Was bedeutet Ausgabenmanagement?

Ausgabenmanagement bezeichnet die Steuerung sämtlicher Lieferantenbeziehungen und Unternehmenseinkäufe mit dem Ziel, jeden ausgegebenen Euro lückenlos zu erfassen und dessen Wert maximal auszuschöpfen.

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Überblick über das Ausgabenmanagement

Ein effektives Ausgabenmanagement integriert und automatisiert alle ausgabenbezogenen Aktivitäten von der Bezugsquellenfindung bis zur Abrechnung (Source-to-Pay), damit der Einkauf wie geplant erfolgt und die Lieferanten vertragskonform bezahlt werden. Durch eine ganzheitliche Betrachtung der Ausgaben steigt der Anteil an kontrollierten Ausgaben im Ausgabenmanagement, wodurch der Mehrwert für das Unternehmen steigt. Dieser Mehrwert resultiert aus:

Einer gesteigerten Prozesseffizienz
Geringeren Beschaffungskosten und minimierten Risiken
Einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern und fachübergreifenden Teams
Einer stärkeren Konzentration auf strategische Kernaufgaben

Wie läuft das Ausgabenmanagement ab?

Das Ausgabenmanagement beginnt mit der digitalen Transformation von Bezugsquellenfindung, Vertragsmanagement und Einkauf sowie der Prozesse zur Steuerung von Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen.

Source-to-Pay-Funktionen werden dann in einem einfachen, intelligenten Prozess zusammengefasst, der auf einer zentralen, cloudbasierten Plattform ausgeführt wird. Diese ist in ein globales Lieferantennetzwerk integriert. So können alle Ausgabendaten erfasst und analysiert werden, wodurch sich Erkenntnisse darüber gewinnen lassen, wie viel ein Unternehmen ausgibt, wie oft und wofür – und das im gesamten Unternehmen.

Welche Vorteile bietet das Ausgabenmanagement?

Mithilfe moderner Software für das Ausgabenmanagement werden Erkenntnisse im Zuge eines vernetzten, durchgängigen Prozesses in Maßnahmen umgesetzt.

Durch die Bezugsquellenfindung aus einer Position der Stärke heraus lassen sich deutlich bessere Konditionen mit den Lieferanten aushandeln.
Verträge werden in Echtzeit erstellt und dann in einem zentralen Repository gespeichert, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten.
Der Einkauf gestaltet sich denkbar einfach, indem die Mitarbeitenden gezielt dazu angeleitet werden, bei bevorzugten Lieferanten zu den bereits ausgehandelten Konditionen zu bestellen.
Für die Verwaltung des Lieferantenlebenszyklus und der Lieferantenleistung stehen in einer Rundumsicht zuverlässige, aktuelle Daten zur Verfügung.
Die Transparenz über mehrstufige Lieferketten hinweg reduziert Lieferantenrisiken und potenzielle Bedrohungen für den Geschäftsbetrieb, das Image und den Umsatz.
Rechnungserfassung, Rechnungs-Workflow und -genehmigung erfolgen automatisiert, um Ausnahmen zu vermeiden und die Einhaltung von Vertrags- und Bestellbedingungen sicherzustellen.

Die Zahlungsverwaltung erfolgt in Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um die liquiden Mittel zu erhöhen, das Umlaufvermögen zu steigern und Skonti optimal auszuschöpfen.

FAQs

Was ist Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung. Es umfasst die Überwachung und Koordination der Interaktionen mit allen Anbietern, die Waren und Dienstleistungen an ein Unternehmen liefern. Sein Ziel besteht darin, positive und produktive Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und sicherzustellen, dass diese die Standards und Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Qualität, Kosten und Lieferzeiten erfüllen. Im Rahmen des Category Management gewinnt das Lieferantenmanagement noch stärker an Bedeutung, weil es dazu beiträgt, starke Beziehungen zu Lieferanten innerhalb bestimmter Warengruppen aufzubauen, was zu einer höheren Effizienz, einem geringeren Risiko und potenziell besseren Preisen und Konditionen führt.

Was ist Ausgabenanalyse?

Ausgabenanalyse bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten mit dem Ziel, die Beschaffungskosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und die Compliance zu überwachen. Die Ausgabenanalyse hilft Unternehmen dabei, genau nachzuvollziehen, wofür ihre Mittel aufgewendet werden, und Potenziale für Kostensenkungen wie auch Prozessverbesserungen zu identifizieren. Im Rahmen des Category Management ist die Ausgabenanalyse von entscheidender Bedeutung, weil sie Unternehmen dabei unterstützt, datengestützte Entscheidungen zu treffen, ihre Ausgaben über verschiedene Warengruppen hinweg zu optimieren und bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln.

Was ist Lieferantenrisiko?

Lieferantenrisiko bezeichnet die potenziellen negativen Folgen, die durch Handlungen oder Versäumnisse eines Lieferanten entstehen können. Dies kann Risiken in Bezug auf Qualität, Lieferung, finanzielle Stabilität, Compliance und Reputation umfassen. Das Management von Lieferantenrisiken ist im Einkauf von entscheidender Bedeutung, um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, den Ruf des Unternehmens und der Marke zu schützen und potenzielle rechtliche oder finanzielle Auswirkungen zu vermeiden. Im Rahmen des Category Management trägt die Kenntnis und die Minderung von Lieferantenrisiken innerhalb bestimmter Warengruppen dazu bei, die Resilienz in der Lieferkette zu stärken, stabile und zuverlässige Lieferantenbeziehungen zu gewährleisten und das Unternehmen vor etwaigen Störungen oder Problemen zu schützen.

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