Definição de otimização de estoque

Otimização de estoque é a prática de dispor do estoque adequado para atender à demanda e proteger-se contra disrupções inesperadas, evitando excedentes desnecessários. Quando bem executada, a otimização de estoque é uma prática ágil que não só responde rapidamente a riscos e oportunidades, como também tem capacidade de prevê-los e se preparar para eles.

A otimização do estoque nunca foi tão crucial

A otimização de estoque continua sendo um dos aspectos mais desafiadores da gestão da cadeia de suprimentos, vulnerável a inúmeras forças externas – desde tendências sociais e mudanças econômicas até eventos climáticos, dinâmicas geopolíticas e pressão competitiva. Os últimos anos expuseram a rapidez com que essas disrupções na cadeia de suprimentos podem revolucionar as abordagens tradicionais de planejamento, ressaltando a necessidade de estratégias de estoque mais ágeis, resilientes e baseadas em dados.

Além disso, o aumento das expectativas de entrega no mesmo dia e no dia seguinte mudou fundamentalmente a forma como as empresas gerenciam o estoque. Em vez de contar com alguns poucos depósitos centralizados, as empresas agora operam redes de distribuição com múltiplas localizações, o que exige maior velocidade, precisão e visibilidade em tempo real. Com a crescente concorrência online e a mudança na fidelização dos clientes, as organizações precisam equilibrar os níveis de serviço com margens mais estreitas e maior incerteza.

As empresas que adotam abordagens modernas de gestão de estoque – usando previsões baseadas em IA, planejamento de cenários e automação inteligente para posicionar o estoque mais perto dos clientes – podem reduzir os custos de armazenamento, proteger os níveis de serviço e responder rapidamente à volatilidade do mercado.

A diferença entre gestão e otimização do estoque

A gestão de estoques e a otimização de estoque fazem parte da ampla prática e da categoria de controle de estoque.

Gestão de estoque refere-se ao objetivo de estabelecer metas de alta produtividade e eficiência para todas as operações de estoque. As modernas tecnologias de planejamento da cadeia de suprimentos oferecem suporte a esses processos, dando aos gerentes da cadeia de suprimentos maior visibilidade sobre todos os elos da cadeia. A Internet das Coisas (IoT) e os dispositivos e ativos conectados à nuvem podem ser automatizados para maior eficiência na produção. Processos de produção, depósito e logística também alcançam maior eficiência por meio da aplicação de tecnologias inteligentes, como IA (Inteligência Artificial), Machine Learning, robótica e automação de processos robóticos.

Otimização de estoque é um subconjunto da gestão de estoque que se refere mais especificamente a margens de lucro e minimização de perdas. Manter estoque excedente causa perda e desperdício. Ocupa espaço, torna-se obsoleto e, muitas vezes, não é vendido ou precisa ser vendido a preços reduzidos. Por outro lado, como vimos durante a pandemia, a escassez e a demanda inesperada são o outro lado da moeda do estoque, em que os custos se manifestam sob a forma de perda de lucro potencial e danos à marca. Portanto, o objetivo da otimização de estoque é prever melhor a demanda e maximizar os resultados financeiros do estoque para a empresa.

Os diferentes tipos de estoque

Do ponto de vista do consumidor, o estoque consiste principalmente em produtos acabados. Mas, para a empresa, o estoque é tudo que ela precisa manter em estoque e reabastecer. Se uma empresa produz sopa, o “estoque” pode incluir qualquer coisa – das sementes usadas para cultivar os tomates ao combustível que abastece os caminhões de entrega que levam os produtos ao supermercado. Analisar a gestão de estoque dessa forma mais holística revela melhor sua complexidade.

Há quatro tipos básicos de estoque:

1. Matérias-primas: todo o estoque que será usado nos produtos acabados.
2. Material em processo (WIP): como o nome indica, este é todo o estoque que está sendo preparado e embalado no momento. Como esta é uma etapa cara e arriscada, as empresas podem usar soluções de otimização de estoque para ajudá-las a encontrar os processos mais eficientes em termos de custo e tempo.
3. Produtos acabados: o significado mais comumente associado ao conceito de estoque, em seu estado embalado e pronto para a venda.
4. Suprimentos de manutenção, reparo e operação (MRO): todo o estoque necessário na fabricação, produção e entrega dos itens. A otimização de estoque é aplicada para equilibrar melhor o excedente e a escassez de itens não destinados ao consumidor final.

