지출 분석: 궁극의 가이드
지출 분석은 조달 지출 메트릭을 검토하고 성과 데이터를 평가하여 비용을 절감하고 전략적 소싱을 개선하며 공급업체 관계를 강화하는 프로세스입니다.
오늘날과 같이 경쟁이 치열하고 변화가 빠른 세상에서는 기회를 포착하거나 회사의 판도를 바꿀 수 있는 위험을 발견할 수 있는 순간이 매우 짧을 수 있습니다. 빠르게 방향을 전환하고 신속한 비즈니스 의사결정을 내리려면 신뢰할 수 있는 정보가 뒷받침하고 상황을 명확하게 파악할 수 있다는 자신감이 필요합니다. 이것이 바로 지출 분석 프로세스와 이를 지원하는 지출 분석 툴 및 방법론이 필요한 이유입니다.
지출 분석은 과거 지출에 대한 주요 인사이트를 제공할 뿐만 아니라, 분석 툴을 통해 지출 패턴을 예측하고 미래 계획을 위한 전략적 예측을 할 수 있는 기반을 제공합니다.
The Economist Group의 최근 리포트에 따르면, 최고 경영진 응답자 중 약 1/3이 지출 분석을 내년의 최우선 순위로 꼽았습니다. 특히, AI 기반 기능을 통합한 강력한 지출 분석 툴은 현대의 복잡한 문제를 해결하고 비즈니스 및 조달 운영을 최적화하는 데 매우 중요합니다.
서로 다른 데이터 세트를 체계적으로 검토하고 분석하는 지출 분석 솔루션과 관행을 통해 비효율성을 발견하고, 더 유리한 위치에서 협상하고, 공급업체와 더 나은 관계를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.
지출 분석이란?
지출 분석은 복잡한 지출 정보를 수집, 정리, 분류 및 분석하는 데이터 기반 프로세스입니다. 지출 분석의 목표는 조달 비용 절감, 효율성 향상, 규정 준수 강화와 같은 주요 목표를 달성하는 데 도움을 주는 것입니다. 이 솔루션의 핵심은 지출을 더 잘 이해하고 최적화하는 데 도움이 되는 다음과 같은 몇 가지 질문을 해결하는 것입니다.
- 우리는 어디에 돈을 쓰고 있는가?
- 얼마를 지불했는가?
- 누구로부터 구매하고 있는가?
- 더 나은 방법은 없는가?
과거에 지출 분석은 노동 집약적이고 수작업이 많은 프로세스였습니다. 조달 팀은 서로 다른 데이터 소스와 스프레드시트를 샅샅이 뒤져야 했기 때문에 기회나 위험을 놓치는 경우가 많았습니다. 하지만 다행히도 오늘날의 AI 기반 지출 분석 툴은 이러한 작업을 자동화하고 온디맨드 데이터 인사이트를 제공합니다. 이를 통해 여러 데이터 소스의 데이터를 통합 및 표준화하고 실시간으로 정보를 더 쉽게 분석할 수 있어 비즈니스 결과를 개선하는 인텔리전스 기반 의사결정을 내릴 수 있습니다.
지출 분석 프로세스
지출 분석 프로세스는 기업의 고유한 요구와 과제를 반영하여 달라질 수 있지만, 지속적으로 업데이트되는 리포트와 데이터 세트에 대한 액세스와 강력한 분석을 활용하는 구조적이고 체계적인 작업입니다. 일반적인 프로세스가 작동하는 방식은 다음과 같습니다.
직접, 간접 및 서비스 지출 데이터 수집
여기에는 ERP, AP(매입채무) 시스템, 전자 조달 플랫폼, 경비 관리 시스템, 사업부 등 비즈니스 전반의 다양한 시스템에서 데이터를 수집하는 것이 포함됩니다. 조직의 지출을 전체적으로 파악하려면 직접 지출(생산용 원자재 등)과 간접 지출(사무용품 및 유틸리티)에 대한 정보를 모두 수집해야 합니다.
데이터 정리, 중복 제거 및 보강
데이터를 수집한 후에는 데이터를 정리하고 표준화하여 유용하게 활용할 수 있습니다. 여기에는 형식을 통일하고, 중복을 제거하고, 빈 필드를 처리하는 작업이 포함됩니다. 그런 다음 각 공급업체의 신용 점수 번호와 같은 추가 데이터 요소로 정보를 보강할 수 있습니다.
모든 지출 데이터 분류
정리 후에는 데이터를 표준 지출 범주로 분류해야 합니다. 이 단계에서 유사한 유형의 지출을 그룹화하는 논리적인 분류 체계를 만들면 분석 및 관리가 더 쉬워집니다. 범주 관리에는 원자재와 같은 직접 지출 범주와 IT 서비스 같은 간접 지출 범주가 포함될 수 있습니다.
외부 데이터와 병합
외부 데이터를 내부 지출 데이터와 통합하면 보다 포괄적인 분석이 가능합니다. 최신 소프트웨어 솔루션은 과거 수동 시스템에서는 불가능했던 맞춤형 데이터 병합과 리포트를 통해 이 프로세스를 개선하여 과거에는 불가능했던 결과를 제공합니다.
