Compreenda a migração do ERP

O ERP é como o sistema nervoso central da empresa. As soluções de ERP dão às organizações visibilidade do que está acontecendo nas principais áreas de negócios, como finanças, cadeia de suprimentos, atendimento ao cliente e RH, para citar algumas. Com elas, as empresas podem gerenciar vários processos interligados em um único sistema integrado.

A migração do ERP é necessária quando o ERP legado fica obsoleto, não atende mais às necessidades do cliente ou limita a capacidade da empresa de atender às demandas competitivas. Seja qual for o caso, a migração de dados é uma parte essencial e potencialmente trabalhosa de pôr o novo ERP em funcionamento.

Neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos:

• Como se preparar para a migração do ERP

• Por que o Cloud ERP está em ascensão

• Desafios e armadilhas da migração do ERP

• Melhores práticas para uma migração de dados tranquila

Preparação para migrar o ERP

A migração de dados pode ser um trabalho meticuloso. Transferir os vários formatos das informações ligadas a clientes, produtos e fornecedores para um sistema único traz um risco inerente à integridade dos dados do ERP. A precisão é essencial para evitar atrasos, confusão e perda de dados durante o processo.

As empresas com compreensão clara de seus objetivos, estratégia e necessidades estão na melhor posição para a transferência precisa e oportuna de dados. Aqui estão algumas maneiras de se preparar:

Crie a justificativa de negócios

Uma justificativa de negócios sólida começa com a declaração sincera dos problemas. As organizações devem avaliar a infraestrutura de TI, os aplicativos e os dados com os quais trabalham atualmente e observar as deficiências. Descreva como essas limitações afetam as operações, o desempenho dos colaboradores e o relacionamento com os clientes.

Em seguida, explique como o novo ERP resolverá esses problemas. Seja claro sobre o ROI previsto, os custos, as restrições de recursos e os riscos potenciais. Os benefícios do ERP dependem de que o novo sistema comece com os melhores dados. As organizações precisam de uma visão clara sobre o tempo, a energia e o investimento necessários.

Desenvolva uma estratégia sólida de migração de dados

O sucesso da migração do ERP se baseia em metas bem definidas. Esboce os detalhes gerais do projeto, como orçamento, cronograma realista e escopo. Selecione os índices essenciais para verificar o desempenho à medida que o projeto avança.

Comece a planejar cedo para alinhar recursos e capacite as equipes de implementação do ERP a delegar outras tarefas e concentrar-se na migração de dados sempre que necessário. A rápida adesão em todos os níveis da organização deixa todos na mesma sintonia e facilita a defesa contra disrupções ou desentendimentos posteriores.

Escolha um parceiro de implementação do ERP

Quando define os objetivos e requisitos, a empresa pode avaliar cuidadosamente as opções de ERP. Pesquise a experiência no setor, a compatibilidade com a tecnologia atual e a comprovação do cumprimento de metas definidas de cada fornecedor.

Verifique os estudos de caso para ver como os fornecedores se alinham com as necessidades de negócios específicas. O melhor deles estará familiarizado com a regulamentação do setor e os padrões de compliance de dados mais recentes.

Por que as empresas estão migrando para o Cloud ERP

Os sistemas ERP on premise tradicionais operam em servidores pertencentes à empresa e mantidos pela equipe de TI. Esses servidores exigem espaço físico, manutenção regular e transferência de dados quando, inevitavelmente, a vida do hardware legado chega ao fim. Por isso, mais organizações estão migrando para as soluções de Cloud ERP. Esses serviços por assinatura oferecem a visibilidade e o controle desejados pelas empresas líderes sem a necessidade de fazer um grande investimento de capital nem de manutenção contínua.

As vantagens do Cloud ERP em relação ao ERP on premise são:

• Custo: o software de Cloud ERP é entregue pela Internet. Assim, não há necessidade de hardware que exija atenção diária de departamentos de TI já muito ocupados. Correções, upgrades e manutenção são cobertos pelo provedor de ERP por uma taxa fixa.

• Escalabilidade: as empresas podem adicionar remotamente armazenamento de dados à medida que crescem e novas funções quando necessário. As integrações de ERP pré-integradas se conectam a aplicativos de negócios com IA generativa para automatizar processos e dar suporte aos clientes.

