תהליך בחירת ה-ERP

פשוטו כמשמעו מאות מערכות ERP לבחירה, עם מגוון רחב של יכולות, חזקות, חולשות, ישימות ומחיר. בעוד שבחירת המערכות עשויה להיראות מדאיגה, תהליך השוואה שיטתי של מערכת ERP יכול להוביל את הצוות שלך להחלטה טובה בזמן סביר.

המתוארת כאן במתודולוגיה שנבדקה בזמן יכולה לעזור לך להיכנס לפתרון המתאים ביותר לצרכים הספציפיים של החברה שלך. מתודולוגיה זו עשויה להישמע בסיסית - אך חברות שמבצעות את תהליך בחירת ספקי ה-ERP מבלי לבצע את השלבים הלוגיים הללו נתקלות לעיתים קרובות בעיכובים, בעלויות נוספות ובהתאמה אישית מיותרת. מצד שני, לחברות המיישמות תהליכים מייעלי עבודה של הערכת ERP יש בדרך כלל תהליכי בחירה חלקים יותר ויישומים עוקבים. כתוצאה מכך, הם יכולים ליהנות מהיתרונות של מערכת ERP מודרנית במוקדם יותר ולהתחרות ביעילות רבה יותר בעולם דיגיטלי.

מתודולוגיית חמישה שלבים להערכת מערכות ERP

ברגע שחברה החליטה להחליף את מערכת ה-ERP מדור קודם שלה, תצטרך להרכיב צוות פרויקט כדי להניע את תהליך ההשוואה, הבחירה והיישום של תוכנת ERP. הצוות מתחיל את עבודתו על ידי פיתוח תוכנית ראשונית - שהיא ממש יותר אסטרטגיה כללית בשלב הזה.

ניתן לתאר את תהליך בחירת ספק ה-ERP בחמשת השלבים הבאים:

1. הגדרת דרישות ERP
2. הבקשה להצעות (RFP)
3. תחילה יש לחתוך הערכה
4. השוואה והערכה מפורטת של ERP
5. החלטה סופית: בחירת ERP וחוזה

1. הגדרת דרישות ERP

תצטרך לספר לספקי ה-ERP הפוטנציאליים שלך על הארגון שלך ועל הצרכים שלו עבורם כדי לקבוע תצורה, לארוז ולתמחר כראוי את הפתרון המתאים. התחל בזיהוי משאבים מקוונים מרכזיים, כגון הדגמות ובלוגים של מוצר, שמספרים את סיפור החברה שלך.

תאר את העסק ואת התהליכים שלו באופן כללי במקום ליצור רשימות ארוכות של דרישות ותהליכים ספציפיים. ספר לספקים פוטנציאליים על גודל העסק שלך, נפח הפעילות והתנועות שלך, מורכבות של תהליכים שונים וכל מאפיין או גורם ייחודיים. התמקד בתהליכים ובדרישות שמעניקים לעסק שלך את היתרון התחרותי שלו. אלה הדברים שיבדילו את המערכות הפרוספקטיביות זו מזו והיכן תבחן מקרוב עד כמה ניתן לקבוע תצורה של כל מערכת כדי לתמוך בתהליכים ובפונקציות הייחודיים הללו.

לפרט את הדברים שאתם אוהבים על המערכת הנוכחית שלכם - אתם תרצו שהמערכת החדשה שלכם תטפל בהם לפחות גם כן. כלול את הדברים שהמערכת הקיימת שלך לא עושה (או לא עושה טוב). ציין את כל היישומים, הפונקציות והשינויים המותאמים אישית שיש לטפל בהם באמצעות פונקציונאליות תקנית או התאמה פשוטה (לא שינוי) במערכת החדשה. במילים אחרות, התמקדו בדברים שייחודיים לעסק שלכם ומניחים שהדברים השגרתיים הולכים לטפל בעצמם. (תאמת הנחה זו בהפגנות ובהערכות הסופיות הנלוות לנקודת ההחלטה).

