Yleistiedot

Miten ERP-järjestelmäsi toimii? Onko ERP-päivityksen aika? Sinulta ei todennäköisesti ole kysytty näitä kysymyksiä suoraan (ellet ole puhunut myyntiedustajien kanssa), mutta olet saattanut kysyä itseltäsi tuon kysymyksen, jos et eksplisiittisesti. Onko pieni määrä epäilyksiä siitä, että järjestelmänne on jollain tavalla parempi? Mahdollisesti olet kuullut moderneja ERP-menestystarinoita. Tai ehkä se on itsestäänselvempää – ehkä sinun on tehtävä uusia asioita asiakkaillesi tai pysyttävä mukana kilpailussa, jota vanha järjestelmäsi ei voi käsitellä ilman paljon aikaa ja rahaa päivityksiin tai muutoksiin. Joko on hyvä hallintotapa arvioida jatkuvasti järjestelmän suorituskykyä ja yksilöidä parannuskohteita tai esiin nousevia kysymyksiä, joista saattaa tulla ongelmia lähitulevaisuudessa.

Onko olemassa täydellinen ERP-järjestelmä?

Lyhyt vastaus on ”ei”. Ja vaikka täydellinen järjestelmä olisi ollut olemassa juuri sinun tarpeisiisi tiettynä ajankohtana, nämä tarpeet muuttuvat jatkuvasti. On siis hyvä pysyä ajan tasalla, tietää, kuinka hyvin ERP-järjestelmäsi tukee nykyisiä tarpeitasi, ja tunnistaa trendejä, jotka voivat johtaa ongelmiin.

On muodikasta viitata asennettuihin järjestelmiin ”vanhana ERP-järjestelmänä”, joka viittaa vanhaan teknologiaan ja vanhentuneisiin järjestelmiin. Tämä on epäoikeudenmukaista, koska monia asennettuja järjestelmiä ylläpidetään säännöllisesti, päivitetään jatkuvasti ja ne pystyvät kasvamaan ja mukautumaan muuttuviin tarpeisiin ja vaatimuksiin. ERP-päivitykset ovat kuitenkin valinnaisia, joskin ohjelmistotoimittajat suosittelevat niitä voimakkaasti. On tärkeää pysyä ajan tasalla ratkaisun tarjoajan toimittamien korjausten ja parannusten kanssa. Jos havaitset ongelmia tai epäsuotuisia trendejä, sinun on ensin varmistettava, että järjestelmässäsi on kaikki päivitykset ja versiot, ja selvitä sitten, onko toimittajalla käytettävissä lisäosia tai laajennuksia, jotka voivat korjata havaitsemasi puutteet.

Onko nykyinen ERP-ohjelmistosi pettänyt sinut?

Kaiken kaikkiaan pidä vanha ERP-järjestelmäsi ajan tasalla. Pidä kuitenkin myös tarkasti silmällä järjestelmän suorituskykyä. Tarpeet ja vaatimukset muuttuvat ja sinun on varmistettava, että järjestelmäsi tukee aidosti yritystäsi ja asiakkaitasi.

Edellä mainittu itsearviointi voi auttaa tunnistamaan puutteet ja huolenaiheet, mukaan lukien seuraavat:

• Järjestelmä ei voi täyttää uusia vaatimuksia tai asettaa rajoituksia uusille aloitteille.
• Se ei tue uusia teknologioita tai vaatimuksia, tai vain vaikeuksin, korkeilla kustannuksilla ja viivästyksillä. Toimittaja on hidas sisällyttämään uusia ominaisuuksia ja toimintoja.
• Toimintoja on vaikea oppia ja käyttää, ja ne pikemminkin estävät kuin tukevat tehokkuutta.
• Vastausaika on erittäin hidas. Tietojen tallentaminen ja hakeminen on riittämätöntä, vaivalloista tai ei vain nykyajan kasvaviin tarpeisiin asti.
• Järjestelmä on kallis ja vaikea ylläpitää ja tukea, eikä toimittaja tue sitä riittävästi.
• Jos järjestelmäsi on todella vanha ERP-järjestelmä, jolla on hupeneva tuki toimittajalta, tai kutistuva valikoima teknistä tukea, osaavat ohjelmoijat ja analyytikot tulevat epäilemättä kalliimmiksi ja vaikeammiksi löytää, kun järjestelmä vanhenee ja on epäluotettava.

