什麼是 HRIS？
HRIS 代表人力資源資訊系統。公司使用 HRIS 管理和自動化核心人力資源流程，例如薪資、工時追蹤以及員工福利管理。
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人力資源資訊系統概觀
HRIS 系統（或人力資源資訊系統）是在 1980 年代開發的首批商業軟體解決方案之一。為什麼？人力資源當時是任何組織中管理工作最繁重的部門之一，如今依舊如此。人力資源人員不僅承擔著大量的文書和記錄保存工作，而且管理著有關員工和應徵者的一些最珍貴、最脆弱的信息。
從那時開始，技術有了很大的發展。現代 HRIS 系統可自動化工作流程、整合意見回饋並即時調整報表製作結構，並愈來愈受到 AI 的支援，提供智慧建議、偵測異常，以及個人化使用者體驗。透過提供消費者等級的使用者體驗和彈性功能，現代 HRIS 系統變得高效，而且易於使用、功能強大且靈活。
最佳 HRIS 軟體在雲端中交付，提供更廣泛的效益，包含更多資料儲存、更強大的安全性，以及與薪資、應徵者和其他 HR 系統等輔助應用程式更流暢地整合。
如今，人力資源 AI 透過實現預測性洞察、智慧自動化，並運用介面簡化工作，例如入職、績效評核和員工服務，從而推動 HRIS 功能轉型。
HRIS 定義
HRIS 代表人力資源資訊系統，此軟體解決方案可協助公司管理和自動化核心人力資源流程，並支援福利管理、工時和出勤、薪資和其他工作流程，以及個資、人口統計和薪酬等員工資料的儲存。
HRIS、HRMS 與 HCM
HCM 是一個廣泛術語，包含組織用來管理其人力從聘用到退休的實務、政策、流程和軟體。HCM 套件通常稱為人力資源管理系統。
HRIS 系統使用員工資料庫來支援更具線性和量化性質的核心人力資源流程，例如薪資處理或管理工時和出勤。相較之下，HRMS 是指更全面性的軟體解決方案，其中包含 HRIS，但也包含更多涉及人才管理的定性和複雜功能。
例如，HRIS 可協助自動化和簡化程序（例如員工工時），以及當此資料整合至 HRMS 系統時，便可分析工時資料來改善生產力和規劃，甚至有助於在 HRIS 中更有效率地將任務自動化。
了解哪一種軟體解決方案最適合您，實際上並不像它聽起來那樣令人困惑。這就是堅定地檢視貴公司現狀和長遠發展目標的問題。然後選擇能滿足您當前需求，又能擴展規模的人力資源解決方案。
人力資源資訊系統有哪些功能？
最佳雲端 HRIS 解決方案支援各種人力資源流程和互動。此技術將整個企業的工作流程智慧自動化，包括：
福利管理
- 自動化的福利管理
- 可讓員工存取、編輯和了解福利的自助服務功能
工時與出勤
- 準確管理員工缺勤
- 透過工時設定檔提升管理效率，決定員工假日、工作排程和津貼。
- 依據員工檔案自動計算工時與薪資
將工時和出勤管理數位化，企業可以自動化並簡化全球員工工作時間追蹤，並使其符合法規遵循規範。
嵌入式本地化
- 透過自動法律和法規變革來適應特定國家/地區的商業實務和法律
- 針對個別國家的全球化和本土化需求的全面存貨
員工自助服務
- 提高員工生產力的自助服務功能
- 在單一平台上整合人力資源資料
- 根據各國/地區特定要求追蹤重要 HR 資訊
- 為員工提供個人化檔案介面，並在此管理和檢視員工福利、申請休假等。
組織結構
- 分析以即時洞察整體人力
- 找出關鍵職位，並快速進行人力調整以解決差距
- 將組織結構視覺化
員工階層和資料在 HRIS 系統中容易尋找。
雲端 HRIS 系統的效益
除了現代 HRIS 的基本功能外，雲端系統更容易與現有系統整合。它們是可擴展的，而且可以更輕鬆地透過新的創新和安全性功能來強化。
以下是整合雲端 HRIS 系統的一些共同效益：
- 讓人力資源管理員更快速、更準確： 處理人們的生計問題時，不容出錯。HRIS 軟體能夠自動化並精簡管理任務，讓人力資源團隊免受手動和紙本系統帶來的延遲和不正確影響。
- 改善員工體驗：雇主有時忘記，讓他們的團隊能夠看到其福利、付款和休假的狀態是多麼重要。HRIS 工具可讓員工直接存取其個人資訊、生成報表和問題要求，所有這些都無需通過人力資源部門，以免造成不便和花費時間。
- 改善效率：HRIS 解決方案提供各式各樣的自助服務工具，大幅降低電子郵件和紙本表單和核准程序的需求。可即時自動管理排程、工作流程、休假請求等。
- 支援法規遵循工作：隨著遠端工作的增加，以及文化向更敏感和訴訟的轉變，企業需要確保遵循全球勞工和就業法規。雲端 HRIS 協助確保所有人力資源活動都在法規遵循範圍內，並協助支援其人力。
