Din neste store beslutning når du vurderer et nytt ERP-system? Hvordan det vil bli distribuert. Det er flere tilnærminger å velge mellom, inkludert tradisjonell on-premise, skydistribusjon, eller en hybrid kombinasjon av begge. Du vil vurdere økonomiske forskjeller og se på hver ERP-utrullingsstrategiens styrker og attraksjoner, samt eventuelle unike begrensninger eller utfordringer.

Før du begynner å vurdere ERP-distribusjonsalternativer, kan du se hvordan – og hvorfor – skyen har blitt et viktig miljø for forretningssuksess i den digitale økonomien.

Hvorfor er all interessen for skydistribusjon?

Vi ser alle med stor interesse som datateknologi fortsetter å utvikle seg i et stadig økende tempo. De tidligste forretningssystemene og de første ERP-systemene ble driftet på store stormaskiner og mellomstore datamaskiner med "dumme" terminaler for brukerinndata – etter at de hadde erstattet hullkort og nøkkel-til-disk input, det vil si! Den neste «state-of-the-art»-teknologien var klient/server-arkitektur hvor de dumme terminalene ble erstattet av PC-er (nå kalt klienter) som kunne håndtere en del av arbeidsbelastningen. Dette reduserte mengden data som måtte sendes frem og tilbake med serverdatamaskinen.

Rundt årtusenet endret to betydelige utviklinger databehandlingsverdenen og ERP: Internett og skyen. Ikke lenger var det nødvendig å kjøpe og støtte maskinvare og programvare for å drive virksomheten din. Alle eller store deler av teknologien kan nå "leies" eller settes ut i en pakke som inkluderte alt vedlikehold og mye av den tekniske driften. Det allestedsnærværende Internett ga kommunikasjonsinfrastrukturen som var nødvendig for å gjøre skyen praktisk og tilgjengelig hvor som helst i verden.

Men bedrifter migrerte ikke ERP-systemene umiddelbart til en skydistribusjon. Det tok litt tid for teknologien og applikasjonene å modnes – og for bedrifter å innse at datamaskinen ikke trenger å være på stedet for å få pålitelig tilgang og sikkerhet for forretningskritiske applikasjoner. En del av denne utviklingen involverte utviklere som lærte å:

• Dra full nytte av nettskydistribusjon
• Skrive eller skrive om applikasjoner på riktig måte
• Gjenoppbygge infrastrukturen – både teknologi og menneskelige ressurser – for å støtte skybaserte systemer

Og nå leverer skybaserte ERP-systemer avanserte teknologier som kunstig intelligens (KI) og maskinlæring for å forbedre produktiviteten og tjenesten, skreddersydde brukeropplevelser for å fremme innføring, og omfattende funksjonalitet og innebygde analyser for å gi en fullstendig oversikt over virksomheten – noe som til syvende og sist støtter forretningsinnovasjon og -vekst.

SaaS-prisfastsettingsmodellen

Tidligere ble det meste av programvaren installert i selskapets lokaler, og det eneste lisensalternativet var å kjøpe en evigvarende lisens – der programmet er lisensiert for et forhåndsbeløp pluss en årlig vedlikeholdskontrakt for oppgraderinger og feilrettinger. Programvarelisenser er oftest priset per bruker. Årlig vedlikehold belastes vanligvis med 18% til 20% av den da gjeldende programvarelisteprisen. Dette betyr at programvarelisensen i hovedsak er «gjenkjøpt» hvert femte til sjette år.

Med lokal ERP blir all maskinvare og programvare kjøpt eller leaset og installert på firmaets sted(er). Selskapet er ansvarlig for vedlikehold, støtte og mulige oppgraderinger eller utvidelse av maskinvare, systemer og applikasjonsprogramvare – samt anleggsplass, verktøy, forsikring, feilressurser og off-site backup lagring.

Skybaserte ERP-systemer er derimot vanligvis ikke installert på stedet og støttes av leverandøren som en del av en månedlig eller årlig avgift. De er lisensiert på det som kalles en software-as-a-service (SaaS) basis. SaaS-lisenser kan prissettes per bruker, per applikasjon eller per applikasjonssett (for eksempel hele ERP), basert på størrelsen på bedriften din eller andre variasjoner.

