Vor gar nicht so vielen Jahren waren Ihre Kunden noch bereit, Tage oder sogar Wochen auf die Lieferung von Produkten zu warten. Sie kannten all Ihre Wettbewerber, und Markttrends verliefen oft schrittweise und stetig. Das ist heute alles nicht mehr der Fall. Moderne Konsumenten kaufen in Echtzeit aus einem globalen und in der Regel digitalen Katalog. Produkttrends (und sogar Branchentrends) können sich innerhalb kürzester Zeit, manchmal innerhalb weniger Tage, durchsetzen. Nimmt man dann noch eine verwirrende Ansammlung von Lieferkettenunterbrechungen hinzu – von Pandemien über Politik bis hin zu Wetterereignissen –, ergibt das eine durchaus schwindelerregende Situation. So wichtig Ihre Kunden für den Umsatz Ihres Unternehmens sind, so sehr sind Ihre Lieferanten das Fundament, auf dem es steht. Die besten Softwarelösungen und operativen Innovationen von heute helfen Unternehmen dabei, die Strategien für das Lieferantenbeziehungsmanagement zu entwickeln, die sie benötigen, um in der heutigen komplexen und schnelllebigen Welt nicht nur wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern erfolgreich zu sein.

Supplier Relationship Management: Bedeutung

Die Praxis des Lieferantenbeziehungsmanagements (SRM) entstand in den 1980er-Jahren, um Unternehmen eine systematische und konsistente Strategie zur Bewertung ihrer Lieferanten an die Hand zu geben. Die Wurzeln des SRM lassen sich auf die Arbeit von Peter Kraljic zurückführen, einem renommierten Analysten für Beschaffung und Lieferketten, der eine neuartige Sichtweise auf die Segmentierung von Lieferanten vorstellte. Er entwickelte die sogenannte Kraljic-Matrix, die Lieferanten im Wesentlichen anhand zweier entscheidender Dimensionen einordnet: Risiko und Rentabilität. Ein Elektronikunternehmen benötigt beispielsweise sowohl Mikroprozessoren als auch Bürobedarf; der Lieferant, der es mit Ersteren beliefert, ist jedoch für den Erfolg weitaus wesentlicher als Letzterer. Aus diesem Grund geht das Lieferantenbeziehungsmanagement davon aus, dass gute Interaktionen mit all Ihren Lieferanten zwar wichtig sind, es aber besonders entscheidend ist, robuste, transparente Beziehungen und fortlaufende Bewertungsstrategien mit jenen Lieferanten zu pflegen, von denen Ihr Unternehmen am stärksten abhängig ist.

Moderne Praktiken und Lösungen für das Lieferantenbeziehungsmanagement nutzen analytische und strategische Komponenten, die Unternehmen dabei helfen können, ihren Ansatz bei der Gestaltung von Lieferantenbeziehungen zu revolutionieren.

SRM und Lieferantenmanagement im Vergleich

Die Begriffe „Supplier Relationship Management“ (Lieferantenbeziehungsmanagement) und „Lieferantenmanagement“ werden oft synonym verwendet, sind aber technisch gesehen nicht dasselbe. Supplier Relationship Management ist genau das, wonach es klingt: die Praxis der Verwaltung von Beziehungen zu Lieferanten. Das Lieferantenmanagement dagegen beinhaltet weitere Aspekte, über das Beziehungsmanagement hinaus auch Informationen über Lieferanten, die Leistung und das Risikomanagement wie auch Aktivitäten wie etwa die Zusammenarbeit bei Prognosen.

Supplier Relationship Management oder kurz SRM ist seit längerer Zeit ein geläufiger Begriff und wird auch in der Gegenwart noch von vielen Unternehmen verwendet, insbesondere von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die nicht die volle Funktionalität einer umfassenden Suite für das Lieferantenmanagement benötigen. Heute ist Lieferantenmanagement jedoch der modernere Begriff und wird oft verwendet, um neue und fortschrittliche cloudbasierte Werkzeuge zu beschreiben, die den komplexen Anforderungen des gehobenen Mittelstands und von Großunternehmen gerecht werden.

