Was ist Beschaffung? Ein umfassender Leitfaden

Die Beschaffungsfunktion wird oft als selbstverständlich angesehen – bis etwas schiefgeht. Sie ist dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen am Laufen gehalten wird, und stellt sicher, dass die richtigen Materialien und Vorräte bei Bedarf zur Verfügung stehen. Der Fokus liegt dabei auf dem operativen Geschäft. Daher wurde der Beschaffung bislang keine strategische Rolle beigemessen – inzwischen ist das jedoch anders.

Die Eindämmung der Kosten hat weiterhin Priorität, insbesondere angesichts der Inflation und der steigenden Kosten für den Materialbedarf. Die Kostenkontrolle ist jedoch nur einer der Faktoren, die heute bei der Beschaffung eine Rolle spielen. Zwischen der Gefahr von Lieferengpässen und den Kosten für die Lagerung überschüssiger Bestände muss die Beschaffung irgendwie die Resilienz der Lieferkette gewährleisten, selbst wenn Klimaereignisse oder andere Störungen Lieferungen unterbrechen. Die Notwendigkeit, nachhaltige Waren zu beschaffen und die immer strengeren gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, bedeutet, dass Unternehmen bei den Prozessen der Bezugsquellenfindung eine zusätzliche Ebene der Datenerfassung und ‑prüfung einführen müssen. Nimmt man geopolitischen Druck und Risiken hinzu – mit der daraus resultierenden Materialverknappung –, steht die Beschaffung plötzlich im Zentrum der Aufmerksamkeit.

Heute ist die Rolle des Chief Procurement Officer (CPO) keine reine Backoffice-Funktion mehr, die sich hauptsächlich mit Kostensenkung und Compliance befasst.

Definition von Beschaffung

Die Beschaffung ist eine wichtige Unternehmensfunktion, die für die Versorgung eines Unternehmens mit allen benötigten Waren und Dienstleistungen verantwortlich ist. Für produzierende Unternehmen ist die Verfügbarkeit von Lieferungen besonders wichtig, weil sich Fertigerzeugnisse ohne die erforderlichen Materialien schlichtweg nicht herstellen lassen. Beschaffungsabteilungen müssen mit internen Stakeholdern zusammenarbeiten, um deren Prognosen und Anforderungen zu sammeln, und dann die besten Lieferanten zu den besten Kosten finden.

Anhand von Papyrusrollen mit Liefer- und Transportangaben lässt sich die Beschaffungsfunktion bis zum Bau der Pyramiden zurückverfolgen. Im Laufe der Zeit hat sich die Beschaffung mehrfach gewandelt – von einer einfachen Dokumentationsaufgabe zu einer Disziplin, die strategisches Denken und Verhandlungsgeschick erfordert.

Während der Industriellen Revolution gewann die Beschaffung an Bedeutung – da im Zuge der Industrialisierung der Bedarf an Materialien, die eingekauft und transportiert werden mussten, stark anstieg. In der Mitte des 20. Jahrhunderts, als die Wirtschaft boomte, trugen Angebot und Wettbewerb dazu bei, die Beschaffung neu zu definieren. Einzelpersonen wurden in verschiedenen Aspekten des Supply-Chain-Managements geschult; so entstand ein eigener Berufszweig. Die Beschaffung galt nicht länger als Verwaltungs-, sondern als Leitungsaufgabe.

Heute durchläuft die Beschaffung erneut einen drastischen Wandel – der vermutlich so bedeutend ist wie jede der Veränderungen in der Vergangenheit.

Warum ist die Beschaffung im Unternehmen heute so wichtig?

Was bisher eine Verwaltungsfunktion im Backoffice war, steht nun im Mittelpunkt – die Beschaffung ist Partner bei komplexen strategischen Entscheidungen auf Vorstandsebene.

Zudem entfällt auf die Beschaffung ein großer Teil der Kosten eines Unternehmens – Schätzungen zufolge 40–80 %. Daher spielt sie bei Budgetüberlegungen eine wesentliche Rolle. Effektive Beschaffungspraktiken verbessern jedoch auch die Risikobewertung, die Kontrolle der Lieferanten und das Wertschöpfungspotenzial innerhalb der Lieferkette.

