O processo de cálculo do ROI (retorno sobre o investimento) do planejamento de recursos empresariais parece ser bastante simples: é a soma dos custos e benefícios e a comparação dos dois valores. No entanto, existem vários fatores que precisam ser considerados para garantir a validade e a utilidade dos resultados. É importante ter uma visão completa dos custos e dos benefícios, agora e no futuro, tanto para o sistema existente como para o novo sistema em avaliação. Confira as seguintes dicas de especialistas baseadas em dezenas de implementações de ERP.

Preparação para a análise de ROI do ERP

Use um período razoável para a análise de ROI. Para garantir que a análise cobrirá o ciclo de vida completo de custos e benefícios, considere um período de pelo menos cinco anos.

Procure diferenças de custo entre o sistema legado e o sistema ERP substituto. Para tanto, você precisa enumerar os custos atuais para manter o sistema legado, bem como os custos futuros com o upgrade do ERP. Lembre-se de que um dos principais fatores que motivam a troca de sistemas é adicionar novas funcionalidades para manter a competitividade dos negócios, portanto, inclua uma estimativa realista dos custos do upgrade do sistema legado.

Seja meticuloso. Certifique-se de ter reunido todas as estimativas de custo: para adquirir o novo sistema, implementá-lo e operá-lo com eficiência. Em muitos casos, os custos operacionais do novo sistema serão inferiores aos do sistema existente. Considere também os benefícios projetados ao calcular o retorno sobre o investimento no ERP, reconhecendo que esses benefícios serão alcançados ao longo do tempo.

Pense positivamente, mas de forma realista. Se a sua empresa é baseada em produtos (por exemplo, um distribuidor ou fabricante), você pode vislumbrar uma redução significativa no estoque, mas faça a lição de casa para entender qual é o resultado normal. Lembre-se também de que a economia não ocorrerá automaticamente, nem de imediato.

Por que esse trabalho tão detalhado? O ROI geralmente é necessário para fins de planejamento financeiro. Também é importante entender os custos e benefícios totais do projeto para justificar o investimento no ERP e avaliar o desempenho do sistema em relação às expectativas após a implementação. A planilha da calculadora de ROI do ERP abaixo pode ajudar a identificar os custos de forma precisa e oferecer dicas e conselhos para tornar o processo mais harmonioso.

Como usar esta planilha

Esta página guiará você por uma série de tabelas a serem preenchidas. Cada etapa fornecerá informações para ajudar no preenchimento dessas tabelas.

Ao longo do processo, você poderá criar suas próprias planilhas personalizadas com base nessas tabelas. Também elaboramos uma planilha de modelo de ROI de ERP que pode ser baixada para ajudar você.

Existem três etapas importantes para calcular o ROI de um upgrade de ERP:

• Calcule os custos
• Faça uma estimativa dos benefícios
• Calcule o ROI

1. Calcule os custos do ERP

Como o sistema ERP será implementado?

A forma como o sistema ERP é implementado afeta significativamente as estimativas de custos. Existem várias opções:

• On premise (on prem): esta é a forma tradicional de implementar sistemas ERP legados há décadas. O hardware e o software são adquiridos e instalados no próprio servidor da empresa e o sistema é mantido e atualizado pela empresa.
• Nuvem: em uma implementação na nuvem, o sistema é executado via internet com hardware e software que normalmente são de propriedade e responsabilidade de um provedor terceirizado. As empresas assinam o serviço por meio de um modelo de licenciamento denominado software como serviço (SaaS) ERP.
• Híbrida: neste modelo, os elementos da implementação on premise e na nuvem podem ser combinados para criar uma nuvem híbrida. Isso oferece máxima flexibilidade à empresa, mas exige um envolvimento muito maior da equipe de TI.

Quais opções de implementação você vai comparar?

Calcule o custo de ERP dos dois sistemas

Esta seção da planilha foi desenvolvida para calcular o TCO (custo total de propriedade) tanto do sistema ERP legado como do novo sistema que o substituirá. Normalmente, existem quatro áreas de investimento:

• Infraestrutura
• Software
• Implementação
• Custos contínuos de pessoal

Para a justificativa inicial do projeto, será necessário estimar esses custos (antes de sair em busca de propostas e cotações). Muitos, ou a maioria, dos itens listados aqui podem estar incluídos na cotação de um pacote, mas considere o custo de serviços adicionais, treinamento, hardware e software para concluir o trabalho.

