Twoja kolejna wielka decyzja przy rozważaniu nowego systemu ERP? W jaki sposób zostanie on wdrożony. Istnieje kilka metod wyboru, w tym tradycyjne wdrożenie on-premise, wdrożenie w chmurze lub hybrydowa kombinacja obu. Będziesz chciał wziąć pod uwagę różnice finansowe i przyjrzeć się zaletom i zaletom każdej strategii wdrożenia ERP, a także unikalnym ograniczeniom lub wyzwaniom.

Zanim zaczniesz rozważać opcje wdrożenia ERP, zobacz, w jaki sposób — i dlaczego — chmura stała się kluczowym środowiskiem sukcesu biznesowego w gospodarce cyfrowej.

Dlaczego całe zainteresowanie wdrożeniem w chmurze?

Wszyscy obserwujemy z dużym zainteresowaniem, ponieważ technologia komputerowa nadal ewoluuje w coraz większym tempie. Najwcześniejsze systemy biznesowe i pierwsze systemy ERP były hostowane na dużych komputerach mainframe i średniej klasy z „głupimi” terminalami do wprowadzania danych przez użytkownika - po zastąpieniu kart Punch i wejścia klucz-do-dysku, czyli! Kolejną "najnowocześniejszą" technologią była architektura kliencka/serwerowa, w której dumb terminale zostały zastąpione komputerami PC (obecnie nazywanymi klientami), które mogły obsłużyć część obciążenia pracą. Zmniejszało to ilość danych, które musiały być zamykane z powrotem i z powrotem z komputerem serwera.

Około tysiąclecia dwa istotne wydarzenia zmieniły świat informatyki i ERP: Internet i chmura. Nie było już konieczne kupowanie i wspieranie sprzętu i oprogramowania do prowadzenia działalności. Wszystkie lub główne elementy technologii mogą być obecnie „wynajmowane” lub zlecane na zasadzie outsourcingu w pakiecie obejmującym całą konserwację i większość operacji technicznych. Wszechobecny Internet zapewnił infrastrukturę komunikacyjną niezbędną do zapewnienia praktycznej i dostępnej chmury w dowolnym miejscu na świecie.

Firmy nie dokonały jednak natychmiastowej migracji swoich systemów ERP do wdrożenia w chmurze. Udojrzewanie technologii i aplikacji zajęło trochę czasu, a firmom zdano sobie sprawę, że komputer nie musi być na miejscu, aby uzyskać niezawodny dostęp i bezpieczeństwo dla aplikacji krytycznych dla biznesu. Część tej ewolucji dotyczyła programistów uczących się, jak:

• Pełne wykorzystanie możliwości wdrożenia w chmurze
• Odpowiednio zapisz lub przepisz aplikacje
• Odbudowa infrastruktury — zarówno technologicznej, jak i kadrowej — w celu wsparcia systemów opartych na chmurze

Co ważne, obecnie systemy ERP w chmurze zapewniają zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe, aby zwiększyć produktywność i obsługę; dostosowane doświadczenia użytkownika w celu przyspieszenia wdrożenia; oraz szeroko zakrojone funkcje i wbudowane aplikacje analityczne, aby zapewnić pełny wgląd w działalność — ostatecznie wspierając innowacje biznesowe i rozwój.

Model ustalania cen SaaS

W przeszłości większość oprogramowania była instalowana na terenie firmy, a jedyną opcją licencyjną był zakup licencji bezterminowej – gdzie aplikacja jest licencjonowana z góry na kwotę plus roczna umowa serwisowa na uaktualnienia i poprawki błędów. Licencje na oprogramowanie są najczęściej wyceniane na użytkownika. Roczne usługi serwisowe są zwykle naliczane od 18% do 20% aktualnej ceny katalogowej oprogramowania. Oznacza to, że licencja na oprogramowanie jest zasadniczo „odkupiona” co pięć do sześciu lat.

W przypadku lokalnego systemu ERP cały sprzęt i oprogramowanie są kupowane lub dzierżawione i instalowane w lokalizacjach firmy. Firma jest odpowiedzialna za konserwację, wsparcie i ewentualne uaktualnienia lub rozbudowę sprzętu, systemów i oprogramowania aplikacji – a także za przestrzeń obiektu, narzędzia, ubezpieczenia, zasoby awaryjne i zewnętrzną pamięć zapasową.

Z kolei systemy ERP oparte na chmurze nie są zazwyczaj instalowane na miejscu i są obsługiwane przez dostawcę w ramach miesięcznej lub rocznej opłaty. Są licencjonowane na zasadzie software-as-a-service (SaaS). Licencje SaaS mogą być wyceniane na użytkownika, na aplikację lub na zbiór aplikacji (na przykład wszystkie systemy ERP) w zależności od wielkości firmy lub innych odmian.

