Definição de gestão de estoque

Gestão de estoque é o processo que as empresas usam para supervisionar todas as etapas do ciclo de vida do produto – desde matérias-primas na fábrica até produtos acabados no depósito e produtos embalados no ponto de venda. Seus objetivos são superar a variabilidade da cadeia de suprimentos, atingir os níveis desejados de atendimento ao cliente com o menor custo razoável e manter apenas a quantidade certa de estoque disponível.

O que é estoque?

O primeiro passo para compreender a gestão de estoque é entender o que é estoque. Os consumidores tendem a pensar no estoque como produtos acabados. Mas para uma empresa, o estoque é tudo o que precisa ser reposto. Se uma empresa produz sopa, o estoque pode incluir qualquer coisa, desde tomates e latas até o combustível que abastece os caminhões de entrega que levam a sopa para o supermercado.

Geralmente, existem quatro tipos de estoque:

1. Matérias-primas e componentes: todos os itens usados no produto final. No exemplo da sopa, seriam todos os ingredientes de cada parte da receita, incluindo a farinha usada no macarrão e os temperos que finalizam o caldo.

2. Material em processo (WIP): como o nome indica, é todo o estoque que está sendo preparado e embalado no momento. A aplicação da otimização de estoque nesta fase ajuda a criar processos mais econômicos e eficazes em termos de tempo.

3. Produtos acabados: os produtos finais do processo de produção que estão prontos para serem distribuídos aos revendedores ou entregues aos clientes. Esses itens são totalmente montados, embalados, rotulados e verificados quanto aos padrões de qualidade, tornando-os prontos para uso.

4. Suprimentos de manutenção, reparo e operação (MRO): todos os materiais de suporte necessários na produção e entrega dos itens, mas que não estão incluídos como parte do próprio produto final. Em uma fábrica, são itens que ficam à disposição, como lubrificantes, ferramentas, peças de reposição ou produtos de limpeza usados para fazer a manutenção de máquinas.

Embora estes sejam os tipos mais comuns de estoque, algumas empresas podem ter muito mais subcategorias, dependendo do seu tipo específico de operação.

Por que a gestão de estoque é importante?

Em termos simples, o objetivo da gestão de estoque é encontrar um equilíbrio entre o suprimento de estoque de uma empresa e a demanda do comprador. Embora o estoque possa ser um dos maiores ativos de uma empresa, também pode ser um grande passivo. Isso porque o estoque custa dinheiro e, sem a gestão adequada, ele pode ficar desequilibrado, prendendo os recursos de caixa da empresa em excesso de estoque ou drenando receita com vendas perdidas devido à falta de estoque.

A gestão de estoque eficaz ajuda a evitar muitas despesas e perigos potenciais envolvidos na manutenção do estoque em excesso, como:

• Armazenamento

• Deterioração ou roubo

• Resíduos e questões de sustentabilidade

• Demanda/valor decrescente

• Desdobramentos fiscais

A gestão eficiente de estoques também ajuda as empresas a evitar as consequências do problema oposto – não ter estoque suficiente:

• Linhas de produção paralisadas

• Janelas de produção e entrega perdidas

• Perda de fidelidade do cliente, reputação e participação no mercado

• Menos lucro

Mas a decisão sobre o que e quando encomendar não é simples, independentemente do porte da empresa, porque a gestão de estoque é um processo complexo que envolve elementos de finanças, operações, orçamento e planejamento, cadeia de suprimentos e logística.

Etapas na gestão de estoque

O nível de complexidade envolvido na gestão de estoque varia muito de acordo com o tamanho e a natureza do negócio. Por exemplo, uma pequena operação que produz apenas alguns produtos, ou produtos que não exigem muitos componentes ou ingredientes, terá processos mais simplificados e uma cadeia de suprimentos menos complicada para gerenciar. Por outro lado, uma grande corporação que produz muitos produtos diferentes ou altamente complexos terá vários processos que se alimentam mutuamente, bem como uma cadeia de suprimentos multicamadas.

No entanto, todos os processos de gestão de estoque compartilham algumas etapas básicas:

1. Planejamento e pedido: o pedido de produtos, matérias-primas ou componentes certos no momento certo requer muitos dados. Isso começa com a compreensão da demanda do produto por meio de previsões de marketing e vendas, considerando as mudanças sazonais e avaliando fatores econômicos.

