AP 자동화: 정의 및 작동 방식

AP(매입채무) 자동화에 대한 관심이 급증하는 것은 오늘날 비즈니스 리더들의 전반적인 분위기를 잘 반영하고 있습니다. 새로운 기회는 많지만 경쟁이 그 어느 때보다 치열해졌고, 더 이상 번거로운 절차나 비효율적인 운영으로 시간을 허비할 여유가 없다는 것입니다. 현대 기술의 놀라운 AI 기반 기능과 간소화 및 전략에 더욱 집중하면서 프로세스 자동화는 그 진가를 발휘하고 있으며, 기업들은 종이가 많은 관행과 오류가 발생하기 쉬운 수작업 회계 업무의 무게에서 벗어날 수 있는 프로세스 자동화의 힘을 빠르게 깨닫고 있습니다.

Institute of Financial Operations & Leadership(IFOL)의 최근 설문조사에 따르면, AP 팀의 56%가 송장 수작업 처리에만 주당 10시간 이상을 소비하는 것으로 나타났습니다. 모두가 알다시피, 이러한 종류의 데이터 입력은 오류로 이어져 비용과 시간을 낭비할 수 있습니다 실제로 IFOL 리포트의 응답자들과 비슷하다면 '데이터 오류, 예외 및 불일치'가 회계 관련 문제 중 가장 큰 비중을 차지한다는 데 동의하실 것입니다. 다행히도 이러한 문제는 매입채무 자동화를 통해 손쉽게 해결할 수 있습니다.

AP 자동화란?

매입채무 자동화는 강력한 AI 기반 기술을 사용하여 매입채무 프로세스를 처음부터 끝까지 간소화하고 개선하는 데 도움을 줍니다. 포털을 통해, 공급업체로부터 직접, 또는 종이에서 디지털 형식으로 변환된 전자 송장으로 시작됩니다. 그런 다음 이 프로세스를 통해 마스터 데이터를 신속하게 검증하고 송장을 구매 주문서, 물품 입고와 같은 조달 문서와 원활하게 일치시켜 빠른 승인과 적시 지급을 이끌어낼 수 있습니다.

이 프로세스는 수동 개입의 필요성을 줄여 오류의 리스크를 낮추고 전반적인 효율성을 향상합니다. 최고의 AP 자동화 솔루션은 조직의 현금 흐름과 재무 건전성을 유지하는 데 중요한 실시간 데이터 처리와 신뢰할 수 있는 의사결정을 지원합니다. 또한 거래를 더 빠르고 정확하게 처리하면 운영이 간소화될 뿐만 아니라 공급업체와의 관계도 강화됩니다.

종이 기반 매입채무의 위험성

종이 기반의 수작업 AP 프로세스는 조직의 운영 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 또한 공급업체와 사용자 모두에게 송장 및 지급 상태 정보의 가용성을 저해합니다. 수작업 처리, 데이터 입력 및 조정으로 인해 리소스가 낭비됩니다. 또한 팀원들이 서류를 쫓아다니고 지급 현황 전화를 받느라 더 전략적이고 긴급한 업무를 수행하지 못하게 됩니다. 이는 공급업체의 스트레스와 불만으로 이어질 수 있으며, 이는 협상력부터 조기 지급 할인 활용 능력에 이르기까지 비즈니스에 직접적인 영향을 미칩니다.

AP 자동화의 이점

속도. 정확도. 효율성. 이는 사람들이 프로세스 자동화를 떠올릴 때 가장 먼저 떠올리는 것들입니다. 그러나 통합 비즈니스 솔루션이 최신 AP 선진사례와 결합되면 그 결과는 AP 환경을 넘어 모든 팀과 이해관계자의 협업과 가시성을 향상하는 데 도움이 됩니다. 전체 송장-지급(invoice-payment) 프로세스를 자동화하면 얻을 수 있는 몇 가지 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 효율성 향상: 송장 및 지급 프로세스를 측정 가능하고 의미 있게 간소화함으로써 AP 자동화는 승인에 필요한 시간을 단축하고 전반적인 생산성을 높입니다.
• 비용 절감: 자동화를 통해 수작업 입력 및 관련 인건비를 최소화하고 문서 저장소 및 처리와 관련된 비용을 절감하여 송장 처리 비용을 크게 절감할 수 있습니다.
• 현금 흐름 관리 개선: AP 프로세스 자동화는 지급 주기 단축, 조기 지급 할인 기회, 대차대조표에 대한 온디맨드 인사이트를 제공하여 운전 자본을 늘리고 현금 흐름을 최적화하는 데 도움이 됩니다.
• 공급업체 관계 개선: AP 자동화는 적시 지급을 보장하는 것 외에도 예측 가능한 프로세스와 신뢰할 수 있는 커뮤니케이션 채널을 구축하여 공급업체와의 관계와 만족도를 개선할 수 있는 기반을 마련합니다.
• 글로벌 규정과의 일관성: 전 세계의 업데이트된 규정 준수 데이터를 중앙 집중화하여 리스크를 크게 줄이고 새로운 글로벌 기회가 생겼을 때 더 빠르게 의사결정을 내릴 수 있습니다.
• 정확도 향상: 대부분의 오류는 의도하지 않은 것이지만... 모든 오류가 그러한 것은 아닙니다. 통합 AP 자동화 툴을 사용하면 우발적인 오류를 방지하고 사기성 오류를 사전에 발견할 수 있습니다.
• 비구매 오더 송장 및 서비스용 송장 관리: AI와 머신 러닝의 힘은 오늘날의 AP 자동화 시스템이 다양한 이질적인 데이터 세트를 놓치지 않고 통합하고 처리할 수 있다는 것을 의미합니다.

