Che cos'è il procurement di servizi?
La forza lavoro esterna, che comprende i collaboratori non a libro paga (ossia i lavoratori contingenti) e i fornitori di servizi, è essenziale per avere successo nell'era digitale.
Quanto conosci la tua forza lavoro invisibile?
La "forza lavoro invisibile" è fondamentale per il successo di un'organizzazione, come dimostrano i massicci investimenti operati ogni anno nei servizi esternalizzati. Consulenze, outsourcer informatici, agenzie di marketing, studi legali, società di facility management, operatori di call center e studi contabili sono solo alcuni esempi di questa forza lavoro esterna o contingente.
Ciononostante, i fornitori di servizi sono spesso gestiti in modo inadeguato, tanto che un progetto su quattro non viene completato nel rispetto delle scadenze o del budget, e le organizzazioni, oltre a non valorizzare appieno gli investimenti, finiscono per esporsi a rischi.
Per competere nell'era digitale, oggi le imprese sono chiamate a dare di più.
Che cos'è il procurement di servizi?
Il procurement di servizi è l'attività di selezione (e gestione) di fornitori di servizi a cui le imprese si rivolgono per ottenere prestazioni basate sulle persone, per esempio società di consulenza tecnica, agenzie di servizi specializzati o ditte di manutenzione. Questi soggetti vengono contattati in genere per eseguire attività basate su un progetto nel quadro di un piano di lavoro (SOW, statements of work).
L'importanza fondamentale dell'approvvigionamento di servizi trova riscontro nel fatto che gran parte della forza lavoro esterna di oggi, nonché dei servizi e manodopera, viene impiegata al di fuori dei normali contratti a tempo pieno.
Chi sono questi fornitori di servizi e che tipo di prestazioni offrono?
I fornitori di servizi operano al cuore dell'impresa e svolgono un ruolo fondamentale nell'assolvere determinati incarichi. Le organizzazioni, per esempio, si affidano alle società di consulenza per riuscire a competere meglio nell'era digitale, ai fornitori di servizi informatici per gestire le proprie operazioni IT, agli studi commerciali per far quadrare i conti, agli studi legali per tutelare la proprietà intellettuale, alle agenzie di marketing per dare una identità ai loro marchi, agli operatori di call center per assistere i clienti e alle società di facility management per la manutenzione di edifici e impianti. Questi sono solo alcuni esempi delle numerose e importanti mansioni operative amministrate dai fornitori di servizi per conto dei clienti aziendali.
Cos'è il procurement? Prendiamo in esame i diversi tipi di procurement
Qual è la differenza tra procurement, procurement di servizi e procurement diretto e indiretto? Passiamo in rassegna queste definizioni.
Il procurement consiste nell'acquisto dei beni e servizi che consentono all'azienda di operare in modo efficiente e redditizio. Il procurement è un processo di ordine generale che può essere suddiviso in due distinte tipologie:
- Procurement di servizi L'approvvigionamento di servizi consiste nel ricorso a prestazioni erogate da persone. Questi soggetti vengono reperiti al di fuori della forza lavoro permanente di un'azienda, presso società specializzate nei servizi che forniscono, quali consulenti di strategia del marchio o tecnici della manutenzione.
- Procurement diretto e indiretto L'approvvigionamento diretto e indiretto si riferisce all'acquisto di materiali e beni che permettono di mandare avanti un'azienda e include tutte le fasi della gestione della supply chain end-to-end, dal reperimento del fornitore al suo pagamento. L'approvvigionamento diretto è l'acquisizione di qualsiasi materiale utilizzato direttamente per realizzare un prodotto finale (come l'acciaio per costruire una bicicletta). Di contro, l'approvvigionamento indiretto è costituito dalle merci che rendono possibile l'esercizio giornaliero di un'azienda (come la cancelleria per le pratiche d'ufficio).
Sono entrambe importanti categorie di spesa all'interno di un'azienda, ma spesso sono separate e gestite da reparti diversi con tecnologie eterogenee. Esiste comunque un modo per ottenere una visione unificata della spesa, in tutte le categorie, avvalendosi del meglio delle tecnologie intelligenti e di insight basati sui dati per la gestione strategica della spesa totale.