Os desafios da tradicional otimização do estoque

Desde que existem cadeias de suprimentos e depósitos, um dos maiores desafios para alcançar a otimização de estoque tem sido o equilíbrio entre manter “apenas o suficiente” e “evitar excessos”. Tradicionalmente, a previsão da demanda tem sido uma prática retrospectiva. Embora os especialistas em otimização de estoque e previsão de demanda sejam muito qualificados, a análise e a previsão humanas têm seus limites. Portanto, as cadeias de suprimentos lineares, baseadas em sistemas legados, sempre serão vulneráveis, independentemente de quanta expertise seja aplicada. Entre os desafios mais comuns temos:

• Sistemas legados que não conseguem reunir nem gerenciar Big Data: tecnologias manuais e não conectadas incapazes de processar volumes de dados díspares e não estruturados. É com base nesses dados – por meio da aplicação de tecnologias inteligentes como IA, Machine Learning e funções analíticas avançadas – que algumas das previsões mais precisas são alcançadas, da previsão de riscos à previsão da demanda.
• Demandas dos clientes em constante evolução: a demanda dos consumidores por entregas rápidas e produtos personalizados cresce a cada ano. Além disso, os ciclos de vida dos produtos estão mais curtos do que nunca. Devido ao elevado custo de escalar as redes de logística e de cadeias de suprimentos para atender a essas demandas, as empresas precisam melhorar a precisão para otimizar o estoque.
• Maior concorrência: uma consequência da Indústria 4.0 e das tecnologias inteligentes e conectadas da cadeia de suprimentos é que as empresas podem se estabelecer e crescer mais rapidamente do que nunca - tudo gerenciado a partir de um hub central. Isso levou a níveis sem precedentes de concorrência e de variedade de escolha para o consumidor. Cada vez mais, as empresas procuram soluções de otimização do estoque para ajudá-las a alcançar vantagem competitiva.
• Eventos climáticos e desastres naturais: a cada ano, observamos tempestades mais debilitantes e incêndios florestais destrutivos. Obviamente, não há como prever com exatidão esses eventos, mas com o uso de funções analíticas avançadas e soluções conectadas à nuvem, os gerentes de estoque têm mais chances de proteger as operações durante esses períodos de oscilação na demanda.

Processos da previsão de otimização de estoque

Há uma grande variedade de desafios na otimização de estoque que variam de uma empresa para outra. Para certos produtos sazonais ou B2B, o processo pode ser relativamente simples, enquanto que grandes varejistas, por exemplo, podem ter centenas ou milhares de SKUs e um mercado e uma base de clientes altamente voláteis.

As práticas fundamentais que sustentam a otimização de estoque não mudaram há décadas — ou até mesmo séculos. O que mudou foram as soluções de software que aprimoram esses processos e os especialistas que os executam. Até os sistemas digitais mais sofisticados ainda se baseiam em muitos dos protocolos e fórmulas tradicionais e consagrados da otimização de estoque:

• A análise ABC permite identificar os produtos mais e menos populares, bem como os mais e menos lucrativos. Tradicionalmente, isso vem sendo realizado por meio da análise de dados de vendas históricos. Mas com funções analíticas avançadas e tecnologias inteligentes, agora é possível prever melhor as tendências e antecipar-se a aumentos ou reduções das necessidades de estoque antes que ocorram.
• Previsão da demanda com funções analíticas preditivas que ajudam a prever a demanda do cliente. Também é usada para ajudar a prever tendências ou riscos. Como já mencionado, tradicionalmente, este era um processo mais retrospectivo, mas agora o software de gestão de estoque permite que os gerentes da cadeia de suprimentos minimizem o risco de escassez e desperdício, e prevejam a demanda com mais precisão.
• Planejamento de necessidades de material é um sistema que lida com planejamento, programação e controle de estoque para produção. Cada vez mais, os sistemas legados de MRP estão sendo substituídos por sistemas de planejamento integrado de negócios e sistemas de DDMRP (MRP orientado pela demanda) que oferecem maior precisão e resiliência.
• A fórmula de ponto de reabastecimento reflete a quantidade mínima de estoque antes da necessidade de reabastecimento. Tradicionalmente, esse tem sido um processo complicado porque difere de um produto para outro – mesmo em itens muito semelhantes. Por exemplo, meias brancas e meias pretas podem ter um ponto de reabastecimento diferente. As tecnologias de otimização do estoque podem manter precisos e visíveis até mesmo os níveis de estoque multilocais mais complexos – em qualquer lugar e em tempo real.
• A gestão de estoque permanente é relevante especialmente para FMCG (bens de consumo de alta rotatividade), ou seja, produtos que circulam em alta velocidade. Com tecnologias inteligentes, os processos de gestão de estoque permanente podem ser totalmente automatizados em todos os pontos de contato de compra omnichannel. O Machine Learning pode ajudar essas ferramentas a se tornarem mais inteligentes e precisas ao longo do tempo, monitorando até mesmo notícias, tendências e relatórios climáticos para fornecer insights e relatórios de status do estoque em tempo real.
• Estoque de segurança e buffers de estoque consistem no processo de garantir a existência de buffers de estoque adequados em caso de imprevistos. Desde o surgimento das cadeias de suprimentos, esse tem sido um desafio fundamental, pois tanto a escassez quanto o desperdício levam a perdas de receita. Soluções modernas de software de cadeia de suprimentos trazem velocidade, conectividade e funções analíticas avançadas de dados para o processo de gestão de estoque. Isso permite que as empresas otimizem suas margens de buffer com incrível precisão.

Sistemas de otimização do estoque: benefícios e resultados

Historicamente, mesmo as menores melhorias na otimização estratégica do estoque podiam se traduzir em redução de custos e aumento das margens de lucro. Com a aplicação de processos de negócios integrados e software de gestão de estoque, esses benefícios se tornam mais robustos e mensuráveis – e só melhoram com o tempo, à medida que o software aprende e se adapta.

• Maior visibilidade em toda a empresa: a transparência aprimorada viabilizada pelo software de otimização de estoque se estende de vendas, marketing e contabilidade a fornecedores de matérias-primas e até mesmo a parceiros, ativos e despesas globais. A conectividade na nuvem permite que todas equipes envolvidas na cadeia de suprimentos trabalhem juntas em tempo real.
• Previsão da demanda e recursos preditivos aprimorados: as tecnologias inteligentes podem processar dados complexos de fontes internas e externas à empresa e fornecer previsões e insights precisos. Quando as tecnologias da cadeia de suprimentos são baseadas em IA e Machine Learning, as funções analíticas preditivas e as previsões da demanda se tornam mais precisas e perspicazes.
• A otimização leva a resultados mais sofisticados: com sistemas inteligentes que analisam conjuntos de dados complexos e diversos, os gerentes de estoque podem ver não só quais produtos são os mais lucrativos, mas também quais locais são os melhores para cada SKU e quais combinações de produtos vendem melhor em diferentes épocas do ano.
• Escalabilidade: as empresas precisam se expandir rapidamente por vários motivos, incluindo sucesso e crescimento geral, eventos inesperados ou sazonalidade. Soluções de software inteligentes e bancos de dados modernos são infinitamente escaláveis e podem aumentar e otimizar as operações em escala global.

Superando os limites com MEIO (otimização de estoque multinível)

Cadeias de suprimentos complexas (especialmente as globais) se beneficiam das soluções MEIO, que partem dos fundamentos da otimização de estoque tradicional, mas utilizam tecnologias modernas de cadeia de suprimentos e de nuvem para obter uma visão mais centralizada e em tempo real das operações globais. Uma solução MEIO eficaz recomenda níveis ideais de estoque em cada elo – ou escalão – na cadeia de suprimentos, por meio da otimização simultânea do equilíbrio de estoque em vários locais.