Nämä ovat sellaisia ongelmia, jotka voivat kehittyä hitaasti ja mennä tunnistamatta pitkään. Sitten yhtäkkiä käy selväksi, että järjestelmän puutteet aiheuttavat vakavia liiketoimintaongelmia – ja jotain on tehtävä.

Kuinka paljon käytät ERP-järjestelmään?

Monet yritykset ovat yllättyneitä, kun ne tekevät analyysin ja selvittävät, mitä todella maksaa pitää olemassa oleva ERP-järjestelmänsä toiminnassa. Tämä voi kuulostaa oudolta, kun keskisuuret yritykset yleensä seuraavat menoja hyvin tiiviisti osana säännöllistä hallintovastuutaan. ERP:hen liittyviä välittömiä ja välillisiä kustannuksia ei kuitenkaan ole aina helppo erottaa toisistaan.

Ohjelmistotoimittajille ja laitetoimittajille maksettavien kuukausi- ja vuosimaksujen lisäksi eri palveluntarjoajilta (esim. laitteistopalvelu, konsultointi tai verkostoituminen) aiheutuu jatkuvia palvelu- ja tukikustannuksia. Muista sisällyttää kustannukset, jotka aiheutuvat asioiden saattamisesta ajan tasalle, jos olet havainnut (tai epäilet), että päivityksiä tai parannuksia saatetaan tarvita olemassa olevien tai ennakoitujen ongelmien ratkaisemiseksi edellä mainitulla tavalla.

Ota huomioon myös suorat sisäiset IT-osaston kustannukset, mukaan lukien palkat ja edut, tila, yleishyödylliset palvelut ja tarvikkeet. Yritä erottaa ne, jotka tukevat suoraan ERP-järjestelmääsi. Muista, että ainakin osa näistä kustannuksista jää jäljelle, kun päivität ja otat käyttöön uuden järjestelmän, erityisesti jos olet korvaamassa perinteisen on-premise-järjestelmän toisella on-premise-järjestelmällä. Pilvipohjaisen ohjelmiston (SaaS) kustannusrakenne on erilainen, mutta tarvitset silti vertailukohdan tehdäksesi puolustettavissa olevan päätöksen, haluatko pysyä olemassa olevassa järjestelmässäsi, käynnistää ERP-päivityksen vai jatkaa vanhan järjestelmän korvaamista.

Kuinka paljon uusi järjestelmä maksaisi?

Onko sinulla ahdistusta uuteen ERP-järjestelmään siirtymisen mahdollisista kustannuksista? Se on ymmärrettävää. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä on todennäköisesti yksi suurimmista muista kuin tuotantolaitteista aiheutuvista menoista, jotka yritys tekee tiettynä vuonna. Kun otetaan huomioon käytettävissä olevat hyödyt ja verrattuna nykyisen järjestelmän ylläpitämiseen tällä hetkellä käytettävään määrään, useimmat yritykset katsovat kuitenkin, että kustannukset ovat täysin kohtuulliset ja perusteltavissa. Muista ajatella elinkaarikustannuksia – kokonaiskustannuksia tietyn ajanjakson aikana, kuten viidestä seitsemään vuotta.

