Podczas wdrażania nowego oprogramowania ERP firmy często poświęcają dużo czasu na identyfikację swoich wymagań, ale stosunkowo mało zespołu, który będzie kierował wdrożeniem. Jednak zespół projektowy ERP jest bez wątpienia największym czynnikiem sukcesu, który może zrobić różnicę między wdrożeniem on-target a projektem, który idzie na bok.

Złudnie prosta, oto formuła pomyślnego wdrożenia: właściwe osoby, z odpowiednimi umiejętnościami, podążając za właściwymi krokami. Upewnij się, że planowanie ERP zostało rozpoczęte równolegle z procesem wyboru zespołu. Te osiem kroków pomoże Ci ustrukturyzować zespół projektowy, stworzyć plan i wdrożyć odpowiednie środki.

Formuła pomyślnego wdrożenia: właściwe osoby, z odpowiednimi umiejętnościami, postępują zgodnie z odpowiednimi krokami.

1. Zdaj sobie sprawę, że to nie jest projekt IT

Ponieważ systemy ERP oparte są na technologii informacyjnej, ludzie często zakładają, że wdrożenia ERP to projekty IT. Nie tak. System ERP jest podstawą całej działalności Twojej firmy, więc potrzebujesz zaangażowania i zaangażowania z każdego działu. Bez wystarczającego wsparcia organizacyjnego wdrożenie oparte na technologiach informatycznych może skutkować kosztownymi opóźnieniami, oporem użytkowników, niezadowoleniem, a nawet wręcz porażką.

Dział IT zajmie się instalacją sprzętu i oprogramowania (jeśli nowy system jest zainstalowany lokalnie). Dział IT będzie również odpowiedzialny za kompatybilność i integrację z innymi zależnymi od danych systemami i urządzeniami — zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i z nim połączonymi. Jednak odpowiedzialność za zdefiniowanie nowych procesów biznesowych, które będą napędzać konfigurację systemu, spoczywa na barkach użytkowników systemu.

2. Bezpieczne zaangażowanie kadry kierowniczej

O ile Twój CIO lub CTO bez wątpienia poparł projekt wdrożeniowy, to ich zaangażowanie nie kończy się na tym; podpisanie inwestycji w ERP to dopiero początek. Kadra kierownicza musi zrozumieć wpływ dużego projektu wdrożeniowego ERP, być skłonna do poczynienia niezbędnych kompromisów, aby umożliwić ludziom poświęcenie czasu i energii projektowi oraz zapewnić widoczne dowody ich wsparcia.

Kadra kierownicza powinna wyrazić swoje zaangażowanie na najwcześniejszych spotkaniach inauguracyjnych. Powinny one pozostać zaangażowane, śledzić postępy zespołu i oferować zachęty, kiedy i tam, gdzie jest to właściwe. Muszą one również pełnić rolę ostatecznego organu w przypadku pojawienia się konfliktów lub problemów, których nie można rozwiązać bez zaangażowania kadry kierowniczej.

W każdym projekcie będą miały miejsce czasy, w których inne priorytety kolidują ze zobowiązaniami projektowymi. Zapotrzebowania klientów, sesje szkoleniowe lub konkurencyjne projekty mogą łatwo przyciągnąć członków zespołu. Pracownicy będą zmuszeni oprzeć się tym rozproszeniom bez widocznego zaangażowania kadry kierowniczej i „zgody” na skupienie się.

3. Wybierz właściwego kierownika zespołu projektowego

Skuteczny zespół projektowy, kierowany przez inteligentnego i dedykowanego kierownika projektu, jest wymagany do pomyślnego zakończenia projektu ERP na czas i zgodnie z budżetem. Lider zespołu powinien pochodzić od strony operacyjnej firmy i być osobą, do której większość ludzi zwraca się, gdy ma pytanie lub problem, ktoś, kto zna biznes firmy, politykę wewnętrzną i jak działa w Twojej organizacji. Liderem projektu mógłby być kierownik działu, ale w wielu przypadkach nie będzie. Jeśli to możliwe, wskaż tę osobę tak wcześnie, jak to możliwe, aby umożliwić udział w procesie selekcji.

Lider zespołu musi być biegły w korzystaniu z oprogramowania do zarządzania projektami do śledzenia zadań, harmonogramu i kosztów. Dotychczasowe doświadczenie w zarządzaniu projektem jest pomocne, ale nie jest wymagane; dostępnych jest wiele zasobów, aby wyszkolić wyznaczoną osobę w zakresie technik i narzędzi zarządzania projektami.