Et interessant aspekt ved lisensiering av skydistribusjon er skalerbarheten. Hvis det er lisensiert av brukeren "sete", kan du legge til eller redusere brukere og betale en høyere eller lavere pris deretter basert på det nye brukerantallet. Hvis transaksjonsvolumet, lagringskapasiteten eller datakravene endres, er leverandøren ansvarlig for å oppgradere sine fasiliteter for å imøtekomme endringen, noe som betyr at du ikke trenger å kjøpe og installere flere servere eller mer disklagring.

Den nærmeste analogien kan være kabel-TV. Du betaler for det du trenger, og den prisen inkluderer bruk og drift av alle fysiske fasiliteter, personell, vedlikehold og eventuelle andre utgifter knyttet til kabeltjenesten på stedet ditt. Hvis du trenger og legge til flere kanaler, vil du bare betale for det du ba om og ikke bekymre deg for hvordan de klarer å gi de ekstra kanalene.

ERP-utrullingsalternativer

Det finnes flere mulige måter å implementere et ERP-system på:

1. Cloud ERP også kjent som SaaS ERP

I skybasert ERP er den primære lisensmodellen software-as-a-service (SaaS). Systemleverandøren vil ha sitt eget datasenter – eller kan leie ut plass på en offentlig sky for å drifte applikasjonene og systemene sine. Alle maskinvare, systemer og støttetjenester tilbys via Internett. Dette gjør implementeringen raskere og enklere for brukerselskapet fordi de med alle maskinvare- og programvaredeler allerede er på plass, kan starte rett inn på dataoverføring og brukeropplæring.

Med dette alternativet for skybasert ERP-distribusjon vil programvareleverandøren også ta seg av all installasjon, vedlikehold og støtte – inkludert alle programvareoppdateringer og -oppgraderinger, for eksempel å legge til datakraft eller lagring. I tillegg kan systemer, applikasjoner og ressurser "automatisk" eller øke eller reduseres automatisk for å møte endrende, kortsiktige behov. Dette eliminerer å måtte betale for databehandlingsressurser som kan sitte ubrukt mesteparten av tiden, slik tilfellet er med lokale ERP-systemer.

Cloud-baserte SaaS ERP har lite eller ingen forhåndskostnader (en "kapitalkostnad"), men har en noe høyere månedlig kostnad (en "driftskostnad"), sammenlignet med en typisk on-premise-installasjon. Når man ser over den normale livssykluskostnadsperioden på fem til sju år, er totale eierkostnader lik, om ikke mindre enn, en on-premise-installasjon og tilbyr potensielt bedre service, støtte og sikkerhet.

Cloud ERP tilbyr også den raskeste veien til innovasjon, noe som gjør den ideell for bedrifter som ønsker å aggressivt forfølge sin digitale transformasjonsstrategi. Med dette distribusjonsalternativet kan foretak enkelt forestille seg på nytt, optimere og tilpasse forretningsprosessene etter behov – og dra nytte av standardisert god forretningsførsel som moderne ERP-leverandører bør støtte.

2. On-premise ERP-systemer

På stedet er hvordan de fleste bedrifter historisk har distribuert sine ERP-systemer. I denne implementeringsmodellen installeres ERP-programvare i datasenteret på de stedene du ønsker. Installasjon og vedlikehold av maskinvare og programvare er personalets ansvar.

I dag omfavner bedrifter skyen for sin fleksibilitet, evne til å skalere og enkel innovasjon. Selv om det fortsatt er, for noen selskaper, spesielt de i høyt kontrollerte bransjer, er on-premise en foretrukket tilnærming på grunn av juridiske, regulatoriske eller organisatoriske begrensninger.

3. Hybride ERP-systemer

Elementer av en skybasert og on-prem ERP-distribusjon kan kombineres for å opprette en hybrid sky, som gir fleksibilitet til å velge optimal distribusjon for hver applikasjon. Hybridsky ERP kan brukes som en stepping stone til skyen, eller for å tilfredsstille bransjens regulatoriske problemer og spesielle sikkerhetskrav som kan diktere behovet for on-prem applikasjoner i visse situasjoner. Det kan også være andre restriksjoner eller preferanser som gjør på-prem ønskelig for visse anvendelser. Kompleksiteten til en bedrift og dens nåværende miljø samt ønsker en langsommere endringsfaktor i beslutningen om å distribuere i et hybridscenario.