טיפים עיקריים להגדרת דרישות ה-ERP שלך

השתמש ברשימות תיוג של דרישות ERP בזהירות. בעוד שרשימות התיוג היו מזמן כלי תעשייה תקני, הן לרוב לא מצליחות להדגיש הבדלים משמעותיים בין פתרונות. פריטים רבים ברשימות אלה הם מאפיינים בסיסיים שכמעט כל מערכת מציעה, מה שמוביל את רוב הספקים לבדוק "כן", גם כאשר היכולות משתנות במידה רבה. במקום להסתמך על רשימות תיוג גנריות, התאם אותן כך שישקפו את הצרכים הייחודיים של העסק שלך. רשימות תיוג מותאמות יכולות לסייע לך להשוות ספקים ביעילות רבה יותר ולהתמקד במה שחשוב באמת עבור הארגון שלך.

קבל את האנשים הנכונים בצוות הפרויקט שלך. פירוט הדרישות הוא עבודה קשה. צריך חברי צוות שמוקדשים לארגון, מכירים היטב את החברה, ויש להם את הזמן להקדיש לפרויקט. הימנעו מהפיתוי לארוז את הצוות באנשים נלהבים אך חסרי ניסיון.

ודא שבקשת ה-RFP שלך כוללת מידע זה:

• תיאור העסק שלך והתהליכים שלו
• מה המערכת הנוכחית שלך עושה היטב
• מה זה לא עושה כפי שהיית רוצה
• מה עוד תרצה שהמערכת החדשה תעשה (מדורגת לפי חשיבות)

2. ה-ERP RFP

השלב הבא כולל הנפקת הזמנות לתגובה לקבוצת ספקים נבחרים. מספר ההזמנות שעליך לשלוח ישתנה - אך זכור שתצטרך לבצע סקירה מפורטת עבור כל אחת מהן שתפיץ. הניסיון הראה שככל שמספר הספקים הפוטנציאליים קטן יותר והמידע המפורט יותר שהם מקבלים, כך המענים יהיו טובים יותר. כדאי לזהות תריסר (או פחות) של המועמדים הטובים ביותר לרשימה הקצרה שלך.

בתגובה, ספקי ה-ERP צריכים להציע מערכת שמספקת את הפונקציונליות והתכונות הנחוצות כדי לעמוד בדרישות שזיהית. ההצעות יכילו גם מידע על החברות, המוצרים, הניסיון בעסק, המשאבים שהם יתחייבו ליישום שלכם ומידע אחר שנועד לזכות בביטחון שלכם (ולכן העסק שלכם).

אז איך מזהים את תריסר המועמדים (או פחות) כדי למקד את מאמצי הבחירה שלכם? איך מנמיכים את הרשימה ממאות ספקי ERP לכמה בלבד? התחילו בפרסומים בתעשייה המאפיינים "סיפורי הצלחה של ERP". (שימו לב שפרסומים אלו כנראה לא יספרו לכם על קשיים או כשלים, ולכן שמו את המידע הזה בפרספקטיבה). השתמש באנשי הקשר בתעשייה שלך - שיוכים וקבוצות עסקיות, לדוגמה - כדי לזהות אנשי מקצוע אחרים שהיו להם ניסיון אחרון לבחור וליישם ERP.

קיימות גם ספריות מקוונות רבות, כלי בחירה ושירותי בחירת מערכת שיכולים לסייע לך לזהות תוכנה שיש לה את הפונקציונליות הדרושה לך ו/או בעלת ניסיון בתעשייה שלך.

לקבלת ייעוץ מותאם אישית, תוכל ליצור חוזה עם סניף הייעוץ של חברת החשבון שלך או למצוא משאב ייעוץ עצמאי באזור המקומי שלך ו/או בענף שלך. הקפד לבדוק את הרקע ואת השייכות שלהם כדי לוודא שהם עצמאיים באמת ולא משויכים לספק ERP אחד או יותר.

ייתכן שתבחר לכלול ספקי מערכת ERP מסוימים שמעניינים אותם מסיבות אחרות. ייתכן שאחד או יותר מהלקוחות הגדולים והחשובים שלך משתמש במערכת ERP ועודד אותך להשתמש באותה מערכת. או שאולי החברה שלך היא חלק מקבוצה ענפית או ארגונית גדולה יותר ש"תיקננה" בפלטפורמת ERP נתונה. קבל הצעה מהספק המומלץ ותן לכל ההצעות הערכה הוגנת ולא מוטה בעת קבלת ההחלטה שלך.