Com a abordagem MEIO, os fabricantes analisam as previsões da demanda com uma visão completa da cadeia de suprimentos. E, à medida que as empresas lidam com as expectativas dos consumidores por entregas rápidas e fáceis e devoluções convenientes, as soluções MEIO as ajudam a administrar os estoques atuais, menores e mais distribuídos geograficamente.

Coloque em ação as melhores práticas de planejamento de estoque

Tecnologias modernas e soluções inteligentes podem oferecer enormes benefícios para todas as áreas de gestão da cadeia de suprimentos, mas, no final, são as práticas e as pessoas que administram um negócio. A conectividade na nuvem ajuda você a se conectar à sua equipe e aos parceiros da cadeia de suprimentos em todo o mundo; portanto, aproveite essa visibilidade para compartilhar e reconhecer práticas sólidas e estratégias eficientes de planejamento de estoque.

1. Use técnicas robustas de previsão da demanda. A previsão de demanda é um fator-chave que embasa o modo como as empresas elaboram estratégias de gestão de estoque e outros processos, como aquisição de recursos, logística de entrada, produção, planejamento financeiro e avaliação de riscos.

2. Faça do orçamento de estoque uma prioridade no primeiro trimestre. Toda empresa tem ciclos e variações ao longo do ano. Ao estabelecer um orçamento de estoque trimestral, os planejadores da cadeia de suprimentos podem definir metas e KPIs mais realistas e exequíveis.

3. Implemente sistemas padronizados de análise de estoque. Os sistemas de análise podem ser personalizados para diferentes tipos de estoque e ajudam a melhorar a eficiência e agilizar os workflows. Não é incomum que organizações complexas utilizem sistemas diferentes em sua operação. O mais importante é ter consistência e definir um plano. Há dois tipos principais de sistemas de análise de estoque:

   • Sistema de análise contínua: neste modelo, as mesmas quantidades de itens são solicitadas em cada ciclo e os gerentes de estoque precisam monitorar os níveis de estoque continuamente, além de reabastecê-los sempre que a quantidade de um item cair abaixo de determinado nível.
   • Análise periódica: neste modelo, os gerentes de estoque fazem pedidos de produtos no mesmo momento em cada ciclo de negócios. No final do ciclo, o estoque necessário é solicitado com base nos níveis de qualidade naquele momento. Este sistema não usa níveis fixos de reabastecimento e é mais eficiente para produtos de baixa rotatividade.

4. Ouça seus clientes. Muitas empresas ouvem apenas as reclamações e acabam tomando decisões com base no feedback mais contundente. As melhores soluções de software de gestão de estoque poderão coletar e analisar regularmente dados de todos os clientes e compradores, e oferecer insights e recomendações em tempo real sobre esses dados. Isso fortalece os esforços de otimização de estoque, garantindo que as decisões de gestão de estoque sejam bem fundamentadas e baseadas em dados.

5. Use os princípios just-in-time (JIT) e sob demanda. Diante de ciclos de vida de produtos mais curtos do que nunca e da crescente demanda do consumidor por velocidade e personalização, a otimização de estoque deve ser ágil e dinâmica. Tecnologias como impressão 3D e automação robótica permitem que as empresas mantenham estoques virtuais. A produção e a logística da cadeia de suprimentos operam cada vez mais usando redes de fornecedores e provedores sob demanda. Com software inteligente, os gerentes de estoque podem tomar decisões de otimização de estoque em tempo real, confiantes de que os dados os respaldam.

Próximos passos para melhorar o planejamento e a otimização do estoque

Assim como em qualquer transformação de negócios, é importante estabelecer uma boa comunicação entre a equipe de otimização de estoque e a equipe da cadeia de suprimentos. Comece eliminando silos, desenvolvendo estratégias sólidas de gestão de mudanças e comunicação e conversando com os líderes de suas equipes. Em sua força de trabalho há uma mina de ouro de informações sobre riscos e oportunidades atuais, que podem ser aproveitadas para estabelecer estratégias acionáveis de planejamento e otimização de estoque. Os fornecedores de software também podem ajudar você a desenvolver um roteiro para iniciar sua jornada de otimização de estoque.