ROI-Berechnung: ERP-Altsystem im Vergleich zu neuem System
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) eines Enterprise-Resource-Planning-Systems erscheint zunächst einfach: Man summiert die Kosten, listet den Nutzen auf und vergleicht die beiden Zahlen. Es gibt jedoch einige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, damit Ihre Ergebnisse valide und hilfreich sind. Es ist wichtig, die aktuellen und künftigen Kosten sowie den Nutzen vollständig zu überblicken – sowohl für das bestehende als auch für das neue System, das evaluiert wird. Im Folgenden finden Sie Experten-Tipps, die auf Dutzenden von ERP-Implementierungen basieren.
Vorbereitung der ROI-Analyse für ERP
Verwenden Sie einen angemessenen Zeitrahmen für die ROI-Analyse. Um sicherzustellen, dass Ihre Analyse den gesamten Lebenszyklus von Kosten und Nutzen abdeckt, sollte sie einen Zeitrahmen von mindestens fünf Jahren berücksichtigen.
Achten Sie auf Kostenunterschiede zwischen dem alten und dem neuen ERP-System. Hierfür müssen Sie die aktuellen Kosten für die Wartung Ihres Altsystems sowie die zukünftigen Kosten für ERP-Upgrades spezifizieren. Denken Sie daran, dass wichtige Gründe für einen Systemwechsel das Hinzufügen neuer Funktionen und der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit sind. Schätzen Sie daher die Upgrade-Kosten für das alte System realistisch ein.
Seien Sie gründlich. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kostenschätzungen erfasst haben: für die Anschaffung, für die Implementierung und für den effektiven Betrieb des neuen Systems. In vielen Fällen sind die Betriebskosten des neuen Systems niedriger als die des aktuellen Systems. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung des ROI für die ERP-Systeme auch den zu erwartenden Nutzen und bedenken Sie, dass dieser Nutzen sich erst im Laufe der Zeit materialisiert.
Denken Sie positiv, aber bleiben Sie realistisch. Wenn Ihr Unternehmen produktorientiert ist (zum Beispiel als Großhändler oder Hersteller), streben Sie möglicherweise eine deutliche Bestandsreduzierung an. Informieren Sie sich jedoch eingehend darüber, welche Ergebnisse tatsächlich möglich sind. Bedenken Sie auch, dass Einsparungen weder automatisch noch sofort eintreten.
Warum gehen wir so ins Detail? Der ROI wird häufig für die Finanzplanung benötigt. Zudem ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, sämtliche Kosten und den Nutzen des Projekts nachzuvollziehen, um Ihre ERP-Investition rechtfertigen und nach der Implementierung die Systemleistung mit den Erwartungen abgleichen zu können. Das untenstehende Arbeitsblatt für den ERP-ROI-Rechner hilft Ihnen nicht nur, Ihre Kosten genau zu ermitteln, sondern enthält auch Tipps und Ratschläge, wie Sie den Prozess reibungsloser gestalten.
Verwendung dieses Arbeitsblatts
Diese Seite führt Sie durch eine Reihe von Tabellen, die ausgefüllt werden müssen. Bei jedem Schritt erhalten Sie Informationen, die Ihnen beim Ausfüllen der Tabellen helfen.
Während dieses Prozesses können Sie auf Grundlage dieser Tabellen auch eigene benutzerdefinierte Tabellen anlegen. Wir haben zudem eine herunterladbare Vorlage für ein ERP-ROI-Arbeitsblatt für Sie erstellt.
Die Berechnung des ROI eines ERP-Upgrades besteht aus drei wesentlichen Schritten:
Ihr ERP-ROI-Arbeitsblatt
Unsere herunterladbare ERP-ROI-Vorlage unterstützt Sie bei den Berechnungen.
1. Die ERP-Kosten berechnen
Wie wird Ihr ERP-System bereitgestellt?
Die Art und Weise, wie das ERP-System bereitgestellt wird, hat erheblichen Einfluss auf die Kostenschätzungen. Es gibt mehrere Optionen:
- On-Premise: Über Jahrzehnte hinweg wurden ERP-Systeme hauptsächlich „On-Premise“, also vor Ort bereitgestellt. Die Hardware und Software werden erworben und auf den Servern eines Unternehmens installiert. Wartungen und Upgrades des Systems erledigt das Unternehmen selbst.
- Cloud: Bei einer Cloud-Bereitstellung wird das System über das Internet ausgeführt. Hardware und Software gehören in der Regel einem Drittanbieter, der auch den Support anbietet. Unternehmen beziehen den Service im Abonnement – ein Lizenzierungsmodell, das als Software-as-a-Service-ERP (SaaS-ERP) bezeichnet wird.
- Hybride Bereitstellung: Bei diesem Modell werden Elemente der On-Premise- und der Cloud-Bereitstellung kombiniert und es entsteht eine hybride Cloud. Die hybride Bereitstellung bietet ein Höchstmaß an Flexibilität, erfordert jedoch eine deutlich stärkere Einbindung des IT-Teams eines Unternehmens.