עצות מפתח עבור ERP RFP

ודא שכל בעלי העניין מזהים את הדרישות שלהם. ה-RFP שלך צריך לכלול קלט מכל בעלי העניין - אחרת אתה מסתכן בבחירת מערכת ERP שמשרתת רק חלק מהפונקציות העסקיות שלך, הדורשות תחומים אחרים להשקיע במערכות עצמאיות. הערך מערכות שעובדות עבור העסק כולו והשתמש בלוח הזמנים של היישום כדי לספק מודולים בעדיפות תחילה.

שים לב לדירוג הדרישות. לעתים קרובות, ה-RFP מחולק לתחומים פונקציונליים עם מקטעים להשלמת כל מחלקה. כל תחום - בין אם משאבי אנוש או פעולות - בדרך כלל עושה פונקציונליות דירוג משרות מעולה עבור היחידה העסקית שלו, אך סדרי העדיפויות שלהם עשויים לא להתאים ליעדים העסקיים הכוללים. זה תלוי בצוות הערכת הפרויקט שלך כדי להתאים סדרי עדיפויות מפרספקטיבה רחבה יותר. אילו דרישות חיוניות, חשובות או פשוט נחמדות שיש בהן?

בדוק זמינות מאפיין בפועל. לחברות תוכנה מחלקות שיווק נהדרות; חלקן מוכרות מוצרים שלא פותחו ונבדקו לחלוטין. עשה את המחקר על תכונות "מגיעות בגרסה עתידית" לעומת אלה שמשמשות כיום הפניות. זה בסדר גמור להתחשב בתכונות בפיתוח - אבל אל תתערבו בפרויקט שלכם על תכונות קרובות אם הן חיוניות לפרויקט מוצלח.

הערך את התהליכים שלך. תהליכים הבנויים בתוכנת ERP ארוזה נחשבים ל"תהליכים מייעלי עבודה". מייעצי ERP מנוסים ומיישמים יגידו לך שכמעט תמיד עדיף לשנות את ההליך כך שיתאים לתוכנה (הכרה בהיבט "שיטת העבודה הטובה ביותר") מאשר לשנות את התוכנה כך שתתאים להליך הקיים. עם זאת, ההחלטה הזו היא שלך לקבל. אבל זכרו שתהליכים חדשים יכולים להניע את השיפורים והיתרונות שמקבלים ממערכת חדשה. זכור גם שכל תוכנות ה-ERP המודרניות ניתנות להתאמה, ולכן יש לכם גמישות ניכרת לשנות פריסות מסך וזרימה, הליכים, מאפייני נתונים וטיפול ועוד - מבלי לשנות את הקוד.

שקול את התשואה להשקעה של ה-ERP שלך. רוב החברות דורשות ניתוח תשואה להשקעה (ROI) של ERP כתנאי מוקדם לאישור ומימון של כל פרויקט עיקרי. כפי שהשם מרמז, זהו סיכום של עלויות הקשורות לרכישה ויישום של המערכת החדשה בתוספת הפרשי עלויות הפעלה בהשוואה לאלו של המערכת הקיימת. החזר על השקעה גם מתחשב בהטבות בנוסף לחיסכון ישיר בעלויות, כולל ביצועים משופרים, שירות לקוחות טוב יותר ופרודוקטיביות של מקום עבודה.

3. הערכת ERP ראשונה חתוכה

ההערכה מתבצעת בשני שלבים. בשלב ראשון זה, כל ההצעות מוערכות כדי לראות עד כמה הן מתאימות לסביבה ולדרישות שלך כפי שמפורטות ב-RFP שלך. (שלב זה אינו כולל השוואת ספקים - שלב זה חל בשלב השני של ההערכה).

המטרה בשלב זה היא לחסל את אלה שאינם עומדים בקריטריונים שלכם ולדרג את אלה שאכן נראה שהם מתאימים להצעת החוק. התוצאה היא רשימה קצרה של ההצעות הטובות ביותר. אלה, ורק אלה, יהיו נתונים להערכה מפורטת המובילה לבחירה הסופית.

אם יש לכם תגובות רבות לסקירה, פרטים ייטו לטשטש, ומקשים לזכור אילו תגובות RFP חזקות במיוחד (או חלשות) ובאילו תחומים. סולם דירוג מספרי יכול לעזור לך לשמור על התהליך המתאים ולתעד את תהליך ההחלטה שלך.