2. Entrega: as mercadorias são entregues nas instalações da empresa. Para os fabricantes, isso significa receber matérias-primas e subcomponentes. Para os distribuidores atacadistas e varejistas, isso significa receber produtos acabados prontos para serem vendidos aos clientes.

3. Revisão e armazenamento: o estoque normalmente é catalogado em um sistema de gestão de depósitos para facilitar o rastreamento usando unidades de manutenção de estoque (SKUs) e códigos universais de produtos (UPCs). A organização lógica da área de armazenamento, por exemplo, dispor os produtos em um padrão e etiquetar cada zona e prateleira, torna os produtos fáceis de classificar, localizar e gerenciar. Um sistema organizado garante que o estoque mais antigo seja usado primeiro para evitar desgaste e deterioração. As soluções avançadas de gestão de depósitos também podem identificar o espaço disponível e a melhor forma de usá-lo.

4. Venda: quando um distribuidor ou cliente final faz um pedido, o processo de atendimento entra em ação, verificando a disponibilidade do estoque, retirando os produtos usando SKUs e preparando os itens para entrega. Os workflows de embalagem e envio são essenciais para a entrega pontual. O rastreamento do processo de envio permite atualizações de status do pedido que melhoram a satisfação do cliente.

5. Relatórios e auditoria: a manutenção de registros precisos controla o estoque em todas as etapas, desde a chegada até o armazenamento, manuseio e entrega. A auditoria regular, seja manualmente ou por meio de sistemas automatizados, como leitores de código de barras, garante que as contagens físicas correspondam aos registros, ajudando a identificar discrepâncias.

6. Reordenação: as empresas podem definir pontos de reabastecimento para acionar a reposição quando o estoque atinge determinadas métricas, como níveis de estoque, taxas de rotatividade ou tempos de ciclo. Com base na demanda ou no tipo de item, elas podem usar cronogramas de reposição periódica ou táticas de reposição top-off para ajustar os níveis de estoque de acordo com a demanda.

Tipos de gestão de estoque

As empresas têm diferentes tipos de produto, níveis de demanda e complexidades da cadeia de suprimentos. Não há uma única técnica de gestão de estoque que funcione melhor para todas as empresas ou mesmo para todos os itens do estoque de uma empresa. Na verdade, há mais de uma dúzia de maneiras de abordá-la e, muitas vezes, a combinação de vários métodos.

No entanto, estes são os seis métodos mais comuns de gestão de estoque:

• Segmentação: prioriza os esforços de gestão de estoque com base no valor e criticidade dos itens.
  
  Um tipo de segmentação geralmente usado é a análise ABC, em que:

  • Os itens “A” normalmente representam itens de alto valor e baixa quantidade que contribuem mais para a receita, porém exigem controle rigoroso e monitoramento frequente.
  • Os itens “B” têm valor moderado e necessidades moderadas de controle.
  • Os itens “C” são de baixo valor e alta quantidade que exigem controle mínimo.

• Gestão de estoque Just-in-Time (JIT): solicita mercadorias somente quando necessário. Esse método requer previsão precisa da demanda e relacionamentos confiáveis com fornecedores para salvaguardar a entrega pontual.

• Estoque de segurança: mantém as quantidades de itens de reserva disponíveis para emergências, disrupções na cadeia de suprimentos ou picos inesperados na demanda. Se JIT é a abordagem just-in-time, estoque de segurança é a abordagem just-in-case, embora aumente os custos de manutenção.

• Quantidade econômica do pedido (EOQ): calcula a quantidade mais eficiente do pedido usando fatores como variabilidade da demanda, tempo de entrega do pedido e custos de manutenção.

• PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair): vende o estoque mais antigo primeiro porque o custo de produtos vendidos (CPV) reflete com precisão os preços atuais do mercado.

• UEPS (último a entrar, primeiro a sair): vende primeiro os itens produzidos mais recentemente, assumindo que, em períodos de aumento de preços, eles terão custos de produção/CPV mais altos e ajudarão a reduzir a renda tributável.

