Há não muitos anos, os seus clientes ficavam satisfeitos por esperar dias ou até semanas pela entrega dos produtos. Sabia quem eram todos os seus concorrentes e as tendências de mercado eram muitas vezes graduais e estáveis. Hoje, nada disso é verdade. Os consumidores modernos fazem compras em tempo real a partir de um catálogo global, normalmente digital. As tendências de produtos (e até de setores) podem consolidar-se em semanas, se não em dias. Junte a isto uma coleção desconcertante de perturbações na cadeia de abastecimento, desde pandemias a questões políticas e eventos meteorológicos—e o resultado é uma situação verdadeiramente vertiginosa. Tanto quanto os seus clientes constroem o seu negócio, os seus fornecedores são a base sobre a qual ele existe. As melhores soluções de software e inovações operacionais de hoje estão a ajudar as empresas a desenvolver as estratégias de gestão de relacionamento com fornecedores de que necessitam para não só competir, mas também prosperar no mundo complexo e em rápida mudança de hoje.

Significado da gestão de relacionamento com fornecedores

A prática da gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) teve origem na década de 1980 como uma forma de proporcionar às empresas uma estratégia sistemática e consistente para avaliar os seus fornecedores. As raízes do SRM podem ser rastreadas até ao trabalho do renomado analista de compras e cadeia de abastecimento Peter Kraljic, que introduziu uma perspetiva inovadora sobre a segmentação de fornecedores. Ele desenvolveu algo chamado Matriz de Kraljic, que basicamente mapeia os fornecedores em duas dimensões fundamentais: risco e rentabilidade. Por exemplo, uma empresa de eletrónica necessita tanto de microprocessadores como de material de escritório, mas o fornecedor que lhe fornece os primeiros é muito mais essencial para o seu sucesso do que o fornecedor do material de escritório. Por este motivo, a gestão de relacionamento com fornecedores defende que, embora seja importante manter boas interações com todos os seus fornecedores, é especialmente crucial cultivar relações sólidas e transparentes, bem como estratégias de avaliação contínua, com aqueles fornecedores dos quais o seu negócio mais depende.

As práticas e soluções modernas de gestão de relações com fornecedores utilizam componentes analíticos e estratégicos que podem ajudar as empresas a revolucionar a sua abordagem à gestão de relações com fornecedores.

SRM vs. gestão de fornecedores

Os termos “gestão de relacionamento com fornecedores” e “gestão de fornecedores” são frequentemente usados como sinónimos, mas tecnicamente não significam o mesmo. A gestão de relações com fornecedores é exatamente o que parece: a prática de gerir as relações com os fornecedores. A gestão de fornecedores, no entanto, é mais abrangente do que isso. Inclui a gestão de relações, mas também a informação sobre fornecedores, gestão de desempenho e de risco—bem como atividades como a colaboração em previsões.

Como termo, SRM existe há muito mais tempo e ainda é utilizado por muitas empresas, especialmente pequenas e médias empresas que não necessitam da funcionalidade completa de uma solução de gestão de fornecedores de ponta a ponta. Hoje, no entanto, gestão de fornecedores é o termo mais moderno e é frequentemente utilizado para descrever novas e avançadas ferramentas baseadas na cloud que respondem às necessidades complexas de empresas de média-alta dimensão e grandes empresas.

O processo de gestão de relacionamento com fornecedores

A jornada SRM é composta por cinco etapas críticas:

1. Segmentação de fornecedores: Esta fase inicial envolve a categorização da base de fornecedores. Isto ajuda a fornecer informações, destacar potenciais riscos, identificar oportunidades de poupança e melhorar as relações com os fornecedores. A segmentação pode ocorrer com base em vários critérios, como tipo de item, quantidade, risco (utilizando a matriz de Kraljic), localização, preço, sustentabilidade e outros, dependendo do que for mais valioso para a empresa.
2. Desenvolvimento da estratégia do fornecedor: Munido dos conhecimentos obtidos com a segmentação, o passo seguinte é criar uma estratégia personalizada. Isto envolve negociar contratos e preços, melhorar os processos de comunicação e tentar diversificar os negócios por mais fornecedores para minimizar o risco e a dependência.
3. Construção de relações: Esta fase centra-se em aprofundar a sua ligação com os fornecedores. Transcende as transações, promovendo uma relação que inclui comunicação de ponta a ponta, podendo abranger, por exemplo, notificações antecipadas de alterações de preços, promoções e eventuais faltas de stock. Essencialmente, garante que os seus fornecedores o conhecem e estão alinhados com as necessidades do seu negócio.
4. Execução da estratégia: Colocar em prática as táticas e iniciativas identificadas durante a fase de desenvolvimento da estratégia para melhorar o desempenho, gerar valor e alcançar os objetivos definidos com cada grupo segmentado de fornecedores. Pode abranger gestão de contratos, cumprimento de encomendas, gestão de desempenho e colaboração proativa com fornecedores para garantir que os objetivos estratégicos se traduzam em resultados concretos que beneficiem tanto a organização compradora como os seus fornecedores.
5. Monitorização e melhorias contínuas: A monitorização contínua do desempenho dos fornecedores é essencial para uma gestão eficaz da relação com os fornecedores. Isto pode incluir a avaliação da pontualidade e precisão das entregas, qualidade do produto, eficiência de custos, tempo de entrega e capacidade de resposta. Os dados de desempenho alimentam o ciclo, informando a próxima ronda de segmentação e desenvolvimento de estratégia, criando um ciclo que se torna mais forte e esclarecedor a cada volta.

