Em geral, ao implementar um novo software ERP, as empresas passam muito tempo identificando requisitos, mas relativamente pouco tempo formando a equipe que conduzirá a implementação. No entanto, a equipe do projeto de ERP é, sem dúvida, o maior fator de sucesso, capaz de fazer diferença entre a implementação correta e o projeto ineficaz.

Aqui está a fórmula, que parece simples, do sucesso da implementação: as pessoas certas com as habilidades ideais dando os passos corretos. Comece seu planejamento de ERP em conjunto com o processo de seleção da equipe. Estas oito etapas ajudarão a estruturar a equipe do projeto, desenvolver o plano e implementar as medidas certas.

A fórmula do sucesso da implementação: as pessoas certas com as habilidades ideais dando os passos corretos.

1. Reconheça que não se trata de um projeto de TI

Como o sistema ERP é baseado em tecnologia da informação, é comum supor que sua implementação seja um projeto de TI. Mas isso não é verdade. O sistema ERP é a espinha dorsal de toda a operação da empresa e precisa do engajamento e do compromisso de todos os departamentos. Sem suporte organizacional suficiente, a implementação baseada em TI pode provocar atrasos dispendiosos, resistência dos usuários, insatisfação ou até um fracasso total.

O departamento de TI cuidará da instalação de hardware e software (se o novo sistema for instalado on premise) e será responsável pela compatibilidade e integração com outros sistemas e equipamentos que dependem de dados, tanto internos como conectados à empresa. No entanto, a responsabilidade de definir os novos processos de negócios que guiarão a configuração do sistema recai diretamente sobre os usuários.

2. Garanta o compromisso dos executivos

Embora o CIO ou o CTO endossem o projeto de implementação, o envolvimento deles não termina aí – a aprovação do investimento em ERP é apenas o começo. Os executivos devem entender o impacto de um grande projeto de implementação de ERP, estar dispostos a fazer as trocas necessárias para permitir que as pessoas dediquem tempo e energia ao projeto, além de oferecer provas visíveis do seu apoio.

Os executivos precisam demonstrar seu compromisso desde as primeiras reuniões de lançamento. Precisam se manter envolvidos, acompanhar o progresso da equipe e incentivar onde e quando for apropriado. Também devem servir de autoridade final quando surgirem conflitos ou questões que não possam ser resolvidas sem envolvimento executivo.

Em qualquer projeto, há momentos em que outras prioridades interferem nos compromissos. Demandas dos clientes, sessões de treinamento ou outros projetos podem facilmente afastar os membros da equipe. Sem um compromisso executivo visível ou a "permissão" para permanecerem focados, os colaboradores terão dificuldade em resistir a tais distrações.

3. Escolha o líder certo para a equipe do projeto

É preciso ter uma equipe de projeto eficaz, com um líder inteligente e dedicado para conduzir o projeto ERP até a conclusão bem-sucedida, dentro do prazo e do orçamento. O líder da equipe deve ser do lado operacional da empresa, alguém a quem a maioria das pessoas recorre quando há dúvidas ou problemas, que conheça os negócios, a política interna e o funcionamento da organização. O líder do projeto pode ser um chefe de departamento, mas em muitos casos não será. Se possível, identifique essa pessoa o quanto antes para que ela possa participar do processo de seleção.

O líder da equipe deve ser, ou se tornar, proficiente no uso de software de gestão de projetos para acompanhar tarefas, custos e cronogramas. A experiência anterior nessa área é útil, mas não necessária, pois há muitos recursos disponíveis para treinar a pessoa escolhida em técnicas e ferramentas de gestão de projetos.

4. Coloque as pessoas certas na equipe de implementação do ERP

A estrutura da equipe de implementação deve refletir a organização. É preciso que os membros da equipe do projeto representem todos os departamentos funcionais mais importantes, especialmente os principais usuários e os beneficiários do sistema. Os departamentos podem ser de engenharia, vendas e atendimento externo ao cliente, procurement, finanças e contabilidade, TI, manutenção e instalações físicas, recursos humanos, entre outros, dependendo da forma como a empresa é organizada e da abrangência do sistema.

A equipe é responsável pelo planejamento e pela organização do projeto e deve se reunir regularmente para analisar o progresso e resolver os problemas que surgirem. Cada membro da equipe assumirá a responsabilidade de coordenar atividades em sua área funcional, formando e liderando equipes específicas para realizar várias tarefas. Os membros se reportarão à equipe do projeto conforme as tarefas forem iniciadas e concluídas.

Na maioria dos casos, a equipe do projeto se reunirá semanalmente ou com mais frequência em períodos importantes ou de maior atividade. Embora não seja esperado que participem das reuniões da equipe, os diretores devem ser informados de todas as atividades e decisões da implementação por meio de relatórios regulares do líder. Também é recomendada a geração de relatórios de status para a empresa toda a fim de manter o entusiasmo e o interesse.

5. Adote um processo de planejamento de implementação inclusivo e estruturado

O planejamento deve começar cedo, quando o projeto for sugerido ou identificado. O plano do projeto terá atualizações contínuas à medida que novas informações ficarem disponíveis, mas deve ser "travado" no início de cada fase. Embora talvez sejam necessárias modificações adicionais após esse momento, o melhor é evitar alterações no meio do processo. A "ampliação do escopo", ou seja, a tendência de mudar e complementar os objetivos do projeto, é provavelmente o maior obstáculo para a conclusão deste. Durante o processo, é possível que surjam boas ideias, mas até mudanças pequenas podem atrasar ou inviabilizar o projeto. Guarde essas ideias para a segunda fase.

