התהליך לחישוב תשואה להשקעה של תכנון משאבים ארגוניים (תשואה להשקעה) נראה מספיק פשוט: סכם את העלויות, סכם את היתרונות והשווה את שני הערכים. עם זאת, ישנם מספר גורמים שיש לשקול כדי לוודא שהתוצאות שלך תקפות - ומועילות. חשוב שתהיה תצוגה מלאה של העלויות וההטבות, כעת ובעתיד, הן עבור המערכת הקיימת והן עבור המערכת החדשה בהערכה. להלן טיפים מומחים המבוססים על עשרות יישומי ERP.

מתכונן לניתוח תשואה להשקעה של ERP

השתמש במסגרת זמן סבירה עבור ניתוח תשואה להשקעה. כדי לוודא שהניתוח שלך יכסה את מחזור החיים המלא של העלויות וההטבות, שקול מסגרת זמן של חמש שנים לפחות.

חפש הפרשי עלות בין המערכת הישנה למערכת ה-ERP החלופית. כדי לעשות זאת, עליך לספור עלויות נוכחיות כדי לתחזק את המערכת מדור קודם וכן עלויות שדרוג ERP עתידיות. זכרו שמניע מרכזי לשינוי מערכות הוא להוסיף פונקציונליות חדשה כדי להישאר תחרותית - כך שיכלול אומדן מציאותי של עלויות שדרוג עבור המערכת מדור קודם.

היה יסודי. יש לוודא שאספת כל אחת וכל הערכת עלות: לרכישת המערכת החדשה, ליישומה ולהפעלתה ביעילות. במקרים רבים, עלויות ההפעלה של המערכת החדשה יהיו פחות מעלויות המערכת הקיימות. כמו כן שקול את היתרונות החזויים בעת חישוב תשואה להשקעה של ה-ERP שלך, מתוך הכרה בכך שההטבות הללו יתממשו לאורך זמן.

חשוב באופן חיובי אך ריאלי. אם החברה שלך מבוססת מוצר (לדוגמה, מפיץ או יצרן), אתה עשוי לגלות הפחתת מלאי משמעותית - אבל לעשות שיעורי בית כדי להבין איזו תוצאה אופיינית. כמו כן יש לזכור שחסכונות לא יקרו אוטומטית, וגם לא מיד.

מדוע זו עבודה מפורטת בהרבה? החזר על השקעה נדרש לעתים קרובות למטרות תכנון פיננסי. חשוב גם להבין את העלויות וההטבות הכוללות של הפרויקט כדי להצדיק את ההשקעה שלך ב-ERP ולהעריך את ביצועי המערכת מול הציפיות לאחר שיושמו. גיליון המחשבון של ERP ROI להלן יכול לעזור לך לזהות במדויק את העלויות שלך - תוך הצעת טיפים וייעוץ להפוך את התהליך לחלק יותר.

שימוש בגיליון עבודה זה

דף זה ינחה אותך בסדרת טבלאות להשלמה. כל שלב יספק מידע שיסייע במילוי הטבלאות הללו.

כאשר אתה עובר על התהליך, באפשרותך ליצור גיליונות אלקטרוניים מותאמים אישית משלך בהתבסס על טבלאות אלה. יצרנו גם גיליון עבודה של תבנית ERP ROI ניתן להורדה כדי לעזור לך.

קיימים שלושה שלבים עיקריים לחישוב התשואה להשקעה של שדרוג ERP:

• חשב את העלויות
• העריכו את ההטבות
• חשבו את התשואה להשקעה

1. חשב את עלויות ה-ERP

כיצד מערכת ה-ERP שלך תיפרס?

האופן שבו מערכת ה-ERP נפרסת משפיע באופן משמעותי על הערכות העלות. קיימות מספר אפשרויות:

• באתר הלקוח (on-prem): פריסה מקומית היא הדרך המסורתית ליישום מערכות ERP מדור קודם במשך עשרות שנים. החומרה והתוכנה נרכשות ומותקנות בשרתים של החברה עצמה, והמערכת מתוחזקת ומשודרגת על ידי החברה.
• ענן: בפריסת ענן, המערכת פועלת באינטרנט עם חומרה ותוכנה בדרך כלל בבעלות ספק צד שלישי ונתמכת בו. עסקים מנויים לשירות - מודל רישוי המכונה תוכנה כשירות (SaaS) ERP.
• היברידי: במודל זה ניתן לשלב אלמנטים של פריסה מקומית וענן כדי ליצור ענן היברידי. זה נותן לחברה את הגמישות האולטימטיבית אבל דורש מעורבות משמעותית יותר של צוות ה-IT.