Oito benefícios da gestão de estoque para os negócios

Para acompanhar as rápidas mudanças nas demandas dos clientes, as empresas precisam de uma visão precisa do estoque. Embora a implementação da gestão de estoque custe tempo, esforço e investimento financeiro em processos e infraestrutura, ela é essencial para o sucesso dos negócios.

Estes são os oito benefícios da priorização da gestão de estoque para os negócios:

1. Aumento da receita: garantir que os produtos certos estejam disponíveis na hora e no lugar certos para atender rapidamente à demanda dos clientes pode aumentar as vendas e a receita.

2. Redução de custos: minimizar o excesso de estoque por meio de rastreamento preciso e previsão da demanda reduz os custos de manutenção associados ao armazenamento, manuseio e obsolescência.

3. Melhor atendimento ao cliente: ter os produtos certos disponíveis quando os clientes precisam deles aumenta a satisfação, a fidelidade e a reputação da marca.

4. Maior eficiência e produtividade: o uso de ferramentas automatizadas para rastreamento e gestão aumenta significativamente a eficiência, reduz erros manuais e eleva a produtividade geral na empresa.

5. Fluxo de caixa mais livre: a análise dos níveis de estoque melhora a gestão do fluxo de caixa, garantindo que o capital operacional não esteja preso a estoque estagnado.

6. Precisão nas previsões: a adesão a técnicas eficazes de gestão de estoque melhora as previsões de demanda, tornando-as mais precisas e possibilitando que as empresas antecipem tendências de mercado e planejem níveis de estoque com mais eficiência.

7. Mitigação de riscos: ficar à frente de desafios como variações sazonais, disrupções na cadeia de suprimentos e flutuações do mercado reduz riscos e mantém a estabilidade operacional.

8. Redução de desperdício: a redução do número de produtos obsoletos, vencidos ou danificados reduz o desperdício, melhora os esforços de sustentabilidade e aumenta a rentabilidade geral. A implementação de estratégias como PEPS ajuda a otimizar a rotação de estoque.

O que é sistema de gestão de estoque?

Com tantos fatores envolvidos, a gestão de estoque pode ser uma tarefa exaustiva sem a ajuda da tecnologia. Felizmente, os sistemas de gestão de estoque percorreram um longo caminho desde seu início humilde como planilhas para rastrear manualmente as mercadorias nos depósitos.

As soluções atuais de gestão de estoque podem variar, abrangendo desde produtos de ponto de venda independentes para empresas em crescimento até complexas plataformas SaaS (software como serviço) empresariais que se integram a sistemas de toda a empresa:

• Contabilidade

• Vendas

• Expedição

• Planejamento de recursos empresariais (ERP)

• Ferramentas de cadeia de suprimentos digital (DSC)

A maioria das tecnologias de gestão de estoque pode monitorar os níveis de estoque e suprimento, locais e movimentações nos depósitos, bem como rastrear o recebimento, a retirada, a embalagem e a expedição de produtos. Os sistemas de gestão de estoque premium podem fornecer automação, cálculos de custos e planejamento de cenários em tempo real.

Alguns fornecedores até oferecem personalização para atender às necessidades de negócios específicas. Por exemplo, uma empresa de serviços de alimentação pode incorporar rastreamento e alertas de data de vencimento para garantir a rotação de itens perecíveis e minimizar o desperdício de alimentos. Um varejista pode integrar a previsão da demanda em tempo real e pontos de reabastecimento automatizados para gerenciar produtos sazonais durante as estações de pico e fora do pico.

Exemplos de gestão de estoque em diferentes setores

A gestão de estoque não é um exercício único que sirva para todos. Dependendo das nuances do setor específico e das operações, as empresas terão pontos problemáticos próprios e melhores práticas para lidar com eles.

Veja casos de uso em alguns setores para gerenciar estoques:

• Varejo: tanto varejistas online quanto lojas físicas devem gerenciar uma ampla gama de produtos e lidar com flutuações sazonais na demanda. Diversos grandes varejistas implementaram uma sofisticada gestão de estoque de e-commerce que usa funções analíticas de dados em tempo real para prever a demanda com precisão. Tecnologias como etiquetagem RFID e sistemas automatizados de reabastecimento ajudam a gerenciar os níveis de estoque, reduzir a falta de estoque e aumentar a satisfação do cliente.