• Flexibilidade: as soluções Cloud ERP se adaptam rapidamente a novos modelos de negócios e à mudança da regulamentação. As organizações encontram oportunidades de inovar quando conectam dados isolados e consolidam, padronizam e integram aplicativos.

• Funções analíticas: os modernos sistemas na nuvem permitem que os líderes tomem decisões melhores e mais rápidas. As ferramentas de IA elevam os insights ocultos em grandes conjuntos de dados complexos para ajudar a identificar tendências e prever mudanças.

• Segurança: as soluções de Cloud ERP ajudam a reduzir riscos e aumentar a transparência do compliance. As equipes de segurança dos fornecedores de ERP podem fazer atualizações críticas, solucionar problemas e reagir a ataques cibernéticos remotamente sem visitas dispendiosas ao local.

Desafios comuns da migração de dados do ERP

A migração do ERP é mais do que apenas mover arquivos. A continuidade de workflows da empresa e a capacidade de encontrar informações com rapidez dependem da transferência precisa de todos os dados relevantes do ERP.

São muitas variáveis para levar em conta. Mas essa complexidade pode ser superada, principalmente se as empresas estiverem cientes dos problemas que mais criam problemas para as equipes:

• Qualidade dos dados: o conteúdo redundante, antigo, desnecessário ou desatualizado se expande downstream, causa problemas e limita insights

• Restrições de recursos: é preciso tempo, expertise e foco para descobrir os dados do ERP aprisionados em silos de informações e, em seguida, extraí-los, limpá-los e prepará-los para migração

• Complicações do ERP legado: quanto mais personalizado o sistema legado, mais longa e complexa tende a ser a migração do ERP

• Compliance e segurança: a migração segura dos dados de várias fontes exige conhecer a evolução das ameaças cibernéticas e as diretrizes regulatórias

• Gestão de mudanças: muitos colaboradores talvez estejam confortáveis demais com o sistema legado – equilibrar a carga de trabalho e a aprendizagem de um sistema novo pode causar estresse

Melhores práticas da migração de dados do ERP

Os dados precisos do ERP estão por trás dos processos dos colaboradores, dos sistemas da cadeia de suprimentos, das interações de atendimento ao cliente e muito mais. As empresas precisam transferir dados considerando detalhes de baixo nível e estratégia de alto nível.

Para garantir que os dados transferidos sejam otimizados para o novo sistema ERP, siga estas dicas:

Avalie os dados existentes

Os diversos departamentos dentro da organização lidam com os mesmos dados de maneira diferente. Mais tarde, isso pode causar inconsistência, duplicação ou imprecisão no momento errado.

Como o novo ERP será a única fonte da verdade para a empresa, é aconselhável ser seletivo com o que migrar exatamente. Copiar todos os dados até o último bit pode causar confusão ou erros mais tarde. A avaliação meticulosa dos dados pelos departamentos garantirá que informações inúteis não congestionem o novo banco de dados.

Associe cuidadosamente os campos de dados

Um diagrama que mostra para onde os dados vão fluir ajuda as organizações a identificar inconsistências e viabilizar a transferência automática. Para isso, as empresas precisam associar os dados das plataformas e soluções de origem à estrutura do novo sistema ERP.

Dê tempo às equipes de implementação do ERP para que entendam o que estão vendo, sinalizem problemas conforme necessário e convertam dados em formatos mais adequados ao novo sistema.

Determine a governança de dados

É fundamental que a organização decida quem é o responsável pelos dados antes que sejam movidos. Atribua intencionalmente as funções sempre que for necessário incorporar tipos específicos de dados e especifique como isso acontecerá e quem será responsável.

Indique uma pessoa para supervisionar o compliance. Isso ajudará a garantir que todo o esforço de migração do ERP esteja sempre de acordo com a regulamentação mais recente.

Estabeleça um processo rigoroso de validação

Uma boa prática para garantir que os resultados dos testes sejam interpretados e executados com precisão é verificar a metodologia de teste com antecedência.

Assim que os primeiros dados forem transferidos, teste e revalide regularmente os resultados à medida que mais dados são transferidos. Essa abordagem permite que as empresas aprendam, apliquem insights amplamente e evitem problemas quando o ritmo acelerar.

Promova a implementação colaborativa

Especialistas em TI, usuários finais e stakeholders precisam se integrar para que a migração do ERP seja bem-sucedida. Para criar adesão, é melhor desenvolver uma estratégia conjunta, transmitir as prioridades com clareza e antecedência e se preparar para como a mudança afetará a todos.

