Ao implementar um novo software ERP, as empresas frequentemente gastam muito tempo a identificar os seus requisitos, mas relativamente pouco a montar a equipa que irá conduzir a implementação. Ainda assim, a equipa do projeto ERP é, sem dúvida, o maior fator de sucesso, aquele que pode fazer a diferença entre uma implementação bem-sucedida e um projeto que se desvia do rumo.

Enganosamente simples, aqui está a fórmula para uma implementação bem-sucedida: as pessoas certas, com as habilidades certas, seguindo os passos certos. Certifique-se de iniciar o seu planeamento de ERP em conjunto com o processo de seleção da equipa. Estes oito passos irão ajudá-lo a estruturar a sua equipa de projeto, criar o seu plano e implementar as medidas corretas.

A fórmula para uma implementação bem-sucedida: as pessoas certas, com as habilidades certas, seguindo os passos certos.

1. Reconheça que não é um projeto de TI

Porque os sistemas ERP são baseados em tecnologia da informação, as pessoas frequentemente assumem que as implementações de ERP são projetos de TI. Não é bem assim. Um sistema ERP é a espinha dorsal de toda a operação da sua empresa, por isso precisa de envolvimento e compromisso de todos os departamentos. Sem apoio organizacional suficiente, uma implementação impulsionada por TI provavelmente resultará em atrasos dispendiosos, resistência dos utilizadores, insatisfação ou até mesmo falha total.

O seu departamento de TI cuidará da instalação de hardware e software (se o novo sistema for instalado no local). A TI também será responsável pela compatibilidade e integração com outros sistemas e equipamentos dependentes de dados—tanto dentro como conectados à empresa. No entanto, a responsabilidade de definir os novos processos de negócios que irão orientar a configuração do sistema recai diretamente sobre os ombros dos utilizadores do sistema.

2. Garantir o compromisso executivo

Embora o seu CIO ou CTO, sem dúvida, tenha apoiado o projeto de implementação, o envolvimento deles não termina aí; aprovar o investimento em ERP é apenas o começo. Os executivos devem compreender o impacto de um grande projeto de implementação de ERP, estar dispostos a fazer as concessões necessárias para permitir que as pessoas dediquem tempo e energia ao projeto, e fornecer evidências visíveis do seu apoio.

Os executivos devem expressar o seu compromisso desde as primeiras reuniões de lançamento. Eles devem permanecer envolvidos, acompanhando o progresso da equipa e oferecendo incentivo quando e onde for apropriado. Eles devem também servir como a autoridade final quando surgirem conflitos ou questões que não possam ser resolvidos sem o envolvimento executivo.

Em qualquer projeto, haverá momentos em que outras prioridades interferem com os compromissos do projeto. As exigências dos clientes, as sessões de formação ou os projetos concorrentes podem facilmente afastar os membros da equipa. Os funcionários terão dificuldade em resistir a essas distrações sem um compromisso visível da direção e "permissão" para manter o foco.

3. Escolha o líder de equipa de projeto certo

Uma equipa de projeto eficaz, liderada por um líder de projeto inteligente e dedicado, é necessária para conduzir um projeto ERP a uma conclusão bem-sucedida, dentro do prazo e do orçamento. O líder da equipa deve vir do lado das operações do negócio e ser a pessoa a quem a maioria das pessoas recorre quando tem uma dúvida ou um problema, alguém que conhece o negócio da empresa, a política interna e como as coisas funcionam na sua organização. O líder do projeto pode ser um chefe de departamento, mas em muitos casos não será. Se possível, identifique esta pessoa o mais cedo possível para permitir a participação no processo de seleção.

O líder da equipa deve ser — ou tornar-se — proficiente no uso de software de gestão de projetos para acompanhar tarefas, cronograma e custos. Experiência anterior em gestão de projetos é útil, mas não obrigatória; há muitos recursos disponíveis para treinar o indivíduo designado em técnicas e ferramentas de gestão de projetos.