매입채무 프로세스 자동화란?

매입채무 프로세스 자동화는 인적 개입을 최소화하고 매입채무 또는 매출채권 프로세스에서 오류가 발생하기 쉬운 작업을 제거하는 방법입니다. 이는 거래 파트너를 디지털 방식으로 연결하는 온라인 비즈니스 네트워크와 통합된 매입채무 소프트웨어를 사용하여 수행됩니다.

매입채무 프로세스 자동화는 어떻게 작동하나요?

초기의 프로세스 자동화 툴은 조립 라인 로봇과 비슷했습니다. 한 가지 작업만 반복적으로 수행했고 편차나 복잡성에 제대로 대응하지 못했습니다. 오늘날의 AP 솔루션에 탑재된 AI와 클라우드에 연결된 두뇌의 경우 복잡성은 식은 죽 먹기입니다. 이러한 솔루션은 이동하면서 학습하고 다양한 유형의 데이터를 손쉽게 처리하여 맞춤형 워크플로와 온디맨드 보고를 제공합니다. 오늘날 최고의 AP 자동화 시스템을 구성하는 몇 가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 인공지능(AI) 및 머신러닝(ML): 이러한 기술을 핵심으로 하는 AP 자동화 시스템은 과거 데이터를 통해 학습함으로써 시간이 지남에 따라 개선됩니다. 이를 통해 가장 복잡한 워크플로도 신속하게 시작할 수 있어 전반적으로 정확성과 속도가 향상됩니다.
• 광학 문자 인식(OCR): OCR은 일반적으로 스캔한 문서에서 타이핑, 필기 또는 인쇄된 텍스트의 이미지를 기계 인코딩된 텍스트로 변환합니다. AI를 애플리케이션에 적용함에 따라 그 정확성과 유연성이 크게 향상되었습니다.
• 로봇 프로세스 자동화(RPA): RPA는 물리적 로봇 대신 소프트웨어 로봇(봇)을 사용하여 반복적인 수작업을 자동화합니다. 다른 모든 것과 마찬가지로, 이러한 봇은 지난 몇 년 동안 엄청나게 발전하여 이제는 더 복잡하고 예측할 수 없는 작업도 처리할 수 있습니다.
• 디지털 워크플로 자동화: 여기에는 송장 금액, 공급업체 또는 비용 센터와 같은 특정 기준에 따라 송장이 전자적으로 라우팅되어 적절한 사람이 적시에 적절한 송장을 승인할 수 있도록 송장 승인을 위한 자동화된 경로를 생성하는 기능이 포함됩니다.
• 전자 데이터 교환(EDI): EDI를 사용하면 비즈니스 파트너 간에 표준 전자 형식으로 비즈니스 문서를 컴퓨터 간에 교환할 수 있습니다. 이를 통해 정확성과 속도를 높일 수 있을 뿐만 아니라 개인정보 보호 및 보안을 더욱 엄격하게 관리할 수 있습니다.

어떤 매입채무 업무를 자동화할 수 있나요?

회사마다 고유한 프로토콜과 워크플로가 있습니다. 가장 일반적으로 자동화할 수 있는 몇 가지 작업은 다음과 같습니다.

• 데이터 입력 및 송장 캡처: 일반적으로 송장 데이터는 물론 디지털화가 필요한 기타 종이 문서를 빠르고 정확하게 캡처하기 위해 AI와 결합된 OCR 기술이 사용됩니다.
• 송장 매칭 및 검증: 자동화된 시스템이 송장을 해당 구매 주문서 및 입고와 매팅하여 추가 처리를 수행하기 전에 정확성을 검증합니다. 이렇게 하면 확인된 거래에 대해서만 지급이 이루어지므로 재무 관리가 강화됩니다.
• 승인 라우팅 및 워크플로: 송장 승인 프로세스에 대해 사전 정의된 규칙이 설정되어 적절한 문서가 적절한 사람에게 적절한 수준의 보안과 함께 전달되도록 보장합니다.
• 지급 일정 수립 및 실행: 자동화된 시스템은 기한과 회사의 현금 흐름 전략에 따라 지급 일정을 예약합니다. 그런 다음 지급을 실행하고, 전자 자금 이체를 관리하고, 금융 리소스를 최적화하고, 지역 규정을 준수합니다.

