ERP-valintaprosessi

On kirjaimellisesti satoja ERP-järjestelmiä, joissa on laaja valikoima ominaisuuksia, vahvuuksia, heikkouksia, sovellettavuutta ja hintaa. Vaikka järjestelmien valinta saattaa tuntua pelottavalta, systemaattinen ERP-järjestelmien vertailuprosessi voi johtaa tiimisi hyvään päätökseen kohtuullisessa ajassa.

Tässä kuvattu ajan mittaan testattu menetelmä auttaa sinua nollaamaan ratkaisun, joka parhaiten vastaa yrityksesi erityistarpeita. Tämä menetelmä voi kuulostaa perustavanlaatuiselta, mutta yritykset, jotka suorittavat ERP-toimittajien valintaprosessin noudattamatta näitä loogisia vaiheita, kohtaavat usein viiveitä, lisäkustannuksia ja tarpeetonta mukautusta. Toisaalta yrityksillä, jotka soveltavat ERP-arvioinnin parhaita käytäntöjä, on tyypillisesti sujuvampia valintaprosesseja ja myöhempiä toteutuksia. Tämän ansiosta he voivat nauttia nykyaikaisen ERP-järjestelmän eduista nopeammin ja kilpailla tehokkaammin digitaalisessa maailmassa.

Viisivaiheinen menetelmä ERP-järjestelmien arvioimiseksi

Kun yritys on päättänyt korvata vanhan ERP-järjestelmänsä, sinun on koottava projektitiimi ohjaamaan ERP-ohjelmistojen vertailua, valintaa ja käyttöönottoa. Tiimi aloittaa työnsä kehittämällä alustavan suunnitelman – joka on tässä vaiheessa todella yleisempi strategia.

ERP-toimittajien valintaprosessi voidaan hahmotella näissä viidessä vaiheessa:

1. ERP-vaatimusten määritys
2. Tarjouspyyntö (RFP)
3. Ensimmäinen leikkauksen arviointi
4. ERP-vertailu ja yksityiskohtainen arviointi
5. Lopullinen päätös: ERP-valinta ja sopimus

1. ERP-vaatimusten määritys

Sinun on kerrottava mahdollisille ERP-tarjoajille organisaatiostasi ja sen tarpeista, jotta he voivat konfiguroida, paketoida ja hinnoitella sopivan ratkaisun oikein. Aloita tunnistamalla tärkeimmät verkkoresurssit, kuten tuote-esittelyt ja blogit, jotka kertovat yrityksesi tarinan.

Kuvaile liiketoimintaasi ja sen prosesseja yleisellä tasolla sen sijaan, että luot pitkiä luetteloita erityisistä vaatimuksista ja prosesseista. Kerro mahdollisille tarjoajille yrityksesi koosta, toimintojen ja tapahtumien määrästä, eri prosessien monimutkaisuudesta ja mahdollisista ainutlaatuisista ominaisuuksista tai tekijöistä. Keskity prosesseihin ja vaatimuksiin, jotka antavat yrityksellesi sen kilpailuedun. Nämä ovat asioita, jotka erottavat mahdolliset järjestelmät toisistaan ja joissa tarkastellaan tarkasti, kuinka hyvin kukin järjestelmä voidaan konfiguroida tukemaan näitä ainutlaatuisia prosesseja ja toimintoja.

Suunnittele asiat, joista pidät nykyisessä järjestelmässäsi – haluat uuden järjestelmäsi käsittelevän myös ne. Sisällytä asiat, joita nykyinen järjestelmäsi ei tee (tai ei tee hyvin). Osoita mukautetut sovellukset, toiminnot tai muutokset, jotka on käsiteltävä vakiotoiminnolla tai yksinkertaisella räätälöinnillä (ei muuttamisella) uudessa järjestelmässä. Toisin sanoen, keskity asioihin, jotka ovat ainutlaatuisia yrityksellesi ja oletetaan, että rutiininomaiset asiat hoitavat itsensä. (Tämä oletus tarkistetaan esityksissä ja lopullisissa arvioinneissa lähempänä päätöspistettä.)

