP possono effettuare aggiornamenti critici, risolvere problemi e controbattere gli attacchi informatici da remoto, evitando costosi sopralluoghi in loco.

Sfide comunemente associate alla migrazione dei dati ERP

La migrazione ERP non si esaurisce in uno spostamento di file. Nell'azienda, la continuità dei workflow e la capacità di reperire rapidamente le informazioni dipendono dall'accuratezza con cui sono stati trasferiti tutti i dati ERP.

Le variabili con cui misurarsi non mancano. Ma queste complessità possono essere superate, specie se le aziende sono a conoscenza dei problemi sui quali incespicano più spesso i team:

• Qualità dei dati: contenuti ridondanti, datati, non necessari o obsoleti si riversano a valle, causando problemi e limitando gli insight

• Risorse limitate: occorrono tempo, competenza e un'azione mirata per rinvenire i dati ERP rimasti isolati nei silos delle informazioni, e poi estrarli, pulirli e prepararli alla migrazione

• Complicazioni preesistenti dell'ERP: quanto più il sistema legacy è personalizzato, tanto più lunga e complessa sarà la migrazione ERP

• Compliance e sicurezza: la migrazione dei dati da più fonti presuppone una solida conoscenza delle sempre nuove minacce informatiche e delle linee guida normative

• Gestione del cambiamento: per molti dipendenti l'utilizzo di un sistema legacy potrebbe essere qualcosa di scontato: inserire nel loro carico di lavoro l'apprendimento di un nuovo sistema potrebbe causare stress

Best practice per la migrazione dei dati dell'ERP

Dati accurati di ERP sono alla base dei processi dei dipendenti, dei sistemi di supply chain, delle interazioni del customer service e di molto altro ancora. Le aziende devono trasferire i dati pensando sia ai dettagli altamente specifici che alla strategia di alto livello.

Per assicurarsi che i dati trasferiti siano ottimizzati per un nuovo sistema ERP, segui questi suggerimenti:

Valuta i dati esistenti

Può accadere che reparti diversi all'interno della stessa organizzazione gestiscano gli stessi dati in modo diverso. Ne potrebbero conseguire incoerenze, duplicazioni o imprecisioni che si manifestano in un secondo momento e proprio nel momento sbagliato.

Considerato che il nuovo ERP diventerà la fonte unica di informazioni attendibili per l'azienda, è buona norma adottare criteri selettivi verso i dati da migrare. La copia di un solo bit di dati potrebbe essere causa di confusione o errori in una fase successiva. Una valutazione approfondita dei dati reparto per reparto permetterà di evitare che il nuovo database venga intasato da informazioni inutili.

Esegui un'attenta mappatura dei campi di dati

Attraverso un blueprint che indichi il flusso dei dati le organizzazioni sapranno individuare le incoerenze e potranno abilitare il trasferimento automatico. A tale scopo, le aziende devono mappare i dati provenienti dalle piattaforme e dalle soluzioni sorgente e diretti alla struttura del loro nuovo sistema ERP.

Concedi ai team di implementazione ERP i tempi necessari per capire cosa vedono, segnalare all'occorrenza i problemi e convertire i dati nei formati più adatti al nuovo sistema.

Stabilisci la governance dei dati

È fondamentale per un'organizzazione decidere il titolare dei dati prima che questi vengano spostati. Assegna appositamente i ruoli che dovranno stabilire quando incorporare tipologie specifiche di dati, come avverrà l'operazione e chi ne sarà responsabile.

Nomina un addetto alla supervisione della compliance. Così facendo avrai la certezza che l'intero lavoro di migrazione ERP sia costantemente in linea con le normative più recenti.

Introduci un rigoroso processo di convalida

Per far sì che i risultati dei test possano essere interpretati con precisione e diventare fruibili , è una buona norma verificare fin dal principio le metodologie adottate.

Conduci i test non appena vengono trasferiti i primi dati e valida di nuovo e periodicamente i risultati ogni volta che vengono trasferiti nuovi dati. Questo approccio consente alle aziende di apprendere, applicare insight su vasta scala ed evitare problemi quando poi la procedura avverrà a un ritmo più serrato.

Incoraggia un rollout collaborativo

Esperti IT, utenti finali e stakeholder devono essere tutti coinvolti perché la migrazione all'ERP abbia buon esito. Per favorire l'adesione è consigliabile elaborare una strategia concertata, comunicare con chiarezza e in via preliminare le priorità ed essere sinceri sulle ripercussioni che il cambiamento avrà su ciascuno.

Tieni regolarmente informati dirigenti, reparti, clienti e dipendenti sullo stato di avanzamento del progetto e su come il risultato finale migliorerà la loro esperienza.

