Cos'è uno statement of work (SOW)?

Significato di SOW nel business

Un SOW è un accordo commerciale legalmente vincolante tra due parti che consente ai datori di lavoro di assumere collaboratori esterni con competenze specializzate per svolgere attività specifiche. Il SOW definisce l'ambito, la tempistica, i costi e i KPI di un progetto. Può inoltre coprire altri aspetti di un progetto, quali l'accesso alle risorse e l'allineamento del team, e spesso rappresenta una parte essenziale di una richiesta di proposta (RFP) tra clienti e fornitori.

Esistono tre tipi principali di statement of work:

1. SOW dettagliato o di progettazione
   Un tipo di SOW che delinea tutti i compiti, i processi e le normative da seguire per portare a termine un progetto o sviluppare un prodotto o servizio. Poiché l'acquirente indica tutti i requisiti per le modalità di completamento del lavoro, si assume più rischi in caso di risultato insoddisfacente. È una variazione spesso utilizzata nel settore pubblico, nell'industria manifatturiera e nell'edilizia.
2. Livello di impegno
   Noto anche come statement of work a "ore e materiali" o "tariffa unitaria", questa variante del SOW specifica le unità o il tempo impiegato, oltre ai materiali necessari per completare un progetto. Viene spesso utilizzato nei contratti a breve termine da liberi professionisti, consulenti e collaboratori indipendenti.
3. Statement of work basato sulle performance
   Un SOW ampiamente utilizzato che si concentra sui risultati. Definisce lo scopo di un progetto, quali risorse verranno messe a disposizione, la qualità prevista e i deliverable. Tuttavia, le modalità di esecuzione del lavoro vengono lasciate al fornitore, il che lo rende il SOW preferito per molte aziende. Il rischio, in questo tipo di statement of work, tende a essere condiviso tra fornitore e cliente.

Qualunque sia il tipo di SOW scelto, è essenziale stabilire aspettative specifiche per ciascuna delle parti. Poiché sono molti gli stakeholder di un'organizzazione che possono essere consultati in merito a uno lo statement of work, tra cui il responsabile del progetto o dei contratti, i vendor e il procurement, una definizione chiara delle responsabilità svolge un ruolo chiave nel ridurre al minimo eventuali controversie, prevenire trattative inutili e tenere sotto controllo i costi.

I vantaggi di uno statement of work ben strutturato

Un SOW definito in modo chiaro aiuta a ridurre al minimo il rischio, evitare eventuali scostamenti dell'ambito del progetto e allineare gli stakeholder fin dall'inizio del progetto. Fattore forse ancora più importante, un buon SOW aumenta la fiducia che il progetto verrà consegnato entro il budget e i termini previsti.

Di seguito sono riportati altri vantaggi di uno statement of work per le aziende che stringono relazioni con fornitori di servizi esterni e con lavoratori temporanei:

• Trasparenza ed efficienza del progetto. Se l'ambito di lavoro, le tempistiche e i deliverable sono chiari, i membri del team sanno esattamente cosa aspettarsi e quando aspettarselo, il che aiuta tutti a rispettare gli obiettivi e lavorare con maggiore efficienza. Non si spreca tempo e denaro cercando di capire quali siano le fasi successive e chi dovrà occuparsene.
• Rischio ridotto al minimo. Grazie all'esperienza e a una pianificazione adeguata che tenga conto dei requisiti lavorativi, fiscali e legali, un SOW contribuisce a proteggersi da responsabilità e azioni legali, poiché tutto viene stabilito con attenzione in anticipo.
• Flessibilità del budget. I SOW vengono spesso finanziati con i budget dei progetti anziché con il salario, il che consente di consegnare i progetti che richiedono servizi specializzati senza conseguenze sulle restrizioni esistenti in termini di salario o organico.
• Migliori relazioni di lavoro. Se le aspettative sono chiare, gli stakeholder possono concentrarsi sul gioco di squadra al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti nello statement of work.
• Nessuno scostamento dell'ambito del progetto. Un piano d'azione definito in modo preciso e che copra tutti gli elementi del progetto consente a un SOW di evitare che la portata di un progetto già in corso subisca modifiche incontrollate.
• Visibilità sui progetti esternalizzati. Attraverso la gestione centralizzata del SOW, i leader possono monitorare e riferire sull'avanzamento del progetto e persino correggere il SOW in base agli spunti forniti e dibattuti con tutte le parti interessate.

Lista di controllo SOW: componenti chiave di uno statement of work

Un SOW efficace definisce in che cosa consiste il successo utilizzando un linguaggio, definizioni e parametri chiari per la terminologia specifica del settore. Anche se gli statement of work sono diversi tra loro, in genere includono alcuni elementi principali.