- 確保安全：人力資源檔案中包含公司最敏感且珍貴的資料，包括員工的醫療和財務記錄和詳細資料。過去，當此資料儲存於筆記型電腦或不安全的資料庫時，始終存在資料損害的風險。現今的整合式 HRIS 系統已建立進階安全性通訊協定，協助將網路安全風險降至最低。
雲端 HRIS 整合如何支援核心人力資源流程
雖然 HRIS 系統協助集中並簡化人力資源流程和管理，但仍有許多其他核心功能同時進行，例如招募、訓練和規劃。此外，您不必擔任人力資源專員，便能了解這些重要功能在統一和集中化時是多麼有用。然而，當組織使用舊系統並中斷人力資源軟體應用程式時，他們被迫使用人工流程來尋找跨組織資訊孤島中的工具和資訊。
最佳雲端 HRIS 系統不僅允許整合您的核心 ERP，而且是為其建立。例如，雲端 ERP 系統管理各種日常業務活動，並專為整合多種不同的企業流程而建置。透過整合跨業務資料，ERP 可提供單一事實來源並確保可靠的資料完整性。因此，當您的核心人力資源流程和 HRIS 與採用 AI 的現代 ERP 的速度、分析能力整合時，您將獲得兩全其美的效果。
HRIS 應用範例
就在幾年前，使用 HRIS 解決方案的主要是最大組織。但隨著整合的雲端系統日益普及，規模較小且成長中的組織運用 HRIS 的效益和效率變得逐漸可行。
以下是一些使用 HRIS 簡化人力資源流程的公司範例：
- Sun Communities 是全球最大的不動產投資信託之一，透過 SAP SuccessFactors [人資雲] 轉型人力資源營運，支援超過 3,800 名員工，涵蓋 670 多個物業。公司簡化入職流程、改善法規遵循，員工能夠變得更有凝聚力和動力。
- Volkswagen 是全球汽車的領品牌，將分散架構的人力資源流程整合到統一平台。現在有超過 40 個國家/地區支援在地化核心人力資源和法規遵循。
立即探索 HRIS 軟體
現代企業正在尋找統一、全球且核心的人力資源解決方案，提供消費者等級的使用者體驗，並支援即時資料分析和自動化。隨著人力分布越來越廣，HRIS 軟體需要全球化，在多個國家提供深度本地化和合規性服務。隨著商業模式轉變和演進，企業需要透過一系列真正相關且強大的預先建置提供靈活度和簡潔性，協助其可靠且快速地建置新的流程和應用程式。
HRIS 常見問題
人力資源資訊系統（HRIS）對現代人力資源管理相當重要，因為該系統可協助組織簡化並自動化關鍵人力資源流程。
HRIS 簡化薪資、工時追蹤、福利管理和員工資料管理等工作，進而提升效率。透過集中員工資訊並自動化工作流程，HRIS 可增強資料準確性、確保法規遵循，並提供即時洞察以制定更完善的決策。SAP 的雲端 HRIS 解決方案也提供快速上手的體驗，讓人力資源團隊更容易管理人力並支援策略規劃。
HRIS 能解決許多常見的業務問題，包括：
- HR 人員與員工工作流程需人工進行且耗時
- 資料儲存系統孤立缺乏持續性
- HR 與員工資訊陳舊過時
- HR 策略與企業策略不盡相同
- 未能遵循企業和政府就業法的規定
HRIS 讓人力資源服務更容易存取、個人化且有效率，進而提升員工體驗。透過自助服務入口網站、行動存取和 AI 工具等功能，員工可以：
- 更新個人資訊
- 申請休假
- 登記福利
- 檢視薪資和績效資料
這些工具可減少等待時間、提升透明度，並讓員工更能掌握自身的工作生活。HRIS 也能協助人力資源團隊更快速回應員工需求，打造更引人入勝且支援性的工作環境。
HRIS 必須具備靈活度，並能因應不斷改變的業務需求。其他應考量的重點包括：
- 能適當管理從舊系統轉移到 HRIS 的資料
- 可隨組織成長擴充 HRIS
- 能符合當地及全球法規要求
- 一旦 HRIS 上線後，訓練有術的員工能快速上手，發揮系統的全面價值
實作 HRIS 時，首先須識別貴組織的人力資源需求，並選取符合您目標的解決方案。選擇系統後，流程通常包含：
- 規劃和探索：定義您的需求，並規劃目前的人力資源流程。
- 配置：設定系統以符合您的組織結構、政策和工作流程。
- 資料移轉：將員工資料從舊系統或試算表傳輸至 HRIS。
- 整合：串連 HRIS 與其他系統，例如薪資、財務或招募平台。
- 培訓與變更管理：協助人力資源團隊和員工有效使用新系統。
- 上線運作和支援：啟動系統，並透過持續支援和優化來監控效能。
是。HRIS 系統（例如 SAP SuccessFactors [人資雲]）旨在整合其他企業應用程式，包含薪資、財務、招募和學習平台。這些整合有助於在各部門建立無縫的資料流程，減少人工輸入並改善準確性。
視您的 IT 架構而定，您可使用 API、中介軟體或預先建立的連接器來串連 HRIS 與 SAP 和非 SAP 系統。這項彈性有助於制定更完善的決策，並提供更統一的員工體驗。