Keskeisiä vinkkejä ERP-vaatimusten määrittämiseen

Käytä ERP-vaatimusten tarkistusluetteloita varoen. Vaikka tarkistuslistat ovat jo pitkään olleet vakioalan työkalu, niissä ei useinkaan tuoda esiin merkityksellisiä eroja ratkaisujen välillä. Monet näistä luetteloista ovat perusominaisuuksia, joita lähes jokainen järjestelmä tarjoaa, joten useimmat toimittajat voivat yksinkertaisesti tarkistaa "kyllä", vaikka ominaisuudet vaihtelevat suuresti. Sen sijaan, että käyttäisit yleisiä tarkistusluetteloita, mukauta ne vastaamaan yrityksesi ainutlaatuisia tarpeita. Räätälöidyt tarkistuslistat voivat auttaa sinua vertailemaan toimittajia tehokkaammin ja keskittymään siihen, mikä organisaatiollesi on todella tärkeää.

Hanki oikeat henkilöt projektitiimiisi. Vaatimusten määrittely on kovaa työtä. Se tarvitsee tiimin jäseniä, jotka ovat omistautuneet organisaatiolle, tuntevat yrityksen hyvin ja joilla on aikaa omistautua projektille. Vältä kiusausta pakata tiimi innokkailla mutta kokemattomilla ihmisillä.

Varmista, että tarjouspyyntösi sisältää nämä tiedot:

• Liiketoimintasi ja sen prosessien kuvaus
• Mitä nykyinen järjestelmäsi tekee hyvin
• Mitä se ei tee niin hyvin kuin haluaisit
• Mitä muuta haluat uuden järjestelmän tekevän (tärkeysjärjestyksessä)

2. ERP-tarjouspyyntö

Seuraava vaihe sisältää vastauskutsujen lähettämisen valitulle toimittajaryhmälle. Lähetettävien kutsujen määrä vaihtelee, mutta muista, että sinun on suoritettava yksityiskohtainen arvio jokaisesta jaetusta. Kokemus on osoittanut, että mitä pienempi mahdollisten tarjoajien määrä ja mitä yksityiskohtaisempia tietoja niille annetaan, sitä paremmat vastaukset ovat. On parasta tunnistaa tusina (tai vähemmän) parhaita ehdokkaita lyhyelle listalle.

Vastauksena ERP-toimittajien on ehdotettava järjestelmää, joka tarjoaa tarvittavat toiminnot ja ominaisuudet määrittämiesi vaatimusten täyttämiseksi. Ehdotukset sisältävät myös tietoa yrityksistä, tuotteista, kokemuksesta liiketoiminnasta, resursseista, jotka ne sitoutuvat käyttöönottoon, ja muita tietoja, joiden tarkoituksena on voittaa luottamuksesi (ja siten liiketoimintasi).

Miten siis tunnistat kymmenkunta (tai vähemmän) ehdokasta, joihin voit keskittää valintatyösi? Miten listat satojen ERP-toimittajien joukosta vain muutamaan? Aloita alan julkaisuista, joissa on ”ERP-menestystarinoita”. (Huomaa, että nämä julkaisut eivät todennäköisesti kerro sinulle vaikeuksista tai epäonnistumisista, joten aseta tämä tieto perspektiiviin). Käytä toimialasi yhteyshenkilöitä – esimerkiksi yhdistyksiä ja liiketoimintaryhmiä – tunnistamaan muita ammattilaisia, joilla on saattanut olla kokemusta ERP-järjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta.

On myös monia online-hakemistoja, valintatyökaluja ja järjestelmän valintapalveluja, joiden avulla voit tunnistaa ohjelmiston, jolla on tarvitsemasi toiminnot ja/tai kokemusta alallasi.

Voit tehdä sopimuksen tilitoimistosi konsultointikonttorin kanssa tai löytää riippumattoman konsultointiresurssin omalta alueeltasi ja/tai toimialaltasi. Muista tarkistaa heidän taustansa ja sidosryhmänsä varmistaaksesi, että ne ovat aidosti riippumattomia eivätkä liity yhteen tai useampaan ERP-tarjoajaan.

Voit halutessasi sisällyttää tiettyjä ERP-järjestelmätoimittajia, jotka ovat kiinnostavia muista syistä. Ehkä yksi tai useampi isompi ja tärkeämpi asiakkaasi käyttää ERP-järjestelmää ja on kannustanut käyttämään samaa järjestelmää. Tai ehkä yrityksesi on osa suurempaa yritys- tai toimialaryhmää, joka on "standardoinut" tietyllä ERP-alustalla. Hanki ehdotus suositellulta tarjoajalta ja anna kaikille ehdotuksille oikeudenmukainen ja puolueeton arvio päätöstä tehdessäsi.