אילו אפשרויות פריסה תשווה?

חשב את עלות ה-ERP של שתי המערכות

מקטע זה של גיליון העבודה נועד לחשב את עלות הבעלות הכוללת (TCO) עבור מערכת ERP מדור קודם קיימת ומערכת ההחלפה החדשה. בדרך כלל ישנם ארבעה תחומי השקעה:

• תשתית
• תוכנה
• יישום
• עלויות כוח אדם מתמשכות

לצורך הצדקת הפרויקט הראשוני, יהיה צורך להעריך עלויות אלו (לפני היציאה להצעות והצעות מחיר). רבים או רוב הפריטים המפורטים כאן עשויים להיכלל בהצעת מחיר לחבילה אך מצפים לשלם עבור שירותים נוספים, הכשרה, חומרה ותוכנה להשלמת העבודה.

עלויות הצמיחה והתמיכה יהיו גבוהות משמעותית אם המערכת הקיימת שלך ישנה, לא נתמכת היטב על-ידי המפתח, או אם היא "ברמה נמוכה", כלומר, לא מעודכנת בתיקוני ושחרורי מפתח.

עלויות תשתית ERP

בנוסף לעלויות הראשוניות, מעריכים את עלות השדרוגים והתרחבות מעבר לרכישה הראשונית. מאחר שמדובר בהערכה מוכוונת זמן - כל העלויות ישוכפלו (ויסלמו) דרך חמש השנים (לפחות) של מחזור החיים - מציבות את עלויות השדרוג וההרחבה האלה בשנים עתידיות, שכן לא סביר שתצטרך לשדרג או להרחיב במהלך השנה הראשונה או כך.

• חומרה ראשונית: רכישה או חכירה עלות המחשבים, השרתים, המדפסות, למשל. בטבלת ההשוואה, הוצאה זו כבר הייתה אמורה להיות מושקעת עבור "מערכת מדור קודם".
• שדרוגים ותחזוקה מתמשכת: המשך עלויות לתשתית הנ"ל. לא יהיו עלויות תחזוקת תשתית או לא נמוכות עם SaaS.
• רישיון תוכנת מערכת: כולל מערכת הפעלה, בסיס נתונים, תשתיות, למשל.
• שדרוגים ותחזוקה של תוכנת מערכת: עלויות מתמשכות לתוכנות המערכת הנ"ל. צפה עלויות אחזקת תשתית ללא או נמוכות עם SaaS.
• ציוד ודמי רישות: תקציב ראשוני לציוד ושירותי רשת.
• התקני משתמש: עלות לרכישה, החלפה ותחזוקה של המחשבים האישיים השונים, טאבלטים, סורקים וכיוצא בזה.
• עמלות מתקני תשתית: עלויות מחושבות עבור המרחב והתשתיות, למשל, שהמערכת דורשת.

עלויות תוכנת ERP - יישומים עסקיים ויישומי פרודוקטיביות

כאן, תרצו לתקצב את עלות השדרוגים וההרחבה מעבר לרכישה הראשונית. העמלות השנתיות עשויות לעלות עם הזמן ככל שמשתמשים או יישומים נוספים מתווספים, בהתאם לאסטרטגיית התמחור של הספק.

• עלות התחלתית של דמי רישיון תמידיים: עלויות מראש במיוחד עבור מקומי ועוד כמה אפשרויות רישוי היברידיות ומתארחות. זה כבר הוצא עבור המערכת מדור קודם.
• תשלום שנתי שוטף של רישיון תמידי: זה מכסה את העדכונים ורמת תמיכה מסוימת. עבור מערכת ERP הוא בדרך כלל 16-20% ממחיר המחירון מדי שנה. ב-20% מדי שנה הרישיון "נרכש מחדש" כל חמש שנים.
• מינוי שנתי (SaaS): השתמש בעלויות מינוי שנתיות מוערכות או בהצעת מחיר עבור יישומי ענן.
• דמי אחזקה שנתיים (SaaS): דמי תמיכה נוספים שיידרשו על התוכנה שאינם כלולים במקום אחר. רוב דמי אחזקת התוכנה של SaaS נכללים במינוי.