• Produção: as fábricas devem equilibrar a disponibilidade de matérias-primas suficientes para atender às demandas de produção e evitar o excesso de estoque que prende o capital de giro. É por isso que muitos fabricantes usam a gestão de estoque JIT.

• Alimentos e bebidas: restaurantes, cafés e varejistas de alimentos enfrentam desafios únicos de gestão de estoque devido à natureza perecível dos produtos. Muitos estabelecimentos usam software de gestão de estoque que rastreia os níveis de ingredientes, datas de vencimento e custos de receitas em tempo real para otimizar os níveis de estoque e reduzir a deterioração de alimentos.

• Saúde: hospitais, clínicas e farmácias contam com a gestão de estoque para garantir a disponibilidade de medicamentos e suprimentos médicos essenciais. Os sistemas automatizados de estoque ajudam as unidades de saúde a rastrear as taxas de uso, monitorar datas de validade e simplificar os pedidos para evitar faltas.

Como escolher um sistema de gestão de estoque

Nem todos os sistemas de gestão de estoque têm os mesmos recursos, nem todas as empresas enfrentam os mesmos desafios de estoque. Por isso, é importante que as empresas identifiquem os principais pontos problemáticos do estoque antes de comprar uma solução.

Aqui estão algumas perguntas que as empresas devem fazer aos fornecedores ao considerá-los candidatos para seu sistema de gestão de estoque:

• Integração: a solução se integra perfeitamente à infraestrutura existente, como sistemas de POS, plataformas de e-commerce, software ERP e outros aplicativos relevantes? Ou são necessárias interfaces personalizadas caras?

• Recursos e funcionalidade: a solução oferece recursos importantes como rastreamento de estoque, leitura de código de barras, pontos de reabastecimento automatizados, previsão da demanda, rastreamento de número de série e lote, e geração de relatórios?

• Escalabilidade: a solução consegue lidar com o tamanho e a complexidade atuais do estoque e é escalável para acompanhar o crescimento futuro?

• Custo: existem custos adicionais além do preço de etiqueta, como assinaturas ou taxas de implementação, integração ou personalização?

• Avaliações e reputação: a solução tem avaliações e depoimentos de clientes para comprovar um histórico de implementações bem-sucedidas e suporte confiável ao cliente?

• Suporte e treinamento: a solução conta com uma equipe de suporte ágil e documentação de treinamento/suporte para ajudar na implementação e na adoção do usuário?

Tendências na gestão de estoque

A gestão de estoque evoluiu muito desde os dias em que os lojistas anotavam os totais de estoque à mão em livros empoeirados do balcão. As empresas de hoje gerenciam os estoques digitalmente – muitas vezes em diversos locais geograficamente distribuídos – e espera-se que a gestão de estoque se incline ainda mais para a tecnologia transformadora no futuro.

Estas são algumas tendências contínuas na gestão de estoque:

• Automação de depósitos e robótica: a adoção de tecnologias da Indústria 4.0, incluindo inteligência artificial (IA), algoritmos de Machine Learning e IoT, tornou-se generalizada. Essas tecnologias permitem o uso de um software avançado para estoques com maior automação, reduzindo a dependência de entradas manuais de dados propensas a erros. Os depósitos estão adotando a robótica para simplificar a gestão de estoque e os processos de atendimento de pedidos com classificadores automatizados, drones e automação de processos robóticos.

• Recursos avançados de IA: à medida que a concorrência continua se intensificando nos setores de varejo e produção, os recursos orientados por IA, como detecção da demanda, se tornam mais comuns. As plataformas de gestão de estoque baseadas em IA analisam dados históricos de compras e indicadores econômicos para identificar proativamente as tendências de demanda e ajustar as estratégias de estoque.

• Conectividade de IoT e nuvem: a integração da IoT e dos dispositivos conectados à nuvem, juntamente com a transição para sistemas de estoque baseados em nuvem, estão ampliando a eficiência nos processos de fabricação, produção, depósito e logística. Essas tecnologias oferecem atualizações em tempo real e acesso contínuo aos dados de estoque de qualquer dispositivo sem fio, para que as informações mais atuais estejam à disposição de todos na empresa.