Welche Bereitstellungsoption werden Sie vergleichen?
Tabelle 1: ERP-Bereitstellungsoptionen
ERP-Kosten beider Systeme berechnen
In diesem Abschnitt des Arbeitsblatts werden die Gesamtbetriebskosten (TCO) sowohl für das vorhandene ERP-Altsystem als auch für das neue Ersatzsystem berechnet. In der Regel gibt es vier Investitionsbereiche:
Für die anfängliche Projektbegründung müssen Sie diese Kosten schätzen (noch bevor Sie Angebote einholen). Viele oder fast alle der aufgezählten Positionen sind unter Umständen bereits in einem Komplettangebot enthalten. Sie sollten jedoch davon ausgehen, dass Sie für zusätzliche Services, Schulungen, Hardware und Software für den Abschluss des Projekts extra zahlen müssen.
Die Kosten für Wachstum und Support werden deutlich höher sein, wenn Ihr bestehendes System alt ist, der Support vom Entwickler nicht gut ist oder wenn es in Bezug auf Fixes oder Releases des Entwicklers nicht auf dem neuesten Stand ist.
Schätzen Sie zusätzlich zu den Anfangskosten auch die Kosten für Upgrades und Erweiterungen über die initiale Anschaffung hinweg. Da es sich hierbei um eine zeitbezogene Schätzung handelt – alle Kosten werden (mindestens) über die fünf Jahre des Lebenszyklus repliziert (und eskaliert) – sollten Sie diese Upgrade- und Erweiterungskosten in den kommenden Jahren ansetzen. Schließlich ist es unwahrscheinlich, dass Sie im ersten Jahr ein Upgrade oder eine Erweiterung vornehmen müssen.
- Erste Hardware: Anschaffungs- oder Mietkosten, zum Beispiel für Computer, Server und Drucker. In der Vergleichstabelle sollten diese Ausgaben bereits für das Altsystem aufgewendet worden sein.
- Laufende Upgrades und Wartungen: Fortlaufende Kosten für die oben genannte Infrastruktur. Mit einem SaaS-Modell fallen für die Wartung der Infrastruktur keine oder nur geringe Kosten an.
- Lizenz für die Systemsoftware: Umfasst beispielsweise das Betriebssystem, die Datenbank und Hilfsprogramme.
- Upgrades und Wartung der Systemsoftware: Fortlaufende Kosten für die oben genannte Systemsoftware. Bei einem SaaS-Modell können Sie davon ausgehen, dass für die Wartung keine oder nur geringe Kosten anfallen.
- Netzwerkgeräte und -gebühren: Startbudget für Netzwerkgeräte und -dienste.
- Geräte von Usern: Kosten für Anschaffung, Austausch und Wartung der unterschiedlichen PCs, Tablets, Scanner usw.
- Gebühren für Infrastruktur: Die kalkulierten Kosten für die Fläche und die Anschlüsse, die das System benötigt.
Tabelle 2: ERP-Infrastrukturkosten
Wir empfehlen Ihnen, an dieser Stelle die Kosten für Upgrades und Erweiterungen über die initiale Anschaffung hinaus zu budgetieren. Die Jahresgebühren können – je nach Preisstrategie eines Anbieters – im Laufe der Zeit steigen, wenn zusätzliche Benutzer oder Anwendungen hinzugefügt werden.
- Anfangskosten für eine unbegrenzte Lizenz: Anschaffungskosten, insbesondere bei On-Premise-Bereitstellungen sowie einige gehostete und hybride Lizenzierungsmodelle. Für das Altsystem liegen diese Kosten in der Vergangenheit.
- Jahresgebühr für eine unbegrenzte Lizenz: Dieser Posten deckt die Aktualisierungen und ein bestimmtes Support-Niveau ab. Für ein ERP-System beträgt die Jahresgebühr in der Regel 16–20 Prozent des Listenpreises. Bei 20 Prozent pro Jahr wird die Lizenz alle fünf Jahre „neu gekauft“.
- Jahresabonnement (SaaS): Verwenden Sie die angegebenen oder geschätzten Kosten für ein Jahresabonnement für Cloud-Anwendungen.
- Jährliche Wartungsgebühren (SaaS): Zusätzliche Gebühren für den Support, der für die Software erforderlich ist, die in keinem anderen Posten enthalten sind. Bei einem SaaS-Modell sind die meisten Gebühren für die Softwarewartung im Abonnement inbegriffen.