원시 데이터를 실행 가능한 인사이트로 전환
분석 및 예측 모델링을 애플리케이션에 적용하면 추세를 더 빠르고 정확하게 파악하고, 향후 지출을 예측하고, 비용 절감 기회를 발견할 수 있습니다.
리스크와 비용 절감 기회 파악
그런 다음 변환된 데이터를 분석하여 공급업체 종속성이나 규정 준수 문제와 같은 잠재적 리스크를 식별할 수 있습니다. 이 프로세스를 통해 비효율적이거나 과도한 지출이 발생하는 영역을 강조하여 비용을 절감할 수 있는 기회도 발견할 수 있습니다
인사이트를 활용하여 최종 사용자의 역량 강화
데이터는 지식이며, 지식은 힘입니다. 오늘날 제공되는 맞춤형 정보와 리포트를 통해 획기적인 인사이트를 얻을 수 있습니다. 하지만 궁극적으로는 사람들이 인사이트를 바탕으로 행동에 옮겨야 합니다. 이 마지막 중요한 단계에서 중요한 인텔리전스에 대한 액세스 권한과 결과를 적절한 팀과 공유하는 것이 중요합니다.
조달 및 비즈니스 전반에서 지출 분석의 이점
향상된 가시성과 인텔리전스를 통해 지출 분석을 통해 조달 팀은 다음과 같은 이점을 더 쉽게 실현할 수 있습니다.
- 비용 절감: 지출 분석은 절감 기회와 잠재적 리스크를 강조하여 더 나은 조건을 협상하고, 구매를 통합하고, 더 비용 효율적인 공급업체로 전환하는 데 도움을 줍니다.
- 리스크 관리 개선: 지출을 분석하면 초과 지불이나 잠재적인 공급망 취약성을 나타낼 수 있는 패턴을 파악하는 데 도움이 됩니다.
- 전략적 소싱 개선: 지출 동향에 대한 세부 사항을 파악하면 더 빠르게 의사결정을 내리고, 더 유리한 위치에서 협상하며, 전략적 소싱 프로세스를 비즈니스 전반의 목표와 목적에 더 잘 맞출 수 있습니다.
- 조달 프로세스 간소화: 지출 분석을 통해 비효율성과 병목 현상을 파악할 수 있습니다. 이러한 발견은 프로세스 개선, 주기 시간 단축, 인건비 절감, 전반적인 조달 성과 개선으로 이어질 수 있습니다.
- SRM(공급업체 관계 관리 개선): SRM 및 공급업체 성과에 대한 인사이트를 활용하여 더욱 강력한 파트너십을 구축하고 공급업체가 설정한 표준과 기대치를 충족하도록 보장할 수 있습니다.
- 최적화된 계약 관리: 계약 관리에 분석을 추가하면 작은 글씨 너머에 있는 문제와 기회를 파악하는 데 도움이 됩니다. 이러한 인사이트를 통해 계약의 수명 주기 동안 최적의 계약 유지 및 갱신 조건을 협상할 수 있습니다.
- 성과 벤치마킹 기능: 지출 분석을 통해 조직은 내부 및 업계 표준에 따라 성과를 벤치마킹하여 모범 사례를 파악하고, 목표를 설정하고, 지속적인 개선을 추진할 수 있습니다.
지출 분석 예시
탄탄한 의류 브랜드 아메리칸 이글 아웃피터스(American Eagle Outfitters)는 지출 분석 솔루션을 통합하여 여러 조달 범주에서 지출 가시성과 규제준수를 최적화했습니다. 이를 통해 세부 지출 데이터에 빠르게 액세스할 수 있었으며, 이는 조달 정책을 높은 수준으로 준수하는 기회가 되었습니다. 특히 아메리칸 이글 아웃피터스(American Eagle Outfitters)는 PO 규정 준수 목표를 지속적으로 80% 달성하여 상당한 비용을 절감할 수 있었습니다.
또한 여러 소스 시스템을 통합하여 실시간 지출 분석을 용이하게 함으로써 아메리칸 이글 아웃피터스(American Eagle Outfitters)는 비용 절감 기회를 파악하고 이를 실행에 옮길 수 있었습니다. 이러한 통합 지출 분석 솔루션의 전략적 사용을 통해 아메리칸 이글 아웃피터스(American Eagle Outfitters)는 공급업체 관계를 강화하고 전반적인 조달 효율성을 향상했습니다.
매버릭 지출이란?
악성 지출이라고도 하는 매버릭 지출은 직원이 조달 정책을 우회하는 구매를 할 때 발생합니다. 온라인 구매가 쉬워지면서 B2B 상품과 서비스도 인터넷에 연결되어 있는 사람이라면 누구나 구매할 수 있는 시대가 되었습니다. 이러한 유형의 지출은 비용 증가, 가시성 손실, 신뢰할 수 없는 품질, 구매자가 법적 또는 규제 요건을 준수하지 않는 경우의 잠재적인 규정 준수 문제 등 많은 문제와 리스크를 초래할 수 있습니다. 또한 회피당하는 것을 달가워하지 않을 수 있는 선호하는 공급업체와의 관계를 손상시킬 수도 있습니다.