Os custos de crescimento e suporte serão significativamente maiores se o sistema existente for antigo, não tiver bom suporte do desenvolvedor ou se for "de nível inferior", ou seja, não estiver atualizado com correções e versões do desenvolvedor.

Custos de infraestrutura de ERP

Além dos custos iniciais, estime os custos de upgrades e expansões além da compra inicial. Uma vez que esta é uma estimativa orientada por tempo – todos os custos serão replicados (e ampliados) ao longo dos cinco anos (pelo menos) do ciclo de vida – coloque esses custos de upgrade e expansão em anos futuros, pois é improvável que você precise atualizar ou expandir durante o primeiro ano aproximadamente.

• Hardware inicial: custos de compra ou leasing de computadores, servidores, impressoras, por exemplo. Na tabela de comparação, essa despesa já deveria ter sido gasta com o "sistema legado".
• Manutenção e upgrades regulares: custos contínuos relacionados à infraestrutura acima. Os custos de manutenção da infraestrutura com SaaS serão baixos ou inexistentes.
• Licença de software do sistema: inclui sistema operacional, banco de dados, serviços públicos, por exemplo.
• Upgrades e manutenção do software do sistema: custos contínuos do software do sistema acima. Espere custos de manutenção de infraestrutura baixos ou inexistentes com SaaS.
• Taxas e equipamento de rede: orçamento inicial para equipamentos e serviços de rede.
• Dispositivos dos usuários: custo de compra, substituição e atualização de vários PCs, tablets, scanners etc.
• Taxas de instalação de infraestrutura: custos calculados para o espaço e serviços públicos, por exemplo, que o sistema requer.

Custos do software ERP – aplicativos de negócios e produtividade

Aqui será necessário incluir no orçamento os custos com upgrades e expansão além da compra inicial. As taxas anuais podem aumentar ao longo do tempo à medida que outros usuários ou aplicativos são adicionados, dependendo da estratégia de preços do fornecedor.

• Custo inicial da taxa de licença permanente: custos iniciais principalmente para opções de licenciamento on premise, além de algumas opções de licenciamento hospedadas e híbridas. Isso já foi gasto com o sistema legado.
• Taxa anual contínua de licença permanente: abrange atualizações e algum nível de suporte. Para um sistema ERP, a taxa anual normalmente é de 16% a 20% do preço de lista. Com 20% ao ano, a licença é "recomprada" a cada cinco anos.
• Assinatura anual (SaaS): use os custos de assinatura anual estimados ou cotados para aplicativos em nuvem.
• Taxas anuais de manutenção (SaaS): taxas de suporte adicionais que serão necessárias no software e que não estão incluídas em nenhum outro local. A maioria das taxas de manutenção de software SaaS está incluída na assinatura.

Custos de implementação do ERP

Em seguida, você precisa estimar os custos de implementação do sistema inicial e dos upgrades planejados durante o período de cinco anos. A maioria dos fornecedores de software tem uma ou duas versões principais por ano. Cada versão é, de fato, uma mini-implementação. Primeiro, a equipe do projeto deve avaliar a versão para determinar o impacto geral no processo de negócio atual. Depois, a versão é carregada e testada. Antes do go live, os usuários devem ser suficientemente treinados no novo software. Os potenciais custos a serem considerados incluem:

• Equipe do projeto: considere o tempo orçado (incluindo horas extras) para os usuários e a equipe de TI.
• Taxas de consultoria: determine a assistência inicial que pode ser necessária, além daquela que o fornecedor incluirá.
• Conversão, entrada e teste de dados: use a equipe ou temporários para a entrada de dados, testes ou quaisquer outras tarefas básicas necessárias. (Tais itens costumam ser subestimados no orçamento, o que pode levar a problemas de qualidade dos dados.)
• Treinamento de usuários: o fornecedor incluirá um treinamento inicial para os usuários finais, mas para aproveitar o sistema ao máximo, o treinamento adicional é altamente recomendável.

Custos contínuos de pessoal de ERP

Estime os custos operacionais "normais” para manter o novo sistema ERP empresarial em funcionamento. Ao considerar custos contínuos (recorrentes), seja o mais realista possível e inclua uma expectativa razoável para a escalada de preços ou a inflação anual. Os principais itens serão uma combinação de tempo e despesas da equipe interna de TI e dos consultores, tais como:

• Custos de suporte de infraestrutura: cobrem o tempo orçado para o suporte, além do incluído pelo fornecedor. Com o SaaS, os custos de manutenção de infraestrutura serão mínimos ou inexistentes.
• Backup e recuperação de desastres: incluem práticas terceirizadas ou internas.
• Suporte a redes e dispositivos: suporte estimado necessário para rede, PCs e dispositivos móveis, por exemplo.
• Correções periódicas de bugs: para a equipe de TI aplicar o fluxo de correções de bugs.
• Integrações de software: espere fazer manutenções regulares conforme os produtos de software são atualizados.
• Personalizações de software: atualizadas ou reaplicadas em ciclos de release de software.
• Suporte aos dispositivos móveis dos usuários: trabalho necessário para o desenvolvimento e o suporte a aplicativos.