4. Zdobądź właściwe osoby w swoim zespole wdrożeniowym ERP

Struktura zespołu wdrożeniowego powinna odzwierciedlać Twoją organizację. Członkowie zespołu projektowego powinni reprezentować wszystkie główne działy funkcjonalne, w szczególności te, które są głównymi użytkownikami i beneficjentami systemu. Działy mogą obejmować inżynierię, sprzedaż i usługi w terenie klienta, zaopatrzenie, finanse i rachunkowość, IT, fizyczny zakład i konserwację, zasoby ludzkie lub inne, w zależności od organizacji Twojej firmy i zasięgu systemu.

Zespół jest odpowiedzialny za planowanie i organizację projektu i powinien spotykać się regularnie, aby sprawdzać postępy i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Każdy członek zespołu przejmuje odpowiedzialność za koordynowanie działań w ramach swojego obszaru funkcjonalnego, często tworząc i kierując poszczególnymi zespołami zadaniowymi w celu realizacji różnych zadań. Członkowie będą zgłaszać się z powrotem do zespołu projektowego, ponieważ zadania te są podejmowane i wykonywane.

W większości przypadków zespół projektowy będzie spotykać się co tydzień – lub częściej w krytycznych lub wysokich okresach aktywności. Chociaż od kadry kierowniczej najwyższego szczebla nie oczekuje się uczestnictwa w spotkaniach zespołu, powinni oni być na bieżąco informowani o wszystkich działaniach i decyzjach związanych z wdrożeniem poprzez regularne raportowanie przez kierownika zespołu. Zaleca się również raportowanie statusu w całej firmie, aby utrzymać entuzjazm i duże zainteresowanie.

5. Postępuj zgodnie z ustrukturyzowanym i integracyjnym procesem planowania wdrożenia

Planowanie musi się rozpocząć wcześniej, gdy projekt jest najpierw sugerowany lub identyfikowany. Plan projektu będzie stale aktualizowany wraz z udostępnieniem nowych informacji, ale powinien być „zablokowany” na początku każdej fazy. Podczas gdy po tym terminie konieczne mogą być dodatkowe zmiany, należy unikać zmian w trakcie procesu, jeśli w ogóle jest to możliwe. „Przepełnienie zakresu”, tendencja do dalszego zwiększania lub zmiany celów projektu, jest prawdopodobnie największym zagrożeniem dla pomyślnej realizacji projektu. Dobre pomysły pojawią się w trakcie procesu, ale nawet pozornie małe zmiany mogą spowolnić lub wykoleić Twój projekt. Odsuń te pomysły na drugi etap.

Zaangażuj (przyszłą) społeczność użytkowników w proces wczesnego planowania. Dlaczego jest to tak ważne? Stanowią one główne źródło informacji dla opisu „w stanie takim, w jakim jest” firmy i jej procesów. Będzie to potrzebne w części dotyczącej definicji wymagań zapytania ofertowego ERP (RFP). Będziesz chciał, aby byli zaangażowani w proces wyboru, aby mogli Ci powiedzieć, czy system rzeczywiście spełnia ich potrzeby w kontekście ich codziennych procesów. Co najważniejsze, wczesne i ciągłe zaangażowanie w proces specyfikacji i selekcji pomoże przezwyciężyć wszelkie opory wobec zmian, które są często obecne wśród społeczności użytkowników, gdy coś nowego jest na nich naciskane.

Te i inne najlepsze praktyki w zakresie wdrażania i planowania ERP mogą pomóc w maksymalnym wykorzystaniu inwestycji.

Zaangażuj (przyszłą) społeczność użytkowników w proces wczesnego planowania.

6. Śledź swój plan projektu

Użyj narzędzi do zarządzania projektem, aby zaplanować i śledzić projekt i jego postęp. Istnieje wiele stosunkowo niedrogich pakietów oprogramowania do zarządzania projektami do wyboru. Oprogramowanie pomoże w określeniu harmonogramu, określeniu potrzeb w zakresie zasobów i wykryciu potencjalnych konfliktów. Po załadowaniu całego planu projektu pomoże Ci śledzić każde zadanie i ogólny postęp w stosunku do planu, a także zidentyfikować wpływ jakiegokolwiek poślizgu - opóźnień spowodowanych opóźnieniem w realizacji zadań, które mogą mieć wpływ na inne harmonogramy. Narzędzia te umożliwią również śledzenie wydatków w porównaniu z budżetem oraz informowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla o potrzebach w zakresie finansowania i zasobów.