Informe regularmente executivos, departamentos, clientes e funcionários sobre o status do projeto e como o produto final melhorará a experiência de todos.

Lista de verificação da migração do ERP: 7 estratégias principais

Como qualquer projeto que envolva a empresa toda, mesmo com o melhor planejamento surgirão problemas inesperados. Siga essas estratégias para enfrentar os tropeços de frente e gerenciar os riscos:

1. Realize uma avaliação completa para definir objetivos claros

Entenda claramente os requisitos de dados e colete informações intencionalmente em toda a organização, da gerência aos usuários finais. Saiba o que causa frustração, desacelera processos ou sufoca a inovação. Em seguida, crie uma lista de metas mensuráveis para abordar esses pontos problemáticos específicos.

2. Interaja com consultores experientes

Quando a organização tem metas claras documentadas, o consultor ajuda a priorizá-las e explorar outros problemas que a empresa precisa levar em conta. O ponto de vista externo fundamentado também esclarece como é o sucesso, tanto no final da migração do ERP quanto nos anos seguintes.

3. Envolva os stakeholders no início e frequentemente

A migração do ERP é uma iniciativa que envolve toda a empresa e precisa de comunicação clara para prosperar. Por isso, defina as expectativas com antecedência. Explique a todos os departamentos, parceiros e clientes afetados como e quando a mudança os afetará para que se preparem e ninguém seja surpreendido.

4. Documente um plano abrangente do projeto de migração do ERP

Desenvolva uma lista detalhada de tarefas para cada etapa, do início ao fim, com os principais marcos e suas datas. Seja claro sobre o que é necessário para concluir as etapas e determine quanto tempo será preciso para cada uma.

5. Adote uma estratégia de clean core para depurar e preparar os dados mestre

As empresas que evitam modificar as funções centrais do sistema ERP tendem a evitar problemas futuros de complexidade e desempenho. Habilite o clean core para minimizar riscos, aproveitar rapidamente as atualizações e integrar-se facilmente à nova tecnologia.

6. Simplifique a migração para a nuvem com a abordagem em fases

A migração do ERP deve ser executada gradualmente. Aborde os sistemas e processos essenciais por departamento, colaborador ou localização. Lide com os problemas de maneira proativa: aprenda e siga em frente. É mais demorado, mas ser metódico é obrigatório em projetos complexos ou de alto risco.

7. Teste rigorosamente e ofereça treinamento

Para confirmar que o novo ERP recebe os novos dados com precisão, teste primeiro pequenos volumes. Verifique manualmente cada aplicativo, corrija os problemas e confirme se o novo sistema ERP está alinhado ao antigo. Em seguida, adicione mais dados e casos de uso e dê aos usuários finais a possibilidade de treinar e obter certificações.

Quem deve fazer parte da equipe de migração do ERP?

A estratégia de migração de dados não pode ser melhor do que as pessoas que trabalham juntas para implementá-la. O sucesso de qualquer novo sistema ERP depende da equipe que molda o projeto do início ao fim.

Aqui estão algumas sugestões de funções a serem atribuídas e seu foco:

• Patrocinador executivo, que atua como pessoa de contato com a liderança, obtém a adesão antecipada dos executivos e ajuda a resolver os problemas que surgirem

• Gerente de projeto, que direciona o tráfego de acordo com o cronograma e o orçamento

• Gerente de TI ou administrador do sistema, que garante que os sistemas atuais baseados em dados sejam compatíveis e estejam prontos para a migração

• Analista de negócios, que ajuda a esclarecer a justificativa de negócios para a migração do ERP e seus impactos a curto e longo prazos

• Leads interfuncionais, que garantem que todos os dados relevantes sejam incluídos nas principais áreas de negócios, como finanças, vendas, operações e RH

• Líder de gestão de mudanças, que ajuda os colaboradores a se preparar e adotar os recursos do novo sistema ERP

• Especialista em migração de dados, que ajuda a mapear, coletar, depurar e preparar os dados para a transferência perfeita

• Líder de garantia de qualidade/teste, que inspeciona os processos em cada fase e garante que a integridade dos dados transferidos esteja alinhada às necessidades do novo sistema ERP

• Fornecedor/consultor de ERP, que guia a organização pelo processo com uma nova perspectiva e metas de longo prazo

Perguntas frequentes