ما الذي يفعله RPA؟

يستخدم RPA روبوتات البرامج لأتمتة المهام المتكررة التي عادة ما تستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة للبشر. وهذه المهام بسيطة وقائمة على القواعد، مما يعني أنها تتبع إرشادات منظمة ومحددة مسبقًا لإكمال المهام.

تتفاعل هذه الروبوتات مع التطبيقات بنفس الطريقة التي يقوم بها البشر- عن طريق النقر على الأزرار وإدخال البيانات ونقل الملفات - لكنها تقوم بهذه الإجراءات بشكل أسرع بكثير وبأخطاء أقل.

تتضمن مهام RPA العامة ما يلي:

• إدخال البيانات واستخراجها: أتمتة الإدخال المتكرر واسترجاع البيانات.
• معالجة الملفات والمستندات: إدارة الملفات ومعالجة المستندات.
• التحقق من صحة البيانات ومقارنتها: ضمان الدقة عبر الأنظمة.
• إنشاء التقرير: تجميع البيانات وتجميعها في التقارير.
• معالجة المعاملة: تنفيذ العمليات الروتينية في أنظمة الأعمال.

وبشكل حاسم، يعمل RPA على مستوى واجهة المستخدم، مما يعني أنه لا يغير الأنظمة الأساسية أو يتطلب عمليات تكامل معقدة. بدلاً من ذلك، فإنه يعمل بسلاسة عبر التطبيقات الموجودة لتبسيط سير العمل وتحسين الكفاءة.

ما سبب أهمية RPA

يقضي عمال المكتب ساعات كل أسبوع في المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والموافقات، والتي تتطلب القليل من الإبداع أو التفكير النقدي. إذا كانت هذه المهام مؤتمتة، فيمكن للموظفين التركيز على العمل ذي القيمة الأعلى مثل رعاية العملاء وحل المشكلات وتحليل الأعمال.

كما يمكن أن تلعب روبوتات RPA دورًا أساسيًا في التحول الرقمي للشركة، لأنها تعمل عبر أي تطبيق في مكدس التكنولوجيا، بما في ذلك الأنظمة القديمة. ونظرًا لأنها تحاكي الإجراءات البشرية على واجهة المستخدم، لا تحتاج المؤسسات إلى موارد تكنولوجيا معلومات واسعة أو برامج مخصصة أو الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات لأتمتة العمليات.

كيفية عمل RPA

يعمل RPA من خلال روبوتات البرمجيات، وهي برامج مصممة لتنفيذ إجراءات محددة دون تدخل بشري. برنامج RPA المثبت على أجهزة سطح المكتب أو الخوادم يقوم بإنشاء ونشر وإدارة الروبوتات التي تعمل عبر التطبيقات ومواقع الويب والأدوات الداخلية.

لتنفيذ المهام، تحاكي هذه الروبوتات السلوك البشري على الشاشة - النقر على الأزرار وتحديد القوائم وإدخال النص مثلما يفعل الشخص. يمكن للمطورين المواطنين تسجيل سلسلة من الخطوات أثناء أداء مهمة، ويقوم النظام بتحويل هذه الإجراءات إلى تدفقات عمل قابلة للتكرار تقوم الروبوتات بتنفيذها بكفاءة ودقة. تُعرف هذه العملية باسم تسجيل تدفق العمل.

بعد إنشاء تدفق العمل، يمكن للمطور المواطن التعاون مع مطور برمجيات لضمان تلبية أفضل ممارسات البرمجة والمتطلبات الأمنية لمؤسستهم.

أنواع RPA

يوجد نوعان أساسيان من RPA:

• RPA غير المراقب: تقوم الروبوتات بتشغيل العمليات بشكل مستقل، والتفاعل مباشرة مع أنظمة الكمبيوتر. تعمل الجداول أو الشروط المحددة على بدء تشغيل تدفقات العمل للتنشيط.
• RPA الذي تم حضوره: تعمل الروبوتات مع البشر على عمليات أكثر تعقيدًا لا يمكن أتمتتها بالكامل. يبدأ البشر سير العمل حسب الحاجة.

تطبيقات RPA العامة: أمثلة وحالات استخدام

مجموعة واسعة من الصناعات ووظائف الأعمال تطبق RPA على عملياتها. تحديث سجلات العملاء هو حالة استخدام RPA شائعة. فيما يلي عدة أمثلة حيث يقدم قيمة كبيرة:

الماليات

تستخدم فرق المحاسبة الروبوتات غير المراقبة لاستخراج البيانات من الفواتير وإدخالها في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وتسوية كشوف الحسابات البنكية بالسجلات الداخلية وإنشاء تقارير مالية في جدول زمني. يتم تشغيل هذه الروبوتات في الخلفية دون أي إدخال بشري لمعالجة الأحجام الكبيرة من المستندات.

الموارد البشرية

يعمل مسؤولو التعيين جنبًا إلى جنب مع الروبوتات التي تم حضورها لإنتاج خطابات عروض التوظيف وإدارة إدماج الموظفين الجدد وتحديث سجلات الموظفين، مما يقلل من وقت دورة التشغيل بشكل كبير.