Hier einige wichtige Gründe, warum die Beschaffung in Unternehmen bedeutsam ist:

• Kosteneinsparungen: Die Beschaffung ist die erste Verteidigungslinie zur Kostensenkung und Stabilisierung des Cashflows in einem Unternehmen und hat direkten Einfluss auf die Gewinnmargen und das Geschäftsergebnis. Durch wettbewerbsorientierte Produktbeschaffung und Vertragsverhandlungen können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Hinzu kommt, dass die Straffung der Einkaufsprozesse einen echten Einfluss auf die Finanzergebnisse haben kann.
• Qualität: Die Beschaffung der richtigen Rohstoffe zum richtigen Zeitpunkt ist für die Herstellung hochwertiger Produkte von entscheidender Bedeutung. Qualität betrifft jeden Aspekt des Beschaffungsprozesses, da die Auswahl der Materialien und Lieferanten sich direkt auf die Qualität der Produkte und Services auswirkt. Die Priorisierung der Qualität ist der Schlüssel zur Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Reputation, der Produktion und rechtlichen Fragen.
• Zielausrichtung: Strategische Beschaffung richtet Beschaffungskäufe an den Zielen eines Unternehmens aus. Wenn beispielsweise die Steigerung der Agilität und Resilienz zu den zentralen Werten Ihres Unternehmens zählt, sollten Tools zur Erreichung dieser Ziele in Ihren Beschaffungsprozess integriert werden. Eine detaillierte Analyse des Marktes sowie Ihrer internen Anforderungen kann dabei helfen, die Lieferanten zu ermitteln, die am besten in das Anforderungsprofil passen.
• Risikominderung: Risiken können bei jedem Schritt des Beschaffungsprozesses auftreten – von einer ungenauen Bedarfsanalyse bis hin zu Problemen bei der Lieferung durch den Lieferanten. Zusätzliche Risiken ergeben sich aus ineffektiven Reaktionen auf Compliance-Verpflichtungen, unklaren ethischen Standards, witterungsbedingten Vorfällen, globalen Störungen und ähnlichen Herausforderungen. Die heutigen technologiegestützten Beschaffungsprozesse können die erforderliche Transparenz bieten, um Risiken proaktiv zu erkennen, zu bewerten und zu mindern.
• Nachhaltigkeit und Ethik: Das Beschaffungsteam muss sich an den Werten seines Unternehmens in Bezug auf Umweltauswirkungen, ethische Bezugsquellenfindung, Verpflichtungen im Bereich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) und mehr orientieren, um Compliance zu gewährleisten und sich vor Risiken, Rufschädigung und unnötigen Kosten zu schützen. Die Verwaltung nachhaltiger Beschaffungsquellen und Compliance ist eine der Hauptaufgaben der Beschaffungsabteilung.

Risikomanagement ist in der Beschaffung von entscheidender Bedeutung

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Arten des Beschaffungsmanagements

Es gibt vier Hauptbeschaffungsarten:

1. Direkte Beschaffung: Hierzu gehört die Beschaffung von allem, was direkt in die Produktion der von einem Unternehmen verkauften Waren einfließt, einschließlich Rohstoffe, Komponenten, Teile, Services und Großhandelsartikel. All dies wirkt sich auf Umsatz, Wachstum und Reputation aus. Daher sind die Beziehungen zu den Lieferanten bei der direkten Beschaffung von entscheidender Bedeutung.
2. Indirekte Beschaffung: Alles, was nicht direkt mit der Produktion zusammenhängt, einschließlich Materialien, Waren und Dienstleistungen für den internen Gebrauch und die täglichen Geschäftsabläufe, fällt unter die indirekte Beschaffung. Dazu gehören z. B. Büromaterial, Energie/Wasser und Reisekosten.
3. Warenbeschaffung: Sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung können unter die Warenbeschaffung fallen, die die Beschaffung aller materiellen Objekte umfasst, ob fertig oder unfertig – von der Ausrüstung über Rohstoffe bis hin zu Bürostühlen.
4. Dienstleistungsbeschaffung: Professionelle, personenbasierte Dienstleistungen – wie Beratungsunternehmen, Agenturen, Anwaltskanzleien, ausgelagerte IT, Sicherheitsdienste, Bereitstellung von Software as a Service (SaaS) und Reparatur von Einrichtungen – fallen alle unter die Dienstleistungsbeschaffung. Diese sind nötig, um effiziente Abläufe zu sichern und Personallücken zu schließen.

