flex-height

text-black

مجموعة من الأشخاص يعملون معًا

ما هي أتمتة العملية؟

تعمل أتمتة العمليات على تنسيق الأشخاص والأنظمة والقواعد للحفاظ على تشغيل عمليات الأعمال بشكل متسق. هذا الدليل يحطم الأساسيات.

default

{}

default

{}

primary

default

{}

secondary

نظرة عامة على أتمتة العملية

ومع نمو المنظمات، يصبح من الصعب تنسيق العمل اليومي. المهام تشمل الفرق والأنظمة ومصادر البيانات، وحتى العمليات البسيطة تعتمد على مزيج من الخطوات اليدوية والأدوات غير المتصلة. والنتيجة هي التأخير، والنتائج غير المتسقة، والرؤية المحدودة لكيفية إنجاز العمل بالفعل.

وتتصدى أتمتة العمليات لهذه التحديات من خلال توفير طريقة منظمة لتنسيق وإدارة العمل القابل للتكرار بحيث تستمر العمليات في العمل بشكل موثوق به، حتى مع زيادة الحجم والتعقيد.

تعريف أتمتة العملية

أتمتة العمليات تشير إلى استخدام البرامج لتنسيق المهام والقرارات وتفاعلات النظام ضمن تدفقات عمل محددة. وبدلاً من الاعتماد على اللاندوفز اليدوية، تساعد الأتمتة في توجيه العمل من خطوة إلى أخرى باستخدام القواعد والمنطق. ومن خلال تقليل الاعتماد على التنسيق اليدوي، تدعم أتمتة العمليات تنفيذ أكثر اتساقًا ومساءلة أكثر وضوحًا عبر عمليات الأعمال.

تدمج أتمتة العمليات بشكل متزايد الذكاء الاصطناعي لدعم كيفية تصميم العمليات ومراقبتها وتنفيذها. في السيناريوهات الأكثر تقدمًا، يمكن للنُهُج بمساعدة الذكاء الاصطناعي والمستندة إلى الوكيل أن تساعد في بدء الإجراءات وتنسيق المهام عبر الأنظمة والاستجابة لأحداث الأعمال أثناء العمل ضمن قواعد محددة وحوكمة بشرية.

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) والتحول الرقمي

تلعب أتمتة عمليات الأعمال دورًا مهمًا في التحول الرقمي من خلال مساعدة المؤسسات على تحديث كيفية تنفيذ العمل، وغالبًا ما تستخدم الإمكانات المتوفرة بالفعل في تطبيقات الأعمال الحديثة.

تبدأ العديد من المؤسسات في أتمتة العمليات من خلال تدفقات العمل المكونة مسبقًا المدمجة في أنظمة الأعمال الخاصة بها. وعادة ما تستند تدفقات العمل هذه إلى أفضل الممارسات الراسخة ويتم تصميمها للعمل عبر سيناريوهات الأعمال المشتركة، مما يقلل من الحاجة إلى التطوير المخصص أو التغيير التنظيمي الرئيسي.

وبالنسبة للمؤسسات متوسطة الحجم على وجه الخصوص، فإن هذا الأسلوب يجعل من الممكن الوصول إلى الأتمتة بشكل أكبر. تسمح الأدوات الصديقة لمستخدمي الأعمال للفرق بأتمتة العمليات وتحسينها دون وجود فرق تقنية كبيرة أو بنية تحتية معقدة. من خلال توحيد كيفية انتقال العمل عبر الأشخاص والأنظمة، تدعم أتمتة عمليات الأعمال عمليات أكثر مرونة وقابلية للتطوير مع السماح للمؤسسات بالتركيز على النمو والالتزام وتطور توقعات العملاء.

أمثلة على أتمتة عمليات الأعمال

تعتمد أتمتة عمليات الأعمال على مجموعة من التقنيات التي تدعم الجوانب المختلفة لتنفيذ العمليات وتنسيقها.

أتمتة العمليات الآلية (RPA)

أتمتة العمليات الآلية تعمل على أتمتة المهام المحددة القائمة على القواعد من خلال التفاعل مع التطبيقات على مستوى واجهة المستخدم. غالبا ما يستخدم RPA للتعامل مع الأنشطة الكبيرة والمتكررة مثل إدخال البيانات أو تحديثات النظام.

إدارة تدفق العمل

تركز إدارة تدفق العمل على تنسيق العمليات الشاملة. كما تدير كيفية انتقال المهام والقرارات والاعتمادات عبر الأشخاص والأنظمة، مما يوفر البنية والرؤية طوال دورة حياة العملية.

