조달과 구매를 비교할 때는 둘이 어떻게 다른지보다는 어떻게 서로 맞물려 있는지가 더 중요합니다. 조달은 지출 관리 활동을 뒷받침하는 절차적, 분석적 프레임워크인 가장 중요한 관행입니다. 구매는 실사가 완료되고 실제로 거래를 시작하고 완료할 때가 되면 이 과정의 후반부에 이루어집니다.

20년 전에는 조달 및 구매 팀이 스프레드시트와 수동 분석에 더 많이 의존했기 때문에 인사이트의 종류와 양이 제한적이었습니다. 오늘날에는 첨단 기술과 소프트웨어를 통해 이해관계자들이 더 많은 정보를 바탕으로 행동하고 비즈니스 전체에 도움이 되는 전략적 기회를 포착할 수 있습니다. 이 문서에서는 최신 관행의 렌즈를 통해 두 가지 활동을 살펴봅니다.

조달이란 무엇일까요?

조달은 즉각적이고 장기적인 비즈니스 요구를 충족하기 위해 상품과 서비스를 소싱하고 획득하는 것을 목표로 합니다. 조달의 핵심 목표는 공급 기반 최적화, 획득한 상품의 수명 주기 동안의 비용 관리, 주요 공급업체와의 강력한 관계 유지 등입니다. 가장 효율적인 조달 프로세스와 기술은 오더 관리와 입찰을 자동화하고 데이터를 통합하여 효율성, 투명성, 규정 준수를 강화하는 동시에 더 광범위한 비즈니스 목표를 지원합니다.

조달 프로세스의 기본 단계

회사마다 고유한 운영 절차가 있지만 조달 프로세스에는 일반적으로 다음과 같은 단계가 포함됩니다.

• 요구사항 파악 및 검증: 이 프로세스는 회사 내 다양한 부서의 구체적인 요구 사항을 철저히 평가하여 조달 노력이 광범위한 비즈니스 목표와 운영 요구사항 모두에 적절히 부합하는지 확인하는 것으로 시작됩니다.
• 전략적 소싱을 통한 공급업체 조사 및 선정: 최고의 전략적 소싱 관행은 견고하고 데이터에 기반합니다. 여기에는 잠재적 공급업체를 파악하고 핵심 기준(예: 가치, 신뢰성, 윤리, 품질)에 따라 평가하기 위한 체계적인 연구 노력이 포함됩니다.
• 범주 관리: 여기에는 비용과 리스크를 최소화하고 각 구매에 대해 최고의 가치를 실현할 수 있도록 지출을 제품 또는 서비스 그룹으로 분류하는 것이 포함됩니다. 범주 관리는 지출 분석을 활용하여 절감 기회를 파악하고 공급업체 협상을 최적화합니다.
• 협상 및 계약 관리: 이 단계에서는 공급업체와 거래에 적용되는 조건을 협상합니다. 여기에는 일반적으로 가격, 배송 일정, 품질 표준, 변경사항이나 분쟁을 처리하는 방법 등이 포함됩니다.
• 지속적인 공급업체 관계 관리 및 평가: 강력한 조달 프로세스는 계약 체결로 끝나는 것이 아니라 공급업체 관계에 대한 지속적인 평가와 관리를 포함합니다. 여기에는 표준을 수립하는 것 외에도 모든 문제에 신속하게 대응하고 규정 미준수에 대한 명확한 결과를 정의하는 것이 포함됩니다.

구매란?

구매는 조달의 보다 거래적인 구성요소로, 비즈니스를 계속 운영하는 데 필수적인 실제 상품과 서비스를 구매하는 데 중점을 둡니다. 이 기능에는 공급업체와의 직접적인 상호 작용을 통해 오더를 하고 배송 및 지급을 관리하는 업무가 포함됩니다. 또한 가장 효과적인 구매팀은 공급업체에 최적의 가격과 오더 처리 옵션이 제공되는지 확인하기 위해 공급업체에 대한 최신 정보를 파악합니다.

