Introduzione alla gestione workflow

Il processo di gestione workflow consiste principalmente nell'organizzazione e ottimizzazione dei compiti necessari per svolgere le attività aziendali. Tale approccio aggrega generalmente il coordinamento dei team, il tracciamento dei progressi e la tecnologia con cui supportare l'automazione e la visibilità in tempo reale.

Sincronizzando persone, sistemi e risorse, ogni fase di gestione workflow permette di eseguire i processi in modo efficiente e puntuale. Questa coesione è fondamentale per le operazioni aziendali avanzate che puntano a snellire i processi, eliminare le strozzature e incoraggiare la collaborazione.

Cos'è un workflow?

Per "workflow" si intende il complesso delle attività necessarie per portare a termine uno specifico processo aziendale. I processi di workflow dovrebbero delineare chiaramente il modo in cui il lavoro passa da una fase all'altra, anche specificando chi esegue ogni compito e in quale ordine. Esistono tre tipi principali di workflow:

• Workflow manuali: gli addetti eseguono e monitorano tutte le attività del workflow, affidando il coordinamento unicamente al tracciamento manuale e alla comunicazione.
• Workflow semi-automatizzati: i team si avvalgono di strumenti software per automatizzare i passaggi di routine, ma mantengono il controllo sui compiti più complessi.
• Workflow automatizzati: i compiti vengono eseguiti principalmente da sistemi software con un intervento umano ridotto al minimo.
• Workflow di iperautomazione: interi processi vengono automatizzati tramite strumenti avanzati di intelligenza artificiale (AI) che richiedono un intervento umano minimo.

Gestione workflow e gestione dei processi aziendali

La gestione workflow e la gestione dei processi aziendali (BPM) sono fondamentali per stimolare la produttività e conseguire gli obiettivi prefissati. Sebbene strettamente correlate, puntano a finalità distinte all'interno delle organizzazioni.

Gestione workflow: si sofferma sui dettagli operativi, cercando di stabilire quali compiti sono necessari, come devono essere eseguiti, quando devono essere completati e chi deve svolgerli.

• Strumenti core: si concentrano sulla semplificazione delle fasi di routine e sul monitoraggio dei progressi.
• Obiettivi principali: portano a termine i processi nel modo più efficiente e coerente possibile.

Gestione dei processi aziendali: adotta un approccio più ampio attraverso l'analisi, la modellazione e il miglioramento di interi processi aziendali.

• Strumenti core: comportano spesso la mappatura dei processi, l'individuazione delle inefficienze e l'implementazione di miglioramenti in molteplici workflow.
• Obiettivi principali: pongono l'accento sull'allineamento strategico, la riprogettazione dei processi e il miglioramento continuo.

Sia la gestione workflow che il BPM sono fondamentali a livello strategico per il successo dell'organizzazione, in quanto combinano una riflessione basata sulla situazione generale con dettagli operativi granulari. Capire le differenze tra sistemi di workflow e BPM aiuta le organizzazioni a tracciare un quadro organico per la produttività e la crescita a lungo termine.

Perché il software di gestione dei workflow è così importante?

Le organizzazioni sono incalzate da richieste pressanti di risultati sempre più rapidi, preservando comunque la precisione e mantenendo i team allineati anche in caso di progetti complessi. Il software di gestione workflow può fornire strumenti indispensabili per fronteggiare queste sfide e aiutare le imprese a restare competitive. Esaminiamo allora alcuni vantaggi del software di gestione workflow in azione.

• Maggiore produttività: applicando strumenti per automatizzare le attività di routine, i team possono alleggerire i carichi di lavoro manuali e concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.
• Visibilità migliorata: le piattaforme di gestione workflow consentono il monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento dei compiti, in modo che manager e membri del team siano sempre informati.
• Responsabilità più chiara: i portali tengono traccia delle responsabilità e delle scadenze dei compiti, riducendo la confusione e il rischio di non rispettare gli impegni.
• Miglioramento delle performance: il software può standardizzare i workflow in passaggi predefiniti, riducendo al minimo errori di lavorazione e colli di bottiglia.
• Maggiore scalabilità: gli strumenti per l'efficienza dei workflow aiutano i team a gestire carichi di lavoro crescenti senza sacrificare la qualità delle prestazioni.
• Maggiore resilienza: grazie a strumenti software flessibili, le organizzazioni possono adattare rapidamente i workflow all'evoluzione dei modelli di business, delle condizioni del mercato e delle esigenze dei clienti.