Determine o custo total do ERP legado e do novo sistema ERP

Transfira o total de cada área de investimento, bem como os subtotais dos custos do novo sistema, das quatro tabelas acima para a tabela abaixo. Agora você poderá ver a economia total ou os custos adicionais da mudança para um novo sistema. Espere uma mistura de subtotais negativos e positivos para a "diferença de 5 anos".

O que fazer com essas informações

• Se o total da "diferença de 5 anos" for positivo, isto significa que é mais caro atualizar o sistema legado do que substituí-lo. Tal montante é um benefício direto e precisa ser adicionado à Tabela 8: Resumo dos benefícios do ERP (abaixo).
• Se o total da "diferença de 5 anos" for negativo, isto significa que será mais caro implementar o novo sistema do que atualizar o sistema existente. Outros benefícios serão abordados na próxima seção.
• O total dos custos do novo sistema em cinco anos será usado abaixo no cálculo do ROI como "o investimento".

2. Faça uma estimativa dos benefícios do ERP

Se o custo do novo sistema em cinco anos for maior que o custo de manutenção do sistema legado, você precisará de benefícios adicionais suficientes para justificar a mudança. Caso contrário, por que fazer a troca?

Por exemplo, se você prevê mais receita e margens mais altas como resultado do upgrade para um novo ERP – ou se o sistema agregará mais valor e um nível mais alto de suporte ao cliente – esses benefícios podem ajudar a justificar o upgrade para um novo ERP.

Alguns dos benefícios do novo sistema são, por natureza, um pouco mais difíceis de separar e atribuir ao novo sistema, mas vale a pena o esforço para fazê-lo. Na maioria dos casos, haverá benefícios diretos mais que suficientes para justificar a implementação do novo sistema. Mas documentar e estimar os benefícios indiretos ajudará no planejamento do projeto, definindo prioridades e medindo os resultados da implementação do ERP na organização. Mesmo que você não possa atribuir um valor monetário a esses benefícios, vá em frente e liste-os na planilha de ROI e no plano do projeto.

Exemplos de benefícios do ERP

Para esta planilha, as amostras de benefícios do ERP foram organizadas em cinco áreas de melhoria:

• Produtividade do pessoal
• Tomada de decisão
• Finanças e contabilidade
• Operações
• Tecnologia de negócios

As listas abaixo são amostras dos benefícios. Você e sua equipe descobrirão muito mais ao analisar casos de sucesso de clientes, relatórios de analistas, requisitos de negócios, opções de software e novas tecnologias. Liste os possíveis benefícios e capture as estimativas iniciais para melhorias nos processos e no valor financeiro.

Produtividade do pessoal

• Ofereça suporte a dispositivos móveis para permitir o trabalho a qualquer hora, em qualquer lugar.
• Aumente a eficiência e a precisão na entrada de dados, eliminando procedimentos complicados e a lentidão nas respostas associada a sistemas ERP mais antigos e "difíceis de usar".
• Reduza o tempo até a produtividade plena com uma UI (interface do usuário) moderna e baseada em funções, que diminui o tempo de treinamento necessário para os usuários começarem a trabalhar rapidamente.
• Ajude a estabelecer um ambiente controlado e gerenciado para reduzir a variabilidade com os processos padrão.

Tomada de decisões

• Consolide sistemas para reduzir imprecisões nos dados e eliminar dados redundantes.
• Centralize e gerencie informações (única fonte da verdade) para tornar as comunicações intraempresariais mais eficazes e evitar mal-entendidos e confusão.
• Acesse Big Data com ferramentas analíticas modernas para fornecer insights e tomar decisões mais acertadas.
• Forneça ferramentas fáceis de usar, como alertas e dashboards, para permitir consultas self-service rápidas e precisas.

Finanças e contabilidade

• Simplifique os processos financeiros e contábeis em toda a empresa.
• Acelere os fechamentos mensais e aprimore a precisão dos relatórios financeiros.
• Melhore as contas a receber reduzindo a duração de pendências de créditos (DSO, na sigla em inglês).
• Diminua o estresse das auditorias com dados precisos, completos, organizados e disponíveis prontamente.
• Facilite o compliance regulatório.