Tärkeitä vinkkejä ERP-tarjouspyyntöön

Varmistetaan, että kaikki sidosryhmät yksilöivät vaatimuksensa. Tarjouspyyntösi tulisi sisältää kaikkien osallisten panos – muuten saatat valita ERP-järjestelmän, joka palvelee vain osaa liiketoiminnoistasi ja vaatii muita alueita investoimaan itsenäisiin järjestelmiin. Arvioi järjestelmiä, jotka toimivat koko liiketoiminnalle, ja käytä käyttöönottoaikataulua ensisijaisten moduulien toimittamiseen ensin.

Kiinnitä huomiota vaatimusten luokitteluun. Usein tarjouspyyntö jaetaan toimintoalueisiin, joissa on osia kunkin osaston suorittamista varten. Kukin alue – joko HR tai toiminnot – tekee tyypillisesti loistavan työn luokittelutoiminnon liiketoimintayksiköilleen, mutta niiden prioriteetit eivät välttämättä vastaa liiketoiminnan yleisiä tavoitteita. Projektin arviointitiimin tehtävänä on mukauttaa prioriteetteja laajemmasta näkökulmasta. Mitkä vaatimukset ovat elintärkeitä, tärkeitä tai yksinkertaisesti mukavia?

Tarkista toiminnon todellinen saatavuus. Ohjelmistoyrityksillä on hyvät markkinointiosastot; jotkut myyvät tuotteita, joita ei ole kehitetty ja testattu kokonaan. Tehdäänkö tutkimus ominaisuuksista "tulossa tulevassa julkaisussa" verrattuna niihin, joita nykyään käytetään viitteissä. On täysin OK ottaa huomioon kehitettävät ominaisuudet, mutta älä vetoa projektiasi tuleviin ominaisuuksiin, jos ne ovat olennaisia onnistuneen projektin kannalta.

Arvioi prosessisi. Pakattuun ERP-ohjelmistoon sisältyviä prosesseja pidetään ”parhaina käytäntöinä”. Kokeneet ERP-konsultit ja -toteuttajat kertovat, että on lähes aina parempi muuttaa menettely sopimaan ohjelmistoon (tunnistaen ”parhaan käytännön” näkökulman) kuin muuttaa ohjelmisto vastaamaan olemassa olevaa menettelyä. Tämä päätös on kuitenkin sinun tehtäväsi. Muista kuitenkin, että uudet prosessit voivat edistää parannuksia ja hyötyjä, joita saat uudesta järjestelmästä. Muista myös, että kaikki modernit ERP-ohjelmistot ovat räätälöityjä, joten voit muuttaa näytön asetteluja ja virtausta, menettelytapoja, tietojen ominaisuuksia ja käsittelyä ja paljon muuta – koodia muuttamatta.

Harkitse ERP-sijoitetun pääoman tuottoprosenttia. Useimmat yritykset vaativat ERP-sijoitustuottoanalyysia (ROI) edellytyksenä minkä tahansa suurhankkeen hyväksymiselle ja rahoittamiselle. Kuten nimestä käy ilmi, kyseessä on uuden järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyvien kustannusten summaus sekä käyttökustannusten erot verrattuna olemassa olevan järjestelmän kustannuksiin. ROI ottaa huomioon myös välittömien kustannussäästöjen lisäksi hyödyt, kuten suorituskyvyn parantamisen, paremman asiakaspalvelun ja työpaikan tuottavuuden.

3. Ensimmäinen ERP-arviointi

Arviointi tapahtuu kahdessa vaiheessa. Tässä ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan kaikki ehdotukset, jotta nähdään, miten hyvin ne sopivat ympäristöösi ja vaatimuksiisi tarjouspyynnössäsi kuvatulla tavalla. (Tämä vaihe ei sisällä toimittajavertailua – tämä vaihe osuu arvioinnin toiseen vaiheeseen).

Tässä vaiheessa tavoitteena on poistaa ne, jotka eivät täytä kriteerejä, ja asettaa ne, jotka näyttävät sopivan laskuun. Tuloksena on lyhyt luettelo parhaista ehdotuksista. Niistä, ja vain niistä, tehdään yksityiskohtainen arviointi, joka johtaa lopulliseen valintaan.

Jos sinulla on useita tarkistettavia vastauksia, yksityiskohdat hämärtyvät, joten on vaikea muistaa, mitkä tarjouspyyntövastaukset ovat erityisen vahvoja (tai heikkoja) ja millä alueilla. Numeerinen arviointiasteikko voi auttaa sinua pitämään kaikki asiat suorina ja dokumentoimaan päätösprosessisi.