Kun tarkastelet korvaavan järjestelmän hankinta- ja käyttöönottokustannuksia, ota huomioon, että laitteisto- ja ohjelmistolisenssikustannukset ovat vain osa yhtälöä. Arviointiin on sisällytettävä myös seuraavat tiedot:

• Verkko- ja oheislaitteet, kuten viivakoodinlukijat, etäsyöttöasemat, mobiililaitteet ja asiakasohjelmistot sekä tuki.
• Tietojen muunto ja tietojen syöttö uuteen järjestelmään sekä mahdollisuus arkistoida ja käyttää historiallisia tietueita.
• Katastrofivalmius, mukaan lukien varajärjestelmät tai vikaantumisjärjestelmät, tietojen palautusresurssit, tarpeettomat yhteydet ja viestintä.
• Koulutus ERP-käyttöönottotiimille ja kaikille tuleville käyttäjille. (Tämä on ratkaisevan tärkeää. Älä skimp täällä.)
• Uusi työnkulun kehitys ja dokumentaatio.
• Täytäntöönpanotuki. Todennäköisesti tietty määrä apua sisältyy pakettiin ensisijaiselta järjestelmätoimittajalta, mutta saatat haluta saada lisäapua toimittajilta, ulkopuolisilta konsulteilta, tilitoimistoltasi tai muilta joillekin tai kaikille edellä luetelluille kohteille.
• Lisärasite työntekijöillesi toteutuksen aikana ylityönä, työhönotto säännöllisiin tehtäviin, jotta he ehtivät työskennellä toteutuksen parissa, tai bonukset ja muut kannustimet pitää työntekijät motivoituneina.

Huomaa, että pilvipohjaisten SaaS-järjestelmien kustannusrakenne on aivan erilainen kuin perinteinen on-premise-lähestymistapa. SaaS:n avulla laitteistolle aiheutuu vain vähän tai ei lainkaan kustannuksia etukäteen, koska se on pohjimmiltaan tilaustilanne. SaaS-sopimus sisältää kuitenkin yleensä myös suuren osan ylläpito- ja tukikustannuksista, joten yrityksen sisäiset IT-kustannukset vähenevät huomattavasti. Useimmat yritykset huomaavat, että kokonaiskustannukset 5–7 vuoden aikana SaaS-palvelulla ovat todennäköisesti pienemmät kuin kokonaiskustannukset, jotka aiheutuvat yrityksen sisäisestä ostamisesta ja tukemisesta.

Kun harkitset päätöstä säilyttää olemassa oleva järjestelmäsi tai katsoa korvaavaa järjestelmää, harkitse kauppoja. Uuden ERP-ratkaisun avulla saat käyttöösi modernin käyttöliittymän, lisäominaisuuksia ja -toimintoja ja parannat kilpailuetuasi, kun taas jos säilytät vanhan järjestelmäsi, rajoitat kykyäsi pysyä ketteränä, tuottavana ja kilpailukykyisenä. Vaikka et ensisijaisesti etsi kustannussäästöjä, modernit ERP-menestystarinat osoittavat, että uuteen järjestelmään siirtymisen hyödyt maksavat usein vähemmän ja ylittävät päivityksen käyttöönoton kustannukset.

Miten perustelet taloudellisesti uuden ERP-järjestelmän?

Kun tehdään tämänkokoinen päätös, useimmat yritykset tarvitsevat kustannus-hyötyanalyysin sijoitetun pääoman tuottoilmoituksen (ROI) muodossa. Kustannuspuoli on helppo – summaa odotetut kustannukset edellä kuvatulla tavalla. Hyötypuolella voi hyvinkin olla suoria säästöjä IT-kustannuksissa, mutta merkittävien ERP-hyötyjen listaaminen edellyttää yritykseltä näkemystä siitä, miten järjestelmä muuttaa työpaikkaa ja mahdollistaa paremman suorituskyvyn, paremman tuottavuuden ja paremman asiakaspalvelun.