4. Coloque as pessoas certas na sua equipa de implementação de ERP

A estrutura da sua equipa de implementação deve refletir a sua organização. Os membros da equipa do projeto devem representar todos os principais departamentos funcionais, especialmente aqueles que são os principais utilizadores e beneficiários do sistema. Os departamentos podem incluir engenharia, vendas e serviço de campo ao cliente, compras, finanças e contabilidade, TI, instalações físicas e manutenção, recursos humanos, ou outros, dependendo de como o seu negócio está organizado e da abrangência do alcance do seu sistema.

A equipa é responsável pelo planeamento e organização do projeto e deve reunir-se regularmente para rever o progresso e resolver quaisquer problemas que surjam. Cada membro da equipa assumirá a responsabilidade de coordenar atividades dentro da sua área funcional, frequentemente estabelecendo e liderando equipas de tarefas individuais para realizar várias tarefas. Os membros irão reportar à equipa do projeto à medida que estas tarefas forem realizadas e concluídas.

Na maioria dos casos, a equipa do projeto reunir-se-á semanalmente—ou mais frequentemente durante períodos críticos ou de alta atividade. Embora não se espere que os executivos de nível C participem das reuniões de equipa, devem ser mantidos informados de todas as atividades e decisões de implementação através de relatórios regulares pelo líder da equipa. É altamente recomendável o relatório de status em toda a empresa para ajudar a manter o entusiasmo e o interesse elevados.

5. Siga um processo de planeamento de implementação estruturado e inclusivo

O planeamento deve começar cedo, quando o projeto é inicialmente sugerido ou identificado. O plano do projeto será continuamente atualizado à medida que novas informações se tornem disponíveis—mas deve ser "fixado" no início de cada fase. Embora possam ser necessárias alterações adicionais após esse ponto, alterações no meio do processo devem ser evitadas, se possível. “Scope creep”, a tendência de continuar a adicionar ou alterar os objetivos do projeto, é provavelmente a maior ameaça à conclusão bem-sucedida do projeto. Boas ideias provavelmente surgirão durante o processo, mas até mesmo mudanças aparentemente pequenas podem atrasar ou descarrilar o seu projeto. Deixe estas ideias de lado para a fase dois.

Envolva a comunidade de utilizadores (futura) no processo de planeamento inicial. Por que isso é tão importante? Eles são a principal fonte de informação para a descrição "como está" do negócio e dos seus processos. Você precisará disto na parte de definição de requisitos do seu pedido de propostas ERP (RFP). Vai querer que eles estejam envolvidos no processo de seleção para que possam dizer-lhe se o sistema realmente atende às suas necessidades no contexto dos seus processos diários. Mais importante ainda, o envolvimento precoce e contínuo no processo de especificação e seleção ajudará a superar qualquer resistência à mudança que muitas vezes está presente entre a comunidade de utilizadores quando algo novo lhes é imposto.

Estas e outras melhores práticas de implementação e planeamento de ERP podem ajudá-lo a obter o máximo do seu investimento.

Envolva a comunidade de utilizadores (futura) no processo de planeamento inicial.

6. Acompanhe o seu plano de projeto

Use ferramentas de gestão de projetos para agendar e acompanhar o projeto e o seu progresso. Existem muitos pacotes de software de gestão de projetos relativamente baratos para escolher. O software ajudará a definir o cronograma, identificar necessidades de recursos e detectar potenciais conflitos. Depois de todo o plano do projeto estar carregado, ele ajudará a acompanhar cada tarefa e o progresso geral em relação ao plano, bem como identificar o impacto de qualquer desvio—atrasos causados pela conclusão tardia de tarefas que podem afetar outros prazos. As ferramentas também irão acompanhar os gastos em comparação com o orçamento e manter a gestão sénior informada sobre as necessidades de financiamento e recursos.