Quindi, se non si è sicuri di come redigere un SOW, iniziare definendo:

• Scopo del progetto, compresi il contesto e i risultati attesi
• Ambito di lavoro da portare a termine, inclusi tutti i servizi e i compiti da svolgere prima che il progetto venga considerato completato
• Requisiti di lavoro, compresi quali strumenti, competenze o altre risorse saranno necessarie e chi li fornirà, nonché l'accesso alle strutture e ai sistemi
• Scadenze previste e deliverable per ciascuna fase del progetto di lavoro
• Criteri di accettazione che delineano le condizioni da soddisfare affinché un progetto, un prodotto o un servizio venga accettato
• Standard basati sulle performance da rispettare durante lo svolgimento dei lavori
• Termini e condizioni di pagamento, garantendo che tutti i pagamenti collegati ai deliverable siano effettuati al completamento del compito e che i pagamenti ricorrenti già negoziati avvengano con puntualità

Quattro modi in cui un VMS supporta gli impegni SOW

Un sistema di gestione vendor (VMS) può aiutare a gestire correttamente gli impegni SOW in quattro modi:

Aggregazione fornitori

Le aziende in genere utilizzano numerosi fornitori esterni di talenti, ma spesso non vengono gestiti in modo sistematico. Inoltre, non è raro che i talenti trattenuti da un SOW vengano classificati in modo errato. La conseguenza è una duplicazione del lavoro, lavoratori simili che svolgono compiti simili a livelli retributivi diversi e, in sostanza, costi e rischi più elevati. Un VMS può aggregare tutti i fornitori in un'unica soluzione, garantendo che i fornitori di servizi siano qualificati, verificati e allineati agli obiettivi aziendali. Può fornire assistenza per la creazione e la gestione dei contratti, la trasparenza dei pagamenti e il supporto continuo delle decisioni in materia di compliance al fine di garantire la corretta classificazione dei lavoratori nei progetti.

Gestione delle risorse

Un approccio SOW basato su best practice include una gestione efficace delle risorse, supportata da un VMS. La scelta corretta del sistema e del consulente tecnologico VMS può contribuire a un onboarding completo (incluse la verifica del background e la classificazione), alla gestione dell'accesso a tutte le strutture e i sistemi necessari, e a un'offboarding strutturato e conforme.

Tracciamento del progetto e gestione delle scadenze

I documenti del SOW specificano l'ambito del progetto, i risultati previsti, le scadenze e le tempistiche. Il software VMS supporta il tracciamento del progetto, nonché la misurazione e l'approvazione di tutte le scadenze e i deliverable. Può anche semplificare la fatturazione e la gestione dei costi contrattuali, garantendo che il lavoratore esterno venga retribuito correttamente per il lavoro svolto durante l'intero progetto.

Report e analisi

Questi strumenti VMS forniscono una prova delle scadenze del progetto SOW, del completamento dei vari compiti e dei risultati ottenuti, nonché della gestione trasparente della spesa e degli asset, in modo che l'intero progetto si mantenga entro i termini e i tempi previsti.

Suggerimenti per la gestione di SOW e processi

Una gestione efficace dei SOW aiuta a orientare le decisioni di acquisto e fornisce capacità di monitoraggio e reportistica dei dettagli chiave del progetto, quali scostamenti dell'ambito, modifiche postcontrattuali e correzioni. Per agevolare la creazione di un SOW solido e il conseguente uso della tecnologia migliore per la sua organizzazione, attenersi alle seguenti best practice SOW:

Creare SOW chiari per ridurre al minimo il rischio

Una buona gestione inizia con un SOW scritto con attenzione. È importante che tutte le parti siano allineate, che le responsabilità siano ben definite e che le informazioni fornite siano accurate e specifiche, compresi fattori come il numero di revisioni previste.

Utilizzare un VMS e gli strumenti correlati

Le soluzioni tecnologiche come il software VMS, progettato per archiviare e monitorare i SOW a livello centrale, semplificano la gestione dei fornitori e dei servizi correlati da parte delle aziende, permettendo progressi da parte di tutti con maggiore sicurezza. Il software VMS risulta anche utile per l'onboarding/offboarding dei vendor, supporta la rendicontazione e gli analytics, garantisce che i pagamenti vengano effettuati in base al lavoro svolto e consente la conformità alle leggi locali sul lavoro. Questi aspetti rivestono un'importanza ancora maggiore per le organizzazioni globali, che gestiscono numerosi progetti in regioni, lingue e valute diverse.

Integrazione con sistemi HR e fornitori

Se combinata utilizzando il software giusto, l'integrazione porta a una migliore visibilità e pone le basi per capacità avanzate di analisi e rendicontazione. Consente inoltre un'automazione e un monitoraggio tali da migliorare la conformità al SOW, fattore che molte organizzazioni considerano fondamentale nella gestione dei flussi di lavoro di approvvigionamento dei servizi.

SOW e approvvigionamento di servizi a confronto

L'approvvigionamento di servizi è il processo di selezione e gestione di fornitori di servizi da società basate sulle competenze delle persone, quali studi legali, agenzie di marketing e società di consulenza. Gli accordi SOW aiutano a definire e governare il livello di servizio previsto per i contratti con i fornitori di servizi.

Numerosissimi statement of work possono essere gestiti nell'ambito dell'approvvigionamento di servizi di un'azienda, contribuendo ai vari elementi dinamici che la tecnologia moderna può permettere di orchestrare. Un VMS viene generalmente utilizzato per gestire l'approvvigionamento di servizi e tutti i SOW che ne derivano.

Termini e definizioni correlati

I seguenti termini sono strettamente correlati ai SOW:

Richiesta di proposta (RFP)

La RFP, ovvero il primo passo nel processo di selezione dei vendor, è il documento che comunica le esigenze aziendali ai vendor potenziali e raccoglie informazioni sulle qualifiche e sui prezzi dei partecipanti.

Contratto di servizio generale (MSA)

Il contratto commerciale complessivo che descrive in dettaglio i termini e le responsabilità delle parti coinvolte.

Contratto di servizio (SLA)

Accordo tra un fornitore di servizi e un cliente che specifica il livello di servizio previsto. Include parametri atti a misurare i servizi e i provvedimenti in caso di mancato raggiungimento dei livelli concordati.

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