Proces obliczania zwrotu z inwestycji w planowanie zasobów przedsiębiorstwa wydaje się wystarczająco prosty: sumuje koszty, sumuje korzyści i porównuje te dwie wartości. Jednak istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby upewnić się, że Twoje wyniki są prawidłowe - i przydatne. Ważne jest, aby mieć pełny obraz zarówno kosztów, jak i korzyści, teraz i w przyszłości, zarówno dla istniejącego, jak i nowego systemu podlegającego ocenie. Poniżej znajdują się porady ekspertów oparte na dziesiątkach wdrożeń ERP.

Przygotowanie do analizy zwrotu z inwestycji ERP

Korzystaj z rozsądnych ram czasowych na potrzeby analizy zwrotu z inwestycji. Aby upewnić się, że analiza obejmie cały cykl życia zarówno kosztów, jak i korzyści, należy wziąć pod uwagę ramy czasowe wynoszące co najmniej pięć lat.

Wyszukiwanie różnic kosztowych między poprzednim systemem a zastępczym systemem ERP. W tym celu należy wyliczyć bieżące koszty utrzymania poprzedniego systemu oraz przyszłe koszty aktualizacji systemu ERP. Pamiętaj, że kluczowym czynnikiem motywującym do zmiany systemów jest dodanie nowej funkcjonalności, która pozostanie konkurencyjna – tak więc uwzględnij realistyczne oszacowanie kosztów uaktualnienia dotychczasowego systemu.

Bądź dokładny. Upewnij się, że zebrałeś każdy kosztorys: za pozyskanie nowego systemu, jego wdrożenie i efektywne funkcjonowanie. W wielu przypadkach nowe koszty eksploatacji systemu będą niższe niż istniejące koszty systemowe. Rozważ również przewidywane korzyści podczas obliczania zwrotu z inwestycji w ERP, uznając, że korzyści te będą realizowane w czasie.

Myśl pozytywnie, ale realistycznie. Jeśli Twoja firma jest oparta na produktach (na przykład dystrybutor lub producent), możesz przewidzieć znaczną redukcję zapasów — ale zrób zadanie domowe, aby zrozumieć, jaki wynik jest typowy. Należy również pamiętać, że oszczędności nie będą miały miejsca automatycznie, ani od razu.

Dlaczego ta bardzo szczegółowa praca? Zwrot z inwestycji jest często wymagany do celów planowania finansowego. Ważne jest również zrozumienie całkowitych kosztów i korzyści projektu w celu uzasadnienia inwestycji w system ERP i oceny wydajności systemu pod kątem oczekiwań po wdrożeniu. Poniższy arkusz kalkulatora zwrotu z inwestycji ERP może pomóc w dokładnym określeniu kosztów, oferując jednocześnie wskazówki i porady, które usprawnią proces.

Korzystanie z tego arkusza

Ta strona poprowadzi Cię przez serię tabel do uzupełnienia. Każdy krok dostarczy informacji, które pomogą w wypełnieniu tych tabel.

W trakcie procesu możesz tworzyć własne niestandardowe arkusze kalkulacyjne na podstawie tych tabel. Stworzyliśmy również arkusz szablonu zwrotu z inwestycji ERP do pobrania, aby Ci pomóc.

Istnieją trzy główne kroki do obliczenia zwrotu z inwestycji w uaktualnienie systemu ERP:

• Kalkulacja kosztów
• Oszacuj korzyści
• Oblicz zwrot z inwestycji

1. Obliczanie kosztów ERP

W jaki sposób wdrożony zostanie Twój system ERP?

Sposób wdrożenia systemu ERP ma znaczący wpływ na oszacowania kosztów. Istnieje kilka opcji:

• On-Premise (on-prem): Wdrażanie lokalnie to tradycyjny sposób wdrażania dotychczasowych systemów ERP od dziesięcioleci. Sprzęt i oprogramowanie są kupowane i instalowane na własnych serwerach firmy, a system jest utrzymywany i aktualizowany przez firmę.
• Chmura: we wdrożeniu w chmurze system działa przez Internet ze sprzętem i oprogramowaniem zazwyczaj należącym do dostawcy zewnętrznego i przez niego obsługiwanym. Firmy subskrybują usługę — model licencjonowania określany jako oprogramowanie jako usługa (SaaS) ERP.
• Hybrydowa: W tym modelu elementy wdrożenia lokalnego i chmury mogą być łączone w celu utworzenia chmury hybrydowej. Daje to firmie najwyższą elastyczność, ale wymaga znacznie większego zaangażowania pracowników IT.