Supplier Relationship Management: der Prozess

Der SRM-Prozess besteht aus fünf entscheidenden Schritten:

1. Lieferantensegmentierung: Diese erste Phase umfasst die Kategorisierung der Lieferantenbasis. Dies hilft dabei, Erkenntnisse zu gewinnen, potenzielle Risiken aufzuzeigen, Einsparungspotenziale aufzudecken und die Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Die Segmentierung kann auf verschiedenen Kriterien basieren, wie etwa Artikeltyp, Menge, Risiko (unter Verwendung der Kraljic-Matrix), Standort, Preis, Nachhaltigkeit und mehr – je nachdem, was für das Unternehmen den größten Wert darstellt.
2. Entwicklung einer Lieferantenstrategie: Auf Basis der Erkenntnisse aus der Segmentierung wird als Nächstes eine maßgeschneiderte Strategie entwickelt. Dies umfasst die Aushandlung von Verträgen und Preisen, die Verbesserung von Kommunikationsprozessen und den Versuch, das Geschäft auf zusätzliche Lieferanten zu verteilen, um Risiken und Abhängigkeiten zu minimieren.
3. Beziehungspflege: In dieser Phase geht es darum, über Transaktionen hinaus die Verbindung zu den Lieferanten zu vertiefen und für durchgängige Kommunikationswege zu sorgen, die beispielsweise frühzeitige Benachrichtigungen über Preisänderungen, Werbeaktionen und potenzielle Engpässe einschließen kann. Im Wesentlichen stellt dies sicher, dass Ihre Lieferanten Sie kennen und auf Ihre geschäftlichen Anforderungen eingestimmt sind.
4. Strategieumsetzung: Hierbei werden die in der Phase der Strategieentwicklung identifizierten Taktiken und Initiativen in die Tat umgesetzt, um die Leistung zu steigern, den Wert zu erhöhen und die gesetzten Ziele mit jeder segmentierten Lieferanten-Gruppe zu erreichen. Dies kann das Vertragsmanagement, die Auftragsabwicklung, das Leistungsmanagement und die proaktive Zusammenarbeit mit Lieferanten umfassen, um sicherzustellen, dass die strategischen Ziele in greifbare Ergebnisse umgesetzt werden, von denen sowohl der Auftraggeber als auch seine Lieferanten profitieren.
5. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung: Die kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung ist für ein effektives Supplier Relationship Management unerlässlich. Pünktlichkeit und Genauigkeit von Lieferungen, Produktqualität, Kosteneffizienz, Vorlaufzeit, Reaktionsfähigkeit: All diese Punkte können evaluiert werden. Die Leistungsdaten fließen wieder in den Zyklus ein und dienen als Informationsgrundlage für die nächste Runde der Segmentierung und Strategieentwicklung. Auf diese Weise entsteht ein Kreislauf, der mit jedem Durchlauf stärker und aufschlussreicher wird.

Supplier Relationship Management: Ziele und Vorteile

Wenn Sie Ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten verbessern, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen.

• Engere Beziehungen zu Lieferanten: Der Aufbau engerer Beziehungen zu Lieferanten bedeutet, dass Sie Ihre Interaktionen über die Transaktionsebene hinaus vertiefen. Es geht darum, Partnerschaften zu schmieden und Vertrauen, gegenseitiges Verständnis sowie gemeinsame Ziele aufzubauen. Dies vermittelt sowohl Ihnen als auch Ihren Lieferanten ein besseres Verständnis der gegenseitigen Ziele, Bedrohungen und Chancen.
• Geringere Kosten: Durch eine Analyse der Betriebsabläufe und Kostenstrukturen der Lieferanten können Unternehmen gemeinsam mit ihren Lieferanten Bereiche für Kostensenkungen ermitteln, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität eingehen zu müssen. Dies kann zu besseren Preisverhandlungen, Vorteilen durch Großeinkauf und geringeren Gesamtbetriebskosten führen.
• Geringeres Lieferantenrisiko: Eine gut umgesetzte Strategie für das Supplier Relationship Management sorgt für größere Sensibilisierung und Echtzeit-Transparenz, sodass Sie Risiken schneller und gezielter erkennen, bewerten und mindern können. Denn wie heißt es so schön: Wissen ist Macht. Das Nutzen von intelligenten Beschaffungslösungen und SRM-Praktiken stellt sicher, dass Sie besser vorbereitet sind und souveräner agieren können.
• Bessere Reaktionsfähigkeit der Lieferanten: Wenn Ihre Lieferanten Sie kennen und sich für Ihren Erfolg engagieren, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen – insbesondere in dringenden Situationen. Diese Reaktionsfähigkeit kann in zeitkritischen oder unerwarteten Szenarien den entscheidenden Unterschied ausmachen. Je enger die Beziehung zwischen Einkaufenden und Verkaufenden ist, desto größer der Wille, die Anforderungen der anderen Partei zu erfüllen.
• Schnellere Zusammenarbeit mit Lieferanten: Indem Sie Ihren Lieferanten digitale Echtzeit-Methoden für Zusammenarbeit und Informationsaustausch zur Verfügung stellen, können Sie schneller auf Disruptionen reagieren und die Agilität Ihres Unternehmens verbessern. Dies geschieht häufig in einem Multienterprise Supply Chain Business Network – einer umfassenden Plattform für die B2B-Zusammenarbeit, auf der einkaufende und verkaufende Unternehmen miteinander in Kontakt treten, Transaktionen durchführen und bei gemeinsamen Prozessen und dem Austausch von Informationen zusammenarbeiten können.
• Mehr Sichtbarkeit und Transparenz: Ein gutes Supplier Relationship Management ist transparent. Es vermittelt klar die Leistungskennzahlen, ihre Bedeutung für alle Beteiligten und die Tatsache, dass alle Lieferanten einer genauen Prüfung unterzogen werden. Dieser sachliche, ehrliche Ansatz vermittelt einen positiven Eindruck und ermutigt Lieferanten, hohe Standards als Teil ihrer Partnerschaft mit Ihnen aufrechtzuerhalten, statt lediglich aus Angst vor Überwachung.
• Optimierte Wertschöpfungskette: Durch die Ausrichtung der Abläufe bei Lieferanten auf Ihre Geschäftsziele tragen Strategien für das Supplier Relationship Management zu einer zunehmend optimierten Liefer- und Wertschöpfungskette bei. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Glied in der Kette völlig transparent ist, effizient funktioniert und zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.
• Einblick in die Fähigkeiten der Lieferanten: Mit Zugriff auf Daten und Insider-Wissen können Sie die Stärken, Kompetenzen und Potenziale Ihrer Partner noch präziser einschätzen. Führen Sie beispielsweise neue Produkte oder Geschäftsmodelle ein, lässt sich präzise prüfen, ob Ihre bestehende Lieferantenbasis diese Anforderungen erfüllt – oder ob eine Neuausrichtung im Sourcing erforderlich ist. Wenn Sie die Kapazitäten und Grenzen Ihrer Lieferantenbasis kennen, können Sie mit größerer Sicherheit und Weitsicht planen und handeln.

