Sijoitetun pääoman tuottoprosentin laskentaprosessi vaikuttaa riittävän suoraviivaiselta: kustannusten summaus, hyötyjen summaus ja näiden kahden luvun vertailu. On kuitenkin useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon sen varmistamiseksi, että tuloksesi ovat päteviä – ja hyödyllisiä. On tärkeää saada kattava kuva sekä kustannuksista että hyödyistä nyt ja tulevaisuudessa sekä nykyiselle että uudelle arvioitavalle järjestelmälle. Seuraavassa on asiantuntijoiden vinkkejä, jotka perustuvat kymmeniin ERP-toteutuksiin.

Valmistellaan ERP-ROI-analyysia

Käytä kohtuullista aikaväliä ROI-analyysia varten. Varmistaaksesi, että analyysisi kattaa sekä kustannusten että hyötyjen koko elinkaaren, harkitse vähintään viiden vuoden aikaväliä.

Etsi kustannuseroja vanhan järjestelmän ja korvaavan ERP-järjestelmän välillä. Tätä varten sinun on lueteltava nykyiset kustannukset, jotta voit ylläpitää vanhaa järjestelmääsi, sekä tulevia ERP-versionvaihtokustannuksia. Muista, että keskeinen motivaattori järjestelmien muuttamiseen on lisätä uusia toimintoja pysyäksesi kilpailukykyisinä – sisällytä siis realistinen arvio vanhan järjestelmän päivityskustannuksista.

Ole perusteellinen. Varmista, että olet kerännyt jokaisen kustannusarvion: uuden järjestelmän hankkimiseen, käyttöönottoon ja sen tehokkaaseen käyttöön. Monissa tapauksissa uusien järjestelmien käyttökustannukset ovat pienemmät kuin nykyiset järjestelmäkustannukset. Ota huomioon myös ennakoidut hyödyt, kun lasket ERP-investoinnin tuottoa, ottaen huomioon, että nämä hyödyt toteutuvat ajan mittaan.

Ajattele positiivisesti mutta realistisesti. Jos yrityksesi on tuoteperusteinen (esimerkiksi jakelija tai valmistaja), saatat nähdä merkittävän inventaarion vähennyksen – mutta tee kotitehtäväsi ymmärtääksesi, mikä tulos on tyypillinen. Muista myös, että säästöt eivät tapahdu automaattisesti, eikä heti.

Miksi näin paljon yksityiskohtaista työtä? Sijoitetun pääoman tuottoa tarvitaan usein rahoitussuunnitteluun. On myös tärkeää ymmärtää projektin kokonaiskustannukset ja hyödyt, jotta voit perustella ERP-investointisi ja arvioida järjestelmän suorituskykyä suhteessa odotuksiin käyttöönoton jälkeen. Alla oleva ERP-ROI-laskurin laskentataulukko auttaa sinua tunnistamaan kustannuksesi tarkasti ja tarjoaa samalla vinkkejä ja neuvoja prosessin sujuvoittamiseksi.

Käytetään tätä laskentataulukkoa

Tämä sivu opastaa sinua täytettävien taulukoiden sarjassa. Jokaisessa vaiheessa annetaan tietoja, jotka auttavat täyttämään kyseiset taulukot.

Prosessin aikana voit luoda omia mukautettuja laskentataulukoita näiden taulukoiden perusteella. Olemme myös luoneet ladattavan ERP-ROI-mallitaulukon, joka auttaa sinua.

ERP-päivityksen ROI:n laskennassa on kolme päävaihetta:

• Laske kustannukset
• Arvioi hyödyt
• Laske sijoituksen tuotto (ROI)

1. Laske ERP-kustannukset

Miten ERP-järjestelmäsi otetaan käyttöön?