עלויות יישום ERP

בשלב הבא עליך להעריך את העלויות של יישום המערכת ההתחלתית וגם את השדרוגים המתוכננים במהלך תקופת החומש. לרוב ספקי התוכנה יש גרסה ראשית אחת או שתיים במהלך שנה. כל גרסה היא למעשה מיני יישום. ראשית, צוות הפרויקט חייב לסקור את הגרסה כדי לקבוע את ההשפעה הכוללת על התהליך העסקי הנוכחי. לאחר מכן השחרור נטען ונבדק. לפני העלייה לאוויר, המשתמשים צריכים לעבור הכשרה מספקת על התוכנה החדשה. עלויות פוטנציאליות שיש להביא בחשבון כוללות:

• צוות פרויקט צוות: גורם בשעות המתוקצבות (כולל שעות נוספות) עבור צוות IT ומשתמשים.
• דמי ייעוץ: קבע את הסיוע הראשוני שאתה עשוי להזדקק לו מעבר למה שהספק יכלול.
• המרת נתונים, קלט ובדיקה: השתמש בצוות או בעובדים עבור הזנת נתונים, בדיקה או בכל משימה בסיסית אחרת שאתה צריך לכסות. (לרוב, זה תחת מתוקצב, שיכול להוביל לבעיות באיכות נתונים.)
• חינוך והכשרה למשתמש: חלק מההדרכה הראשונית של משתמשי הקצה ייכללו על ידי הספק, אך כדי לקבל את המירב המערכת שלך השכלה נוספת מומלצת ביותר.

עלויות כוח אדם מתמשכות של ERP

העריכו את העלויות התפעוליות ה"רגילות" עבור שמירה על הפעלת מערכת ERP העסקית החדשה שלכם. כאשר שוקלים עלויות מתמשכות (חוזרות), יש להיות מציאותיים ככל האפשר ולכלול ציפייה סבירה להסלמה או לאינפלציה משנה לשנה. הפריטים העיקריים יהיו שילוב של זמן והוצאות יועצים ואנשי IT פנימיים כגון:

• עלויות תמיכה בתשתיות: זה מכסה את הזמן המתוקצב לתמיכה מעבר למה שההמלצה של הספק כללה. עם SaaS לא יהיו עלויות אחזקת תשתית או עלויות מינימליות.
• שחזור גיבוי ואסון: כלול שיטות עבודה במיקור חוץ או פנים ארגוני.
• תמיכה ברשת ובמכשירים: תמיכה מוערכת הנדרשת עבור הרשת, המחשב האישי והנייד, למשל.
• תיקוני באגים תקופתיים: זאת עבור צוות IT שיחיל את זרם תיקוני הבאגים.
• שילובי תוכנה: מצפים לתחזק באופן קבוע ככל שמוצרי תוכנה מתעדכנים.
• התאמות אישיות של תוכנה: עודכנו או הוחלו מחדש במחזורי גרסאות תוכנה.
• תמיכה במכשיר הנייד של המשתמש: נדרש מאמץ עבור פיתוח ותמיכה ביישום.

קבע את העלות הכוללת של ה-ERP מדור קודם לעומת מערכת ERP חדשה

מארבע הטבלאות לעיל, העבר את הסכום הכולל לכל תחום השקעה, וכן את סיכומי הביניים של עלויות המערכת החדשות, לטבלה שלהלן. כעת תוכל לראות את החיסכון הכולל או עלויות נוספות של מעבר למערכת חדשה. צפה עירוב של סיכומי ביניים שליליים וחיוביים עבור "הפרש של 5 שנים".

מה לעשות עם המידע הזה

• אם סה"כ "הפרש של 5 שנים" הוא חיובי, זה אומר שיותר יקר לתחזק את המערכת מדור קודם שלך אז להחליף אותה. הסכום הזה הוא הטבה ישירה ויש להוסיף אותו לטבלה 8: סיכום של הטבות ERP (להלן).
• אם ה"הפרש של 5 שנים" הכולל הוא שלילי, המשמעות היא שהמערכת החדשה תהיה יקרה יותר ליישום אז כדי לתחזק את המערכת הקיימת שלך. ההטבות הנוספות יכוסו במקטע הבא.
• סה"כ עלויות 5 השנים של המערכת החדשה ישמשו להלן בחישוב התשואה להשקעה כ"השקעה".

2. הערך את הטבות ה-ERP

אם עלות החומש של המערכת החדשה תהיה יותר מעלות אחזקת המערכת מדור קודם, אז תצטרך מספיק הטבות נוספות כדי להצדיק ביצוע השינוי - אחרת, למה לבצע את המתג?