지출 분석 솔루션을 설정하여 매버릭 지출과 관련된 추세를 파악하고 이러한 관행의 리스크에 대해 팀원들을 교육함으로써 이러한 문제로부터 자신을 보호할 수 있습니다.
지출 분석 메트릭 및 KPI
최고의 지출 분석 솔루션은 실시간 대시보드와 리포트를 통해 다양한 메트릭과 합의된 핵심 성과 지표(KPI)를 모니터링하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 메트릭을 통해 공급업체, 범주, 소싱 프로세스, 가격 책정 등 전반적인 지출 및 성과를 파악할 수 있습니다. 지출 분석에 사용되는 몇 가지 공통 KPI는 다음과 같습니다.
- 비용 절감: 이 핵심적이고 기본적인 KPI는 향상된 조달 전략, 더 나은 공급업체 협상, 더 효율적인 프로세스를 통해 달성한 지출 감소를 측정합니다. 비용 절감액을 추적함으로써 지출 관리 노력의 재무적 이점을 정량화할 수 있습니다.
- 관리 중 지출: 이 KPI는 조달 팀에서 적극적으로 관리하는 총 지출을 나타냅니다. 이는 지출이 얼마나 통제되고 최적화되고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 관리 중 지출 수준이 높을수록 더 나은 감독과 더 효과적인 조달 관행을 의미합니다. 이 메트릭은 모든 지출을 가시화하고 설명할 수 있도록 하여 변동 지출의 리스크를 줄여줍니다.
- 공급업체 성과: 정시 납품률, 결함률, 계약 조건 준수 여부 등의 메트릭을 비교하여 공급업체의 성과를 평가할 수 있습니다. 정기적인 모니터링을 통해 가시적이고 합의된 기준을 설정하고 공급업체와의 관계를 더욱 공고히 할 수 있습니다.
- 운영 KPI: 운영 KPI는 조달 프로세스의 효율성을 측정합니다. 여기에는 구매 오더 처리 주기 시간, 오더 이행의 정확성, 송장 처리의 효율성과 같은 메트릭이 포함될 수 있습니다. 운영 KPI를 개선하면 조달 프로세스가 더욱 간소화되고 운영 비용이 절감됩니다.
- 지급 조건: 자주 활용되지 않는 툴인 지급 분석은 공급업체에 대금이 지급되는 조건을 조사합니다. 즉, 평균 지급 일수, 조기 지급 할인 적용 여부, 합의된 지급 조건 준수 여부 등을 평가합니다.
- 직원 KPI: 직원 KPI는 조달 직무 직원의 성과와 생산성을 측정합니다. 여기에는 직원당 처리한 구매 오더 건수, 오더 배치의 정확성, 조달 정책 준수 수준과 같은 메트릭이 포함될 수 있습니다. 직원 KPI를 추적하면 교육 요구 사항을 파악하고, 전반적인 팀 성과를 개선하고, 조달 기능의 효율성과 효과를 높일 수 있습니다.
지출 분석 소프트웨어에서 고려해야 할 사항
클라우드 기반의 AI 기반 지출 분석 솔루션은 모든 중요한 조달 및 공급망 전략에 필수적입니다. 디지털 혁신 여정의 어느 단계에 있든 데이터 통합, 가시성, 정확성을 개선하기 위해 취하는 모든 조치는 장단기적으로 모두 성과를 거둘 수 있습니다. 지출 분석 소프트웨어에서 기대해야 하는 몇 가지 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 포괄적 데이터 통합: 지출 분석 소프트웨어는 기존 재무, ERP, 공급망 시스템과 통합되어 모든 지출 데이터를 한곳에 통합할 수 있어야 합니다.
- 실시간 대시보드 및 보고: 주요 지출 메트릭과 워크플로 프로세스에 대한 빠른 인사이트를 제공하는 사용자 지정 가능한 실시간 대시보드가 있는지 살펴보세요.
- 고급 분석 및 AI 기능: 지출 분석 소프트웨어는 AI를 활용하여 원시 데이터를 실행 가능한 인사이트로 변환하고 향후 지출 추세를 예측할 수 있어야 합니다.
- 사용자 친화적 인터페이스: 최소한의 교육이 필요하고 데스크탑과 모바일 장치 모두에서 작동하는 직관적이고 탐색하기 쉬운 인터페이스를 제공해야 합니다.
- 확장성 및 유연성: 조직에 맞게 크기 조정이 가능하고, 새로운 시스템과 통합되며, 변화하는 조달 요구사항에 적응할 수 있는 소프트웨어를 선택하세요.
- 강력한 보안 및 규정 준수 기능: 지출 분석 소프트웨어에는 강력한 보안 조치가 포함되어 있어야 하며 민감한 데이터를 보호하기 위해 관련 규정을 준수해야 합니다.
- 사용자 정의 가능한 보고 및 분석: 특정 요구 사항에 맞는 맞춤형 리포트와 세부 데이터 분석을 생성할 수 있는 소프트웨어를 선택하세요.