Objetivos e benefícios da gestão de relacionamento com fornecedores

Quando melhora a sua capacidade de interagir com os seus fornecedores, aumenta as suas oportunidades de sucesso.

• Relações mais próximas com os fornecedores: Estabelecer relações mais próximas com os fornecedores significa aprofundar as suas interações para além do nível meramente transacional. Envolve estabelecer parcerias e construir confiança, compreensão mútua e objetivos partilhados. Isto proporciona a si e aos seus fornecedores uma melhor compreensão dos objetivos, ameaças e oportunidades de cada um.
• Custos mais baixos: Ao compreender as operações e estruturas de custos dos fornecedores, as empresas podem trabalhar com os seus parceiros para identificar áreas de redução de custos sem comprometer a qualidade. Isto pode conduzir a melhores negociações de preços, vantagens na compra em grandes quantidades e redução do custo total de propriedade.
• Risco reduzido de fornecedores: Uma estratégia de gestão de relacionamento com fornecedores bem implementada proporciona maior consciência e visibilidade em tempo real – o que ajuda a identificar, avaliar e mitigar riscos com mais rapidez e assertividade. Como diz o ditado: Não sabe o que não sabe. Aproveitar soluções inteligentes de procurement e práticas de SRM garante que esteja mais preparado e confiante.
• Melhor capacidade de resposta dos fornecedores: Quando os seus fornecedores o conhecem e sentem que estão investidos no seu sucesso, é mais provável que façam um esforço adicional para satisfazer as suas necessidades, especialmente em situações urgentes. Esta capacidade de resposta pode fazer toda a diferença em cenários sensíveis ao tempo ou inesperados. Quanto mais estreita for a relação entre compradores e vendedores, maior será a capacidade de resposta.
• Colaboração mais rápida com fornecedores: Ao proporcionar aos seus fornecedores métodos digitais e em tempo real de colaboração e partilha de informações, pode reagir mais rapidamente a perturbações e melhorar a agilidade do negócio. Muitas vezes, isto é feito numa rede empresarial de cadeia de abastecimento multientidades—uma plataforma de colaboração B2B de muitos-para-muitos onde compradores e vendedores podem conectar-se, transacionar e colaborar em processos e informações partilhados.
• Maior visibilidade e transparência: Uma boa gestão do relacionamento com fornecedores é transparente. Comunica claramente os indicadores de desempenho, a sua importância para todos e o facto de que todos estão sujeitos a escrutínio. Esta abordagem direta e honesta causa uma boa impressão e incentiva os fornecedores a manterem elevados padrões como parte da sua parceria consigo, em vez de o fazerem apenas por receio de serem vigiados.
• Cadeia de valor otimizada: Ao alinhar as operações dos fornecedores com os objetivos do seu negócio, as estratégias de gestão de relacionamento com fornecedores ajudam a apoiar uma cadeia de abastecimento e de valor cada vez mais eficiente. Isto garante que, de ponta a ponta, cada elo da cadeia é visível, funciona de forma eficiente e contribui para o sucesso global do negócio.
• Conhecimento sobre as capacidades dos fornecedores: Com acesso a dados e informações, pode compreender melhor os pontos fortes, as capacidades e o potencial existentes nas empresas dos seus fornecedores. Se, por exemplo, estiver a introduzir novos produtos ou modelos de negócio, pode avaliar se a sua base de fornecimento atual consegue satisfazer essas necessidades — ou se precisa de encontrar novos fornecedores. Ao compreender a capacidade e as limitações no seu panorama de fornecedores, pode especular e adaptar-se com maior confiança e visão antecipada.

Proteger contra a interrupção da cadeia de abastecimento

Foi necessária a catástrofe da COVID-19 para que as pessoas percebessem plenamente o quanto todos dependemos das cadeias de abastecimento. Cientes de quão perto estiveram do limite, as melhores empresas começaram a otimizar agressivamente as suas cadeias de abastecimento e os sistemas e processos que as suportam. Parte disto levou à adoção urgente de melhores práticas de gestão de relacionamento com fornecedores para ajudar a enfrentar as incertezas com resiliência e confiança. Ao cultivar relações sólidas com fornecedores e manter uma supervisão contínua, pode antecipar perturbações e responder com agilidade.

Desafios da gestão de relacionamento com fornecedores

Mesmo com processos sólidos de gestão de relacionamento com fornecedores implementados, continuam a existir riscos e desafios aos quais deve estar sempre atento.