לדוגמה, אם אתה צופה יותר הכנסות ושולי רווח גבוהים יותר כתוצאה מהשדרוג ל-ERP חדש - או אם המערכת תספק יותר ערך ורמה גבוהה יותר של תמיכה בלקוחות - הטבות אלה עשויות לסייע לך לקצוב את השדרוג ל-ERP חדש.

חלק מהיתרונות של המערכת החדשה הם מטבעם קצת יותר קשה להיפרד החוצה ולהקצות למערכת החדשה אבל טוב שווה את המאמץ לעשות זאת. ברוב המקרים, יהיו המון יתרונות ישירים ליותר מאשר להצדיק את יישום המערכת החדשה. אבל תיעוד והערכה של ההטבות העקיפות יסייעו בתכנון פרויקטים, בקביעת סדרי עדיפויות ובמדידת התוצאות של יישום ה-ERP בארגון. גם אם לא ניתן להקצות ערך כספי להטבות אלה, המשך לרשום אותן בגיליון העבודה של תשואה להשקעה ובתוכנית הפרויקט.

דוגמאות להטבות ERP

עבור גיליון עבודה זה, תועלות ERP לדוגמה אורגנו לחמישה תחומי שיפור:

• פרודוקטיביות של אנשים
• קבלת החלטות
• כספים וחשבונאות
• פעולות
• טכנולוגיה עסקית

הרשימות שלהלן הן דגימות של היתרונות. יהיו עוד רבים שאתה והצוות שלך יגלו בעת סקירת סיפורי הצלחה של לקוחות, דוחות אנליסטים, דרישות עסקיות, אפשרויות תוכנה וטכנולוגיה חדשה. לפרט את ההטבות האפשריות וללכוד הערכות התחלתיות עבור שיפורים בתהליכים ואת הערך הפיננסי שלהם.

פרודוקטיביות של אנשים

• תמוך בהתקנים ניידים כדי לאפשר עבודה בכל עת.
• שפר את היעילות והדיוק בהזנת נתונים עקב הליכים מביכים ותגובת מערכת איטית הקשורה למערכות ERP ישנות יותר שאינן "ידידותיות למשתמש".
• צמצם זמן לפרודוקטיביות עם ממשק משתמש מודרני ומבוסס תפקידים (UI) שמפחית את זמן ההכשרה הנדרש למשתמשים כדי להתחיל לפעול.
• עזור לבסס סביבה מנוהלת ומבוקרת כדי להפחית את ההשתנות עם תהליכים תקניים.

קבלת החלטות

• אחד מערכות כדי להפחית אי-דיוקים בנתונים ולבטל נתונים מיותרים.
• רכז ונהל מידע (מקור אמת יחיד) כדי להפוך את התקשורת בתוך הארגון ליעילה יותר ולסייע במניעת אי הבנות ובלבול.
• קבלו גישה ל-Big Data עם כלים אנליטיים מודרניים כדי לספק תובנות לקבלת החלטות טובה יותר.
• ספק כלים ידידותיים למשתמש כגון התראות ולוחות מחוונים כדי לאפשר שאילתות שירות עצמי מהירות ומדויקות.

כספים וחשבונאות

• ייעל תהליכים פיננסיים וחשבונאיים ברחבי החברה.
• האץ סגירות חודשיות ושפר את הדיוק של דיווח פיננסי.
• שפר חשבונות חייבים על-ידי הפחתת ימי לקוחות (DSO).
• הפחת את הלחץ של ביקורות מכיוון שהנתונים מאורגנים וזמינים בקלות, כמו גם מדויקים ומלאים.
• הקל על תאימות רגולטורית.

פעולות

• שפר פעולות עסקיות בכל החברה והפוך תהליכים מיושנים למודרניים.
• שלב E-Commerce בניהול הזמנות ולקוחות.
• הפחת את עלויות העבודה התפעולית באמצעות מערכות תכנון טובות יותר.
• הגדל את שביעות הרצון של הלקוחות ממוצר קבוע או מתאריך אספקה בזמן הצעת המחיר.
• עזור לרכש להפוך לפרואקטיבי ומבוקר ולא לכאוטי ותלוי בזירוז.
• הפחת מלאי מבלי להגדיל את ההתרחשות של חוסרים, הזמנות בחוסר או אכזבות לקוחות באמצעות תכנון ובקרה טובים יותר של מלאי.