العمليات

يستخدم المصنعون وفِرق سلسلة التوريدات الروبوتات غير المراقبة والمحضَّرة معًا. تتعامل الروبوتات غير المراقبة مع المهام الروتينية مثل تحديث المخزون ومعالجة أوامر الشراء، بينما تساعد الروبوتات المراقبة في تدفقات عمل أكثر تعقيدًا مثل معالجة الاستثناءات.

دعم العملاء

وتستفيد الشركات التي لديها شبكات عملاء كبيرة من الروبوتات غير المراقبة التي تعالج الطلبات وتسهل بطاقات الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. هذا التحول في العبء يمكن الوكلاء البشر من التركيز على تفاعلات العملاء الأكثر تعقيدًا.

ومن زيادة الإنتاجية إلى أخطاء أقل، تبرز حالات استخدام RPA هذه كيف تقدم الروبوتات قيمة قابلة للقياس في جميع المؤسسات.

الأتمتة المحسَّنة بالذكاء الاصطناعي وRPA

وبعيدًا عن الروبوتات التقليدية، يستخدم الوكلاء الموجهون بالذكاء الاصطناعي الآن الذكاء الاصطناعي التوليدي للمنطق من خلال البيانات غير البنيوية (على سبيل المثال، تفسير الغرض من البريد الإلكتروني) قبل بدء تشغيل تدفق عمل RPA. ونتيجة لذلك، يمكن للمؤسسات أتمتة تدفقات عمل أكثر تعقيدًا، بما في ذلك معالجة الفواتير بتنسيقات متعددة، واستخراج الرؤى من المستندات، والاستجابة للأوامر الصوتية أو النصية.

بمعنى آخر، يعمل RPA الذكي على توسيع الأتمتة إلى ما وراء تدفقات العمل المنظمة، مما يتيح أتمتة المهام التي كانت تتطلب حكمًا بشريًا في السابق. تعمل الأتمتة التشعبية على تحقيق ذلك بشكل أكبر من خلال استهداف تنسيق عمليات الأعمال بأكملها. فهو يجمع بين RPA الذكي والتعدين عن العمليات والتحليلات لإنشاء نظام أتمتة متصل.

كما تقوم الأتمتة الفائقة بالبحث باستمرار عن طرق للأتمتة والتحسين. يعمل هذا النهج الاستباقي على تحفيز الكفاءة وتسريع التحول الرقمي في جميع أنحاء المؤسسة.

تخطيط طريقة RPA

ويبدأ النهج الناجح المتبع في برنامج العمل الإقليمي بتقييم استراتيجي لسير العمل الحالي. حدد العمليات وحالات الاستخدام التي لا توفر فيها الأتمتة الوقت فحسب، بل تزيل العوائق التشغيلية وتحسن من تجربة العملاء. الهدف هو تحديد العمليات المتكررة والقائمة على القواعد والكبيرة الحجم لتحديد الأولويات حيث تقدم الأتمتة التأثير الأكثر أهمية على الكفاءة وتوفير التكاليف.

يمكن للمؤسسات بعد ذلك تصميم ونشر الروبوتات باستخدام أنظمة RPA الأساسية الحديثة بأدوات تطوير منخفضة التعليمات البرمجية، مما يمكِّن الموظفين غير التقنيين من إنشاء روبوتات وتشغيلها لمهامهم الخاصة.

يُعد التخطيط للأداء وقابلية التوسع أمرًا ضروريًا. ينبغي على القادة توقع إدارة مئات أو آلاف من تدفقات العمل الآلية مع مرور الوقت. تضمن إعادة التقييم والتحسين المستمرة اتساق عمليات الأتمتة مع احتياجات الأعمال المتغيرة وتقديم قيمة طويلة الأمد.

التحديات والقيود

وفي حين أن برنامج العمل الإقليمي يقدم فوائد كبيرة، ينبغي للمنظمات أن تتوقع بعض التحديات.

يمكن أن تكون الصيانة مطلوبة لأن الروبوتات تعتمد على عناصر واجهة المستخدم، مما يعني أن التغييرات البسيطة في التطبيق يمكن أن تعطل عمليات الأتمتة. لضمان الموثوقية، فإن التحديثات المنتظمة، والمراقبة المستمرة، والحوكمة القوية ضرورية.

تشكل الاستثناءات، مثل البيانات المفقودة أو مخالفات القواعد أو أخطاء النظام، تحديًا أيضًا. ويتطلب حلها في كثير من الأحيان التدخل البشري، الذي يمكن أن يبطئ العمليات إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون تدريج RPA عبر أقسام متعددة أو تدفقات عمل معقدة أمرًا صعبًا. تواجه المنظمات في كثير من الأحيان قضايا التكامل وتحتاج إلى أطر للحوكمة لإدارة عمليات نشر الروبوتات الكبيرة.

للتغلب على تحديات التدريج، يعتمد القادة استراتيجيات أتمتة Clean Core من خلال استخدام أنظمة أساسية مثل SAP Build لضمان ثبات الروبوتات حتى أثناء ترقيات النظام الرئيسية.

أسئلة متكررة