En hybrid implementering gjør det mulig for applikasjoner og data å flytte mellom alternativene basert på arbeidslisteendringer. Den leverer skyfordeler fra den delen av systemet som er på skyen. Det krever imidlertid mer lokal IT-involvering for å støtte på prem-brikkene, samt koordinasjonen mellom de to – eller flere – ERP-systemmiljøene.

4. To-lags ERP

Virkelig en variant av hybridtilnærmingen som er implementert av samme grunner, benytter to-lags ERP-distribusjon – noen ganger kalt hub-and-ea-distribusjon – et sentralt system med mindre satellittsystemer som støtter eksterne fasiliteter. Tenk på bedriftens ERP som hub, med individuelle ERP-systemer ved datterselskaper, lagre eller kontorer, alle matedata tilbake til huben. Dette er ikke en ny idé; det oppsto i løpet av 1990-tallets distribuerte behandlingsfase, der selskaper valgte å implementere mindre, enklere og mindre kostbare systemer på fjerntliggende steder samtidig som de opprettholder det større, mer dyktige, bedriftssystemet på selskapets hovedkontor. Alle eller alle systemene i et to-lags nettverk kan være on-prem eller cloud-basert, kjøpt eller SaaS-lisensiert.

Den totale kostnaden for en to-lags ERP-distribusjon – med mindre kostbare systemer på nodene i stedet for det samme bedriftssystemet overalt – vil gi en lavere kostnad for det første kjøpet. Integrasjon og støtte kan imidlertid føre til høyere totale, kontinuerlige kostnader fordi grensesnittene må bygges og vedlikeholdes. Og år etter år vil det ta mer IT-støtte å koordinere med flere leverandører, samt administrere ukoordinerte oppgraderingsplaner og grensesnittendringer.

Tips for utvalgsprosessen

Velg programvaren først gjennom en forsiktig ERP-evalueringsprosess, og vurder deretter distribusjonsalternativene basert på programvarens utrullingsfunksjoner og bedriftens behov og potensiell ERP-avkastning på investeringen. Noen ERP-programmer er bare nettsky eller SaaS, mens andre leverandører tilbyr nettsky, on-prem og hybrid. Tilgjengelige implementeringsalternativer kan være et kriterium for inkludering på kortlisten, men de bør ikke være eneste bestemmende for systemvalg.

Raske bedrifter i vekst og de som forventer kommende endringer i antall brukere (enten opp eller ned) bør sannsynligvis fokusere på skybaserte ERP-systemer for deres skalerbarhet og betal-for-hva-deg-bruk-priser. Sørg også for at alle medlemmene i utvalgsteamet forstår funksjonene og fordelene ved de ulike ERP-distribusjonsalternativene.

Oppsummering

Selskaper kan i utgangspunktet trekkes til skybasert ERP-distribusjon av økonomiske årsaker – som lite eller ingen kapitalutgifter og reduserte totale livssykluskostnader – men er begeistret for de tekniske og driftsmessige fordelene skyen har å tilby, inkludert:

• ERP som alltid er oppdatert med de nyeste oppgraderingene (uten ekstra kostnad eller innsats)
• Nesten ubegrenset skalerbarhet
• Direkte betaling for hva du trenger/bruk basis
• Raskere implementering
• Bedre sikkerhet og tilgangskontroller, og mer

Og full skydistribusjon er ikke det eneste alternativet. Noen ganger er det mer fornuftig å holde noen av applikasjonene på premiss og bruke skyen for resten. Heldigvis er en rekke konfigurasjons- og distribusjonsvalg tilgjengelige, slik at du kan velge den distribusjonen som gir mest mening økonomisk og driftsmessig.

Å flytte til et nytt ERP-system er en betydelig endring for systembrukere, IT og hele organisasjonen. Det er fornuftig å utforske alle alternativene og velge systemkonfigurasjonen som gir best ytelse til best mulig pris. Deretter kan du planlegge hvordan de interne ressursene og strukturen må endres for å få mest mulig ut av investeringen, uansett konfigurasjon og utrulling.

Les mer i denne serien