Envolva a (futura) comunidade de usuários desde o início do processo de planejamento. Por que isso é tão importante? Porque ela é a principal fonte de informações para a descrição da situação atual dos negócios e dos processos. Isso será necessário para definir os requisitos da solicitação de propostas (RFP, na sigla em inglês) de ERP. É bom que todos estejam envolvidos no processo de seleção para que saibam se o sistema realmente atende às necessidades no contexto dos processos do dia a dia. Mais importante ainda, o envolvimento precoce e contínuo no processo de seleção e especificação ajudará a superar a resistência às mudanças, tão comum na comunidade de usuários quando algo novo é imposto.

Essas e outras melhores práticas de planejamento e implementação de ERP ajudam a aproveitar ao máximo o investimento.

Envolva a (futura) comunidade de usuários desde o início do processo de planejamento.

6. Acompanhe o plano do projeto

Use ferramentas de gerenciamento para programar e monitorar o projeto e o progresso deste. Existem muitos pacotes relativamente baratos de software de gestão de projetos. O software ajudará a determinar o cronograma, identificar a necessidade de recursos e detectar possíveis conflitos. Depois de pronto, o plano do projeto permitirá o acompanhamento de cada tarefa e o progresso geral em relação ao plano, assim como a identificação do impacto de qualquer deslize causado pelo atraso da conclusão de tarefas que afetam outros cronogramas. As ferramentas também rastrearão as despesas em relação ao orçamento e manterão a gerência sênior informada sobre as necessidades de recursos e financiamento.

À medida que os desvios do plano são identificados, a equipe do projeto deverá abordá-los rapidamente. Pequenos deslizes se tornam grandes problemas quando não são resolvidos prontamente. Nas reuniões semanais, o líder de cada equipe de tarefas deve comunicar o status atualizado dos projetos ativos a todos os outros membros. Assim, a equipe poderá descobrir como trazer as tarefas atrasadas ou interrompidas de volta ao cronograma. A programação é primordial. Não deixe nenhuma atividade planejada passar despercebida, pois haverá outros impactos posteriormente. (Uma pequena folga no plano pode ser programada para tarefas e fases essenciais. Considere a adoção de alguns princípios de gestão de projetos constantes no livro Corrente Crítica, de Eli Goldratt, para tornar essas folgas mais eficazes).

7. Garanta que os usuários sintam-se "responsáveis" pelo sistema

Vale a pena repetir este ponto: o sucesso da implementação depende da comunidade de usuários acreditar que tem uma certa responsabilidade pelo sistema. Quando participam do processo desde o início, os usuários têm uma noção maior de responsabilidade pelo sucesso, pois foi uma ideia deles, pelo menos em parte, escolher esse sistema específico e configurá-lo de determinada maneira.

Em qualquer implementação, situações difíceis e imprevistos podem acontecer. Se os usuários não se sentirem responsáveis pelo sistema, será fácil culpar os outros – executivos, gerentes, TI ou o próprio sistema – em vez de investigar e corrigir o problema. O segredo do compromisso de responsabilidade é o envolvimento desde o início com o projeto e a definição de metas.

O fator "o que ganho com isso?" também é importante para ter esse senso de responsabilidade. Todos os usuários precisam ver os benefícios do novo sistema: facilidade de uso, conveniência, mais confiança na precisão das informações, capacidade de fazer mais e ter mais impacto na empresa, além de redução do estresse, das horas extras e da frustração. Alguns desses benefícios "subjetivos" são importantes para motivar os usuários a adotar o sistema e torná-lo um sucesso. A educação e o treinamento são fundamentais para os usuários entenderem que o sistema melhorará a vida profissional e o desempenho no trabalho.

O sucesso da implementação depende do senso de responsabilidade da comunidade de usuários.

8. Avalie o sucesso da equipe do projeto de ERP

A principal avaliação da eficácia da equipe do projeto é o sucesso da implementação, concluída dentro do prazo e do orçamento. No entanto, as análises intermediárias também são importantes. O plano do projeto é composto por uma série de tarefas interdependentes estabelecidas em um cronograma, com recursos atribuídos a cada uma delas. Após a aprovação do plano, a responsabilidade da equipe é gerenciar a conclusão de todas as tarefas planejadas.

A conclusão de cada tarefa serve como um marco. Toda semana, os gerentes de cada tarefa devem relatar o progresso e o uso de tempo e de recursos, bem como os desafios, conflitos ou problemas a serem resolvidos, para que toda a equipe do projeto decida as ações corretivas ou a realocação de recursos para manter as tarefas dentro das metas. A conclusão com êxito de todas as tarefas é uma forma de medir o desempenho dos líderes de tarefas e da equipe geral do projeto.

Corresponder à expectativa de ROI do ERP também é uma medida do desempenho da equipe, principalmente se essa expectativa foi programada de maneira realista para mostrar o progresso ou a melhoria contínua.

Por fim, embora seja uma medida menos direta, a comunicação da equipe do projeto é mais um indicador de realização. Como a equipe transmitiu o status do projeto à empresa e aos gerentes de departamento e executivos da cadeia de comando? A boa comunicação é um ingrediente essencial do sucesso dos projetos.

Resumo

A implementação do ERP requer a participação e o suporte de toda a empresa. A equipe do projeto está no centro da implementação, ainda que não a "execute" pessoalmente. A principal tarefa da equipe é planejar e gerenciar o projeto, obter apoio, manter a empresa motivada e progredir para cumprir todas as atividades planejadas até a conclusão bem-sucedida da implementação.