להלן מספר טיפים נוספים שיעזרו לך במהלך שלב תיעוד זה:

• הגדר טופס או גיליון אלקטרוני המסודרים כך שהבודקים יוכלו לדרג כל הצעה בהתאם לקריטריונים העיקריים שציינת ב-RFP שלך. יש להקצות לכל בודק דירוג מספרי (הסולם יכול להיות אחד עד עשר, אחד עד חמש, אחד עד שלוש או כל רמת גרעיניות שאתה מרגיש מתאימה) לכל קריטריון הערכה. יכולים להיות לך בודקים כמה שיותר או כמה סוקרים שתרצה.
• השאר מקום להערות וכל שאלה על המענה למעקב. ייתכן שתרצה לבקש הבהרה בשלב זה או להמתין עד להערכה המפורטת על ההצעות ברשימה הנבחרת. הקצה משקל לכל קריטריון על בסיס מידת הקריטיות של הפונקציה או התהליך לעסק שלך.
• הכפל את הניקוד שניתן על-ידי כל בודק במשקל עבור כל קריטריון וחשב ניקוד כולל עבור כל ספק. לרוב, יהיו כמה המדורגים סמוך לראש הסולם, אשכול תגובות קצת עוד בדירוג, וכמה שלא עושים את הקיצוץ. עכשיו צריכה להיות לך רשימה קצרה של מועמדים סופיים - באופן אידיאלי שלושה עד חמישה מועמדים - להערכה סופית.
• אודסים הם טובים שתוכלו לזהות את המועמדים הטובים ביותר, אבל אם זה לא שברור, לחזור להערכות הפרטניות ולדון עם הצוות.

טיפים עיקריים להערכות ה-ERP המקדימות שלך

טפל בכל ספק פוטנציאלי באופן שווה. לא מקבלים שום הדגמות חיות, פגישות מיוחדות פנים מול פנים או ביקורים באתר, אלא אם כן אתם מוכנים להציע את אותה גישה לכל המוכרים - חשוב לשמור על מגרש משחק ברמה. טכניקה אחת נפוצה היא לארח "כנס מציעים" במתקן שלכם כדי להציג את כל הספקים הפוטנציאליים מסביב ולענות על שאלותיהם (מול כולם).

זכור שהצעה היא מסמך מכירות. התגובות יכילו את המידע שביקשת ועוד. נניח שכל טענה היא אמיתית; ניתן לאמת את רוב הטענות, אם לא כולן, במהלך תהליך ההערכה. אבל תבינו שכותבי ההצעה יגיבו לשאלותיכם באופן שמעמיד את מוצריהם באור הכי טוב.

חפש ערכים חריגים. שימו לב מיוחד לכל קריטריון שבו דירוגים מציגים שונות רחבה. אם בודק אחד מדרג הצעה גבוהה מאוד לקריטריון אחד ובודק אחר מדרג אותה נמוך מאוד, כדאי דיון. שאלה את שני הסוקרים בדרך בונה ולא מאיימת לגלות מה כל אחד מהם חושב. סביר להניח שאחד מהם או שניהם הבחינו במשהו שהבודקים האחרים החמיצו או לא חשבו על חשיבות. כתוצאה מדיונים אלה, ייתכן שתרצה להתאים את הדירוגים לקריטריון ספציפי - וזה יכול לשנות את הדירוג הכולל.

4. השוואה והערכה מפורטת של ERP

ברגע שזיהית שלושה עד חמישה מועמדים סופיים, הגיע הזמן להגיע לעבודה לאמת את הטענות שלהם ולאמת הפניות.

כיצד להתחיל את הערכות ה-ERP שלך

צור קשר עם כל אחד מהספקים הפוטנציאליים ותן להם את החדשות הטובות: הם עשו את הרשימה הקצרה! (זה בסדר להגיד להם כמה פיינליסטים אחרים יש ואפילו להודיע להם לאילו חברות הם מתחרים, אם נוח לכם לעשות זאת).

• במקרים מסוימים, ייתכן שתבקש מהם לעדן את ההצעות שלהם.
• דבר עם (או ביקור) המשתמשים הקיימים במערכת, עדיף בענף שלכם (או בשוק דומה) וליד גודל החברה שלכם.
• סימוכין מאובטחים אם הספקים לא סיפקו אותם עדיין. (ספקים עשויים להסס לספק סימוכין בגלל חששות תחרותיים. אבל צריך להתעקש. הבטיח להם מחדש שתחתום ותתמוך בהסכמי אי-חשיפה).