구매 프로세스의 기본 단계

• 구매 요청 및 승인: 이 주기는 부서 또는 개인이 발행하는 내부 문서인 '구매 요청'으로 시작되며, 이 요청이 예산 제약 및 비즈니스 요구사항에 부합하는지 확인하기 위해 지정된 이해관계자의 검토와 승인을 받아야 합니다.
• 공급업체 선정 및 오더: 승인 후 구매 부서에서는 공급업체로부터 입찰 또는 견적을 요청하고 평가하여 가격, 품질, 배송 조건 및 기타 기준에서 가장 적합한 업체를 결정합니다. 그런 다음 정식 구매 오더서를 발행하여 합의된 매개변수와 판매 조건을 명시하는 계약 계약을 체결합니다.
• 상품/서비스 수령 및 정산: 상품이나 서비스가 납품되면 구매 부서에서는 모든 것이 계약서에 명시된 사양과 품질 기준을 충족하는지 검사하고 확인하며, 문제나 불일치가 있는 경우 공급업체와 직접 협력하여 이를 해결합니다.
• 지급 처리: 마지막 단계는 미지급금 부서에서 합의된 조건에 따라 대금을 처리하여 구매 주기를 완료하는 것입니다.

조달과 구매 비교: 주요 차이점

조달과 구매가 서로 연관되어 있는 큰 그림의 몇 가지 방법에 대해서는 이미 설명했습니다. 자주 혼동되는 이 두 용어의 보다 세부적인 몇 가지 차이점은 다음과 같습니다.

• 범위 및 중점 사항

  • 조달에는 비즈니스 요구사항 파악 및 검증부터 공급업체 선정, 계약 협상, 지속적인 관계 관리에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다. 조달의 초점은 비용 절감뿐 아니라 제품 품질, 서비스 제공, 고객 만족, 공급업체 혁신 등 시간이 지남에 따라 조직의 가치를 극대화하는 데 있습니다.
  • 이와는 대조적으로 구매는 '순간적인' 측면이 더 강합니다. 여기에는 상품과 서비스를 오더하고, 수령하고, 품질과 정확성을 검사하고, 지급을 처리하는 구체적인 활동이 포함됩니다. 구매는 주로 구매 프로세스의 효율성과 효과에 초점을 맞추고 비용 관리, 예산 준수, 상품 및 서비스의 적시 배송을 강조합니다.

• 프로세스 지속 시간

  • 조달은 장기적인 계획과 관리가 수반되는 지속적이고 주기적인 프로세스입니다. 변화하는 비즈니스 니즈와 시장 상황을 충족하기 위해 지속적인 평가와 적응이 필요합니다.
  • 반면에 구매는 일반적으로 더 짧고 업무별 프로세스로 이루어집니다. 구매 주기는 상품이나 서비스를 수령하고 공급업체에 대금을 지급하면 종료됩니다(성과 검토 및 지출 분석이 향후 구매 의사결정에 영향을 미칠 수 있음).

• 의사결정

  • 조달에는 의사결정과 의사결정에 필요한 정보 및 인사이트 제공이 모두 포함됩니다. 최고 경영진부터 실무 현장에 이르기까지 기업은 조달팀의 인텔리전스를 통해 기업의 비용, 리스크, 지속가능성, 규정 준수 목표에 부합하는 신속하고 자신감 있는 선택을 내릴 수 있습니다.
  • 구매팀의 주요 목표는 예산 제약 내에서 구매의 '5가지 권리'인 적절한 품질, 수량, 가격, 장소, 시간에 따라 즉각적인 요구 사항을 효율적으로 충족하는 것입니다.

• 공급업체와의 관계

  • 조달은 시간이 지남에 따라 경쟁 우위를 제공하고 상호 성장과 성공에 기여하는 공급업체 관계를 구축하는 것을 목표로 합니다. 이러한 관계 관리에는 정기적인 평가, 개선에 대한 협업, 공동 개발 노력이 포함됩니다.
  • 구매에는 분명 공급자 관계 관리(SRM)의 요소가 포함되어 있지만, 일반적으로 이러한 관계를 보다 거래적이고 업무에 초점을 맞춘 관점을 통해 바라봅니다. 더 깊은 전략적 관계를 발전시키는 대신 계약 조건을 이행하는 데 중점을 둡니다.

