בעת יישום תוכנת ERP חדשה, חברות מקדישות לעתים זמן רב לזיהוי הדרישות שלהן אך מעט יחסית מרכיבות את הצוות שיניע את ההטמעה. עם זאת, צוות פרויקט ה-ERP הוא ללא ספק גורם ההצלחה הגדול ביותר, כזה שיכול לעשות את ההבדל בין יישום על היעד ופרויקט שעובר בצד.

פשוט מבחינה דקדקנית, הנה הנוסחה ליישום מוצלח: האנשים הנכונים, עם הכישורים הנכונים, עוקבים אחרי השלבים הנכונים. ודא שאתה מתחיל את תכנון ה-ERP שלך במקביל עם תהליך בחירת הצוות. שמונה שלבים אלה יעזרו לך לבנות את צוות הפרויקט שלך, ליצור את התוכנית שלך ולשים את המדדים הנכונים.

הנוסחה ליישום מוצלח: האנשים הנכונים, בעלי הכישורים הנכונים, עוקבים אחרי השלבים הנכונים.

1. הכר בכך שאינו פרויקט IT

מכיוון שמערכות ERP מבוססות על טכנולוגיית מידע, אנשים מניחים לעתים קרובות שיישומי ERP הם פרויקטי IT. לא כך. מערכת ERP היא עמוד השדרה של כל הפעולה של החברה שלך, לכן אתה צריך מעורבות והתחייבות מכל מחלקה. ללא תמיכה ארגונית מספקת, יישום מונע על-ידי IT יגרום לעיכובים יקרים, התנגדות המשתמש, חוסר שביעות רצון או אפילו כישלון מוחלט.

מחלקת ה-IT שלך תדאג להתקנת חומרה ותוכנה (אם המערכת החדשה מותקנת באתר הלקוח). ה-IT יהיה אחראי גם על תאימות ושילוב עם מערכות וציוד אחרים התלויים בנתונים - גם בתוך וגם בקשר לארגון. עם זאת, האחריות להגדיר את התהליכים העסקיים החדשים שיניעו את תצורת המערכת נופלת באופן רעוע על כתפיהם של משתמשי המערכת.

2. התחייבות מנהל מאובטחת

בעוד שה-CIO או CTO הסמיכו ללא ספק את פרויקט היישום, מעורבותם לא מסתיימת שם; חתימה על ההשקעה ב-ERP היא רק ההתחלה. מנהלים חייבים להבין את ההשפעה של פרויקט יישום ERP גדול, להיות מוכנים להפוך את הסחר הדרוש כדי לאפשר לאנשים להקדיש זמן ואנרגיה לפרויקט, ולספק ראיות גלויות לתמיכה שלהם.

מנהלים צריכים להשמיע את מחויבותם מישיבות הפתיחה המוקדמות ביותר. הם צריכים להישאר מעורבים, בעקבות התקדמות הצוות ולהציע עידוד מתי ואיפה מתאים. הם חייבים לשמש גם כסמכות הסופית כאשר מתעוררים עימותים או בעיות שלא ניתן לפתור ללא מעורבות ביצועית.

בכל פרויקט יהיו זמנים שבהם סדרי עדיפויות אחרים מפריעים להתחייבויות לפרויקט. דרישות הלקוח, מפגשי ההדרכה או הפרויקטים המתחרים יכולים למשוך בקלות את חברי הצוות. העובדים יהיו בלחץ קשה להתנגד להסחות הדעת הללו ללא מחויבות מנהלים גלויה ו"אישור" להישאר ממוקדים.

3. בחר את מוביל צוות הפרויקט הנכון

צוות פרויקט יעיל, בהובלת מוביל פרויקט חכם וייעודי, נדרש להוביל פרויקט ERP להשלמה מוצלחת, בזמן ובתקציב. מנהיג הצוות צריך לבוא מצד המבצעים של העסק ולהיות האדם שרוב האנשים פונים אליו כשיש לו שאלה או בעיה, מישהו שמכיר את העסק של החברה, הפוליטיקה הפנימית ואיך הדברים עובדים בארגון שלך. מוביל הפרויקט יכול להיות ראש מחלקה אבל במקרים רבים לא יהיה. אם אפשר, זהה את האדם הזה מוקדם ככל האפשר כדי לאפשר השתתפות בתהליך הבחירה.

על ראש הצוות להיות - או להפוך ל—מיומן בשימוש בתוכנת ניהול פרויקטים למעקב אחר משימות, לו"ז ועלויות. חוויית ניהול פרויקטים קודמת מועילה אך לא נדרשת; יש המון משאבים זמינים להכשרת הפרט המיועד בטכניקות ובכלים של ניהול פרויקטים.