Interesującym aspektem licencjonowania wdrożenia chmury jest jego skalowalność. Jeśli użytkownik uzyskuje licencję na to miejsce, może dodać lub zmniejszyć liczbę użytkowników, a następnie zapłacić wyższą lub niższą cenę w oparciu o liczbę nowych użytkowników. Jeśli Twoje wymagania dotyczące wolumenu transakcji, pojemności pamięci masowej lub mocy obliczeniowej ulegną zmianie, dostawca jest odpowiedzialny za aktualizację swoich urządzeń w celu dostosowania się do zmiany, co oznacza, że nie będziesz musiał kupować i instalować większej liczby serwerów lub większej ilości pamięci dyskowej.

Najbliższą analogią może być telewizja kablowa. Płacisz za to, czego potrzebujesz, a cena ta obejmuje użytkowanie i obsługę wszystkich obiektów fizycznych, personelu, konserwacji i wszelkich innych wydatków związanych z obsługą kablową w Twojej lokalizacji. Jeśli potrzebujesz i dodasz więcej kanałów, po prostu zapłacisz za to, o co prosiłeś i nie martw się o to, jak uda im się zapewnić dodatkowe kanały.

Opcje wdrożenia ERP

Istnieje kilka możliwych sposobów wdrożenia systemu ERP:

1. ERP w chmurze znany również jako ERP w modelu SaaS

W systemie ERP w chmurze podstawowym modelem licencjonowania jest oprogramowanie jako usługa (SaaS). Dostawca systemu będzie miał własne centrum danych – lub może wynajmować miejsce w chmurze publicznej na potrzeby hostowania swoich aplikacji i systemów. Wszystkie usługi sprzętowe, systemowe i pomocnicze są świadczone przez Internet. To sprawia, że wdrożenie jest szybsze i łatwiejsze dla firmy użytkownika, ponieważ dzięki wszystkim już dostępnym elementom sprzętu i oprogramowania mogą rozpocząć od transferu danych i szkolenia użytkowników.

Dzięki tej opcji wdrożenia systemu ERP w chmurze Twój dostawca oprogramowania będzie również dbał o całą instalację, konserwację i wsparcie — w tym wszelkie aktualizacje i aktualizacje oprogramowania, takie jak dodawanie mocy obliczeniowej lub pamięci masowej. Również systemy, aplikacje i zasoby mogą „automatycznie skalować”, zwiększać lub zmniejszać automatycznie, aby sprostać zmieniającym się, krótkoterminowym potrzebom. Eliminuje to konieczność płacenia za zasoby obliczeniowe, które mogą być niewykorzystane przez większość czasu, tak jak ma to miejsce w przypadku lokalnych systemów ERP.

System ERP w modelu SaaS oparty na chmurze ma niewielki lub żaden koszt początkowy („koszt kapitałowy”), ale ma nieco wyższy koszt miesięczny („koszt operacyjny”) w porównaniu z typową instalacją lokalną. W normalnym okresie kosztów cyklu życia wynoszącym od pięciu do siedmiu lat całkowity koszt posiadania (TCO) jest podobny, jeśli nie mniejszy niż, do instalacji on-premise i oferuje potencjalnie lepszą obsługę, wsparcie i bezpieczeństwo.

ERP w chmurze oferuje również najszybszą drogę do innowacji, co czyni go idealnym dla firm, które chcą agresywnie realizować swoją strategię transformacji cyfrowej. Ta opcja wdrożenia umożliwia firmom łatwe przedefiniowanie, optymalizację i dostosowanie procesów biznesowych w zależności od potrzeb, a także wykorzystanie ustandaryzowanych najlepszych praktyk, które powinni wspierać nowoczesni dostawcy ERP.

2. Lokalne systemy ERP

On-Premise to sposób, w jaki większość firm w przeszłości wdrażała swoje systemy ERP. W tym modelu wdrożenia oprogramowanie ERP jest instalowane w centrum danych w wybranych lokalizacjach. Za instalację i konserwację sprzętu i oprogramowania odpowiada personel.

Obecnie firmy wykorzystują chmurę, aby zapewnić jej elastyczność, możliwość skalowania i łatwość innowacji. Mimo to, w przypadku niektórych firm, zwłaszcza tych z wysoce kontrolowanych branż, podejście on-premise jest preferowanym podejściem ze względu na ograniczenia prawne, regulacyjne lub organizacyjne.

3. Hybrydowe systemy ERP

Elementy wdrożenia ERP w chmurze i on-prem można łączyć w celu utworzenia chmury hybrydowej, która zapewnia elastyczność w wyborze optymalnego wdrożenia dla każdej aplikacji. Hybrydowy system ERP w chmurze może być wykorzystywany jako krok do przejścia do chmury lub w celu spełnienia branżowych problemów regulacyjnych i specjalnych wymogów bezpieczeństwa, które mogą zadecydować o potrzebie aplikacji on-prem w określonych sytuacjach. Mogą również istnieć inne ograniczenia lub preferencje, które sprawiają, że na miejscu jest pożądane dla niektórych aplikacji. Złożoność firmy i jej obecnego środowiska, a także pragnienie wolniejszego czynnika zmiany w decyzji o wdrożeniu w scenariuszu hybrydowym.