Tässä on muutamia vihjeitä, jotka auttavat sinua tässä dokumentaatioaskeleessa:

• Määritä lomake tai laskentataulukko, joka on järjestetty siten, että tarkistajat voivat arvioida kunkin ehdotuksen tarjouspyynnössä määrittämiesi pääperusteiden mukaisesti. Pyydä kutakin tarkistajaa määrittämään numeerinen arvio (asteikko voi olla yhdestä kymmeneen, yhdestä viiteen, yhdestä kolmeen tai mikä tahansa sopivaksi katsomasi tarkkuustaso) kullekin arviointiperusteelle. Arvostelijoita voi olla niin monta tai vähemmän kuin haluat.
• Jätä tilaa huomautuksille ja mahdollisille vastaukseen liittyville kysymyksille jatkotoimia varten. Haluatte ehkä pyytää selvitystä tässä vaiheessa tai odottaa esivalittujen ehdotusten yksityiskohtaista arviointia. Kohdista painotus kullekin perusteelle sen perusteella, kuinka kriittinen toiminto tai prosessi on liiketoiminnallesi.
• Kerro kunkin tarkistajan antama pistemäärä kunkin perusteen painotuksella ja laske kokonaispistemäärä kullekin toimittajalle. Useimmiten on useita, jotka sijoittuvat lähelle asteikon yläosaa, vastausrykelmä hieman kauemmas sijoituksissa ja muutama, jotka eivät tee leikkausta. Sinun pitäisi nyt saada lyhyt lista finalisteja – mieluiten kolmesta viiteen ehdokasta – lopullista arviointia varten.
• Kertoimet ovat hyviä, että pystyt tunnistamaan parhaat ehdokkaat, mutta jos se ei ole niin selkeää, palaa yksittäisiin arviointeihin ja keskustele tiimin kanssa.

Keskeisiä vihjeitä alustaviin ERP-arviointeihin

Käsittele jokaista mahdollista tarjoajaa tasapuolisesti. Älä hyväksy live-demoja, erityisiä henkilökohtaisia tapaamisia tai vierailuja paikan päällä, ellet ole valmis tarjoamaan samaa pääsyä kaikille myyjille – on tärkeää säilyttää tasapuoliset toimintaedellytykset. Yksi yleinen tekniikka on järjestää "tarjoajien konferenssi" tiloillasi näyttämään kaikki mahdolliset palveluntarjoajat ja vastaamaan heidän kysymyksiinsä (kaikkien edessä).

Muista, että ehdotus on myyntitosite. Vastaukset sisältävät pyytämäsi tiedot ja paljon muuta. Oletetaan, että jokainen vaatimus on totuudenmukainen; voit tarkistaa useimmat, ellei kaikki, vaatimukset arviointiprosessin aikana. Mutta ymmärrä, että ehdotuksen kirjoittajat vastaavat kysymyksiisi tavalla, joka asettaa tuotteensa kaikkein suotuisimpaan valoon.

Etsi poikkeavia arvoja. Kiinnitä erityistä huomiota kaikkiin kriteereihin, joissa luokituksissa on laaja vaihtelu. Jos yksi arvioija arvioi ehdotuksen erittäin korkeaksi yhden kriteerin osalta ja toinen arvioija arvioi sen hyvin alhaiseksi, se on keskustelun arvoinen. Kysymys molemmista arvostelijoista rakentavalla, uhkaamattomalla tavalla selvittää, mitä kukin ajatteli. Todennäköisesti toinen tai molemmat huomasivat jotain, mitä muut arvioijat eivät pitäneet tai eivät pitäneet tärkeinä. Näiden keskustelujen tuloksena saatat haluta muuttaa luokituksia tietyn kriteerin mukaan – ja se voi muuttaa yleistä luokittelua.

4. ERP-vertailu ja yksityiskohtainen arviointi

Kun olet tunnistanut kolmesta viiteen finalistia, on aika päästä tarkistamaan väitteensä ja validoimaan referenssit.

ERP-arviointien aloittaminen

Ota yhteyttä kaikkiin mahdollisiin palveluntarjoajiin ja anna heille hyviä uutisia: he tekivät lyhyen listan! (On oikein kertoa heille, kuinka monta muuta finalistia on, ja jopa kertoa heille, mitä yrityksiä vastaan he kilpailevat, jos se on mukavaa).