Zwölf Schritte im Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, umfasst jedoch in der Regel die folgenden zwölf Schritte:

1. Bedarf ermitteln: Der erste Schritt eines jeden Beschaffungsprozesses besteht darin, die spezifischen Materialien, Produkte, Softwarelösungen oder Services zu ermitteln, die aufgrund von Engpässen, neuen Projekten oder regelmäßigen operativen Anforderungen benötigt werden. Diese Phase umfasst die Absatzplanung und Prognose.

2. Lieferanten finden: Das Ermitteln und Bewerten der besten potenziellen Lieferanten für Ihre geschäftlichen Anforderungen erfolgt bereits in einem frühen Stadium des Beschaffungsprozesses. Die Entwicklung alternativer Lieferanten kann beim Risikomanagement helfen, weil diese Ihnen Optionen für den Fall von Engpässen oder Unterbrechungen bieten.

3. Bestellanforderung einreichen: Durch das Einreichen einer Bestellanforderung – mit Spezifikationen z. B. zu Preis, Zeitrahmen und Menge – zur internen Prüfung und Genehmigung wird der Einkaufsprozess ausgelöst.

4. Lieferanten evaluieren und auswählen: Bei der Auswahl des besten Lieferanten im Rahmen eines wettbewerbsorientierten Vergabeverfahrens, z. B. durch eine Angebotsanfrage, eine Ausschreibung, E-Auktionen oder eine informelle Beschaffungsmethode („Drei Angebote und ein Zuschlag“), werden die Anbieter sowohl nach Kosten als auch nach Qualität, Reputation, Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Nachhaltigkeit bewertet.

5. Preis und Bedingungen aushandeln: Nachdem ein Lieferant ausgewählt wurde, handelt das Beschaffungsteam verschiedene Einkaufsbedingungen aus, darunter Preis, Menge, Lieferzeitpläne und Zahlungsbedingungen.

6. Bestellung anlegen: Sobald ein Lieferant ausgewählt und die Bedingungen ausgehandelt wurden, legt das Unternehmen eine formale Bestellung für diesen Lieferanten an, in der die genauen Waren, Services und Bedingungen aufgeführt werden.

7. Waren annehmen und Qualität prüfen: Nach dem Wareneingang wird geprüft, dass Qualität und Menge der Lieferung mit der Warenbestellung übereinstimmen. Dazu muss die Ware sorgfältig auf Schäden oder Fehler untersucht werden.

8. Rechnung bearbeiten und Zahlungsbedingungen erfüllen: Nachdem bestätigt wurde, dass die Warenlieferung die Mengen- und Qualitätsprüfung bestanden hat, kann die Rechnung des Lieferanten über die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet werden, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten. Je nach Vertragsbedingungen können Skonti für vorzeitige Zahlungen gewährt werden und es gibt die Option für verschiedene Zahlungsmethoden.

9. Gute Beziehungen zu Lieferanten aufbauen und pflegen: Es ist für das Beschaffungsteam von strategischer Bedeutung, positive und dauerhafte Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Zu den Vorteilen gehören bessere Lieferantenleistungen, Konditionen, Rabatte, Zusammenarbeit und Zuverlässigkeit.

10. Verträge verwalten: Die Verwaltung von Beschaffungsverträgen umfasst die Überwachung von Verträgen, die Sicherstellung der Compliance und die Neuverhandlung von Bedingungen bei Bedarf. Dabei ist wichtig, potenzielle Probleme zu erkennen und anzugehen – damit ausgehandelte Einsparungen realisiert und Ihr Geschäftsziele erreicht werden.

11. Risiken verwalten: Ein Teil dessen, was das Beschaffungsteam so wichtig für ein Unternehmen macht, ist seine Rolle im Risikomanagement. Es ist unerlässlich, potenzielle Probleme, z. B. Engpässe und Unterbrechungen in der Lieferkette, vorherzusehen, zu steuern und Maßnahmen zu ihrer Bewältigung zu ergreifen. Ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements ist es auch, über Vorschriften und Anforderungen auf dem Laufenden zu bleiben und jede Gefahr der Nichteinhaltung zu erkennen.