4. קבל את האנשים הנכונים בצוות יישום ה-ERP שלך

מבנה צוות היישום שלך צריך לשקף את הארגון שלך. חברי צוות הפרויקט צריכים לייצג את כל המחלקות הפונקציונליות העיקריות, במיוחד אלה שהן משתמשים ראשיים ומוטבים של המערכת. מחלקות עשויות לכלול הנדסה, מכירות ושירות שדה לקוח, רכש, כספים וחשבונאות, IT, אתר פיזי ואחזקה, משאבי אנוש או אחרים בהתאם לאופן הארגון של העסק שלך ולרוחב טווח ההגעה של המערכת שלך.

הצוות אחראי על תכנון וארגון הפרויקט ועליו לעמוד באופן קבוע כדי לבדוק את ההתקדמות ולטפל בכל נושא שעולה. כל חבר צוות יקבל אחריות על תיאום פעילויות בתחום הפונקציונאלי שלו, ולעיתים קרובות יבסס ויוביל צוותי משימה יחידים כדי להשלים משימות שונות. חברים ידווחו בחזרה לצוות הפרויקט כאשר משימות אלה בוצעו והושלמו.

ברוב המקרים, צוות הפרויקט יפגוש מדי שבוע - או בתדירות גבוהה יותר במהלך תקופות קריטיות או פעילות גבוהה. בעוד שמנהלים בדרג C לא צפויים להשתתף בפגישות הצוות, הם צריכים להיות מודעים לכל פעילויות היישום וההחלטות באמצעות דיווח קבוע של ראש הצוות. גם דיווח סטאטוס בכל החברה מומלץ מאוד כדי לעזור לשמור על התלהבות ועניין גבוהים.

5. עקוב אחר תהליך תכנון יישום מובנה וכולל

התכנון חייב להתחיל מוקדם, כאשר הפרויקט מוצע או מזוהה לראשונה. תוכנית הפרויקט תעודכן באופן שוטף ככל שמידע חדש יהפוך לזמין - אך היא צריכה להיות "נעולה" בתחילת כל שלב. בעוד ששינויים נוספים עשויים להיות נחוצים לאחר נקודה זו, יש להימנע משינויים באמצע התהליך אם בכלל אפשריים. "נוצץ היקף", הנטייה להמשיך להוסיף או לשנות את יעדי הפרויקט, היא כנראה האיום הגדול ביותר על השלמת פרויקט מוצלח. רעיונות טובים יופיעו ככל הנראה במהלך התהליך אבל אפילו שינויים קטנים לכאורה יכולים להאט או לדרבן את הפרויקט שלך. הציבו את הרעיונות האלה לשלב השני.

קבל את קהילת המשתמשים (העתידית) המעורבת בתהליך התכנון המוקדם. למה זה כל כך חשוב? הם מקור המידע העיקרי עבור תיאור "כפי שהוא" של העסק והתהליכים שלו. תזדקק לכך בחלק הגדרת הדרישות של בקשת ה-ERP שלך להצעות (RFP). תרצה שהם יהיו מעורבים בתהליך הבחירה כדי שיוכלו לספר לך אם המערכת באמת עומדת בדרישות שלהם בהקשר של התהליכים היומיומיים שלהם. חשוב מכך, מעורבות מוקדמת ומתמשכת בתהליך המפרט והבחירה תסייע להתגבר על כל התנגדות לשינוי שמתקיימת לעתים קרובות בקרב קהילת המשתמשים כאשר משהו חדש דוחף עליהם.

תהליכים מייעלי עבודה אלה ואחרים של יישום ERP ותכנון יכולים לסייע לך להפיק את המרב מההשקעה שלך.

קבל את קהילת המשתמשים (העתידית) המעורבת בתהליך התכנון המוקדם.

6. עקוב אחר תוכנית הפרויקט שלך

השתמש בכלי ניהול פרויקטים כדי לתזמן ולעקוב אחר הפרויקט ואת ההתקדמות שלו. קיימות חבילות תוכנה זולות יחסית לניהול פרויקטים לבחירה. התוכנה תסייע בפריסת לוח הזמנים, בזיהוי צורכי משאבים ובהתנגשויות פוטנציאליות נקודתיות. לאחר טעינת כל תוכנית הפרויקט, היא תסייע לך לעקוב אחר כל משימה וההתקדמות הכוללת מול התוכנית, כמו גם לזהות את ההשפעה של כל החלקה - עיכובים שנגרמו כתוצאה מהשלמה מאוחרת של משימות שעלולות להשפיע על צירי זמן אחרים. הכלים גם יעקבו אחר הוצאות בהשוואה לתקציב וישמרו על ניהול בכיר מיודע על מימון וצרכי משאבים.