ERP-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa kustannusarvioihin merkittävästi. Vaihtoehtoja on useita:

• On-premise (on-prem): On-premise-käyttöönotto on perinteinen tapa, jolla vanhat ERP-järjestelmät on otettu käyttöön vuosikymmenten ajan. Laitteisto ja ohjelmisto ostetaan ja asennetaan yrityksen omille palvelimille, ja järjestelmä on yrityksen ylläpitämä ja päivittämä.
• Pilvi: Pilven käyttöönotossa järjestelmä toimii internetin yli laitteilla ja ohjelmistoilla, jotka ovat yleensä kolmannen osapuolen palveluntarjoajan omistamia ja tukemia. Yritykset tilaavat palvelun – lisenssimallin, jota kutsutaan SaaS ERP:ksi (Software-as-a-service).
• Hybridi: Tässä mallissa on premise -käyttöönoton ja pilven elementtejä voidaan yhdistää hybridipilven luomiseksi. Tämä antaa yritykselle äärimmäistä joustavuutta, mutta edellyttää huomattavasti enemmän IT-henkilöstön osallistumista.

Mitä käyttöönottovaihtoehtoja vertaat?

Laske kummankin järjestelmän ERP-kustannukset

Tämä laskentataulukon osa on suunniteltu laskemaan sekä nykyisen vanhan ERP-järjestelmän että uuden korvausjärjestelmän kokonaiskäyttökustannukset (TCO). Investointeja on tyypillisesti neljä:

• Infrastruktuuri
• Ohjelmisto
• Käyttöönotto
• Käynnissä olevat henkilöstökustannukset

Hankkeen alustavien perustelujen osalta on tarpeen arvioida nämä kustannukset (ennen ehdotusten ja hintatarjousten esittämistä). Monet tai useimmat tässä luetelluista kohteista saattavat sisältyä pakettitarjoukseen, mutta odottavat maksavansa lisäpalveluista, koulutuksesta, laitteistoista ja ohjelmistoista työn suorittamiseksi.

Kasvu- ja tukikustannukset ovat huomattavasti suuremmat, jos olemassa oleva järjestelmäsi on vanha, kehittäjä ei tue sitä hyvin tai jos se on ”alas-taso” eli ei ole ajan tasalla kehittäjien korjauksista ja julkaisuista.

ERP-infrastruktuurikustannukset

Arvioi alkukustannusten lisäksi päivitysten ja laajennuksen kustannukset alkuperäisen oston jälkeen. Koska tämä on aikasidonnainen arvio – kaikki kustannukset toistetaan (ja eskaloidaan) elinkaaren viiden vuoden aikana (ainakin) – aseta nämä päivitys- ja laajennuskustannukset tulevina vuosina, koska on epätodennäköistä, että sinun on päivitettävä tai laajennettava ensimmäisen vuoden aikana.

• Alkuperäinen laitteisto: esimerkiksi tietokoneiden, palvelinten, tulostimien osto- tai leasingkustannukset. Vertailutaulukossa tämä kulu olisi pitänyt jo käyttää "vanhaan järjestelmään".
• Käynnissä olevat päivitykset ja kunnossapito: Yllä olevan infrastruktuurin jatkuvat kustannukset. SaaS:n avulla infrastruktuurin ylläpitokustannuksia ei ole tai ne ovat alhaiset.
• Järjestelmäohjelmistolisenssi: Sisältää esimerkiksi käyttöjärjestelmän, tietokannan ja apuohjelmat.
• Järjestelmäohjelmiston päivitykset ja ylläpito: Edellä mainittujen järjestelmäohjelmistojen jatkuvat kustannukset. Odota, että infrastruktuurin ylläpitokustannuksia ei ole tai ne ovat alhaiset SaaS:n avulla.
• Verkkolaitteet ja -maksut: Verkkolaitteiden ja -palvelujen alustava budjetti.
• Käyttäjälaitteet: Kustannukset eri PC:iden, tablettien, skannereiden ja niin edelleen ostamisesta, korvaamisesta ja ylläpidosta.
• Infrastruktuurin tilamaksut: Lasketut kustannukset esimerkiksi järjestelmän vaatimille tiloille ja laitoksille.