12. Überprüfen und analysieren: Dieser letzte Schritt im Beschaffungsprozess ist eine fortlaufende Aufgabe. Die Überprüfung und Analyse von Beschaffungskennzahlen, um Lücken zu identifizieren, neue Einsparmöglichkeiten zu ermitteln und Risiken zu mindern, spielt eine wichtige Rolle für den Geschäftserfolg.

Diese zwölf Schritte werden allgemein als Beschaffungslebenszyklus betrachtet, da sich die Aufgaben überschneiden und es sich um einen fortlaufenden Prozess handelt. Ein erfolgreicher Beschaffungskreislauf erfordert die Integration mit anderen wichtigen Geschäftsbereichen wie Budgetierung, Prognose und Supply Chain Management.

Vergleich zwischen Beschaffung, Einkauf und ähnlichen Workflows

Viele Unternehmen verwenden die Begriffe „Beschaffung“, „Einkauf“, „Bezugsquellenfindung“ und „Supply Chain Management“ synonym, es gibt aber Unterschiede. Folgende wären zu nennen:

Beschaffung vs. Einkauf: Beim Einkauf als Teilsegment der Beschaffung liegt der Fokus auf den Transaktionen. Dazu gehören Verhandlungen, Produktbestellungen, Wareneingang und Erhalt von Dienstleistungen sowie die Abwicklung von Zahlungen. Der Einkauf ist damit ein entscheidender Teil der Beschaffung, doch ist diese in der Gesamtbetrachtung sehr viel umfangreicher.

Beschaffung vs. Bezugsquellenfindung: Die Bezugsquellenfindung ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses in seiner frühen Phase. Hierbei werden Bedarfe ermittelt, Lieferanten gesucht, Bestellanforderungen angelegt, Lieferanten evaluiert und ausgewählt sowie Preise und Konditionen ausgehandelt. In der Phase der Bezugsquellenfindung können enge Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut werden.

Beschaffung vs. Supply Chain Management: Die Beschaffung ist der Teil des gesamten Supply-Chain-Management-Prozesses, dessen Fokus auf dem Erwerb der Waren und Dienstleistungen liegt, die für die Herstellung von Produkten und die Aufrechterhaltung interner Abläufe benötigt werden. Die Beschaffung interagiert dynamisch mit anderen Segmenten der Lieferkette, wie z. B. Logistik, Bestandsführung und Bedarfsplanung.

Nachhaltiges Beschaffungsmanagement

Nachhaltige Beschaffung, bei der ESG-Kriterien in die Beschaffungspraktiken und die Entscheidungsfindung integriert werden, ist nicht nur ein Trend in der Beschaffung, sondern ein entscheidender Faktor.

Zu den Herausforderungen bei der nachhaltigen Beschaffung gehören die Komplexität und Transparenz der Lieferkette, die Leistungsmessung, die Sicherstellung der Einhaltung von Standards und der Aufbau von Kapazitäten. Schon jetzt ist es schwierig, Bezugsquellen für Materialien mit geringer Emissionsintensität zu finden, wie z. B. grünen Stahl und recycelte Materialien bei Aluminium und Kunststoff, und es wird in Zukunft nicht leichter werden. Außerdem suchen Kunden zunehmend nach Marken, die ihre Nachhaltigkeit unter Beweis stellen können. Für Unternehmen ist nachhaltige Beschaffung also unverzichtbar geworden.

Greifen wir nur einen Aspekt der nachhaltigen Beschaffung heraus – die Reduzierung der Emissionen in der Lieferkette. Der Prozess kann Jahre dauern, sodass Unternehmen, die jetzt mit der Umstellung beginnen, die Weichen für Wettbewerbsstärke und Resilienz in der Zukunft stellen.