Ciclo di vita della gestione workflow e passaggi chiave

Un'efficace gestione workflow segue un ciclo di vita strutturato per creare processi ben progettati e correttamente eseguiti. Il ciclo di vita del workflow aiuta le organizzazioni a mantenere la coerenza, anche assecondando i cambiamenti in atto. Nel trasformare i workflow operativi, tieni a mente i passaggi fondamentali elencati di seguito per generare un valore di business affidabile.

1. Progetta il processo del workflow

Inizia da una mappatura dei workflow per funzioni aziendali specifiche. Definisci compiti, attribuisci ruoli e individua le eventuali dipendenze. Segnala le fasi che beneficerebbero dell'automazione o di una maggiore supervisione umana. Tali fasi di progettazione preliminare ottimizzano la chiarezza dei processi ed eliminano i potenziali colli di bottiglia.

2. Testa ed esegui i workflow

Prima di lanciare nuovi workflow, conduci alcune esecuzioni di prova per verificare che le sequenze, i cicli di lavoro e le notifiche agli utenti funzionino correttamente. Dopo aver eseguito i test con esito positivo, lancia il workflow, per poi eventualmente razionalizzarlo tramite un apposito software gestionale.

3. Monitora l'avanzamento dei workflow

Tieni traccia dei progressi in tempo reale per monitorare l'efficacia dei workflow. Cruscotti, allerte e analytics integrati possono concorrere a misurare le performance e a individuare eventuali ritardi o inefficienze. Il monitoraggio proattivo dei workflow supporta la responsabilizzazione dei team e fa sì che le decisioni supportate dai dati siano sempre affidabili.

4. Audit e ottimizzazione delle fasi dei workflow

I workflow devono adattarsi al mutare degli obiettivi aziendali e delle esigenze operative. Esamina regolarmente i dati delle performance e il feedback degli utenti, in modo che i workflow siano sempre allineati alle priorità dell'organizzazione. Rimuovi gli eventuali passaggi ridondanti e riprogetta i compiti per mantenere workflow agili ed efficaci.

Comprensione dei sistemi e del software di gestione workflow

La revisione dei workflow a livello di sistema non è un'impresa da poco. Il software di gestione workflow permette ai team di affrontare questa sfida mettendo a disposizione una piattaforma centralizzata per la progettazione, l'esecuzione e il monitoraggio dei processi. Vediamo quali sono i componenti software di base che possono migliorare ogni fase della trasformazione dei workflow.

Regole di gestione workflow

Le regole di workflow delineano i protocolli che governano i flussi di lavoro. Queste regole coprono un'ampia gamma di scenari, tra cui approvazioni, escalation, notifiche e verifiche di conformità. Le regole possono seguire rigide istruzioni if/then o adattarsi dinamicamente alle mutevoli condizioni aziendali, adeguando per esempio le catene di approvazione durante i periodi di picco.

Instradamento dei compiti di workflow

Seguendo queste regole di workflow, gli strumenti di instradamento accompagnano i compiti attraverso le corrette sequenze, affinché raggiungano l'addetto o il sistema giusto al momento giusto. Tali funzioni possono automatizzare completamente i passaggi di consegne tra reparti o ruoli. Strumenti efficaci di instradamento automatizzano anche i piani di contingenza in caso di imprevisti. Per esempio, possono riassegnare le attività se un approvatore chiave non è disponibile o reindirizzare i documenti durante le interruzioni di sistema.

Gestione dei compiti di workflow

I compiti sono le singole operazioni necessarie per completare un workflow. Più i workflow diventano complessi, più i supervisori impongono una stretta sorveglianza sulle attività. Le funzionalità software possono semplificare questo processo tramite strumenti di gestione workflow con cui assegnare compiti a utenti o bot, monitorare l'avanzamento e applicare scadenze. Possono anche automatizzare le notifiche e i promemoria per mantenere i lavori in carreggiata.