ERP-ohjelmistokustannukset – liiketoiminta- ja tuottavuussovellukset

Tässä haluat budjetoida päivitysten ja laajennuksen kustannukset alkuperäisen oston jälkeen. Vuosimaksut voivat nousta ajan mittaan, kun lisäkäyttäjiä tai -sovelluksia lisätään toimittajan hinnoittelustrategiasta riippuen.

• Jatkuvan lisenssimaksun aloituskustannukset: Alkukustannukset erityisesti on-premise-lisenssille sekä joillekin isännöidyille ja hybridilisenssivaihtoehdoille. Tämä on jo käytetty vanhaan järjestelmään.
• Jatkuva lisenssi jatkuva vuosimaksu: Tämä kattaa päivitykset ja jonkin tasoisen tuen. ERP-järjestelmässä se on tyypillisesti 16-20% luettelohinnasta vuosittain. Vuosittain 20 %:lla lisenssi "ostetaan takaisin" joka viides vuosi.
• Vuositilaus (SaaS): Käytä pilvipalvelujen tarjoamia tai arvioituja vuosittaisia tilauskustannuksia.
• Vuosittaiset ylläpitomaksut (SaaS): Muut tukimaksut, joita tarvitaan ohjelmistossa, joka ei sisälly muualle. Suurin osa SaaS-ohjelmiston ylläpitomaksuista sisältyy tilaukseen.

ERP-käyttöönottokustannukset

Seuraavaksi sinun on arvioitava sekä alkuperäisen järjestelmän käyttöönoton että suunniteltujen päivitysten kustannukset viiden vuoden aikana. Useimmilla ohjelmistotoimittajilla on vuoden aikana yksi tai kaksi suurta julkaisua. Jokainen julkaisu on itse asiassa mini-toteutus. Projektitiimin on ensin tarkistettava versio määrittääkseen kokonaisvaikutuksen nykyiseen liiketoimintaprosessiin. Sen jälkeen versio ladataan ja testataan. Ennen tuotantoonmenoa käyttäjien tulisi saada riittävästi koulutusta uuteen ohjelmistoon. Mahdollisia huomioon otettavia kustannuksia ovat:

• Henkilöstön projektiryhmä: budjetoidun ajan kerroin (mukaan lukien ylityö) IT-henkilöstölle ja käyttäjille.
• Konsultointimaksut: Määritä alkuperäinen apu, jota saatat tarvita enemmän kuin mitä toimittaja tulee sisällyttämään.
• Tietojen muuntaminen, syöttäminen ja testaus: Käytä henkilökuntaa tai tempejä tietojen syöttämiseen, testaamiseen tai mihin tahansa muihin perustehtäviin, joita tarvitset. (Tämä on usein budjetoitu, mikä voi johtaa tietojen laatuongelmiin.)
• Käyttäjäkoulutus: Toimittaja ottaa mukaan jonkin verran loppukäyttäjien peruskoulutusta, mutta järjestelmän hyödyntämiseksi on erittäin suositeltavaa saada mahdollisimman paljon jatkokoulutusta.

Meneillään olevat ERP-henkilöstökustannukset

Arvioi ”normaalit” toimintakustannukset uuden ERP-liiketoimintajärjestelmän toiminnan ylläpitämiseksi. Kun harkitaan jatkuvia (toistuvia) kustannuksia, on oltava mahdollisimman realistisia ja sisällettävä kohtuullinen odotus kiihtymisestä tai inflaatiosta vuosittain. Tärkeimmät kohdat ovat sisäisen IT-henkilöstön ja konsulttien työajan ja kulujen yhdistelmä, kuten:

• Infrastruktuurin tukikustannukset: Tämä kattaa tuen budjetoidun ajan, joka ylittää toimittajan suosituksen. SaaS:n myötä joko infrastruktuurin ylläpitokustannuksia tai minimaalisia kustannuksia ei tule.
• Varmuuskopiointi ja katastrofeista toipuminen: Sisällytä ulkoistetut tai yrityksen sisäiset käytännöt.
• Verkon ja laitteiden tuki: esimerkiksi verkon, PC:n ja mobiililaitteen tarvitsema arvioitu tuki.
• Ajoittaiset virheenkorjaukset: Tämä on IT-henkilöstölle, joka soveltaa virheenkorjausten virtaa.
• Ohjelmistointegraatiot: Odotamme ylläpitoa säännöllisesti, kun ohjelmistotuotteita päivitetään.
• Ohjelmistojen mukautukset: Päivitetty tai otettu uudelleen käyttöön ohjelmistoversiosykleissä.
• Käyttäjän mobiililaitetuki: Sovellusten kehittämiseen ja tukemiseen tarvittava panos.

Määritä vanhan ERP-järjestelmän ja uuden ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset

Siirrä edellä olevista neljästä taulukosta kunkin investointialueen kokonaissumma sekä uusien järjestelmäkustannusten välisummat alla olevaan taulukkoon. Näet nyt uuteen järjestelmään siirtymisen kokonaissäästöt tai lisäkustannukset. Odotetaan negatiivisten ja positiivisten välisummien yhdistelmää "5-vuotiselle erolle".

Mitä näillä tiedoilla tehdään

• Jos "5-vuotinen ero" on positiivinen, se tarkoittaa, että vanhan järjestelmän ylläpito on kalliimpaa kuin sen korvaaminen. Tämä summa on suora hyöty , ja se on lisättävä taulukkoon 8: ERP-etujen yhteenveto (alla).
• Jos "5-vuotinen ero" on negatiivinen, se tarkoittaa, että uusi järjestelmä on kalliimpi toteuttaa sitten olemassa olevan järjestelmän ylläpitämiseksi. Lisäedut katetaan seuraavassa osiossa.
• Uuden järjestelmän 5-vuotisten kustannusten kokonaissummaa käytetään alempana ROI-laskennassa ”investointina”.

2. Arvioi ERP-hyödyt

Jos uuden järjestelmän viiden vuoden kustannukset ovat enemmän kuin vanhan järjestelmän ylläpidosta aiheutuvat kustannukset, tarvitset riittävästi lisähyötyjä muutoksen tekemiseen – muuten miksi vaihtaa?

Jos esimerkiksi odotat enemmän tuottoja ja katteita uuteen ERP-järjestelmään päivittämisen seurauksena tai jos järjestelmä tuottaa enemmän arvoa ja korkeamman asiakastuen tason, nämä edut voivat auttaa sinua järkeistämään päivitystä uuteen ERP-järjestelmään.

Osa uuden järjestelmän eduista on luonnostaan hieman vaikeampi erottaa ja määrittää uuteen järjestelmään, mutta se on vaivan arvoista. Useimmissa tapauksissa on paljon suoria hyötyjä, jotka eivät oikeuta uuden järjestelmän täytäntöönpanoa. Mutta epäsuorien hyötyjen dokumentointi ja arviointi auttaa projektisuunnittelussa, prioriteettien asettamisessa ja toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton tulosten mittaamisessa organisaatiossa. Vaikka et voi määrittää näille eduille rahallista arvoa, luetteloi ne ROI-taulukossa ja projektisuunnitelmassa.

ERP-hyötyesimerkkejä

Tätä taulukkoa varten ERP-esimerkkiedut on järjestetty viiteen parannusalueeseen:

• Henkilöiden tuottavuus
• Päätöksenteko
• Rahoitus ja kirjanpito
• Toiminnot
• Liiketoimintateknologia

Alla olevat luettelot ovat esimerkkejä hyödyistä. Sinun ja tiimisi tulee paljastamaan monia muita asioita, kun tarkastelet asiakkaiden menestystarinoita, analyytikkoraportteja, liiketoiminnan vaatimuksia, ohjelmistovaihtoehtoja ja uutta teknologiaa. Luetteloi mahdolliset hyödyt ja tallenna alustavat arviot prosessin parannuksista ja niiden taloudellisesta arvosta.