أتمتة العمليات الذكية (IPA)

تجمع أتمتة العمليات الذكية بين أتمتة تدفق العمل والرؤى المعتمدة على البيانات لدعم العمليات التي تتضمن التباين أو التقدير. وعلى عكس الأتمتة التقليدية، التي تعتمد بشكل أساسي على القواعد المحددة مسبقًا، يمكن أن تتضمن أتمتة العمليات الذكية تقنيات الذكاء الاصطناعي لمساعدة الفرق في تقييم السياق والتعامل مع الاستثناءات وتهيئة تدفقات العمل مع تغير الظروف. تم تصميم أتمتة العمليات الذكية لدعم اتخاذ القرارات البشرية بدلاً من استبدالها.

الذكاء الاصطناعي في أتمتة العملية

يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا متزايدًا في أتمتة عمليات الأعمال من خلال مساعدة المؤسسات على إدارة التعقيد والتباين والتغيير. ضمن العمليات الآلية، يمكن استخدام التقنيات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي لتحليل السياق وتحديد الأنماط ودعم القرارات عندما لا تكون القواعد المحددة مسبقًا كافية وحدها.

في السيناريوهات الأكثر تقدمًا، يمكن للذكاء الاصطناعي دعم الأتمتة المستندة إلى الوكيل والموجهة بالأحداث. يمكن لوكلاء البرامج البدء في خطوات العملية أو تنسيقها استجابةً لأحداث الأعمال أو إشارات النظام أو الظروف المتغيرة مثل تحديد أولويات العمل أو استثناءات التوجيه أو بدء تشغيل الإجراءات اللاحقة عبر الأنظمة.

توسع هذه القدرات الأتمتة التقليدية من خلال جعل العمليات أكثر تكيفًا واستجابة، مع الاستمرار في العمل ضمن تدفقات عمل محددة وسياسات الأعمال والرقابة البشرية. تم تصميم الذكاء الاصطناعي في أتمتة العمليات لدعم التنفيذ واتخاذ القرارات، وليس استبدال المساءلة.

التقنيات والمصطلحات المستخدمة في أتمتة العملية

تشمل أتمتة العمليات مجموعة من التقنيات التي تساعد المؤسسات على تصميم وتنفيذ وتحسين كيفية تحرك العمل عبر الأنظمة والفرق. تتناول هذه التقنيات جوانب مختلفة من الأتمتة، بدءًا من تنفيذ المهام ووصولاً إلى التنسيق والمراقبة والتحسين.

غالبًا ما يتم استخدام الأتمتة المستندة إلى القواعد لتوحيد الأنشطة القابلة للتكرار التي تتبع شروطًا أو سياسات واضحة. تعتمد أتمتة تدفق العمل على ذلك من خلال تنسيق كيفية نقل المهام والاعتمادات والقرارات عبر الأشخاص والأنظمة، مما يوفر البنية والرؤية عبر العمليات الشاملة.

تقنيات أخرى تركز على فهم وتحسين كيفية أداء العمليات مع مرور الوقت. يساعد تحليل العمليات ومراقبتها المؤسسات على تحديد العوائق والتباين وعدم الكفاءة من خلال فحص بيانات التنفيذ عبر الأنظمة. تدعم هذه الرؤى التحسين المستمر واتخاذ قرارات أكثر استنارة.

التنسيق القائم على الوكيل يوسع أتمتة سير العمل التقليدية من خلال تمكين بدء خطوات العملية وتنسيقها وتعديلها عبر الأنظمة استجابةً لأحداث الأعمال وسياساتها. وبدلاً من اتباع تسلسل ثابت، تسمح هذه النهج للعمليات بتكييف التنفيذ ديناميكيًا مع بقائها محكومة بقواعد ورقابة محددة.

وبالإضافة إلى تحليل العمليات ورصدها، تساعد هذه التقنيات المنظمات على تجاوز أتمتة المهام المعزولة نحو عمليات عملية أكثر تنسيقًا وتكيفًا وشفافية. تحصل الفرق على رؤية أفضل لكيفية تدفق العمل ومكان حدوث الاستثناءات وكيفية تنقيح التنفيذ مع مرور الوقت.

مزايا أتمتة عمليات الأعمال

تساعد أتمتة عمليات الأعمال المؤسسات على تحسين كيفية تنفيذ العمل على مستوى الفِرق والأنظمة والوظائف. وبدلاً من التركيز على مكاسب الكفاءة المعزولة، توفر الأتمتة طريقة أكثر اتساقًا وقابلية للإدارة لتشغيل عمليات قابلة للتكرار على نطاق واسع.