• Joissakin tapauksissa voitte myös pyytää heitä tarkentamaan ehdotuksiaan.
• Keskustele (tai käy) järjestelmän nykyisten käyttäjien luona, mieluiten toimialallasi (tai vastaavilla markkinoilla) ja yrityksesi koon lähellä.
• Suojatut viitteet, jos toimittajat eivät ole jo toimittaneet niitä. (Toimittajat saattavat epäröidä referenssien toimittamista kilpailuongelmien vuoksi. Mutta sinun pitäisi vaatia. Vakuutat heille, että allekirjoitat ja noudatat salassapitosopimuksia).

ERP-järjestelmäesittelyjen hallinta

Nyt on myös aika kutsua esivalintaehdokkaat suorittamaan yksityiskohtaisia esittelyjä järjestelmistään – mutta sinun on hallittava näitä demoja.

• Anna jokaiselle ehdokkaalle skripti tai luettelo toiminnoista, jotka haluat nähdä hyvissä ajoin ennen suunniteltua esittelyä. Kaikkien mahdollisten palveluntarjoajien pitäisi saada sama luettelo.
• Salli niiden esitellä erityisominaisuuksia, joita he haluavat korostaa vasta sen jälkeen, kun he ovat näyttäneet sinulle tarjouspyynnössä esitetyt ominaisuudet ja prosessit.
• Varmista, että skripti tai luettelo sisältää vaiheessa 1 yksilölliset vaatimukset. ERP-järjestelmät käsittelevät normaaleja prosesseja samalla tavalla; poikkeukset normaaleihin prosesseihin asettavat haasteen. (Esimerkiksi mahdollisuus syöttää tilauksia tuotteille, joita ei ole varastossa, vaatimus myydä ryhmiä tai tuotteita paketeissa, paketeissa tai joukoissa tai tuki yksiselitteiselle laskun täsmäytysprosessille).
• Demon aikana haluat nähdä, miten ohjelmisto voidaan määrittää ja räätälöidä tukemaan ainutlaatuisia prosesseja ja menettelyjä. Pysy kuitenkin ennakkoluulottomana siinä määrin, että saatat löytää joitakin parhaita käytäntöjä niissä vakiotoiminnoissa, jotka parantaisivat yrityksesi toimintaa ja tuloksia.
• Ihannetapauksessa demonstroija pystyy näyttämään järjestelmän toimintaa omien tietojen avulla. Tämä ei ole aina mahdollista, mutta kun se on, se antaa sinulle paljon paremman kuvan siitä, miten järjestelmä toimisi ympäristössäsi.

Tärkeimmät vihjeet yksityiskohtaiseen ERP-arviointiin

Älä häikäise mielenosoituksia. Ohjelmistoja esittelevät ammattilaiset ovat tyypillisesti hyvin kokeneita ja heillä on hienoja persoonallisuuksia. Heidän tavoitteenaan on voittaa sinut ja myydä heidän ohjelmistonsa. Älä häiritse henkilöä tai myyntipuhetta, vaikka olisi kuinka viihdyttävä. Keskity siihen, miten liiketoimintaprosessit vastaavat tarpeitasi.

Ota kaikki irti toimipisteiden viitekäynneistä. Valitse huolellisesti, kenellä aiot käydä. Soita isännälle lyhyesti varmistaaksesi, että he ovat ottaneet ohjelmiston käyttöön ja ymmärtäneet luvatut hyödyt. Sovi, mitä he näyttävät sinulle ja ihmisille, jotka tapaat vierailun aikana. Kun olet paikalla, arvioi huolellisesti, onko niiden menestys toistettavissa ympäristössäsi. Kysykää myös vaikeita kysymyksiä: ”Mitkä olivat suurimmat yllätyksesi?” ja ”Jos joutuisit tekemään sen uudestaan, mitä tekisit toisin?”

Jatka kysymysten esittämistä. Kannusta valintatiimiäsi esittämään kysymyksiä, jos haluat vain selventää vastauksia. Tämä tehdään tarjouspyyntöjen arvioinnissa ja mielenosoituksissa, mikä vähentää merkittävästi tulevien yllätysten mahdollisuutta. Nyt on aika löytää vastaukset, joista et pidä – ennen kuin neuvottelut alkavat. Muista myös, että saat vastaukset ilmaiseksi tässä vaiheessa, joten opi niin paljon kuin mahdollista. Kun aloitat tuotteen käyttöönoton, saatat joutua odottamaan tukea tai jopa maksamaan vastauksia kysymyksiisi.