Które opcje wdrożenia zostaną porównane?

Obliczanie kosztów ERP obu systemów

Ta sekcja arkusza roboczego ma na celu obliczenie całkowitego kosztu posiadania (TCO) zarówno dla istniejącego poprzedniego systemu ERP, jak i dla nowego systemu zastępczego. Zazwyczaj istnieją cztery obszary inwestycji:

• Infrastruktura
• Oprogramowanie
• Wdrażanie
• Bieżące koszty osobowe

Dla wstępnego uzasadnienia projektu konieczne będzie oszacowanie tych kosztów (zanim wyjdziesz na propozycje i cytaty). Wiele lub większość wymienionych tutaj pozycji może być uwzględniona w ofercie pakietowej, ale oczekuje, że zapłaci za dodatkowe usługi, szkolenia, sprzęt i oprogramowanie, aby zakończyć pracę.

Koszty wzrostu i wsparcia będą znacznie wyższe, jeśli istniejący system jest stary, niedobrze obsługiwany przez programistę, lub jeśli jest „na niższym poziomie”, czyli nie jest aktualny z poprawkami i wydaniami programistów.

Koszty infrastruktury ERP

Oprócz kosztów początkowych oszacuj koszt modernizacji i ekspansji poza pierwotny zakup. Ponieważ jest to oszacowanie zorientowane na czas - wszystkie koszty zostaną powielone (i eskalowane) przez pięć lat (co najmniej) cyklu życia - umieścić te koszty modernizacji i rozszerzenia w przyszłych latach, ponieważ jest mało prawdopodobne, że będziesz musiał uaktualnić lub rozszerzyć w pierwszym roku lub tak.

• Wstępny sprzęt: Na przykład zakup lub dzierżawa komputerów, serwerów, drukarek. W tabeli porównawczej ten wydatek powinien już zostać wydany na „poprzedni system”.
• Bieżące modernizacje i utrzymanie: ciągły koszt powyższej infrastruktury. Nie będzie ani niskich kosztów utrzymania infrastruktury w modelu SaaS.
• Licencja na oprogramowanie systemowe: obejmuje np. system operacyjny, bazę danych, narzędzia.
• Aktualizacje i konserwacja oprogramowania systemowego: bieżące koszty powyższego oprogramowania systemowego. Oczekiwanie na brak lub niskie koszty utrzymania infrastruktury w modelu SaaS.
• Sprzęt i opłaty sieciowe: Wstępny budżet na sprzęt i usługi sieciowe.
• Urządzenia użytkownika: Koszt zakupu, wymiany i utrzymania różnych komputerów, tabletów, skanerów i tak dalej.
• Opłaty za obiekty infrastruktury: Obliczone koszty przestrzeni i mediów, na przykład wymagane przez system.

Koszty oprogramowania ERP — aplikacje biznesowe i produktywne

Tutaj będziesz chciał przeznaczyć budżet na koszty modernizacji i rozszerzenia poza początkowy zakup. Roczne opłaty mogą z czasem rosnąć, gdy dodawani są dodatkowi użytkownicy lub aplikacje, w zależności od strategii cenowej dostawcy.

• Koszt wstępny wieczystej opłaty licencyjnej: Koszty początkowe, zwłaszcza w przypadku licencji on-premise oraz niektórych opcji licencji hostowanych i hybrydowych. Zostało to już wydane na poprzedni system.
• Bieżąca roczna opłata licencyjna: Obejmuje ona aktualizacje i pewien poziom pomocy technicznej. W przypadku systemu ERP wynosi on zazwyczaj 16-20% ceny katalogowej rocznie. Na poziomie 20% rocznie licencja jest „odkupiona” co pięć lat.
• Roczna subskrypcja (SaaS): Wykorzystanie kwotowanych lub szacowanych rocznych kosztów subskrypcji dla aplikacji chmurowych.
• Roczne opłaty za usługi serwisowe (SaaS): Dodatkowe opłaty za wsparcie, które będą potrzebne w przypadku oprogramowania, które nie jest uwzględnione w innych pozycjach. Większość opłat za serwisowanie oprogramowania SaaS jest uwzględniona w subskrypcji.

