L'approvvigionamento diretto è responsabile di garantire la disponibilità di tutti gli ingredienti fondamentali per la produzione dei prodotti principali dell'azienda. L'approvvigionamento indiretto, invece, comprende tutto ciò che è essenziale per assicurare la continuità di servizio e far funzionare l'azienda in modo fluido ed efficiente.

Le attività di approvvigionamento diretto prevedono budget maggiori e possono essere gestite in modo più centralizzato e strategico. Ciò che spesso viene trascurato, però, è che in molte aziende i costi per l'approvvigionamento indiretto possono comunque costituire una parte significativa delle spese legate all'approvvigionamento. Nonostante ciò, l'approvvigionamento indiretto è spesso decentralizzato e gestito in modo disomogeneo, il che presenta un enorme potenziale di miglioramento. Le migliori tecnologie e pratiche di spend management di oggi ti consentono di adottare un approccio più unificato e olistico per tutti i processi di spend management, garantendo che i team, i dati e i sistemi siano integrati in modo fluido e collaborino al meglio.

Cos'è l'approvvigionamento diretto?

Per approvvigionamento diretto si intende il processo di acquisto di materie prime, componenti e manodopera che vengono utilizzati direttamente nella produzione dei beni o servizi venduti dall'azienda.

Questa attività di spesa è strettamente legata alle principali operazioni aziendali. Alimenta la linea di produzione e influisce sulla qualità del prodotto finale offerto ai clienti. Un esempio potrebbe essere quello di una casa automobilistica che acquista acciaio e pneumatici. Un altro modo di considerare l'approvvigionamento diretto è l'immediatezza della sua vicinanza alle attività fondamentali. Senza forniture per ufficio, una casa automobilistica potrebbe comunque produrre automobili. Ma senza metallo o gomma, l'attività primaria si blocca.

Le buone pratiche dirette spesso sfruttano soluzioni e strumenti di e-procurement, tra cui analisi della spesa, sourcing strategico e pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP). Ciò permette alle aziende di assicurarsi di avere fornitori affidabili e sistemi efficienti per gestire queste relazioni, il che conduce idealmente a operazioni più efficienti e resilienti.

Cos'è l'approvvigionamento indiretto?

L'approvvigionamento indiretto implica l'acquisizione di beni e servizi importanti per mantenere operativa l'azienda, ma che non entrano direttamente nella produzione dei prodotti o servizi di base. Questa categoria di spesa include la manutenzione, le riparazioni e le operazioni (MRO), nonché i servizi IT e gli abbonamenti SaaS (Software-as-a-Service), il marketing, gli immobili, i professionisti in outsourcing e molto altro ancora.

Sebbene la definizione di approvvigionamento indiretto non sia cambiata negli ultimi 50 anni, l'odierna trasformazione digitale ha visto un netto cambiamento nel modo di operare sia delle aziende che dei loro clienti. Alcune spese indirette sono una costante, come i servizi di pulizia o le forniture per ufficio. Ma ciò che è cambiato enormemente è la nostra dipendenza dalle soluzioni SaaS, dalla cybersecuritye da software sempre più potenti e specializzati. I team di spend management di oggi spesso spendono meno per la cancelleria, i servizi pubblicitari e persino per gli immobili. Ma questo è dovuto più al passaggio verso la digitalizzazione, gli strumenti di marketing self-service e il lavoro da remoto che alla riduzione delle spese indirette in generale. Con la crescente digitalizzazione, le aziende e i produttori si stanno accorgendo che, pur riducendo alcune spese aziendali “tradizionali”, registrano una crescente necessità di altri tipi di strumenti e soluzioni per favorire la crescita e la competitività.

Approvvigionamento diretto e indiretto: quali sono le differenze?

La differenza principale tra questi due modelli di approvvigionamento non è il modo in cui vengono intrapresi, ma il motivo per cui sono necessari e lo scopo a cui sono destinati. È opportuno applicare rigorosamente le best practice, dal sourcing al pagamento, a tutte le attività di acquisizione, siano esse dirette o indirette.