Operações

• Melhore as operações de negócios em toda a empresa e modernize processos desatualizados.
• Integre o e-commerce à gestão de clientes e pedidos.
• Reduza os custos operacionais de mão de obra por meio de sistemas de planejamento aprimorados.
• Aumente a satisfação dos clientes com produtos ou prazos de entrega certos no momento da cotação.
• Ajude a função de procurement a se tornar proativa e controlada, em vez de caótica e dependente de urgências.
• Melhore o planejamento e o controle de estoque para reduzir o estoque sem aumentar a ocorrência de faltas em estoque, pedidos em atraso ou decepções dos clientes.

Tecnologia de negócios

• Substitua a infraestrutura obsoleta que impede a evolução dos negócios.
• Aprimore a interação entre os sistemas de negócios dos vários departamentos.
• Consolide aplicativos legados independentes e reduza o uso de planilhas do Excel e soluções alternativas manuais.
• Acesse novas tecnologias, como Inteligência Artificial (IA), Machine Learning e Internet das Coisas (IoT).
• Trace um caminho para a escalabilidade com sistemas modernos, projetados para acompanhar o crescimento dos negócios.
• Aplique a segurança de dados com sistemas e controles atualizados.
• Reduza o problema de encontrar suporte para sistemas legados que não são mais atendidos pelo fornecedor.

Documente as melhorias do ERP

A planilha abaixo é uma amostra para documentar suas observações e estimativas de melhorias nos processos e no valor financeiro. Lembre-se de preencher cada coluna em sua própria planilha.

• Crie uma planilha para cada uma das cinco áreas de melhoria listadas acima.
• Registre os processos em cada área a ser aprimorada.
• Faça uma estimativa dos montantes anuais diretos e indiretos.
• Calcule o valor total de cinco anos.
• Especifique o benefício, mesmo que o valor em dólar não possa ser determinado.

Identifique os benefícios diretos e indiretos para cada departamento na organização. A seguir, apresentamos um exemplo de benefícios nas áreas de finanças e contabilidade. Você precisará de uma tabela como essa para cada departamento da organização.

Sintetize todos os benefícios do ERP

Uma vez consideradas todas as áreas de melhoria, adicione a soma do total de cinco anos de cada departamento para determinar o benefício total.

Além disso, se você constatou um número positivo no "total da diferença de 5 anos" da Tabela 6: Resumo dos custos, claramente será mais caro atualizar o sistema legado do que substituí-lo. O montante economizado é um valor de benefício direto e deve ser adicionado à linha 6 da tabela abaixo. Se esse número for negativo (o novo sistema custa mais do que o existente), coloque um zero (0) na linha 6.

3. Calcule o ROI do ERP

Você não precisará de uma planilha nesta fase.

Neste ponto, você deve ter todas as informações necessárias para calcular o retorno sobre o investimento de sua empresa no ERP usando esta fórmula:

ROI = (Benefícios – Investimento)/Investimento

Abaixo, você encontra as informações:

• O "Investimento" é o "Total dos custos do novo sistema em 5 anos", que é o total da Tabela 6: Resumo dos custos do ERP
• Os "Benefícios" são os "Benefícios totais do projeto de ERP" da Tabela 8: Resumo dos benefícios do ERP

Na maioria dos casos, o benefício será maior do que o investimento e você acabará com uma proporção maior que 1.

Por exemplo, se o benefício em cinco anos for de US$ 2.000.000 e o investimento em cinco anos for de US$ 575.000, a proporção seria (US$ 2.000.000 – US$ 575.000) / US$ 575.000 = 2,479, o que será arredondado para 2,5.

Multiplique essa proporção por 100 para obter a porcentagem de ROI resultante do upgrade do sistema ERP. Em nosso exemplo, a proporção de 2,5 representa um ROI de 250%.

A próxima etapa

Se os benefícios e o ROI forem satisfatórios, o próximo passo é expandir o trabalho para corresponder ao processo de planejamento e orçamento de sua empresa. Como o software afeta os orçamentos operacionais e de capital, talvez seja necessário envolver mais stakeholders.

• Comunique-se com os executivos que apoiam o projeto e os membros da equipe que elaboraram as estimativas.
• Forneça documentação de suporte a vendas, custos etc.
• Gere previsões específicas de vendas e custos por ano.
• Prepare dados de análise financeira para TCO (custo total de propriedade), prazo de amortização e outros cálculos.