Koszty wdrożenia ERP

Następnie należy oszacować koszty wdrożenia zarówno systemu początkowego, jak i planowanych aktualizacji w okresie pięciu lat. Większość dostawców oprogramowania ma jedną lub dwie główne wersje w ciągu roku. Każda wersja jest w rzeczywistości miniimplementacją. Najpierw zespół projektowy musi przejrzeć wersję, aby określić ogólny wpływ na bieżący proces biznesowy. Następnie wersja jest ładowana i testowana. Przed startem produktywnym użytkownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni w zakresie nowego oprogramowania. Potencjalne koszty do rozważenia obejmują:

• Zespół projektowy: Czynnik w przewidzianym w budżecie czasie (łącznie z nadgodzinami) dla pracowników IT i użytkowników.
• Opłaty za doradztwo: Ustal początkową pomoc, której możesz potrzebować, wykraczającą poza to, co będzie obejmować dostawca.
• Konwersja, wprowadzanie i testowanie danych: Korzystaj z personelu lub tymczasowych szablonów do wprowadzania danych, testowania lub innych podstawowych zadań, których potrzebujesz. (Jest to często w budżecie, co może prowadzić do problemów z jakością danych.)
• Edukacja i szkolenie użytkowników: Niektóre początkowe szkolenia użytkowników końcowych zostaną włączone przez dostawcę, ale aby jak najlepiej wykorzystać system, zaleca się dalszą edukację.

Bieżące koszty personelu ERP

Oszacuj „normalne” koszty operacyjne utrzymania funkcjonowania nowego systemu biznesowego ERP. Rozważając bieżące (powtarzające się) koszty, muszą być jak najbardziej realistyczne i uwzględniać rozsądne oczekiwania dotyczące eskalacji lub inflacji z roku na rok. Głównymi elementami będą połączenie czasu i wydatków wewnętrznych pracowników IT i konsultantów, takich jak:

• Koszty wsparcia infrastruktury: Obejmuje to czas przewidziany w budżecie na wsparcie wykraczające poza to, co zawiera zalecenie dostawcy. W modelu SaaS nie będzie kosztów utrzymania infrastruktury ani minimalnych kosztów.
• Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii: uwzględnienie praktyk zewnętrznych lub wewnętrznych.
• Obsługa sieci i urządzeń: Szacunkowe wsparcie wymagane na przykład dla sieci, komputerów PC i urządzeń mobilnych.
• Okresowe poprawki błędów: To jest dla pracowników IT, aby zastosować strumień poprawek błędów.
• Integracje oprogramowania: Oczekuje się regularnej konserwacji w miarę aktualizacji oprogramowania.
• Dostosowania oprogramowania: Zaktualizowano lub ponownie zastosowano w cyklach wersji oprogramowania.
• Obsługa urządzeń mobilnych użytkownika: Nakład wymagany do tworzenia i obsługi aplikacji.

Określ całkowity koszt poprzedniego systemu ERP w porównaniu z nowym systemem ERP

Z czterech powyższych tabel należy przenieść sumę dla każdego obszaru inwestycji, jak również sumy pośrednie nowych kosztów systemowych, do poniższej tabeli. Teraz można zobaczyć łączne oszczędności lub dodatkowe koszty związane z przejściem do nowego systemu. Spodziewaj się kombinacji ujemnych i dodatnich sum pośrednich dla „5-letniej różnicy”.

Co zrobić z tymi informacjami

• Jeśli całkowita „5-letnia różnica” jest dodatnia, oznacza to, że utrzymanie poprzedniego systemu jest droższe, a następnie zastąpienie go. Kwota ta jest bezpośrednią korzyścią i należy ją dodać do tabeli 8: Podsumowanie korzyści płynących z ERP (poniżej).
• Jeśli całkowita „5-letnia różnica” jest ujemna, oznacza to, że wdrożenie nowego systemu będzie droższe niż utrzymanie istniejącego systemu. Dodatkowe korzyści zostaną uwzględnione w następnej sekcji.
• Suma 5-letnich kosztów nowego systemu zostanie wykorzystana poniżej w obliczeniach zwrotu z inwestycji jako „inwestycja”.

2. Oszacowanie korzyści płynących z ERP

Jeśli pięcioletni koszt nowego systemu jest wyższy niż koszt utrzymania dotychczasowego systemu, to będziesz potrzebować wystarczających dodatkowych korzyści, aby uzasadnić wprowadzenie zmiany – w przeciwnym razie, dlaczego dokonać zmiany?