Henkilöiden tuottavuus

• Tue mobiililaitteita, jotta voit työskennellä missä tahansa milloin tahansa.
• Paranna tietojen syötön tehokkuutta ja tarkkuutta hankalien menettelyjen ja hitaiden järjestelmäreaktioiden ansiosta, jotka liittyvät vanhempiin ERP-järjestelmiin, jotka eivät ole käyttäjäystävällisiä.
• Vähennä tuottavuuteen kuluvaa aikaa roolipohjaisella, nykyaikaisella käyttöliittymällä (UI), joka lyhentää käyttäjien käynnistämiseen tarvittavaa koulutusaikaa.
• Auta luomaan hallittu ja hallittu ympäristö, joka vähentää vaihtelevuutta vakioprosesseilla.

Päätöksenteko

• Yhdistä järjestelmät tietojen epätarkkuuksien vähentämiseksi ja tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
• Keskitä ja hallitse tietoa (yksi totuuden lähde), jotta yrityksen sisäinen viestintä olisi tehokkaampaa ja jotta vältyttäisiin väärinkäsityksiltä ja sekaannuksilta.
• Käytä Big Dataa moderneilla analyysityökaluilla, jotta saat tietoa paremmasta päätöksenteosta.
• Tarjoa käyttäjäystävällisiä työkaluja, kuten hälytyksiä ja kojetauluja, jotta itsepalvelukyselyt ovat nopeita ja tarkkoja.

Rahoitus ja kirjanpito

• Virtaviivaista taloushallinnon ja kirjanpidon prosesseja koko yrityksessä.
• Nopeuta kuukausittaisia sulkemisia ja paranna tilinpäätösraportoinnin tarkkuutta.
• Paranna myyntisaamisia vähentämällä myyntisaamisten kiertoaikaa (DSO).
• Vähennä tarkastusten stressiä, koska tiedot ovat organisoituja ja helposti saatavilla sekä tarkkoja ja täydellisiä.
• Helpotetaan lainsäädännön noudattamista.

Toiminnot

• Paranna koko yrityksen liiketoimintoja ja modernisoi vanhentuneita prosesseja.
• Integroi sähköinen kaupankäynti asiakkaiden ja tilausten hallintaan.
• Vähennä operatiivisia työvoimakustannuksia paremmilla suunnittelujärjestelmillä.
• Kasvata asiakastyytyväisyyttä kiinteään tuotteeseen tai toimituspäivämäärään tarjouksen tekohetkellä.
• Auttaa hankintaa muuttumaan ennakoivaksi ja kontrolloiduksi eikä kaoottiseksi ja riippuvaiseksi nopeuttamisesta.
• Vähennä varastoa lisäämättä vajauksia, jälkitoimituksia tai asiakkaiden pettymystä paremman varastonsuunnittelun ja -ohjauksen avulla.

Liiketoimintateknologia

• Korvaa vanhentunut infrastruktuuri, joka jarruttaa liiketoimintaa.
• Parantaa vuorovaikutusta eri osastojen liiketoimintajärjestelmien välillä.
• Yhdistä vanhat erillissovellukset ja vähennä Excel-laskentataulukoiden ja manuaalisten ratkaisujen käyttöä.
• Käytä uutta teknologiaa, kuten tekoälyä, koneoppimista ja esineiden internetiä (IoT).
• Tarjoa polku skaalautuvuuteen moderneilla järjestelmillä, jotka on suunniteltu kasvamaan liiketoiminnan kasvaessa.
• Varmistaa tietoturva ajantasaisilla järjestelmillä ja ohjauksilla.
• Mahdollistaa sellaisten vanhojen järjestelmien tuen löytämisen, joita toimittaja ei enää tue.

dokumentoi ERP-parannukset

Alla oleva laskentataulukko on mallilaskentataulukko, jonka avulla voit dokumentoida havaintojasi ja arvioita prosessin parannuksista ja niiden taloudellisesta arvosta. Muista täyttää kukin sarake omaan laskentataulukkoosi.