Schutz vor Unterbrechungen der Lieferkette

Es bedurfte der Katastrophe von COVID-19, damit die Menschen in vollem Umfang erkannten, wie abhängig wir alle von Lieferketten sind. Eindringlich gewarnt durch die Erfahrung, wie nah sie dem Abgrund bereits waren, begannen die erfolgreichsten Unternehmen damit, ihre Lieferketten zu optimieren – und zugleich die ihnen zugrunde liegenden Systeme und Prozesse. Dazu gehörte die dringend notwendige Einführung besserer Verfahren für das Supplier Relationship Management, um Unwägbarkeiten mit Resilienz und Souveränität zu begegnen. Durch den Aufbau starker Beziehungen zu Lieferanten und die kontinuierliche Überwachung können Sie Störungen antizipieren und bei Bedarf schnell reagieren.

Supplier Relationship Management: Herausforderungen

Selbst bei einem gut funktionierenden Supplier Relationship Management bleiben einige Risiken und Herausforderungen bestehen, die Sie im Auge behalten sollten.

• Mangelnde Lieferantenvielfalt: Eine enge Zusammenarbeit mit einer kleinen Anzahl von Lieferanten bringt zweifellos viele Vorteile mit sich. Doch alles auf eine Karte zu setzen, birgt unweigerlich Schwachstellen und Risiken. Glücklicherweise unterstützen SRM-Softwarelösungen dabei, die zeitaufwendigen administrativen Aufgaben des Beziehungsmanagements zu automatisieren. So gewinnen Sie den nötigen Freiraum, um persönliche Kontakte zu pflegen und deutlich mehr Anbieter einzubinden, als es Ihr Zeitbudget bisher zuließ.
• Fehlerhafte Ausrichtung: Manchmal werden Lieferanten zu Konkurrenten. Oder ihre Pläne und Geschäftsmodelle ändern sich so, dass Sie nicht mehr zu den ursprünglichen Konditionen und Preisen passen. Dies kann unangenehm sein, wenn man enge und freundschaftliche Beziehungen aufgebaut hat. Daher ist es wichtig, diese Szenarien vorwegzunehmen und für den Fall der Fälle diplomatische Kommunikations- und Verhandlungspläne auszuarbeiten.
• Risikofaktoren und Kontinuität: Von der Weltpolitik bis hin zu Pandemien und Wetterkatastrophen – wir lernen, dass man nie „nie“ sagen sollte, wenn es um das nächste potenzielle Vorkommnis in der Lieferkette geht. Hervorragende Beziehungen zu Ihren Lieferanten bilden ein entscheidendes Polster gegen Unsicherheiten – doch leider sind sie kein Allheilmittel. Heutzutage ist es zudem unerlässlich, verstärkt auf KI-gestützte Beschaffungslösungen zu setzen. Diese unterstützen Sie dabei, Datenmengen souverän zu beherrschen, künftige Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und belastbare Notfallpläne zu entwickeln.
• Probleme mit der Transparenz: Das Supplier Relationship Management verbessert zwar die Einblicke in die Abläufe der Lieferanten, eine vollständige Transparenz ist jedoch nicht möglich. Ein Gleichgewicht zwischen Vertrauen und technologischen Hilfsmitteln wie IoT-Sensoren, Blockchain und GPS-Tracking kann dabei helfen, eine gewisse Kontrolle zu behalten, ohne in die Autonomie des Lieferanten einzugreifen.