Checklist per la migrazione ERP: 7 strategie chiave

Come qualsiasi progetto che coinvolga l'intera azienda, anche con la migliore pianificazione emergeranno problemi imprevisti. Attieniti a queste strategie per affrontare gli eventuali intoppi e gestire il rischio:

1. Conduci una valutazione approfondita che definisca obiettivi chiari

Ottieni un quadro chiaro del fabbisogno di dati raccogliendo appositamente il contributo di ogni area dell'organizzazione, dal management agli utenti finali. Fai luce sugli elementi che attualmente causano frustrazione, rallentano i processi o soffocano l'innovazione. Quindi, stila un elenco di obiettivi misurabili con cui affrontare tali criticità specifiche.

2. Coinvolgi consulenti esperti

Una volta che un'organizzazione si è dotata di obiettivi chiari e documentati, un consulente può contribuire a definirne le priorità e sondare altre questioni che l'azienda potrebbe dover considerare. Il punto di vista informato di un esterno può anche fare chiarezza sul tipo di risultato che dovrà essere raggiunto, non solo alla fine della migrazione ERP, ma anche negli anni successivi.

3. Coinvolgi gli stakeholder, spesso e da subito

La migrazione ERP è un'attività condotta su scala aziendale che richiede una definizione delle aspettative fin dall'inizio, perché la chiarezza della comunicazione è la chiave del suo successo. Fai sapere a tutti i reparti, partner e clienti interessati quando e come il cambiamento li investirà, in modo che possano prepararsi e che nessuno sia colto alla sprovvista.

4. Documenta un piano completo del progetto di migrazione ERP

Elabora un elenco dettagliato di attività per ogni fase, dall'inizio alla fine, con le principali tappe intermedie e relative date. Fai chiarezza su ciò che serve per completare ogni passaggio e registra via via i tempi necessari.

5. Adotta una strategia clean core per la ripulitura e la preparazione dei dati anagrafici

Le aziende che evitano modifiche alle funzioni core del sistema ERP riescono tendenzialmente ad aggirare i problemi futuri di performance e complessità. Abilita un clean core per ridurre al minimo i rischi, trarre rapidamente vantaggio dagli aggiornamenti e integrare facilmente la nuova tecnologia.

6. Semplifica la migrazione al cloud con un approccio graduale

La migrazione ERP dovrebbe essere eseguita gradualmente. Affronta i sistemi e processi chiave un reparto, dipendente o stabilimento alla volta. Affronta i problemi in modo proattivo, impara e vai avanti. In questo modo i tempi si allungano leggermente, ma procedere con metodo è imprescindibile nei progetti complessi o ad alto rischio.

7. Conduci test rigorosi e proponi corsi di formazione

Verifica che il nuovo ERP riceva accuratamente i nuovi dati testando prima piccole quantità. Controlla manualmente ogni applicazione, correggi i problemi e verifica che il nuovo e il vecchio sistema ERP siano allineati. Dopodiché, aggiungi altri dati e casi d'uso offrendo agli utenti finali la possibilità di seguire programmi di formazione e ottenere certificazioni.

Chi deve far parte del mio team di migrazione ERP?

Una strategia di migrazione dei dati è valida solo nella misura in cui lo sono le persone che lavorano insieme per attuarla. Il successo di qualsiasi nuovo sistema ERP dipende dalla capacità del gruppo di lavoro di dare forma al progetto all'inizio per poi seguirlo fino alla fine.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti di ruoli a cui assegnare incarichi specifici:

• Sponsor esecutivo: sarà l'interlocutore presso la dirigenza, dovrà ottenerne il consenso iniziale e concorrere alla risoluzione dei problemi che si presenteranno

• Project manager: dirigerà il traffico tenendo sempre d'occhio il calendario e il budget

• Responsabile IT o amministratore di sistema: si assicurerà che tutti gli attuali sistemi basati sui dati siano compatibili e pronti per la migrazione

• Analista aziendale: contribuirà a chiarire il business case per la migrazione ERP e farà luce sugli impatti a breve e lungo termine

• Referenti interfunzionali: dovranno garantire l'inclusione di tutti i dati di interesse provenienti da aree chiave dell'azienda quali finance, vendite, operazioni e HR

• Referente per la gestione del cambiamento: aiuterà i dipendenti a prepararsi e ad adottare le funzionalità del nuovo sistema ERP

• Specialista della migrazione dati: predisporrà le operazioni di mappatura, raccolta, pulitura e preparazione dei dati per un trasferimento senza problemi

• Referente per i test e l'assicurazione di qualità: dovrà ispezionare i processi in ogni fase e garantire che l'integrità dei dati trasferiti sia in linea con le esigenze del nuovo sistema ERP

• Fornitore/consulente ERP: guiderà l'organizzazione lungo l'intero processo secondo un'ottica originale e pensando a obiettivi a lungo termine

FAQ