ככל שזוהו סטיות מתוכנית הפרויקט, על צוות הפרויקט לטפל בהן במהירות. חלקים קטנים הופכים לבעיות חמורות אם לא נפתרו בזמן שהן עדיין קטנות. כל ראש צוות משימה צריך לדווח על סטטוס עדכני של פרויקטים פעילים לשאר צוות הפרויקט בפגישה השבועית. צוות הפרויקט יכול אז להבין כיצד להחזיר כל משימה שעוכבה או שיבשה לפי לוח הזמנים. לוח הזמנים הוא פרקטי - אל תתנו לשום שובר פעילות מתוכנן שכן יהיו השפעות אחרות במורד הזרם. (זה בסדר לבנות קצת לכלוך למשימות ושלבים קריטיים של התכנית. אולי כדאי לשקול לאמץ חלק מעקרונות ניהול הפרויקט מהשרשרת הביקורתית של אלי גולדראט, כולל דרכים להפוך את החוצצים האלה ליעילים יותר).

7. ודא שהמשתמשים "הבעלים" של המערכת

נקודה זו גובלת בחזרה: הצלחת היישום שלך נשענת על קהילת המשתמשים בתחושת בעלות על המערכת. אם משתמשים הם חלק מהתהליך מההתחלה, הם ירגישו תחושת אחריות גדולה יותר להצלחתו - מכיוון שזה היה הרעיון שלהם, לפחות בחלקו, לבחור את המערכת המסוימת הזו ולקבוע את תצורתה כפי שעשית.

בכל הטמעה, יהיו רגעים שבהם זמנים יופיעו מכשולים קשים או לא צפויים. אם המשתמשים לא מרגישים שזו המערכת שלהם, קל להאשים מישהו אחר - מנהלים, מנהלים, מערכות מידע או המערכת עצמה - במקום לחפור פנימה ולתקן את הבעיה. המפתח להשגת התחייבות בעלות הוא מעורבות מוקדמת בתכנון הפרויקט וקביעת היעדים.

ה"מה יש בזה בשבילי?" גורם חשוב גם בהשתכרות על תחושת בעלות זו. כל משתמש חייב לראות יתרונות מהמערכת החדשה - בין אם נוחות, נוחות, יותר אמונה בדיוק המידע, היכולת להשיג יותר ויש לו השפעה גדולה יותר על הארגון, או צמצום הלחץ, השעות הנוספות והתסכול. חלק מהיתרונות ה"רכים" הללו חשובים במניעים את המשתמשים לאמץ את המערכת ולהפוך אותה להצלחה. חינוך והדרכה הם המפתח לסייע למשתמשים להבין כיצד המערכת תשפר את חיי העבודה שלהם ואת ביצועי העבודה שלהם.

הצלחת היישום שלך נשענת על קהילת המשתמשים בתחושת בעלות על המערכת.

8. מדוד את ההצלחה של צוות פרויקט ה-ERP שלך

המדידה האולטימטיבית של אפקטיביות צוות הפרויקט היא, כמובן, יישום מוצלח, שהושלם בזמן ובתקציב. עם זאת, אמצעי ביניים חשובים בדיוק כמו. תוכנית הפרויקט מורכבת ממספר משימות שתלויות זו בזו המפורטות על ציר זמן, עם משאבים מוקצים לכל משימה. אחריות הצוות, לאחר אישור התוכנית, היא לנהל את השלמת כל המשימות כמתוכנן.

משימות יחידות, כאשר הן הושלמו, משמשות כאבני דרך. בכל שבוע מנהלי משימות יחידים צריכים לדווח על התקדמות המשימה, כולל זמן וניצול משאבים, כמו גם על כל אתגרים, התנגשויות או בעיות שיש לטפל בהם - כך שצוות הפרויקט בכללותו יוכל להחליט על פעולות מתקנות או הקצאה מחדש של משאבים הדרושים כדי לשמור על משימות ביעד. ההשלמה המוצלחת של כל המשימות לאורך הדרך פועלת כמדידה הן לביצועיהן של מובילי המשימה והן לצוות הפרויקט הגדול יותר.

השגת ציפיות תשואה להשקעה של ERP (תשואה להשקעה) היא גם מדד להישגי הצוות, במיוחד אם ציפיות התשואה להשקעה הללו עברו שלב בזמן אמיתי כדי להציג התקדמות או שיפור מתמשך.

ולבסוף, התקשורת של צוות הפרויקט, בעוד שמדד פחות ישיר, היא סממן נוסף להישג. עד כמה העביר הצוות את סטטוס הפרויקט לחברה בגדול ומעלה את השרשרת למנהלי מחלקות ומנהלי חברות? תקשורת חזקה היא מרכיב חיוני בפרויקט מוצלח.

סיכום

יישום ERP דורש השתתפות ותמיכה ברחבי הארגון. צוות הפרויקט נמצא בלב היישום למרות שהם לא באמת "עושים" את היישום בעצמם. תפקידו העיקרי של הצוות הוא לתכנן ולנהל את הפרויקט, לגייס תמיכה, ולשמור על המוטיבציה של הארגון ולהתקדם לקראת השגת כל המשימות והפעילויות המתוכננות - עד להשלמת הפרויקט בהצלחה.