Cruscotti di gestione workflow

I cruscotti fungono da centro di comando per le prestazioni dei workflow, offrendo una panoramica visiva in tempo reale sui processi. La piattaforma di workflow visualizza metriche chiave quali i tassi di completamento dei compiti, le approvazioni in sospeso, i tempi di ciclo dei processi e la distribuzione del carico di lavoro. Grazie a questa visibilità i manager possono individuare rapidamente ritardi, colli di bottiglia o limitazioni di risorse e attivare misure correttive prima che i problemi si aggravino.

Esempi di gestione workflow e casi d'uso

Con un buon coordinamento e gli strumenti giusti, i programmi di gestione workflow possono adattarsi facilmente alle diverse aree aziendali. I workflow possono essere personalizzati per team specifici, permettendo agli utenti di automatizzare i compiti, soddisfare le esigenze di conformità e potenziare i canali di collaborazione specifici del loro ruolo. Di seguito sono illustrati esempi pratici di workflow che possono arricchire tali domini aziendali chiave.

Casi d'uso di workflow finanziari

• Contabilità fornitori e clienti: automatizza l'elaborazione delle fatture, la pianificazione dei pagamenti e le riscossioni in modo da migliorare la gestione del flusso di cassa.
• Gestione delle spese dei dipendenti: snellisci la rendicontazione, i controlli e i workflow di rimborso delle spese dei dipendenti.
• Budgeting e previsioni: coordina la raccolta dei dati, i workflow di approvazione e la modellazione degli scenari per elaborare bilanci e proiezioni accurate.
• Reporting finanziario: organizza i compiti di raccolta e validazione dati per semplificare le relazioni mensili e trimestrali.
• Audit di conformità: monitora la documentazione e le approvazioni per soddisfare in modo efficiente i requisiti normativi.

Casi d'uso di workflow per la customer experience

• Onboarding dei clienti: automatizza la configurazione degli account, le comunicazioni di benvenuto e il provisioning del servizio iniziale.
• Gestione e tracciamento ordini: gestisci l'elaborazione degli ordini di vendita, fornendo aggiornamenti di stato in tempo reale e automatizzando le notifiche.
• Supporto clienti e richieste di assistenza: gestisci le richieste assegnando i ticket e inoltrando i problemi ai livelli superiori per una risoluzione puntuale.
• Resi e rimborsi: inoltra le richieste di reso per l'approvazione e automatizza l'elaborazione dei rimborsi per rafforzare la customer satisfaction.
• Gestione di feedback e fidelizzazione: raccogli i commenti, gestisci i programmi di fidelizzazione e personalizza le offerte in base al comportamento dei clienti.

Casi d'uso di workflow per le Risorse Umane

• Onboarding dei dipendenti: snellisci le configurazioni degli account, gli ordini di apparecchiature e la formazione sulla compliance dei neoassunti.
• Calcolo delle retribuzioni e benefit: automatizza le approvazioni degli stipendi, la pianificazione dei pagamenti e l'iscrizione ai benefit.
• Revisioni delle performance: pianifica le valutazioni, assegna compiti di feedback e consolida i risultati.
• Gestione del reclutamento: gestisci lo screening dei candidati, la pianificazione dei colloqui e le approvazioni delle offerte attraverso una piattaforma centrale.
• Gestione della formazione: monitora l'iscrizione, il completamento e la certificazione nell'ambito dei programmi di sviluppo dei dipendenti.

Casi d'uso di workflow operativi

• Evasione degli ordini: coordina i compiti tra i team di magazzino, spedizioni e calcolo delle fatture.
• Assicurazione qualità: automatizza le checklist delle ispezioni e rinvia i problemi ai livelli superiori per un'azione correttiva.
• Richieste di manutenzione: inoltra i ticket di assistenza ai tecnici e monitora le tempistiche di esecuzione dei lavori.
• Coordinamento della supply chain: sincronizza l'approvvigionamento, la logistica e le comunicazioni con i fornitori.
• Gestione dei progetti: assegna compiti, monitora l'avanzamento e gestisci le scadenze dei vari team.