Implementacja hybrydowa umożliwia przenoszenie aplikacji i danych pomiędzy opcjami w oparciu o zmiany obciążenia pracą. Zapewnia korzyści z chmury z tej części systemu, która jest w chmurze. Wymaga to jednak większego lokalnego zaangażowania IT, aby wesprzeć elementy na miejscu, a także koordynację między dwoma - lub więcej - środowiskami systemu ERP.

4. Dwuwarstwowy system ERP

W rzeczywistości odmiana podejścia hybrydowego wdrożonego z tych samych powodów, dwuwarstwowe wdrożenie ERP – czasami nazywane wdrożeniem typu huband-talk – wykorzystuje system centralny z mniejszymi systemami satelitarnymi obsługującymi zdalne obiekty. Pomyśl o korporacyjnym systemie ERP jako hubie, z indywidualnymi systemami ERP w zakładach zależnych, magazynach lub biurach, dostarczając dane z powrotem do systemu centralnego. Nie jest to nowy pomysł; pojawił się na etapie rozproszonego przetwarzania w latach 90., kiedy firmy decydują się na wdrożenie mniejszych, prostszych i mniej kosztownych systemów w zdalnych lokalizacjach, przy jednoczesnym utrzymaniu większego, bardziej zdolnego systemu korporacyjnego w siedzibie firmy. Każdy lub wszystkie systemy w sieci dwuwarstwowej mogą być dostępne w wersji na miejscu lub w chmurze, zakupione lub licencjonowane przez SaaS.

Całkowity koszt dwuwarstwowego wdrożenia ERP – przy mniej kosztownych systemach w węzłach zamiast tego samego systemu korporacyjnego wszędzie – przyniesie niższy koszt początkowego zakupu. Jednak integracja i wsparcie mogą skutkować wyższymi ogólnymi, ciągłymi kosztami, ponieważ interfejsy muszą być zbudowane i utrzymywane. Z roku na rok koordynacja z wieloma dostawcami wymaga większego wsparcia IT, a także zarządzania nieskoordynowanymi harmonogramami uaktualnień i zmianami interfejsów.

Wskazówki dotyczące procesu wyboru

Wybierz oprogramowanie najpierw poprzez staranny proces oceny ERP, a następnie rozważ opcje wdrożenia w oparciu o możliwości wdrożeniowe oprogramowania oraz potrzeby firmy i potencjalny zwrot z inwestycji ERP. Niektóre oprogramowanie ERP jest dostępne tylko w chmurze lub w modelu SaaS, podczas gdy inni dostawcy oferują rozwiązania w chmurze, on-prem i hybrydowe. Dostępne opcje wdrożenia mogą stanowić kryterium umieszczenia na krótkiej liście, ale nie powinny być jedynym czynnikiem decydującym o wyborze systemu.

Szybko rozwijające się firmy i te, które oczekują nadchodzących zmian w liczbie użytkowników (w górę lub w dół), powinny prawdopodobnie skupić się na systemach ERP w chmurze, aby zwiększyć ich skalowalność i wycenę za korzystanie. Ponadto upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu selekcyjnego rozumieją funkcje i korzyści różnych opcji wdrożenia ERP.

Podsumowanie

Firmy mogą początkowo zostać wykorzystane do wdrożenia systemu ERP w chmurze ze względów finansowych, takich jak niewielkie nakłady kapitałowe lub ich brak i niższe całkowite koszty cyklu życia, ale są podekscytowane zaletami technicznymi i operacyjnymi, jakie ma do zaoferowania chmura, w tym:

• ERP, który jest zawsze aktualny z najnowszymi uaktualnieniami (bez dodatkowych kosztów i wysiłku)
• Praktycznie nieograniczona skalowalność
• Podstawa płatności/wykorzystania
• Szybsze wdrożenie
• Lepsze bezpieczeństwo i kontrola dostępu — i wiele więcej

Pełne wdrożenie w chmurze nie jest jedyną opcją. Czasami bardziej sensowne jest utrzymywanie niektórych aplikacji lokalnie i korzystanie z chmury dla reszty. Na szczęście dostępne są różne opcje konfiguracji i wdrożenia, dzięki czemu można wybrać wdrożenie, które ma najbardziej sensowne finansowo i operacyjnie.

Przejście na nowy system ERP to istotna zmiana dla użytkowników systemu, IT i całej organizacji. Dobrze jest zbadać wszystkie opcje i wybrać konfigurację systemu, która oferuje najlepszą wydajność za najlepszą cenę. Następnie zaplanuj, jak Twoje wewnętrzne zasoby i struktura będą musiały się zmienić, aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję, bez względu na konfigurację i wdrożenie.

Więcej materiałów z tej serii