• 리스크 관리 및 규제 준수

  • 조달은 일반적으로 공급망 중단을 야기할 수 있는 글로벌 문제, 복잡한 규제 준수 및 규제 문제, 시장 변화와 이벤트 전반을 포함하여 리스크에 대해 보다 광범위하고 포괄적인 관점을 취합니다. 그리고 포괄적인 리스크 평가 및 완화 전략을 공급업체 선정 및 관리 프로세스에 통합합니다.
  • 구매는 이러한 광범위한 문제와 중복될 수 있지만, 주로 배송, 사양 준수, 지급 프로세스와 관련된 운영 리스크에 중점을 둡니다. 목표는 구매 활동으로 인해 일상적인 운영이 중단되지 않고 최적화되도록 하는 것입니다.

전자 조달 소프트웨어란 무엇이며 어떻게 도움이 될 수 있나요?

전자 구매 소프트웨어는 다양한 구매 프로세스의 전자 처리를 용이하게 하는 클라우드 기반 또는 로컬에 설치된 플랫폼입니다. 여기에는 소싱, 구매 요청, 구매 오더 관리, 송장 처리, 공급업체 관리 등의 자동화가 포함됩니다. 전자 조달 소프트웨어는 이러한 프로세스를 단일 통합 플랫폼에 통합함으로써 조달 업무 관리에 보다 응집력 있고 효율적인 접근법을 제공합니다. 전자 조달 소프트웨어는 구매/조달을 간소화된 데이터 기반 프로세스로 디지털화하여 비즈니스에 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다.

• 비용 효율성: 구매 주문서 발행 및 송장 처리와 같은 일상적인 조달 업무를 자동화함으로써 조달의 노동 집약적인 측면을 최소화하여 더 빠르고 정확한 결과를 도출하고 관리 비용을 절감할 수 있습니다. 또한, 전자 조달 소프트웨어는 일반적으로 예산 관리 및 지출 추적을 위한 더 나은 툴을 제공하므로 재정 한도 내에서 지출을 최적화하는 데 도움이 됩니다.
• 프로세스 최적화: 전자 구매 오더, 자동화된 승인 워크플로, 통합 전자 지급과 같은 기능은 조달 프로세스를 신속하게 처리하여 소싱부터 지급까지의 주기 시간을 단축하고 오류 가능성을 줄여줍니다. 이러한 효율성 향상은 시간을 절약할 뿐만 아니라 팀의 생산성을 향상시킵니다.
• 가시성 향상: 전자 조달 솔루션은 (여러 시스템에 걸쳐) 분산된 데이터 세트를 종합 대시보드에 통합함으로써 팀이 공급망의 모든 단계를 심층적으로 파악할 수 있게 해줍니다. 이를 통해 보다 정확한 지출 추적과 AI 기반 분석을 실시간으로 수행할 수 있습니다.
• 공급업체 관리: 최고의 시스템에는 공급업체 정보 관리, 공급업체 성과 추적, 더 나은 공급업체 관계 조성을 위한 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 툴은 중앙 집중식 연결 플랫폼을 통해 온디맨드 공급업체 데이터에 액세스하고 공급업체와의 커뮤니케이션 및 협업을 개선할 수 있습니다.
• 리스크 관리: 프로세스를 표준화하고 현지 및 전 세계의 세금, 정부 및 지속가능성 규정을 준수함으로써 규제 준수 및 리스크 완화가 강화됩니다. 강력한 감사 후행과 다계층 공급망 가시성은 리스크에 대한 선제적 대응을 더욱 지원합니다. 또한 이러한 시스템을 통해 공급업체의 성과를 모니터링하고 세부 사항을 기록하여 비즈니스를 더욱 안전하게 보호할 수도 있습니다.
• 전략적 의사결정 및 소싱 지원: AI 기반 구매 솔루션은 자재 소요량 계획을 포함한 전략적 소싱 이니셔티브를 지원합니다. 그리고 적합한 공급업체 및 제품 선택부터 조달 활동의 효율적 수행에 이르기까지 모든 작업에 사용할 수 있는 세부적인 분석과 인사이트를 제공합니다.