Casi d'uso di workflow per il procurement

• Onboarding dei fornitori: semplifica la comunicazione con i fornitori centralizzando i controlli di validazione delle aziende e di conformità.
• Richieste di acquisto: crea e instrada richieste di merci e servizi, incluse le verifiche e le approvazioni di budget.
• Elaborazione degli ordini di acquisto: genera, controlla e trasmetti ordini di acquisto ai fornitori perché procedano all'evasione.
• Gestione dei contratti: gestisci la creazione e gli aggiornamenti dei contratti con i fornitori per assicurarti che gli accordi siano sempre accurati e conformi.
• Fatture e pagamenti: gestisci le fatture dei fornitori, verificane l'accuratezza ed elabora i pagamenti.

Casi d'uso di workflow per l'IT

• Richieste al service desk: automatizza le assegnazioni dei ticket e l'escalation per una risoluzione più rapida.
• Provisioning degli accessi al sistema: gestisci in modo sicuro le approvazioni e la configurazione dei nuovi account utente.
• Gestione degli incidenti: inoltra le allerte ai team competenti e monitora le fasi della risoluzione.
• Distribuzione software: coordina i test, le approvazioni e le attività di rollout delle nuove applicazioni.
• Gestione delle modifiche: applica workflow di revisione e approvazione per gli aggiornamenti o le patch di sistema.

Tecnologie di gestione dei workflow

La moderna tecnologia di workflow offre un'ampia gamma di funzionalità per automatizzare i compiti e offrire supporto a un processo decisionale strategico. Tali tecnologie permettono alle organizzazioni di snellire le attività operative e migliorare i risultati. Scopri come queste tecnologie chiave possono rendere più efficienti i workflow.

Tecnologia Big Data

Per Big Data si intendono i vasti set di dati che gli strumenti di elaborazione tradizionali non sono in grado di gestire in modo efficiente. Le tecnologie Big Data permettono alle organizzazioni di archiviare, elaborare e analizzare informazioni complesse di questo tipo. Nella gestione dei workflow, la tecnologia Big Data convoglia dati accurati e in tempo reale nei workflow, aiutando così i team ad automatizzare i compiti e ottimizzare i processi.

Caso d'uso per l'automazione dei workflow: raccogli e organizza i dati provenienti da fonti sia strutturate che non strutturate per generare automaticamente i report finanziari.

Agenti AI

Gli agenti AI sono sistemi autonomi che utilizzano l'intelligenza artificiale per assumere decisioni ed eseguire compiti senza un intervento umano continuativo. Con l'opportuna supervisione del reparto IT e dati affidabili per mantenere un chiaro contesto di business, tali applicazioni possono automatizzare workflow più complessi e multifase. Gli agenti possono essere personalizzati per eseguire ruoli riferiti ad aree aziendali specifiche e collaborare per svolgere compiti interfunzionali.

Caso d'uso di automazione workflow: distribuisci agenti AI con cui monitorare le richieste di assistenza in entrata, definirne la priorità in base all'urgenza e assegnare automaticamente i compiti al team adeguato.

Machine learning

Il machine learning (ML) è una branca dell'intelligenza artificiale (AI) che permette ai sistemi di analizzare i dati, riconoscere gli schemi ricorrenti e formulare previsioni. I sistemi supportati dall'ML sono anche in grado di apprendere dai dati passati per ottimizzare le performance nel tempo. Questa prerogativa rende l'ML ideale per automatizzare i workflow con variabili dinamiche, quali le previsioni, il rilevamento delle anomalie e i motori di raccomandazioni.

Caso d'uso di automazione workflow: prevedi i fabbisogni di stock analizzando le vendite storiche, i modelli meteorologici e le tendenze stagionali, riducendo le situazioni di esaurimento scorte e gli sprechi.