• Luo taulukko jokaiselle viidelle edellä luetellulle parannusalueelle.
• Tallentaa kunkin prosessin, jota parannetaan.
• Arvioidaan vuotuiset suorat ja välilliset määrät.
• Laske viiden vuoden kokonaisarvo.
• Määritä etu, vaikka dollarisummaa ei voida määrittää.

Tunnista organisaation kunkin osaston suorat ja epäsuorat edut. Seuraavassa on esimerkki talous- ja kirjanpitoalan eduista. Tarvitset tällaisen taulukon kutakin organisaatiosi osastoa varten.

Tee yhteenveto kaikista ERP-eduista

Kun kaikki parannuskohteet on otettu huomioon, lisää kunkin osaston viiden vuoden kokonaissumma kokonaishyödyn määrittämiseksi.

Jos havaitsit, että "Yhteensä 5 vuoden ero" taulukosta 6: Kustannusten yhteenveto oli positiivinen, vanhan järjestelmän ylläpito on selvästi kalliimpaa, kun korvaat sen. Säästöjen summa on suoran edun summa, ja se on lisättävä alla olevaan taulukkoon rivillä 6. Jos luku oli negatiivinen (uusi järjestelmä maksaa enemmän kuin olemassa oleva), aseta nolla (0) riville 6.

3. Laske ERP-ROI

Et tarvitse laskentataulukkoa tätä vaihetta varten.

Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla kaikki tiedot, joita tarvitset ERP-sijoituksesi ROI:n laskemiseen tämän kaavan avulla:

ROI = (etuudet – sijoitus) / sijoitus

Täältä löydät tiedot:

• "Investointi" on "Uuden järjestelmän 5 vuoden kokonaiskustannukset", joka on kokonaissumma taulukosta 6: Yhteenveto ERP-kustannuksista
• "Hyödyt" on "Projektin ERP-hyödyt yhteensä" taulukosta 8: ERP-hyötyjen yhteenveto

Useimmissa tapauksissa hyöty on suurempi kuin investointi ja päädyt suhteeseen, joka on suurempi kuin 1.

Jos esimerkiksi viiden vuoden etuus on 2 000 000 Yhdysvaltain dollaria ja viisivuotinen investointi 575 000 dollaria, suhde olisi (2 000 000 – 575 000 dollaria) / 575 000 dollaria = 2,479 ja se pyöristetään 2,5:een.

Kerro tämä suhde 100:lla, jotta saat tuottoprosentin, joka saadaan ERP-järjestelmän päivityksestä. Esimerkissämme 2,5 prosentin tuottoprosentti on 250 %.

Seuraava vaihe

Jos hyödyt ja sijoitetun pääoman tuotto ovat hyvät, seuraava askel on laajentaa ponnisteluja vastaamaan yrityksesi suunnittelu- ja budjetointiprosessia. Koska ohjelmisto vaikuttaa sekä käyttö- että pääomabudjettiin, saatat joutua ottamaan mukaan enemmän sidosryhmiä.

• Kommunikoi sponsoroivien johtajien ja arvioita luoneiden tiimin jäsenten kanssa.
• Tarjoa myynnin, kustannusten ja muun dokumentaation tuki.
• Luo tiettyjä myynti- ja kustannusennusteita vuosittain.
• Valmistele taloudelliset analyysitiedot kokonaiskäyttökustannuksia (TCO), takaisinmaksukautta ja muita laskelmia varten.