Na przykład, jeśli przewidujesz większy przychód i wyższe marże w wyniku aktualizacji do nowego systemu ERP lub jeśli system zapewni większą wartość i wyższy poziom obsługi klienta, korzyści te mogą pomóc w racjonalizacji uaktualnienia do nowego systemu ERP.

Niektóre z zalet nowego systemu są z natury nieco trudniejsze do oddzielenia i przypisania do nowego systemu, ale warto to zrobić. W większości przypadków będzie wiele bezpośrednich korzyści dla czegoś więcej niż tylko uzasadnienie wdrożenia nowego systemu. Jednak dokumentowanie i szacowanie pośrednich korzyści pomoże w planowaniu projektów, ustalaniu priorytetów i pomiarze wyników wdrożenia ERP w organizacji. Nawet jeśli nie możesz przypisać wartości pieniężnej do tych świadczeń, wymień je w arkuszu zwrotu z inwestycji i planie projektu.

Przykłady korzyści ERP

W tym arkuszu przykładowe korzyści z systemu ERP zostały podzielone na pięć obszarów ulepszeń:

• Wydajność pracowników
• Podejmowanie decyzji
• Finanse i księgowość
• Działalność operacyjna
• Technologia dla firm

Poniższe listy stanowią próbki korzyści. Będzie o wiele więcej, które Ty i Twój zespół odkryjecie podczas przeglądania historii sukcesów klientów, raportów analityków, wymagań biznesowych, opcji oprogramowania i nowych technologii. Wymień możliwe korzyści i pobierz wstępne szacunki dotyczące usprawnień procesów i ich wartości finansowej.

Wydajność pracowników

• Obsługuj urządzenia mobilne, aby umożliwić pracę w dowolnym miejscu i czasie.
• Popraw wydajność i dokładność wprowadzania danych ze względu na niezręczne procedury i powolną reakcję systemu powiązaną ze starszymi systemami ERP, które nie są „przyjazne dla użytkownika”.
• Skróć czas oczekiwania na produktywność dzięki nowoczesnemu interfejsowi użytkownika (UI) opartemu na rolach, który skraca czas szkolenia wymagany do rozpoczęcia pracy.
• Pomoc w ustanowieniu kontrolowanego, zarządzanego środowiska w celu zmniejszenia zmienności standardowych procesów.

Podejmowanie decyzji

• Konsoliduj systemy, aby ograniczyć nieścisłości w danych i wyeliminować nadmiarowe dane.
• Scentralizuj informacje (jedno źródło informacji) i zarządzaj nimi, aby zwiększyć efektywność komunikacji wewnątrzfirmowej i pomóc uniknąć nieporozumień i zamieszania.
• Uzyskaj dostęp do Big Data dzięki nowoczesnym narzędziom analitycznym zapewniającym wgląd w dane w celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji.
• Zapewnij przyjazne dla użytkownika narzędzia, takie jak alerty i pulpity, aby umożliwić szybkie i dokładne zapytania samoobsługowe.

Finanse i księgowość

• Usprawnij procesy finansowe i księgowe w całej firmie.
• Przyspieszenie miesięcznych zamknięć i zwiększenie dokładności sprawozdawczości finansowej.
• Poprawa rozrachunków z odbiorcami poprzez zmniejszenie rotacji należności w dniach (DSO).
• Zmniejsz stres związany z audytami, ponieważ dane są zorganizowane i łatwo dostępne, a także dokładne i kompletne.
• Ułatwianie zgodności z przepisami.

Działalność operacyjna

• Usprawnij operacje biznesowe w całej firmie i zmodernizuj przestarzałe procesy.
• Zintegruj handel elektroniczny z zarządzaniem klientami i zamówieniami.
• Zmniejsz koszty pracy operacyjnej dzięki lepszym systemom planowania.
• Zwiększenie zadowolenia klienta z firmowego produktu lub daty dostawy w momencie składania oferty.
• Pomóż działaniom zakupowym stać się proaktywnym i kontrolowanym, a nie chaotycznym i zależnym od przyspieszenia.
• Ogranicz zapasy bez zwiększania liczby niedoborów, zaległych zleceń lub rozczarowań klientów dzięki lepszemu planowaniu i kontroli zapasów.