כיצד לנהל הדגמות של מערכת ERP

כך גם הזמן להזמין את המועמדים בעלי הרשימה המצומצמת לבצע הפגנות מפורטות של מערכותיהם - אך חייבים לשלוט בהדגמות הללו.

• ספק לכל מועמד תסריט או רשימת פונקציות שברצונך לראות היטב לפני ההדגמה המתוזמנת. כל הספקים הפוטנציאליים צריכים לקבל את אותה הרשימה.
• אפשר להם להציג כל מאפיין מיוחד שהם מעוניינים להדגיש רק לאחר שהם הציגו לך את המאפיינים והתהליכים המתוארים ב-RFP.
• ודא שקובץ ה-Script או הרשימה שלך כוללים את הדרישות הייחודיות שזוהו בשלב הראשון. מערכות ERP מטפלות בתהליכים רגילים באופן דומה; מדובר בחריגות לתהליכים רגילים שמציגים את האתגר. (לדוגמה, היכולת להזין הזמנות לפריטים שאינם במלאי; הדרישה למכור קבוצות או פריטים באריזות, בערכות או סטים; או תמיכה בתהליך התאמת חשבוניות ייחודי).
• במהלך ההדגמה, תרצה לראות כיצד ניתן להגדיר את התוכנה ולהתאים אותה כדי לתמוך בתהליכים ובהליכים הייחודיים שלך. לדבריו, הישאר פתוח עד כדי כך שאתה עשוי לגלות כמה תהליכים מייעלי עבודה בפונקציות תקניות אלו שישפרו את התפעול והתוצאות בחברה שלך.
• באופן אידיאלי, המפגין יוכל להציג את פונקציית המערכת באמצעות הנתונים שלך. זה לא תמיד אפשרי אבל כשזה יהיה, זה ייתן לך הדגמה הרבה יותר טובה איך המערכת תעבוד בסביבה שלך.

טיפים עיקריים להערכת ה-ERP המפורטת שלך

אל תהיו מסוכסכים מההפגנות. אנשי המקצוע המדגימים תוכנה הם בדרך כלל בעלי ניסיון רב ובעלי אישיות רבה. המטרה שלהם היא לנצח אותך על ולמכור את התוכנה שלהם. אל תסיחו את הדעת על ידי האדם או על גובה המכירות, לא משנה כמה משעשעים. התמקד באופן שבו התהליכים העסקיים עונים על הצרכים שלך.

בצע את המרב מביקורי הסימוכין של האתר. בחר בזהירות את מי אתה מתכנן לבקר. התקשרו בקצרה למארח שלכם כדי לוודא שהם יישמו את התוכנה ומימשו את היתרונות המובטחים. מסכים על מה הם יציגו לכם ולאנשים שתיפגשו במהלך הביקור. פעם באתר, לשפוט בזהירות אם הצלחתם ניתנת לשכפול בסביבה שלך. שואלים גם את השאלות הקשות: "מה היו הפתעות הכי גדולות שלך?" ו"אם היית צריך לעשות את זה שוב, מה היית עושה אחרת?"

המשך לשאול שאלות. עודד את צוות הבחירה שלך לשאול שאלות, אם רק כדי להבהיר תשובות. עשו זאת בסקירת ה-RFP וגם במהלך ההפגנות; הדבר יצמצם משמעותית את הסיכוי להפתעות עתידיות. עכשיו זה הזמן לגלות תשובות כלשהן שאתה לא אוהב - לפני שהמשא ומתן מתחיל. כמו כן, יש לזכור שאתה מקבל את התשובות שלך בחינם בשלב הזה, ולכן למד כמה שיותר. לאחר שתתחיל ליישם את המוצר, ייתכן שתצטרך להמתין לתמיכה או אפילו לשלם עבור תשובות לשאלות שלך.