À medida que as desvios do plano do projeto são identificados, a equipa do projeto deve abordá-los rapidamente. Pequenos deslizes tornam-se grandes problemas se não forem resolvidos enquanto ainda são pequenos. Cada líder de equipa de tarefas deve relatar o estado atualizado dos projetos ativos ao resto da equipa de projeto na reunião semanal. A equipa do projeto pode então descobrir como trazer qualquer tarefa atrasada ou interrompida de volta ao cronograma. O cronograma é fundamental—não deixe nenhuma atividade planejada escapar, pois haverá outros impactos a jusante. (É aceitável criar uma pequena margem nas tarefas críticas e fases do plano. Poderá considerar adotar alguns dos princípios de gestão de projetos de Critical Chain de Eli Goldratt, incluindo formas de tornar estes buffers mais eficazes.)

7. Certifique-se de que os utilizadores "possuem" o sistema

Este ponto merece ser repetido: o sucesso da sua implementação depende da comunidade de utilizadores sentir um sentido de propriedade do sistema. Se os utilizadores fizerem parte do processo desde o início, sentirão uma maior responsabilidade pelo seu sucesso—já que foi ideia deles, pelo menos em parte, escolher este sistema específico e configurá-lo como o fez.

Em qualquer implementação, haverá momentos em que os tempos se tornam difíceis ou obstáculos inesperados aparecem. Se os utilizadores não sentirem que é o seu sistema, é fácil culpar outra pessoa—executivos, gestores, TI, ou o próprio sistema—em vez de se aprofundarem e resolverem o problema. A chave para obter o compromisso de propriedade é o envolvimento precoce no planeamento do projeto e na definição de objetivos.

O fator "O que ganho com isso?" também é importante para conquistar esse sentido de propriedade. Cada utilizador deve ver benefícios no novo sistema—seja facilidade de uso, conveniência, mais confiança na precisão da informação, a capacidade de realizar mais e ter um maior impacto na organização, ou redução de stress, horas extra e frustração. Alguns destes benefícios “suaves” são importantes para motivar os utilizadores a adotarem o sistema e torná-lo um sucesso. Educação e formação são fundamentais para ajudar os utilizadores a compreender como o sistema irá melhorar as suas vidas profissionais e o desempenho no trabalho.

O sucesso da sua implementação depende da comunidade de utilizadores sentir um sentido de propriedade do sistema.

8. Meça o sucesso da sua equipa de projeto ERP

A medida definitiva da eficácia da equipa de projeto é, naturalmente, uma implementação bem-sucedida, concluída dentro do prazo e do orçamento. No entanto, medidas intermédias são igualmente importantes. O plano do projeto é composto por várias tarefas interdependentes dispostas numa linha do tempo, com recursos atribuídos para cada tarefa. A responsabilidade da equipa, após o plano ter sido aprovado, é gerir a conclusão de todas as tarefas conforme planeado.

Tarefas individuais, quando concluídas, servem como marcos. Cada semana, os gestores de tarefas individuais devem relatar o progresso das tarefas, incluindo a utilização de tempo e recursos, bem como quaisquer desafios, conflitos ou questões a serem abordadas—para que a equipa do projeto como um todo possa decidir sobre ações corretivas ou realocação de recursos necessárias para manter as tarefas no alvo. A conclusão bem-sucedida de todas as tarefas ao longo do caminho serve como uma medida tanto para o desempenho dos líderes de tarefas como para a equipa do projeto em geral.

Alcançar as expectativas de ROI de ERP (retorno sobre o investimento) também é uma medida de realização da equipa, especialmente se essas expectativas de ROI tiverem sido realisticamente faseadas no tempo para mostrar progresso ou melhoria contínua.

E, finalmente, a comunicação da equipa do projeto, embora seja uma medida menos direta, é outro indicador de sucesso. Quão bem a equipa comunicou o estado do projeto à empresa em geral e à cadeia de gestores de departamento e executivos da empresa? Uma comunicação forte é um ingrediente essencial de um projeto bem-sucedido.

Resumo

A implementação de ERP requer participação e apoio em toda a empresa. A equipa do projeto está no centro da implementação, embora eles próprios não "façam" realmente a implementação. O trabalho principal da equipa é planear e gerir o projeto, angariar apoio e manter a empresa motivada e avançando em direção à realização de todas as tarefas e atividades planeadas—até que o projeto seja concluído com sucesso.