Technologia dla firm

• Zastąp przestarzałą infrastrukturę, powstrzymując działalność biznesową.
• Poprawa interakcji między systemami biznesowymi różnych działów.
• Konsoliduj niezależne starsze aplikacje i ogranicz korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel i ręcznych obejść.
• Uzyskaj dostęp do nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe i Internet rzeczy (IoT).
• Zapewnij drogę do skalowalności dzięki nowoczesnym systemom, które mają się rozwijać wraz z rozwojem firmy.
• Wymuszaj bezpieczeństwo danych dzięki aktualnym systemom i mechanizmom kontroli.
• Wyeliminuj problem dotyczący wyszukiwania wsparcia dla starszych systemów, które nie są już obsługiwane przez dostawcę.

Udokumentowanie udoskonaleń systemu ERP

Poniższy arkusz roboczy jest przykładowym arkuszem kalkulacyjnym do dokumentowania obserwacji i szacunków dotyczących usprawnień procesów oraz ich wartości finansowej. Pamiętaj, aby wypełnić każdą kolumnę we własnym arkuszu kalkulacyjnym.

• Utwórz arkusz dla każdego z pięciu obszarów ulepszeń wymienionych powyżej.
• Rejestruj procesy pod każdym, które zostaną ulepszone.
• Oszacowanie rocznych kwot bezpośrednich i pośrednich.
• Oblicz łączną wartość pięcioletnią.
• Określ świadczenie, nawet jeśli nie można określić kwoty w dolarach.

Określ bezpośrednie i pośrednie korzyści dla każdego działu w swojej organizacji. Poniżej przedstawiono przykład korzyści w obszarze finansów i rachunkowości. Potrzebujesz takiej tabeli dla każdego działu w Twojej organizacji.

Podsumuj wszystkie korzyści płynące z systemu ERP

Po rozważeniu wszystkich obszarów poprawy należy dodać sumę pięcioletniej sumy z każdego działu, aby określić łączną korzyść.

Ponadto, jeśli okaże się, że „Całkowita 5-letnia różnica” z tabeli 6: Podsumowanie kosztów w była dodatnia, utrzymanie poprzedniego systemu będzie oczywiście droższe, a następnie zastąpienie go. Kwota oszczędności stanowi bezpośrednią kwotę świadczenia i powinna zostać dodana do poniższej tabeli w wierszu 6. Jeśli ta liczba była ujemna (nowe koszty systemowe są wyższe niż istniejące), należy w wierszu 6 umieścić zero (0).

3. Oblicz zwrot z inwestycji w system ERP

Nie będzie potrzebny arkusz kalkulacyjny dla tej fazy.

W tym momencie musisz mieć wszystkie informacje potrzebne do obliczenia zwrotu z inwestycji w system ERP za pomocą następującej formuły:

ROI = (Korzyści – Inwestycje)/Inwestycje

Tutaj znajdziesz informacje:

• „Inwestycja” to „Całkowite 5-letnie koszty nowego systemu”, czyli suma z Tabeli 6: Podsumowanie kosztów ERP
• „Korzyści” to „Całkowite Korzyści z ERP dla Projektu” z Tabeli 8: Podsumowanie Korzyści ERP

W większości przypadków korzyść będzie większa niż inwestycja i skończy się na stosunku większym niż 1.

Na przykład, jeśli pięcioletnia korzyść wynosi 2 000 000 USD, a pięcioletnia inwestycja wynosi 575 000 USD, wskaźnik wyniósłby ($2,000,000 – 575,000) / $ 575,000 = 2.479 i jest zaokrąglony do 2,5.

Pomnóż ten współczynnik przez 100, aby uzyskać procent zwrotu z inwestycji wynikający z aktualizacji systemu ERP. W naszym przykładzie stosunek 2,5 stanowi zwrot z inwestycji na poziomie 250%.

Następny krok

Jeśli korzyści i zwrot z inwestycji są rozsądne, kolejnym krokiem jest zwiększenie nakładu pracy, aby dopasować go do procesu planowania i budżetowania firmy. Ponieważ oprogramowanie wpływa zarówno na budżet operacyjny, jak i kapitałowy, może być konieczne zaangażowanie większej liczby interesariuszy.

• Komunikacja z kadrą kierowniczą odpowiedzialną za sponsorowanie oraz członkami zespołu, którzy utworzyli oszacowania.
• Zapewnienie wspierającej dokumentacji sprzedaży, kosztów i innych dokumentów.
• Tworzenie określonych prognoz sprzedaży i kosztów według roku.
• Przygotowanie danych z analizy finansowej dla całkowitych kosztów posiadania (TCO), okresu zwrotu i innych obliczeń.