טכנולוגיה עסקית

• החלף תשתית מיושנת המחזיקה את העסק בחזרה.
• שפר אינטראקציה בין המערכות העסקיות השונות של המחלקה.
• אחד יישומים עצמאיים מדור קודם והפחת את השימוש בגיליונות אלקטרוניים של Excel ובעקפים ידניים.
• קבלו גישה לטכנולוגיה חדשה כגון בינה מלאכותית (AI), למידת מכונה והאינטרנט של הדברים (IoT).
• ספק נתיב ליכולת הרחבה עם מערכות מודרניות שמתוכננות לגדול ככל שעסק גדל.
• אכוף אבטחת נתונים באמצעות בקרות ומערכות עדכניות.
• התאם את הבעיה של מציאת תמיכה עבור מערכות מדור קודם שכבר לא נתמכות על-ידי הספק.

מתעד את שיפורי ה-ERP

גיליון העבודה להלן הוא גיליון אלקטרוני לדוגמה עבור תיעוד התצפיות וההערכות שלך עבור שיפורי תהליכים והערך הפיננסי שלהם. זכור לאכלס כל עמודה בגיליון אלקטרוני משלך.

• צור גיליון עבודה עבור כל אחד מחמשת אזורי השיפור המפורטים לעיל.
• תעד את התהליכים תחת כל אחד שישופר.
• הערך את הסכומים הישירים והעקיפים השנתיים.
• חשב את הערך הכולל של חמש שנים.
• ציין את ההטבה, גם אם לא ניתן לקבוע את סכום הדולר.

זהה את ההטבות הישירות והעקיפות עבור כל מחלקה בארגון שלך. להלן דוגמה להטבות בתחום הפיננסי והחשבונאי. תזדקק לטבלה כזאת עבור כל מחלקה בארגון שלך.

סכם את כל הטבות ה-ERP

לאחר שנשקלו כל תחומי השיפור, הוסף את סכום החומש הכולל מכל מחלקה כדי לקבוע את ההטבה הכוללת.

כמו כן, אם מצאת ש"הפרש 5 השנים הכולל" מטבלה 6: סיכום עלויות ב- היה חיובי, אז ברור שיהיה יקר יותר לתחזק את המערכת מדור קודם שלך ואז להחליף אותו. סכום החיסכון הוא סכום הטבה ישירה ויש להוסיף אותו לטבלה שלמטה בשורה 6. אם המספר הזה היה שלילי (המערכת החדשה עולה יותר מהקיים), מקם אפס (0) בשורה 6.

3. חישוב תשואה להשקעה של ERP

לא תצטרך גיליון אלקטרוני עבור שלב זה.

בשלב זה, צריך להיות לך את כל המידע שאתה צריך כדי לחשב את התשואה להשקעה בהשקעת ה-ERP שלך באמצעות נוסחה זו:

ROI = (הטבות - השקעה)/השקעה

כאן ניתן למצוא את המידע:

• ה"השקעה" היא "סה"כ עלויות 5 השנים של המערכת החדשה", שהוא הסה"כ מטבלה 6: סיכום עלויות ERP
• ה"הטבות" הן "סה"כ הטבות ERP בפרויקט" מטבלה 8: סיכום הטבות ERP

ברוב המקרים ההטבה תהיה גדולה מההשקעה ותסתיים ביחס גדול מ-1.

לדוגמה, אם התשואה לחמש שנים היא 2,000,000 דולר וההשקעה לחמש שנים היא 575,000 דולר, היחס יהיה (2,000,000 - 575,000 דולר) / $ 575,000 = 2.479 וזה מעוגל ל-2.5.

הכפל את היחס הזה ב-100 כדי לקבל את אחוז התשואה להשקעה שנובע משדרוג מערכת ה-ERP שלך. בדוגמה שלנו, יחס 2.5 מייצג תשואה להשקעה של 250%.

השלב הבא

אם ההטבות והתשואה להשקעה שקולות, השלב הבא הוא להרחיב את המאמץ כך שיתאים לתהליך התכנון והתקצוב של החברה שלך. מאחר שהתוכנה משפיעה גם על תקציבי התפעול וגם על תקציבי ההון, ייתכן שתצטרכו לערב יותר בעלי עניין.

• לתקשר עם המנהלים המממנים ועם חברי הצוות שיצרו את ההערכות.
• ספק תמיכה במכירות, עלויות ותיעוד אחר.
• צור תחזיות עלות ומכירות ספציפיות לפי שנה.
• הכן נתוני ניתוח פיננסי עבור עלות כוללת של בעלות (TCO), תקופת החזר תשלום וחישובים אחרים.