5. ERP-valinta ja -sopimus

Kun olet suorittanut yksityiskohtaiset analyysit, huomaat todennäköisesti, että sinulla on kaksi tai kolme ehtojasi vastaavaa toimittajaa. Valitse se, jonka uskot parhaiten vastaavan nykyisiä ja tulevia tarpeitasi – mutta älä hylkää muita. Sen sijaan kerro heille, että ne ovat sopiva mutta eivät ensimmäinen valintasi; tämä jättää oven auki, jos neuvottelusi ylimmän ehdokkaan kanssa eivät toimi suunnitellusti.

Nyt voit alkaa neuvotella sopimustietoja parhaan ehdokkaan kanssa. Useimmat yritykset tietävät, miten tämän askeleen ”on tarkoitus toimia”. Mutta kuten kaikki muutkin ERP-arviointi- ja valintaprosessin vaiheet, saatat kohdata joitakin yllätyksiä.

Valta on teidän puolellanne neuvotteluissa. On kuitenkin parasta pitää tarjoajaa kumppanina yrityksesi tulevassa menestyksessä, ei vastustajana neuvotteluissa. Tavoitteena oikeudenmukainen sopimus, joka antaa molemmille osapuolille kannustimia saada järjestelmä käyttöön tehokkaasti ja tehokkaasti.

Järjestelmän toteutuksen jokaisesta osa-alueesta ja jatkuvasta tuesta tulisi keskustella ja dokumentoida – hinnan, vastuuhenkilön ja joissain tapauksissa vaaditun ajan erittelyä. Sopimuksessa on monia näkökohtia, kuten (mutta ei rajoittuen):

• Laitteiston ja ohjelmiston ensimmäinen osto, vuokraus tai lisenssi
• Laitteiston ja ohjelmiston käyttöönotto (täsmennetään, mitä ”toteutetaan”)
• Konferenssitilan pilotin kustannukset ja ajoitus (ennen ohjelmistomaksua tai sen jälkeen)
• Perus- ja jatkokoulutuksesta aiheutuvat kustannukset
• Laitteistojen ja ohjelmistojen jatkuva ylläpitotuki (ja millä tasolla)
• Tietojen muuntaminen ja integrointi muihin järjestelmiin
• Verkostoituminen ja turvallisuus
• Mukautukset (alkuperäinen ja tulevissa versioissa)

Tärkeitä vinkkejä ERP-ohjelmiston lopulliseen valintaan

Älä ilmoita lopullisesta valinnastasi ennen neuvotteluja. Yksityiskohtaisen arviointivaiheen päätteeksi tiimi saattaa haluta julistaa ”voittajan”. Johtavalle ehdokkaalle ilmoittaminen siitä, että hän on ”valittu”, ei kuitenkaan ole yrityksen edun mukaista. Ei ole epätavallista, että neuvotteluprosessissa on yllätyksiä ja sinun on ehkä käytävä uudelleen valintasi.

Pitkän aikavälin suunnitelma. Varmista kiireesti, että tarkistat pitkän aikavälin kustannukset huolellisesti, jotta arviosi ovat oikein etkä vääristä ERP:n ROI-numeroita. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat enemmän ilmaisia palveluja pidemmäksi aikaa, ja jotkut saattavat ulkoistaa pitkän aikavälin tukensa tukipalveluyritykselle. Joillakin palveluntarjoajilla on yläraja sille, kuinka paljon ne nostavat vuosittaisia ylläpito- tai tilaushintoja, ja monet eivät. Toiset myyvät vähäisen ohjelmisto-as a service (SaaS) -tilauksen ja muutaman vuoden alettua nostaa sitä merkittävästi. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat vuosittaisen päivityksen, mutta eivät merkittävää tukea päivitysprosessissa. Kysy kysymyksiä ja saat vastaukset kirjallisesti varmistaaksesi, että ymmärrät täysin pitkän aikavälin kustannuksesi.

Se vie kylän (tai ainakin tiimin)

Tärkein tekijä ERP-järjestelmän arviointiprosessin onnistumisessa on projektitiimi. Ryhmä olisi perustettava hyvin varhaisessa vaiheessa, ja sen olisi oltava liikkeellepaneva voima RFP:n kehittämisessä, jakelussa ja arvioinnissa sekä uuden toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa.

Kokemuksemme mukaan, kun tiimit ovat yksityiskohtaisen tutkinnan ja arvioinnin keskellä, oikoteitä otetaan usein. Jos projektitiimisi kuitenkin seuraa näitä viittä vaihetta ja kiinnittää huomiota oppitunteihin, he voivat löytää optimaalisen ratkaisun yrityksesi tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.

Lue lisää tästä sarjasta