أحد المزايا الأساسية لأتمتة عمليات الأعمال هو زيادة الاتساق. من خلال تطبيق مهام سير العمل والقواعد المحددة، يمكن للمؤسسات تقليل التباين الناتج عن الخطوات اليدوية والحلول غير الرسمية. وهذا يساعد على ضمان تنفيذ العمليات بنفس الطريقة في كل مرة، بغض النظر عن الحجم أو التعقيد.

كما تدعم الأتمتة أوقات دورات أسرع للعمليات التي تتضمن خطوات أو اعتمادات متعددة. عند توجيه العمل وتتبعه تلقائيًا، يتم تقليل التأخيرات الناتجة عن عمليات المعالجة اليدوية. وهذا يتيح للفرق الاستجابة بسرعة أكبر للعملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الداخليين.

وثمة فائدة رئيسية أخرى تتمثل في الحد من المخاطر التشغيلية. تساعد تدفقات العمل القياسية وعمليات الفحص المؤتمتة المؤسسات على فرض السياسات والحفاظ على الالتزام وتقليل الأخطاء. مع رؤية أوضح لكيفية تشغيل العمليات، يمكن تحديد المشكلات ومعالجتها في وقت سابق.

تعمل أتمتة عمليات الأعمال على تحسين الشفافية والمساءلة من خلال تسهيل تتبع حالة العملية والأداء. تحصل الفرق على رؤية أفضل حول مكان تأخر العمل ومدة اتخاذ الخطوات ومكان حدوث الاختناقات. تدعم هذه الرؤية اتخاذ قرارات أكثر استنارة وتحسين مستمرًا.

وأخيرًا، تتيح الأتمتة استخدامًا أكثر فعالية لوقت الموظف. ومن خلال تقليل الحاجة إلى المهام اليدوية المتكررة، يمكن للفرق التركيز على العمل الذي يتطلب الحكم وحل المشكلات والتعاون. وهذا لا يحسن الإنتاجية فحسب، بل يدعم أيضًا تجربة أفضل للموظفين.

وتساعد هذه المزايا معًا المؤسسات على إدارة النمو والتعقيد والتغيير دون زيادة النفقات التشغيلية العامة.

أتمتة العملية: الخطوات التالية في رحلتك نحو التحول الرقمي

لا يتطلب بدء أتمتة العملية إجراء عَمرة كاملة للأنظمة الموجودة. يمكن لمعظم المؤسسات متوسطة الحجم تحسين العمليات باستخدام تطبيقات الأعمال الحديثة التي لديها أفضل الممارسات المخبوزة. ويمكن أن تبدأ المنظمات الأكبر حجمًا ذات العمليات الأكثر تعقيدًا بالتركيز على مجموعة صغيرة من العمليات القابلة للتكرار حيث يمكن للأتمتة تحسين الاتساق والرؤية والكفاءة.

تحديد العمليات القابلة للتكرار: ابحث عن العمليات التي تعتمد بشكل كبير على الأجهزة اليدوية، أو تواجه تأخيرات متكررة، أو عرضة للأخطاء. وغالبًا ما يكون هؤلاء مرشحون أقوياء للتشغيل الآلي.
ربط تدفقات العمل الحالية: توثيق كيفية انتقال العمل عبر الأشخاص والأنظمة اليوم. يساعد فهم مدى بطء المهام وأين يتم اتخاذ القرارات وأين يتم تكرار البيانات في توضيح ما يجب أن تتم أتمتته.
إعطاء الأولوية لجهود الأتمتة: تقييم فرص الأتمتة على أساس التأثير على الأعمال والتعقيد والجاهزية. والبدء بعدد قليل من العمليات عالية القيمة يتيح للفرق بناء الخبرات وإظهار النتائج.
تنفيذ الأتمتة ومراقبتها: بعد وضع الأتمتة في مكانها الصحيح، تتبع أداء العملية ونتائجها. تساعد المراقبة الفرق في تحديد الاستثناءات وتنقيح تدفقات العمل وتحسين التنفيذ مع مرور الوقت. في السيناريوهات الأكثر تقدمًا، قد تقوم المؤسسات بإدخال أتمتة موجَّهة بالأحداث أو على أساس الوكيل لبدء الإجراءات بشكل استباقي وتنسيق العمل عبر الأنظمة مع تغير الظروف.

تدعم SAP هذه الخطوات كجزء من نظامها الأساسي للتكنولوجيا، مما يساعد المؤسسات على تصميم العمليات المؤتمتة وإدارتها وتطويرها مع تغير احتياجات الأعمال.