• Continuità aziendale e importanza strategica: le attività di approvvigionamento diretto rappresentano un elemento di immediata criticità per la continuità aziendale. Un'interruzione della fornitura di materie prime può bloccare la produzione, incidendo sulle vendite e sugli utili. L'approvvigionamento indiretto ha un impatto meno immediato sul business; tuttavia, l'effetto cumulativo di una gestione efficace di questa categoria di spesa tende ad avere un peso significativo sulla salute complessiva dell'azienda.
• Dimensioni del budget e durata dei contratti: l'approvvigionamento diretto comporta spesso assegnazioni di budget più ampie e durate dei contratti più lunghe. Al contrario, l'approvvigionamento indiretto potrebbe comportare importi di spesa più piccoli e più variabili con termini contrattuali più brevi, concentrandosi su esigenze operative che possono variare di anno in anno (o anche di giorno in giorno).
• Spesa pianificata e spesa spontanea: l'approvvigionamento diretto richiede una pianificazione e delle previsioni rigorose per allinearsi ai programmi di produzione e alla domanda del mercato. Nel caso dell'approvvigionamento indiretto, c'è spesso un po' più di flessibilità, con acquisti effettuati secondo le necessità, in base a requisiti operativi più immediati.
• Importanza delle relazioni con i fornitori: la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) nell'ambito dell'approvvigionamento diretto è in genere più strategica e prevede partnership a lungo termine per garantire la compliance, accedere alle competenze e ai suggerimenti dei fornitori e consentire forniture e qualità costanti. Per quanto riguarda l'approvvigionamento indiretto, l'obiettivo è quello di incoraggiare il personale a effettuare acquisti presso questi fornitori approvati, al fine di massimizzare gli sconti sui volumi, migliorare il controllo qualità e rispettare le linee guida e le normative.
• Gestione dello stock: la gestione dello stock nell'approvvigionamento diretto è un'attività strategica che mira a bilanciare i costi con le esigenze di produzione, per evitare l'eccesso o l'esaurimento delle scorte. L'approvvigionamento indiretto può non essere altrettanto vulnerabile ai rischi di carenza e di eccedenza, a seconda della natura dei beni o dei servizi acquistati.
• Configurazione organizzativa: l'approvvigionamento diretto è tradizionalmente gestito da un team specifico, con budget e KPI chiari, mentre l'approvvigionamento indiretto è spesso controllato o monitorato in modo meno rigoroso. Sebbene in passato sia stata fatta questa distinzione tra diretto e indiretto, è importante notare che oggi i migliori professionisti dello spend management gestiscono l'approvvigionamento indiretto in modo più connesso e sistematico.

Sfide comuni dell'approvvigionamento diretto

Molte delle sfide di questa categoria di spesa possono avere origine all'esterno dell'azienda. Per affrontare questo tipo di problemi, è essenziale avere una buona collaborazione tra i team e i fornitori e assicurarsi che le attività di spesa diretta siano guidate dai dati e centralizzate.

• Volatilità della supply chain: come ci hanno dimostrato gli ultimi anni, “mai dire mai” è un buon assioma da seguire nel contesto imprenditoriale di oggi. Dagli eventi meteorologici ai disordini politici, una serie complessa (e crescente) di eventi globali può interrompere la supply chain. È più che mai importante che i team addetti all'approvvigionamento diretto collaborino con la gestione della supply chain e che sfruttino e analizzino i dati per la creazione di resilienza provenienti da tutta l'azienda.
• Controllo qualità: nonostante le migliori intenzioni, i fornitori possono deluderti sul fronte della qualità. Una buona tattica di SRM e il monitoraggio costante delle tendenze del mercato globale e regionale possono aiutarti ad anticipare i problemi di qualità e a cambiare rotta se necessario.
• Fluttuazioni dei prezzi delle materie prime: a seconda del settore in cui operi, potresti essere particolarmente vulnerabile alle variazioni del prezzo e della disponibilità delle materie prime necessarie per la produzione di base. Anche in questo caso, rimanendo aggiornato sulle informazioni di mercato e inserendo dei buffer nei budget, potrai essere più preparato a queste eventualità.
• Dipendenza dai fornitori: quando si trova un ottimo fornitore, la tentazione di accontentarsi è forte. Ma, senza alcuna colpa, un partner di fornitura può improvvisamente mancare una consegna. Senza altre opzioni verificate e disponibili, potresti trovarti in una situazione spiacevole.
• Conformità normativa e sostenibilità: le spese di approvvigionamento diretto sono in genere maggiori e possono includere materie prime, spedizioni a lunga distanza, manodopera estera e altri componenti complessi. I team dedicati devono essere attenti alla compliance sia locale che globale quando si tratta di normative ambientali, sociali e di governance (ESG), legali e una miriade di altre regolamentazioni che di solito non hanno un impatto così significativo sulle attività di approvvigionamento indiretto.

Sfide comuni dell'approvvigionamento indiretto

Le sfide dell'approvvigionamento indiretto hanno spesso origine all'interno dell'organizzazione. Si tratta di una notizia sia buona che cattiva. È una cattiva notizia se continui a tollerare i compartimenti stagni e gli strumenti e le pratiche obsolete. Ma è una buona notizia se invece sei pronto ad affrontare questi problemi perché, a differenza della politica e degli eventi atmosferici, questo tipo di sfide sono sotto il tuo controllo.