Hier sind einige Beispiele für nachhaltige Beschaffung:

• Grüne Bezugsquellenfindung oder grüne Beschaffung: Grüne Bezugsquellenfindung bedeutet, strategisch Produkte und Services mit geringeren Umweltauswirkungen einzukaufen. Zu einer grünen Beschaffung gehört die Vermeidung von Einwegkunststoffen und anderen Einwegartikeln, die Verwendung recycelter oder upgecycelter Rohstoffe und die Nutzung sauberer Technologien oder Brennstoffe. Eine grüne Beschaffung kann die Produktionskosten senken, zu den Initiativen Ihres Unternehmens im Bereich der sozialen Verantwortung beitragen und sogar den Umsatz steigern, indem sie umweltbewusste Verbraucher anspricht.
• Ethisch beschaffte Materialien: Nachhaltige Beschaffung setzt ethische Bezugsquellen voraus. Das bedeutet, Produkte von Unternehmen zu kaufen, die einen existenzsichernden Lohn garantieren, gute Arbeitsbedingungen bieten, keine Kinderarbeit zulassen, einen positiven Beitrag zu ihren jeweiligen Communitys leisten und andere ethische Standards erfüllen.
• Reduzierung des CO2-Fußabdrucks und des Energieverbrauchs: Bei der Senkung der CO2-Emissionen und des Energieverbrauchs Ihres Unternehmens geht es nicht nur darum, die Emissionen zu reduzieren, die direkt durch den täglichen Betrieb in Fabriken und beim Transport entstehen, sondern auch darum, die Emissionen der gesamten Lieferkette zu senken.

KI im Beschaffungswesen: Intelligentere Automatisierung und neue Erkenntnisse

KI in der Beschaffung kann komplexe Aufgaben wie Ausgabenanalyse, Vertragsmanagement, strategische Beschaffung und Compliance-Management automatisieren und optimieren. Zudem kann sie intelligentere Analysen und Entscheidungen ermöglichen, Chancen, potenzielle Kosteneinsparungen und Anomalien identifizieren und die Lieferantensuche erleichtern – und gleichzeitig dazu beitragen, Beschaffungsbetrug zu verhindern und Fehler zu reduzieren.

KI kann auch die Wertschöpfung im Unternehmen fördern, indem sie die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens ermittelt, etablierte Prozesse in Frage stellt, Wissen aus neuen Blickwinkeln nutzt und die Lieferkette auf neue und andere Weise gestaltet.

Generative KI hat auch für die Beschaffung ein enormes Potenzial. Ihre Fähigkeit, Aufgaben zu automatisieren, Einblicke zu gewähren und die Transparenz zu verbessern, steigert die Effizienz und Produktivität und ermöglicht eine bessere Auswahl und Verwaltung von Lieferanten. Generative KI kann zudem dazu beitragen, Risiken zu minimieren und Ausgaben zu senken.

Durch den Einsatz von KI als Entscheidungshilfe, zur Identifizierung neuer Möglichkeiten, der Automatisierung von Aufgaben und der Verbesserung der operativen Effizienz kann sich Ihr Beschaffungsteam auf die Bereiche konzentrieren, in denen menschliches Fachwissen unabdingbar ist.

KI in der Beschaffung: ein umfassender Leitfaden

KI schafft aufregende neue Möglichkeiten und ermöglicht die Abkehr von etablierten Prozessen und Praktiken in der Beschaffung.

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Anforderungen an Beschaffungssoftware

Bei der Auswahl von Beschaffungssoftware sollten Sie Tools bevorzugen, die nicht nur Ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren und optimieren, sondern auch Ihre strategische Entscheidungsfindung verbessern. Eine ideale Software sollte über eine robuste cloudbasierte Infrastruktur und KI-Funktionen verfügen, um komplexe Beschaffungsaufgaben zu vereinfachen. Zu den unerlässlichen Funktionen gehören die nahtlose Integration in bestehende Finanz- und Lieferkettensysteme, benutzerfreundliche Schnittstellen und umfassende Auswertungen für eine detaillierte Ausgabenanalyse.

Entscheiden Sie sich für Lösungen, die Echtzeiteinblicke und ‑berichte bieten und so ein proaktives Management der Beschaffungsaktivitäten ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass die Software skalierbar ist, sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann und aktiv zum Wachstumskurs Ihres Unternehmens beiträgt.

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