Quali sono i vantaggi del procurement di servizi per le aziende?
Le organizzazioni di oggi hanno esigenze che spaziano dalle competenze specializzate all'efficientamento operativo, e si affidano alla forza lavoro esterna per portare a termine i progetti più rapidamente ed essere sufficientemente flessibili da adattarsi al mutare delle condizioni e dei requisiti.
SAP Fieldglass, in collaborazione con Oxford Economics, ha condotto un'indagine globale su 1.050 dirigenti senior di 24 settori per analizzare l'importanza dei fornitori di servizi nell'espletamento delle funzioni e il loro impatto sulle performance aziendali.
I risultati sottolineano quanto nell'era digitale la forza lavoro esterna sia diventata vitale per svolgere il lavoro delle organizzazioni di tutte le dimensioni e di tutti i settori.
Perché l'approvvigionamento di servizi viene talvolta definito in termini di "personale invisibile"?
Molte organizzazioni, pur eccellendo nella gestione degli aspetti finanziari degli accordi con i fornitori di servizi, si rivelano carenti nel gestire gli aspetti "personali" di questi impegni, ossia chi sta svolgendo il lavoro, le certificazioni e la formazione di questi soggetti, il loro accesso a sistemi e strutture, i progressi rispetto ai risultati intermedi e finali, e altro ancora.
L'indagine SAP Fieldglass e Oxford Economics ha fatto emergere per esempio alcune statistiche sorprendenti: meno della metà dei partecipanti alla ricerca afferma di essere altamente informato su aspetti basilari dei fornitori di servizi, come le condizioni contrattuali (48%), l'ubicazione della loro sede (44%) e chi svolge effettivamente il lavoro (44%). Solo un quarto è altamente informato sui progressi rispetto alle fasi intermedie o finali (27%), sulla qualità del lavoro a livello di fornitore (25%) e sulla qualità del lavoro dei singoli operatori (18%).
Questa carenza di gestione, che è anche una mancanza di visibilità sulle interazioni con i fornitori di servizi, può portare a risultati di progetto insoddisfacenti, creare rischi per la sicurezza e impedire alle aziende di ricavare il massimo valore dai servizi fruiti. Del resto, non puoi misurare quello che non vedi.
Cosa si rischia se le aziende non gestiscono in modo adeguato i fornitori di servizi?
Tanto denaro speso inutilmente. I fornitori di servizi incidono per circa la metà sulla spesa per la forza lavoro esterna, ovvero poco meno di un quinto della spesa totale per la forza lavoro. Tuttavia, le imprese hanno spesso una visibilità limitata sui propri fornitori di servizi, come testimonia il fatto che un progetto su quattro proveniente da tali fornitori non viene completato in tempo o nel rispetto del budget.
Se un quarto dei progetti non va a buon fine, significa che l'azienda sta perdendo tempo prezioso e quantità rilevanti, per non dire abnormi, di spesa.
Cosa possono fare le imprese per migliorare le interazioni con i fornitori di servizi? Cosa ci possono guadagnare?
La scarsa visibilità e la mancanza di rigore gestionale impediscono alle aziende di valorizzare al meglio i propri fornitori di servizi. La nostra ricerca fa luce su questa forza lavoro invisibile e si sofferma sul modo in cui le organizzazioni possono sfruttare appieno i vantaggi dei propri fornitori di servizi riducendo al contempo i rischi.
Consigliamo quattro azioni chiave che le organizzazioni possono mettere in campo per gestire i fornitori di servizi, liberare efficacemente maggior valore e aumentare il ritorno sugli investimenti. In particolare, le organizzazioni dovrebbero considerare i fornitori di servizi come un'estensione della propria forza lavoro, riservando alla loro gestione lo stesso rigore con cui trattano i dipendenti.
Una misura chiave per gestire meglio i fornitori di servizi presuppone l'implementazione di una tecnologia intelligente con le migliori funzionalità della categoria, quali un sistema di gestione dei fornitori (VMS).
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