Ponieważ zidentyfikowano odstępstwa od planu projektu, zespół projektowy musi szybko się nimi zająć. Małe poślizgnięcia stają się poważnymi problemami, jeśli nie zostaną rozwiązane, podczas gdy są nadal małe. Każdy kierownik zespołu zadaniowego powinien zgłaszać pozostałym członkom zespołu projektowego aktualny status aktywnych projektów na cotygodniowym spotkaniu. Zespół projektowy może następnie dowiedzieć się, jak przywrócić harmonogram wszelkich opóźnionych lub przerwanych zadań. Harmonogram ma znaczenie nadrzędne – nie pozwól, aby żaden planowany odcinek działania miał inne skutki w dół. (Dobrze jest zbudować małą poduszkę w krytycznych zadaniach i fazach planu. Można rozważyć przyjęcie niektórych zasad zarządzania projektami z krytycznego łańcucha Eli Goldratta, w tym sposobów na zwiększenie skuteczności tych buforów.)

7. Upewnij się, że użytkownicy są „właścicielami” systemu

Ta kwestia jest powtarzana: sukces wdrożenia opiera się na poczuciu poczucia odpowiedzialności za system przez społeczność użytkowników. Jeśli użytkownicy są częścią procesu od początku, poczują większe poczucie odpowiedzialności za jego sukces – ponieważ to był ich pomysł, przynajmniej częściowo, aby wybrać ten konkretny system i skonfigurować go tak, jak to zrobiłeś.

W każdej realizacji pojawią się chwile, kiedy pojawią się trudne lub nieprzewidziane przeszkody. Jeśli użytkownicy nie uważają, że jest to ich system, łatwo jest winić kogoś innego – kadry kierowniczej, menedżerów, IT lub sam system – zamiast kopać i naprawiać problem. Kluczem do zdobycia zaangażowania we współodpowiedzialność jest wczesne zaangażowanie w planowanie projektu i wyznaczanie celów.

“Co jest w tym dla mnie?” Czynnik jest również ważny w zdobywaniu tego poczucia własności. Każdy użytkownik musi dostrzec korzyści płynące z nowego systemu – czy to łatwość użytkowania, wygoda, większa wiara w dokładność informacji, zdolność do osiągnięcia więcej i mieć większy wpływ na organizację, czy też zmniejszenie stresu, nadgodzin i frustracji. Niektóre z tych „miękkich” korzyści są ważne dla motywowania użytkowników do przyjęcia systemu i osiągnięcia sukcesu. Edukacja i szkolenia mają kluczowe znaczenie, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, w jaki sposób system poprawi ich życie zawodowe i wydajność zawodową.

Sukces wdrożenia opiera się na poczuciu poczucia odpowiedzialności za system przez społeczność użytkowników.

8. Pomiar sukcesu zespołu wdrożeniowego ERP

Ostateczny pomiar efektywności zespołu projektowego jest oczywiście udanym wdrożeniem, zakończonym na czas i budżetem. Środki pośrednie są jednak równie ważne. Plan projektu składa się z szeregu współzależnych zadań określonych na osi czasu, z zasobami przypisanymi do każdego zadania. Obowiązkiem zespołu po zatwierdzeniu planu jest zarządzanie realizacją wszystkich zadań zgodnie z planem.

Poszczególne zadania, po ich ukończeniu, służą jako kamienie milowe. Każdego tygodnia menedżerowie poszczególnych zadań powinni raportować postęp zadań, w tym wykorzystanie czasu i zasobów, a także wszelkie wyzwania, konflikty lub problemy, które należy rozwiązać – tak aby zespół projektowy jako całość mógł zdecydować o czynnościach naprawczych lub realokacji zasobów potrzebnych do utrzymania zadań na docelowym poziomie. Pomyślna realizacja wszystkich zadań po drodze służy jako pomiar zarówno wydajności liderów zadań, jak i większego zespołu projektowego.

Osiągnięcie oczekiwań dotyczących zwrotu z inwestycji (zwrotu z inwestycji) ERP jest również miarą realizacji przez zespół, zwłaszcza jeśli te oczekiwania dotyczące zwrotu z inwestycji zostały realistycznie przesunięte w czasie, aby pokazać postęp lub ciągłe doskonalenie.

I wreszcie, komunikacja zespołu projektowego, choć mniej bezpośrednia miara, jest kolejnym wskaźnikiem osiągnięcia. Jak dobrze zespół komunikował status projektu firmie w całości i w górę łańcucha menedżerom działów i kadrze kierowniczej firmy? Mocna komunikacja jest niezbędnym składnikiem udanego projektu.

Podsumowanie

Wdrożenie ERP wymaga udziału i wsparcia w całym przedsiębiorstwie. Zespół projektowy znajduje się w samym sercu realizacji, mimo że tak naprawdę nie „wykonują” samej implementacji. Głównym zadaniem zespołu jest planowanie i zarządzanie projektem, pozyskiwanie wsparcia oraz utrzymywanie motywacji przedsiębiorstwa i dążenie do realizacji wszystkich zaplanowanych zadań i działań – do czasu pomyślnego zakończenia projektu.