• Falta de diversidade de fornecedores: Estabelecer ótimas relações com um pequeno número de fornecedores é excelente por várias razões. Mas existe sempre vulnerabilidade e risco associados a ter demasiados ovos no cesto de um só fornecedor. Felizmente, as soluções de software SRM podem ajudar a gerir muitos dos elementos administrativos e demorados da gestão de relações, deixando-lhe mais tempo livre para construir novas relações 1:1 e trazer mais fornecedores do que teria conseguido de outra forma.
• Desalinhamento: Por vezes, os fornecedores podem tornar-se concorrentes. Ou as suas agendas e modelos de negócio podem mudar, deixando de estar alinhados em termos e preços como antes. Isto pode ser embaraçoso quando já estabeleceu relações próximas e amigáveis, por isso é essencial antecipar estes cenários e criar planos de comunicação diplomática e negociação caso isto aconteça.
• Obstáculos ao risco e à continuidade: Desde a política global até pandemias e crises meteorológicas, estamos a aprender a “nunca dizer nunca” quando se trata do próximo possível evento na cadeia de abastecimento. Garantir excelentes relações com os seus fornecedores é uma proteção essencial contra a incerteza—mas, infelizmente, não é uma solução milagrosa. Hoje em dia, também é fundamental apostar em soluções de procurement com IA para o ajudar a lidar melhor com os dados, antecipar desafios e implementar planos de contingência.
• Desafios de visibilidade: Embora a gestão de relacionamento com fornecedores aumente a visibilidade das operações dos fornecedores, é impossível alcançar total transparência. Equilibrar a confiança com auxílios tecnológicos como sensores IoT, blockchain e rastreamento por GPS pode ajudar a manter uma linha de visão clara sem invadir a autonomia do fornecedor.

Exemplos de gestão de relacionamento com fornecedores

As estratégias e soluções de gestão de relacionamento com fornecedores estão a ajudar estes setores importantes a gerir as suas necessidades e questões únicas.

1. Cuidados de saúde: Desde medicamentos a equipamentos cirúrgicos, a qualidade dos produtos é literalmente uma questão de vida ou morte neste setor. A gestão de relações com fornecedores na área da saúde envolve frequentemente processos rigorosos de avaliação dos fornecedores, auditorias regulares de qualidade e verificações de conformidade rigorosas para cumprir os padrões e regulamentos do setor da saúde. Por exemplo, um hospital pode receber alertas em tempo real se o produto de um fornecedor tiver sido alvo de recolhas ou apresentar problemas de qualidade, permitindo uma ação rápida para encontrar fontes alternativas e prevenir potenciais danos.
2. Retalho: Com o ritmo das redes sociais, as tendências de moda surgem e desaparecem—por vezes, literalmente de um dia para o outro. A gestão de relações com fornecedores no retalho facilita a previsão e o planeamento colaborativos com os fornecedores para garantir que os produtos certos estão disponíveis quando são procurados e não ficam parados a acumular pó quando deixam de o ser. Por exemplo, um retalhista de um artigo de edição limitada e de preço elevado pode trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores para adaptar as suas encomendas por região, garantindo o abastecimento sem excedentes.
3. Energia: As empresas de serviços públicos lidam frequentemente com ativos que têm várias décadas e que exigem peças e equipamentos raros e invulgares para os manter em funcionamento. Além disso, estão a enfrentar uma pressão crescente para reduzir as emissões e desenvolver medidas de sustentabilidade mais robustas. Os fornecedores tradicionais de peças e os modernos fornecedores de equipamentos de energia inteligentes de alta tecnologia têm práticas e métodos muito diferentes. A gestão de relações com fornecedores pode ajudar as empresas de serviços públicos a centralizar e unificar a forma como gerem estes diferentes tipos de fornecedores—garantindo que satisfazem as necessidades energéticas cruciais dos clientes e permanecem em conformidade com os padrões de sustentabilidade.
4. Transporte: Estas empresas dependem de equipamento fiável e da entrega atempada de fornecimentos. Uma gestão eficaz de SRM neste setor pode, por exemplo, envolver a gestão próxima das relações com os fornecedores de peças para manutenção de veículos, garantindo que tudo esteja disponível quando necessário, sem manter um stock excessivo. Uma empresa de logística pode utilizar ferramentas de gestão de relacionamento com fornecedores para avaliar a fiabilidade de uma rede diversificada de fornecedores, dando-lhe a confiança necessária para expandir e diversificar o seu negócio.
5. Construção: As empresas deste setor estão sob constante pressão de prazos e devem manter relações com uma variedade impressionante de fornecedores de materiais. Uma empresa de construção poderia utilizar um software de gestão de relacionamento com fornecedores para acompanhar o desempenho dos fornecedores em vários projetos, identificando aqueles que cumprem consistentemente os prazos e satisfazem as especificações de qualidade. Isto ajuda-os a manterem-se dentro do orçamento e do prazo.