Elaborazione del linguaggio naturale

L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) permette ai sistemi di interpretare e generare le lingue umane scritte o parlate. Questa tecnologia è alla base di funzionalità moderne come i chatbot, gli assistenti virtuali e il trattamento automatizzato dei documenti. Per quanto concerne i compiti di gestione workflow, tali funzionalità riducono gli interventi manuali nei processi ad alto scambio di comunicazioni automatizzando le richieste e le approvazioni di routine.

Caso d'uso di automazione workflow: utilizza un chatbot basato su NLP per gestire elevati volumi di interrogazioni sullo stato delle fatture o sugli ordini d'acquisto, liberando personale per compiti più complessi.

Visione artificiale

La visione artificiale permette ai sistemi di interpretare e analizzare i dati visivi provenienti da immagini e video. Nell'ambito di un workflow, questo strumento di AI permette alle organizzazioni di automatizzare le ispezioni, monitorare l'infrastruttura e supportare la manutenzione predittiva estraendo informazioni fruibili dagli input visivi. I team possono allentare la dipendenza dai controlli manuali e migliorare l'accuratezza nei processi che richiedono una validazione visiva.

Caso d'uso di automazione workflow: evita onerose interruzioni dei lavori analizzando le immagini satellitari per rilevare i rischi a carico dell'infrastruttura e lanciando automaticamente i workflow di manutenzione.

Automazione dei processi robotici

L'automazione robotica dei processi (RPA) sfrutta i bot software per replicare le interazioni umane con i sistemi digitali, eseguendo compiti ripetitivi in modo rapido e accurato. In ambito di gestione workflow, l'RPA può colmare le lacune di integrazione, ridurre l'immissione manuale dei dati e accelerare i processi evitando impegnative revisioni del sistema. L'RPA è ideale per i compiti ad alto volume e basati su regole che assorbono tempo e risorse preziose.

Caso d'uso di automazione workflow: automatizza il trasferimento dei dati dei fornitori dalle e-mail ai sistemi ERP, eliminando l'elaborazione manuale.

Tendenze nella gestione dei workflow e nell'automazione

Le organizzazioni sono alla ricerca di metodi più rapidi, intelligenti e scalabili per automatizzare i processi. Per soddisfare queste esigenze, le innovazioni nella gestione workflow oggi disponibili puntano a ridurre gli interventi manuali e a rendere più agili i sistemi. Le maggiori tendenze, che spaziano dalle soluzioni supportate dall'AI agli analytics più smart, stanno ridefinendo il modo in cui le imprese progettano ed eseguono i workflow.

• Automazione intelligente: i workflow avanzati utilizzano in combinazione strumenti di AI come agenti, NLP e RPA per gestire compiti complessi e dati non strutturati in un quadro di automazione più intelligente.
• Ottimizzazione dei workflow predittivi: l'analisi dei processi si basa sui dati dei workflow per rilevare i colli di bottiglia e suggerire miglioramenti finalizzati a una maggiore efficienza.
• Integrazione ecosistemica: le piattaforme di gestione workflow possono mettere in connessione sistemi e applicativi eterogenei per sostenere flussi di lavoro più fluidi tra i team.
• Contenuti predefiniti: le soluzioni mettono a disposizione template e componenti di workflow pronti all'uso per accelerare la distribuzione e alleggerire i carichi di lavoro dello sviluppo.
• Sicurezza e governance integrate: controlli di conformità, crittografia e controlli di accesso sono direttamente integrati nei workflow per garantire fiducia e rispetto delle normative.

Ruoli e competenze per la gestione dei workflow

Un'efficace gestione dei workflow non significa solo adottare la tecnologia giusta, ma anche promuovere la collaborazione. I processi funzionano meglio quando i team possono mettere a fattor comune le proprie competenze e coordinarsi tra i vari reparti. Quando le persone conoscono le proprie responsabilità e collaborano, i workflow diventano più efficienti e adattabili. Ecco alcune strategie per lo sviluppo dei team da considerare nella costruzione di una solida base per la gestione dei workflow.