Supplier Relationship Management: Beispiele

Strategien und Lösungen für das Supplier Relationship Management kommen in wichtigen Branchen zum Einsatz, um spezifische Anforderungen und Probleme zu bewältigen.

1. Gesundheitswesen: Von Medikamenten bis hin zu chirurgischen Instrumenten – in diesem Sektor ist die Produktqualität buchstäblich eine Frage von Leben und Tod. Das Supplier Relationship Management im Gesundheitswesen umfasst oft gründliche Prüfverfahren für Lieferanten, regelmäßige Qualitätsaudits und strenge Compliance-Prüfungen zur Einhaltung von Standards und Vorschriften. Ein Krankenhaus könnte beispielsweise in Echtzeit benachrichtigt werden, wenn ein Produkt eines Lieferanten zurückgerufen wurde oder Qualitätsprobleme aufweist, sodass schnell gehandelt werden kann, um alternative Lieferquellen zu suchen und mögliche Schäden zu vermeiden.
2. Einzelhandel: Durch die Dynamik der sozialen Medien entstehen und vergehen Modetrends heute rasend schnell – mitunter buchstäblich über Nacht. Das Supplier Relationship Management im Einzelhandel erleichtert die gemeinsame Prognose und Planung mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte im Moment der Nachfrage verfügbar sind und bei sinkender Nachfrage nicht im Regal verstauben. Ein Einzelhandelsunternehmen, das beispielsweise einen hochpreisigen Artikel in limitierter Auflage anbietet, kann eng mit seinen Lieferanten zusammenarbeiten, um die Bestellungen auf einzelne Regionen zuzuschneiden und so eine Belieferung ohne Überbestand sicherzustellen.
3. Energie: Versorgungsunternehmen arbeiten oft mit Anlagen, die bereits Jahrzehnte alt sind. Um deren Betrieb aufrechtzuerhalten, sind häufig seltene oder spezialisierte Bauteile und Ausrüstungen erforderlich. Darüber hinaus stehen sie unter zunehmendem Druck, Emissionen zu reduzieren und wirksamere Nachhaltigkeitsmaßnahmen zu entwickeln. Die althergebrachten Lieferanten von Bauteilen und die modernen Hightech-Anbieter von intelligenten Stromversorgungsanlagen verfolgen sehr unterschiedliche Praktiken und Methoden. Energieversorgern hilft das Lieferantenmanagement dabei, die Steuerung dieser grundverschiedenen Anbietergruppen zu bündeln und zu vereinheitlichen. So stellen sie sicher, dass sie den entscheidenden Energiebedarf der Kunden decken und zugleich die Standards für Nachhaltigkeit konsequent einhalten.
4. Transport: Transportunternehmen sind auf zuverlässiges Equipment und die rechtzeitige Lieferung von Material angewiesen. Ein effektives SRM in diesem Sektor könnte beispielsweise darin bestehen, die Beziehungen zu Lieferanten von Ersatzteilen für die Fahrzeugwartung sorgsam zu pflegen und sicherzustellen, dass alles bei Bedarf verfügbar ist, ohne übermäßige Lagerbestände aufzubauen. Ein Logistikunternehmen könnte Tools für das Supplier Relationship Management einsetzen, um die Zuverlässigkeit eines vielfältigen Lieferantennetzwerks zu evaluieren und so das nötige Vertrauen für die Erweiterung und Diversifizierung seines Geschäfts zu schaffen.
5. Bauwesen: Unternehmen in diesem Sektor stehen unter ständigem Termindruck und müssen Beziehungen zu einer Vielzahl von Materiallieferanten pflegen. Ein Bauunternehmen könnte eine Software für das Supplier Relationship Management verwenden, um die Leistung der Lieferanten über mehrere Projekte hinweg zu verfolgen und diejenigen zu ermitteln, die stets pünktlich liefern und die Qualitätsvorgaben einhalten. So können sie sowohl die Kosten als auch den Zeitplan einhalten.