5. בחירת ERP וחוזה

לאחר שתשלים את ההערכות המפורטות, סביר שתגלה שיש לך שניים או שלושה ספקים שעומדים בקריטריונים שלך. בחר את זה שאתה מאמין שהכי עונה על הצרכים הנוכחיים והעתידיים שלך - אבל אל תפטר את האחרים. במקום זאת, תודיע להם שהם מתאימים אבל לא הבחירה הראשונה שלך; זה משאיר את הדלת פתוחה במקרה שהמשא ומתן שלך עם המועמד המוביל לא יפעל כמתוכנן.

כעת, תוכל להתחיל לנהל משא ומתן על פרטי חוזה עם המועמד המוביל. רוב החברות יודעות כיצד השלב הזה "אמור לעבוד". אבל כמו כל שלב אחר בתהליך ההערכה והבחירה של ERP, ייתכן שתיתקל כאן בכמה הפתעות.

הכוח מצדך במשא ומתן. עם זאת, כדאי להחשיב את הספק כשותף להצלחתה העתידית של החברה שלך, ולא יריעה במשא ומתן. מתכוונים לעסקה הוגנת שמעניקה לשני הצדדים תמריצים לקבל את המערכת במקום ביעילות ובריצה יעילה.

יש לדון ולתעד כל היבט של יישום המערכת והתמיכה המתמשכת - המפרט את המחיר, מי אחראי, ובמקרים מסוימים, את הזמן הנדרש. ישנם היבטים רבים של החוזה, ביניהם (אך לא מוגבל ל):

• רכישה התחלתית, חכירה או רישיון של חומרה ותוכנה
• יישום החומרה והתוכנה (ציון מה הוא "יישום")
• עלות ותזמון של פיילוט חדר הישיבות (לפני או אחרי תשלום התוכנה)
• עלויות הכשרה התחלתיות ומתמשכות
• תמיכת אחזקה מתמשכת של חומרה ותוכנה (ובאיזו רמה)
• המרת נתונים ושילוב למערכות אחרות
• נטוורקינג ואבטחה
• התאמות אישיות (גרסאות התחלתיות ועם גרסאות עתידיות)

טיפים עיקריים לבחירת תוכנת ה-ERP הסופית שלך

אל תודיע על הבחירה הסופית שלך לפני משא ומתן. בתום שלב ההערכה המפורט, עשוי הצוות לרצות להכריז על "מנצח". עם זאת, המודיע למועמד המוביל כי הוא ה"נבחר" אינו באינטרסים הטובים ביותר של החברה. זה לא יוצא דופן שיהיו הפתעות בתהליך המשא ומתן וייתכן שתצטרכו לבקר מחדש את הבחירה שלכם.

תכנן לטווח ארוך. בחפזון להתחיל, הקפד לבדוק בקפידה את העלויות ארוכות הטווח כך שההערכות שלך נכונות ואינך מחליק את מספרי התשואה להשקעה של ERP. חלק מהספקים מספקים שירותים חופשיים יותר לתקופה ארוכה יותר וחלקם עשויים למקד את תמיכתם לטווח ארוך לחברה עם תשלום לפי תמיכה. לחלק מהספקים יש תקרה כמה הם יעלו את שיעורי האחזקה או המינוי השנתיים, ורבים לא. אחרים מוכרים מנוי נמוך של תוכנה כשירות (SaaS) ולאחר כמה שנים מתחילים להעלות אותו בצורה משמעותית. חלק מהספקים מספקים עדכון שנתי אך אין תמיכה משמעותית בתהליך העדכון. שאלו שאלות וקבלו את התשובות בכתב כדי לוודא שאתם מבינים לגמרי את העלויות ארוכות הטווח שלכם.

לוקח כפר (או, לפחות, צוות)

הגורם החשוב ביותר בהצלחת תהליך ההערכה של מערכת ERP הוא צוות הפרויקט. יש להקים צוות זה מוקדם מאוד ועליו להיות הכוח המניע בפיתוח, הפצה והערכה של ה-RFP ובחירת מערכת ה-ERP החדשה.

בניסיון שלנו, כאשר צוותים נמצאים בעיצומה של חקירה והערכה מפורטת, נלקחים לעתים קרובות קיצורי דרך. אבל אם צוות הפרויקט שלך יעקוב אחר חמשת השלבים הללו ויקדיש תשומת לב ללקחים שנלמדו, הם יוכלו למצוא את הפתרון האופטימלי שיעמוד בדרישות החברה, כעת ולעתיד.

קרא עוד בסדרה זו