Competenze di base per la gestione workflow

Le aziende non hanno bisogno di grandi revisioni tecniche o organizzative per iniziare a migliorare i workflow. Le moderne applicazioni gestionali includono spesso workflow preconfigurati basati su best practice. Numerosi strumenti avanzati sono peraltro facili da usare per le imprese, il che rende l'ottimizzazione dei workflow accessibile alle organizzazioni di ogni ordine di grandezza. Per sfruttare al meglio queste applicazioni, concentrati sullo sviluppo delle seguenti competenze essenziali:

• Project management: coordina le responsabilità in modo da portare a termine i compiti dei workflow nel rispetto delle scadenze e dell'ambito.
• Preparazione tecnica: impara a usare le piattaforme di gestione workflow e gli strumenti di automazione pertinenti.
• Comunicazione e collaborazione: collabora efficacemente nell'ambito di team interfunzionali per snellire i workflow.
• Adattabilità: impara ad adottare tecnologie emergenti come i workflow low-code e l'AI.
• Compliance e consapevolezza del rischio: rispetta i requisiti normativi relativi ai workflow e le policy di gestione del rischio.

Ruoli comuni di gestione workflow

Per armonizzare gli obiettivi strategici e l'esecuzione, le organizzazioni avranno anche bisogno di ruoli aziendali e tecnici specializzati. Insieme, questi ruoli faranno in modo che i workflow siano ben progettati, correttamente implementati e costantemente perfezionati.

Ruoli orientati al business:

• Gestore workflow: sovrintende alla progettazione e all'implementazione dei workflow per accertarne la conformità e l'allineamento agli obiettivi aziendali.
• Analista di processi aziendali: mappa e analizza i workflow per individuare le inefficienze e suggerire miglioramenti finalizzati all'efficienza operativa.
• Project manager: pianifica ed esegue progetti correlati ai workflow, gestendo scadenze, risorse e comunicazioni con gli stakeholder per assicurare il buon esito dei lavori.

Ruoli tecnici:

• Solution architect: progetta l'architettura generale di automazione dei workflow secondo criteri di scalabilità, integrazione e sicurezza.
• Sviluppatore di automazioni: crea e gestisce workflow automatizzati per snellire l'esecuzione di compiti ripetitivi.
• Amministratore di sistema: gestisce le piattaforme di workflow configurando i sistemi, amministrando le autorizzazioni e risolvendo i problemi tecnici.

Come muovere i primi passi nella gestione workflow

L'implementazione di un nuovo programma di gestione workflow richiede un approccio strutturato e strategico. Persone, processi e sistemi devono adattarsi a nuovi modi di operare. Questo allineamento è fondamentale per poter creare workflow che producano un valore di business misurabile. Scopri come implementare trasformazioni di gestione workflow per costruire e sostenere una trasformazione di successo.

Best practice di gestione workflow:

• Valuta i processi e definisci gli obiettivi: esamina i workflow esistenti per individuare le inefficienze e fissa obiettivi chiari per affrontare gli aspetti che richiedono un miglioramento.
• Prepara i sistemi di dati: assicurati che i dati siano puliti, coerenti e affidabili, in modo che l'automazione funzioni regolarmente e produca risultati accurati.
• Coinvolgi gli stakeholder: sollecita la partecipazione dei team tecnici e delle aree business in modo da sostenere l'allineamento e la collaborazione.
• Scegli strumenti adeguati: seleziona piattaforme di gestione workflow e tecnologie di automazione che rispondono a esigenze organizzative specifiche.
• Progetta e documenta i workflow: esegui una mappatura visiva dei processi e documenta le responsabilità per garantire chiarezza.
• Implementa e ottimizza: inizia con un programma pilota per misurare i risultati e poi estendi gradualmente i workflow ai vari reparti, monitorando le metriche in modo da affinare i risultati delle performance.

Risposte rapide: cosa possono fare le medie imprese per dare impulso all'automazione dei workflow?

Le medie imprese possono sfruttare i vantaggi dell'automazione dei workflow anche senza impegnarsi in grandi investimenti in personale e infrastrutture tecniche. I workflow predefiniti proposti dalle applicazioni gestionali più evolute permettono alle organizzazioni di automatizzare i processi in modo rapido ed economico, lasciano i team liberi di occuparsi di crescita e innovazione.

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