매입채무의 자동화 방법

디지털 혁신 프로젝트를 실패로 이끄는 것은 시스템 실패가 아니라 잘못된 계획과 부실한 의사소통입니다. 다음의 입증된 전략은 성공적인 AP 자동화 프로젝트를 구축하고 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 현재 AP 프로세스를 평가하고 부족한 부분 파악: 기존 매입채무 프로세스를 철저히 검토하여 비효율적인 부분과 자동화를 통해 이점을 얻을 수 있는 부분을 파악하는 것부터 시작하세요. 이 평가는 특정 요구 사항을 정확히 파악하고 맞춤형 자동화 솔루션을 위한 단계를 설정하는 데 도움이 됩니다.
• 적합한 AP 자동화 소프트웨어 선택: 조직의 특정 요구사항에 맞는 소프트웨어를 선택하세요. 기존 시스템과의 호환성, 사용 편의성, 확장성, 필요한 경우 글로벌 운영 지원 능력과 같은 요소를 고려하세요.
• 디지털 송장 캡처(OCR 및 전자 송장) 설정: OCR 및 전자 송장 처리와 같은 기술을 구현하여 종이 기반에서 디지털 형식으로 전환하면 수작업 데이터 입력을 줄이고 정확성을 높이는 기본 프로세스가 됩니다.
• 자동화된 워크플로 및 승인 계층 구성: 송장 처리 및 승인에 대한 명확한 규칙과 워크플로를 설정하세요. 프로세스를 간소화하고 지연을 줄이며 회사 정책을 준수할 수 있도록 설계해야 합니다.
• 강력한 커뮤니케이션, 피드백 및 교육 전략 구축: 관리자가 시간을 들여 모든 핵심 팀의 고충과 희망 사항을 파악할 때 최고의 소프트웨어 통합이 이루어집니다. 시간을 내어 회사의 하향식 목표와 새로운 솔루션 선택의 근거를 전달하세요. 자동화가 일자리를 빼앗는 것이 아니라 팀이 더욱 전략적이고 시장성 있는 역량을 개발할 수 있도록 역할과 책임을 재조정하세요.

AP 자동화 소프트웨어 선택 방법

전례 없는 경쟁과 불확실한 시장 상황에 직면해 있는 지금, 더 간결하고 빠르게, 그리고 운영의 모든 부분에 대한 데이터 기반 인사이트와 가시성을 확보할 수 있는 모든 기회를 포착해야 합니다. 불과 몇 년 전만 해도 '있으면 좋았을' 기술이 이제는 필수적인 요소가 되었습니다. 고유한 요구 사항을 정확히 충족하고 변화하는 비즈니스 환경에 따라 쉽게 크기 조정 및 전환이 가능한 기술 포트폴리오를 구축하기 위한 정보에 입각한 장기적인 전략을 개발하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. AP 자동화 소프트웨어 평가와 관련된 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.

• AP 프로세스 요구사항 이해: 현재 프로세스의 특정 문제를 해결할 수 있는 필수 기능을 포함하여 자동화 요구 사항을 명확하게 정의합니다.
• 확장성 및 유연성 평가: 소프트웨어가 성장을 수용하고 변화하는 비즈니스 프로세스와 규정에 적응할 수 있는지 확인합니다.
• 기존 시스템과의 통합 기능 보장: 소프트웨어는 기존 ERP 및 재무 시스템과 원활하게 통합되어 데이터 일관성을 유지하고 비즈니스 기능 전반에서 운영을 간소화할 수 있어야 합니다.
• 사용자 친화성 및 직관적인 인터페이스를 우선순위로 지정: 직관적인 인터페이스를 갖춘 소프트웨어를 선택하면 학습 곡선을 최소화하고 직원들의 채택률을 극대화할 수 있습니다. 사용자 친화성은 소프트웨어의 기능을 최대한 활용하기 위한 핵심 요소입니다.
• 보안 및 규정 준수 기능 평가: 소프트웨어에 민감한 금융 데이터를 보호할 수 있는 강력한 보안 조치가 있는지, 그리고 회사가 사업을 운영하는 모든 국가의 규제 요건을 준수할 수 있도록 지원하는지가 중요합니다.
• 공급업체 평판 및 지원 서비스 검토: 시장에서의 공급업체의 평판과 고객 지원 품질을 조사하세요. 신뢰할 수 있는 고객 서비스는 신속한 문제 해결과 지속적인 시스템 성능을 보장하는 데 필수적입니다.

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