• Funções analíticas preditivas e blockchain: o poder das funções analíticas preditivas está reformulando a gestão de estoque, prevendo a demanda futura e possíveis interrupções da cadeia de suprimentos. Além disso, a adoção da tecnologia blockchain está aumentando a transparência da cadeia de suprimentos, criando um registro inalterável de todas as transações, promovendo confiança e reduzindo o risco.

• Gestão de estoque omnichannel: a ascensão da gestão de estoque multicanal permite que as empresas gerenciem o estoque com eficiência em vários canais, combinando depósitos remotos com lojas físicas locais para criar experiências convenientes para os clientes. Os clientes podem até mesmo comprar online e retirar na loja (BOPIS) ou receber entregas mais rápidas dos depósitos locais.

• Impressão 3D on demand: o uso da tecnologia de impressão 3D na produção interna de peças e produtos on demand no depósito tornou-se uma opção viável, reduzindo os custos de envio e os tempos de resposta, ao mesmo tempo que permite a personalização do produto.

• Estoque gerenciado pelo vendedor (VMI)/estoque gerenciado pelo fornecedor (SMI): com adoção de uma abordagem colaborativa à gestão de estoque, o VMI/SMI envolve fornecedores que se engajam ativamente no monitoramento e reabastecimento de produtos, reduzindo a carga sobre as empresas e aumentando a eficiência da gestão de estoque por meio de dados e insights compartilhados.

• Logística reversa: a otimização proativa do processo de devolução está afetando significativamente a gestão de estoque, reduzindo custos, elevando a satisfação do cliente e minimizando o impacto ambiental com menos devoluções de produtos.

• Integração de sustentabilidade: as plataformas modernas de gestão de estoque estão intensificando os esforços de sustentabilidade, trazendo melhorias operacionais que promovem a reciclagem e reduzem o desperdício.

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Perguntas frequentes

O que é estoque?

Os consumidores tendem a pensar no estoque como produtos acabados. Mas para uma empresa, o estoque é tudo o que precisa ser reposto.

Qual é a diferença entre inventário e estoque?

Embora os termos inventário e estoque sejam muitas vezes usados de maneira intercambiável, as duas palavras têm significados ligeiramente diferentes na gestão de estoque. Estoques são apenas produtos acabados prontos para venda, e inventário se refere a todos os itens de uma empresa, incluindo matérias-primas, materiais em processo e produtos acabados. Um estoque é um inventário, mas o contrário não é necessariamente verdadeiro.

O que são estoques gerenciados pelo vendedor (VMI) e estoques gerenciado pelo fornecedor (SMI)?

São a mesma coisa. Em vez de o cliente fazer pedidos, o vendedor (fornecedor) monitora os níveis de estoque e toma decisões de reposição no local do cliente de acordo com os critérios acordados. Essa abordagem colaborativa ajuda a melhorar a precisão do estoque, reduzir a falta de estoque e aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.

Qual é a diferença entre gestão de estoque e otimização do estoque?

Gestão de estoque refere-se à definição de metas de alta produtividade e eficiência para todas as operações de estoque. Otimização do estoque é um subconjunto da gestão de estoque que se refere mais especificamente a margens de lucro e minimização de perdas. Isso envolve gerenciar e controlar estrategicamente os níveis de itens para maximizar a eficiência, reduzir os custos e atender à demanda dos clientes.

Qual é a diferença entre gestão de estoque e controle do estoque?

Gestão de estoque é a otimização e supervisão estratégicas mais amplas do estoque para atender à demanda do cliente, reduzir custos e evitar excesso ou falta de estoque. O controle de estoque lida com o rastreamento preciso e a exatidão dos níveis de estoque para evitar discrepâncias, perdas e furtos.

Qual é a diferença entre SKU e UPC?

Uma unidade de manutenção de estoque (SKU) é um código alfanumérico usado internamente pelas empresas para rastrear o estoque. Elas são exclusivas de cada empresa e ajudam na gestão e identificação de produtos específicos no sistema de estoque. As SKUs podem incluir informações como tamanho, cor e outras variações do produto.

Um código universal do produto (UPC) é um código de barras padronizado de 12 dígitos usado globalmente para rastrear vendas e estoque e identificar produtos no ponto de venda. Ele é criado pelo fabricante para garantir que um produto possa ser identificado em qualquer lugar do mundo pelo código de barras exclusivo.

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