Parannettu suorituskyky

Monet ERP-järjestelmäprojektit ovat perusteltuja suuressa määrin odotetuilla parannuksilla tehokkuudessa (suorat työvoiman vähennykset) ja kustannussäästöillä (mukaan lukien muun muassa varastovähennykset), ja oikeutetusti, koska nämä ovat valtavia takaisinmaksuhyötyjä monissa onnistuneissa ERP-toteutuksissa. Ota kuitenkin huomioon, että järjestelmä ei tuota näitä etuja, koska se on olemassa yrityksessäsi. Järjestelmä järjestää, analysoi ja esittää dataa siten, että esimiehet voivat paremmin hyödyntää ihmisiä ja tehdä parempia päätöksiä, mikä tuottaa suuria hyötyjä. Pidä tämä mielessä, kun budjetoit käyttäjien koulutusta ja parannettujen menettelyjen käyttöönottoa.

Parempaa asiakaspalvelua

Nämä edut ovat vähemmän suoria, mutta vielä arvokkaampia. Palvelemalla asiakkaita paremmin voit teoriassa kasvattaa myyntiä ja voittoja, kasvattaa markkinaosuutta ja ehkä jopa kasvattaa katteita, koska hyvä asiakaspalvelu tuo asiakkaalle lisäarvoa lisäämättä itse tuotteeseen kustannuksia. Joissakin tapauksissa asiakaspalvelun parannuksista tulee selviytymistarpeita, koska kun uusi tai hyvä asiakas odottaa ominaisuuksia, kuten sähköistä tilaamista tai tehostettua sähköistä raportointia, ERP-järjestelmäsi on toimitettava.

Työpisteen muutokset

Nykyiset järjestelmät on suunniteltu käytettävyyteen (UX tai käyttäjäkokemus on nykyinen buzzword), jotta tiedot ovat nopeasti ja helposti saatavilla. Koska jokaisen käyttäjän työ ja työnkulku ovat ainutlaatuisia, tämän päivän järjestelmät on räätälöity tarjoamaan jokaiselle käyttäjälle tehokkaimmat ja mukavimmat työnäytöt ja prosessit. Ajatellaan kustannusten välttämistä eikä kustannusten vähentämistä tämän hyödyn vuoksi. Tehokkuuden lisääntyminen auttaa nykyisiä työntekijöitä tekemään enemmän ja hoitamaan suuremman liiketoimintavolyymin ilman uutta palkkausta. Järjestelmää ei kannata perustella vähentyneen henkilöstömäärän perusteella – se ei todennäköisesti tapahdu, eikä työpaikkojen menetyksen mahdollisuus motivoi työntekijöitä omaksumaan järjestelmää ja auttamaan sitä menestymään.

ERP-valinta on vasta alkua

Kun seuraat ERP-järjestelmien arviointivinkkejä, muista, että vanhan järjestelmän korvaaminen ei ole yksinkertainen tai nopea prosessi – mutta se on investoinnin arvoinen, koska se voi tuottaa huomattavia etuja, kun se valitaan ja toteutetaan oikein.

Yksi kysymys, joka useimmilla yrityksillä on tässä vaiheessa listansa kärjessä, on ”Kuinka kauan vanhan järjestelmän korvaamisen valitseminen ja käyttöönotto kestää?” Tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa vastausta – se riippuu organisaation koosta ja monimutkaisuudesta, siitä, ovatko jompikumpi tai molemmat järjestelmät (vanhat ja uudet) pilvipohjaisia, yrityksen ja toteutustiimin dynamiikasta, johdon sitoutumisesta projektiin sekä käyttäjäyhteisön välisen yhteistyön tai vastarinnan määrästä … vain muutaman muuttujan nimeämiseksi. Jotkin toteutukset voidaan suorittaa muutamassa kuukaudessa; toiset kestävät vuoden tai enemmän. Kokenut toteutuskumppani voi auttaa sinua kehittämään saavutettavissa olevan aikataulun, kun laadit projektisuunnitelmasi toteutussuunnittelun alkuvaiheessa.

Meidän ei tarvitse kertoa, että yrityksesi strategisen tiedonhallinnan rungon korvaaminen on väistämättä häiritsevää. Sitä ei voi täysin välttää, mutta häiriöt voidaan minimoida hyvin suunnitellulla ja hallitulla toteutustyöllä.

Lue lisää tästä sarjasta