• Scarsa visibilità sulla spesa: benché i reparti seguano i protocolli giusti, se queste spese non vengono acquisite e integrate con le altre spese, potresti perdere l'opportunità di sottoporle a un controllo centralizzato. Ciò significa una minore capacità di identificare le opportunità di risparmio e di eliminare gli sprechi.
• Spese arbitrarie: la maggior parte delle spese arbitrarie è dettata da buone intenzioni e avviene solo a causa della lentezza percepita nel passaggio attraverso i canali “ufficiali” o dell'assenza di soluzioni che automatizzino la conformità ai protocolli e alle politiche di acquisto. Ciò nonostante, possono causare danni significativi, aumentando i costi e il rischio di acquisti non conformi ai requisiti organizzativi o normativi.
• Accumulatori di dati e dati eterogenei: i dati relativi alle spese indirette e al sourcing devono essere raccolti, standardizzati e analizzati insieme a tutti gli altri dati aziendali critici. In assenza di una politica e di una prassi rigorose per l'acquisizione e la centralizzazione di queste informazioni, perderai i vantaggi che ne derivano, tra cui previsioni più accurate e una riduzione dei costi.
• Eccedenze e ridondanze: l'approvvigionamento indiretto spesso comporta forniture in eccesso o servizi ridondanti a causa di uno scarso coordinamento e pianificazione. La maggiore visibilità offerta dalle soluzioni automatizzate ti consente di liberare questo capitale in eccesso che potrebbe essere utilizzato meglio in altre aree dell'azienda.
• Cultura aziendale: le vecchie abitudini sono dure a morire. In molte aziende non è stata messa in atto una strategia coordinata per l'approvvigionamento indiretto. Per integrare le spese indirette nei processi centralizzati non basta un buon software. Sono necessarie una comunicazione trasparente e chiarezza sull'importanza della visibilità e dell'abbattimento dei compartimenti stagni in tutta l'azienda.

L'impatto dell'approvvigionamento diretto e indiretto sullo spend management

La spesa diretta, pur rappresentando una parte significativa dei costi totali, offre opportunità di economie di scala e sconti sui volumi che possono tenere sotto controllo i costi dello stock in modo efficace. Al contrario, sebbene la spesa indiretta non abbia lo stesso impatto sul costo del venduto, risulta sempre più determinante per il successo aziendale, in quanto le inefficienze possono far lievitare le spese e portare a ritardi e interruzioni delle attività. Una gestione olistica della spesa diventa quindi essenziale per bilanciare queste (e tutte le) categorie di spesa, assicurando che ciascuna contribuisca il più possibile alla salute finanziaria complessiva, alla crescita e alla fluidità operativa dell'organizzazione.

Cosa cercare in un software per l'approvvigionamento diretto/indiretto

Nel percorso di trasformazione digitale, scegli un software con caratteristiche che potenzino la tua capacità di integrare, personalizzare e automatizzare le attività di spend management, tra cui:

1. Funzionalità di integrazione complete: l'integrazione tra l'ERP e i sistemi di spend management garantisce l'allineamento dei dati di approvvigionamento con le esigenze produttive e operative, fondamentale per stabilire un equilibrio tra approvvigionamento diretto e indiretto.
2. Analitica e rendicontazione avanzate: considerando i diversi obiettivi e impatti dell'approvvigionamento diretto e indiretto, l'analitica è fondamentale per distinguere e gestire le sfide e le opportunità uniche di ciascuno di essi.
3. Interfaccia facilmente utilizzabile: la qualità di qualsiasi strumento dipende dalla volontà e dalla capacità dei team di utilizzarlo. Cerca un'interfaccia e un cruscotto intuitivi e semplici.
4. Gestione automatizzata dei flussi di lavoro: l'automazione snellisce i processi, riduce le attività manuali e migliora la precisione e la velocità. In questo modo i team possono concentrarsi sulle questioni strategiche, sicuri che le attività manuali siano monitorate in modo coerente.
5. Robusti strumenti di gestione dei fornitori: indipendentemente dai servizi o dai beni forniti, le funzionalità standardizzate e affidabili di gestione dei fornitori sono essenziali per mantenere la qualità e l'affidabilità nell'approvvigionamento diretto e indiretto.
6. Opzioni di personalizzazione flessibili: dai report ai flussi di lavoro fino ai processi automatizzati, la personalizzazione garantisce che i tuoi team possano adattarsi alle esigenze e alle sfide uniche associate a ciascun fornitore, rivenditore o attività operativa.
7. Funzionalità di sicurezza e compliance: per quanto riguarda la conformità alle normative e la protezione dei dati transazionali sensibili, le potenti funzionalità di sicurezza basate sull'AI sono fondamentali per proteggere la reputazione, i clienti, i fornitori e i membri del team.
8. Soluzioni ottimizzate per il mobile: man mano che le tue attività di approvvigionamento diventano più precise e meglio integrate in tutta l'azienda, vorrai assicurarti che le soluzioni di spend management supportino un utilizzo flessibile, sia da desktop che da dispositivo mobile.