Tabelle 3: Softwarekosten
Als Nächstes müssen Sie die Kosten für die Implementierung sowohl des Ausgangssystems als auch der geplanten Upgrades über einen Zeitraum von fünf Jahren schätzen. Die meisten Softwareanbieter veröffentlichen im Laufe eines Jahres ein oder zwei Hauptreleases. Jedes Release ist mit einer Mini-Implementierung vergleichbar. Zuerst muss das Projektteam das Release prüfen, um bestimmen zu können, wie es sich alles in allem auf den aktuellen Geschäftsprozess auswirken wird. Dann wird das Release geladen und getestet. Vor dem Produktivstart sollten die Benutzer ausreichend geschult werden, damit sie die neue Software nutzen können. Folgende potenziellen Kosten sollten Sie berücksichtigen:
- Projektteam besetzen: Kalkulieren Sie die veranschlagte Zeit (einschließlich Überstunden) für das IT-Team und die Benutzenden ein.
- Beratungskosten: Bestimmen Sie den Umfang der Unterstützung, die Sie anfangs möglicherweise benötigen und die über die vom Anbieter angebotene Beratung hinausgeht.
- Datenkonvertierung, Dateneingabe und Tests: Setzen Sie Ihre Fachkräfte oder Zeitarbeitskräfte für die Datenerfassung, Tests oder andere grundlegende Aufgaben ein, die Sie abdecken müssen. (Oft wird hierfür ein zu niedriges Budget angesetzt, was zu Problemen in Bezug auf die Datenqualität führen kann.)
- Weiterbildung und Schulung von Usern: Der Anbieter wird einige Einführungsschulungen für die Enduser anbieten. Um das volle Potenzial Ihres Systems auszuschöpfen, werden jedoch zusätzliche Weiterbildungen dringend empfohlen.
Tabelle 4: ERP-Implementierungskosten
Schätzen Sie die „normalen“ Kosten für den Betrieb Ihres neuen ERP-Systems. Kalkulieren Sie in Bezug auf laufende (wiederkehrende) Kosten so realistisch wie möglich und berücksichtigen Sie für die einzelnen Jahre potenzielle Eskalation oder Inflation in vernünftigem Rahmen. Bei den größten Posten wird es sich um den Zeit- und Kostenaufwand sowohl für das interne IT-Team als auch für Beratungsteams handeln, z. B.:
- Kosten für die Förderung der Infrastruktur: Die für die Förderung der Infrastruktur vorgesehene Zeit, die über den vom Anbieter empfohlenen Zeitrahmen hinausgeht. Bei einem SaaS-Modell fallen für die Wartung der Infrastruktur keine oder nur sehr geringe Kosten an.
- Datensicherung und -wiederherstellung: Berücksichtigen Sie ausgelagerte oder interne Verfahren.
- Netzwerk- und Gerätesupport: Geschätzter Supportbedarf, zum Beispiel für das Netzwerk, PCs und mobile Geräte.
- Regelmäßige Fehlerbehebungen: IT-Fachkräfte, die Fehlerbehebungen regelmäßig installieren.
- Software-Integrationen: Gehen Sie von regelmäßigen Wartungen aus, wenn Softwareprodukte aktualisiert werden.
- Anpassungen der Software: Werden in Softwarerelease-Zyklen aktualisiert oder erneut vorgenommen.
- Unterstützung der mobilen Endgeräte von Benutzenden: Aufwand für die Entwicklung und den Support von Apps.
Tabelle 5: Laufende ERP-Personalkosten
Die Gesamtkosten ermitteln – Ihr ERP-Altsystem im Vergleich zu einem neuen System
Übertragen Sie aus den vier Tabellen oben die Summe für jeden Investitionsbereich sowie die Zwischensummen für die Kosten des neuen Systems in die folgende Tabelle. Ihnen werden nun die Gesamtersparnis oder die zusätzlichen Kosten bei einer Umstellung auf ein neues System angezeigt. Sie können davon ausgehen, für die „5-Jahres-Differenz“ eine Mischung aus negativen und positiven Zwischensummen zu erhalten.
Tabelle 6: Zusammenfassung der ERP-Kosten
Was diese Informationen bedeuten
- Wenn die „5-Jahres-Differenz“ insgesamt positiv ist, bedeutet dies, dass es kostspieliger ist, Ihr altes System zu erhalten als es zu ersetzen. Bei diesem Betrag handelt es sich um einen unmittelbaren Nutzen, der ergänzt werden muss in Tabelle 8: Zusammenfassung des ERP-Nutzens (unten).
- Wenn die „5-Jahres-Differenz“ insgesamt negativ ist, bedeutet dies, dass die Implementierung des neuen Systems kostspieliger sein wird als der Erhalt Ihres vorhandenen Systems. Der zusätzliche Nutzen wird im nächsten Abschnitt behandelt.
- Die Summe der 5-Jahres-Kosten des neuen Systems wird weiter unten bei der ROI-Berechnung als „die Investition“ verwendet.
2. ERP-Nutzen schätzen
Wenn die 5-Jahres-Kosten des neuen Systems höher sind als die Kosten für die Wartung des Altsystems, muss der Wechsel einen zusätzlichen Nutzen erbringen. Anderenfalls stellt sich die Frage, ob sich eine Umstellung rechtfertigen lässt.
Wenn Sie sich von einem Upgrade auf ein neues ERP-System beispielsweise mehr Umsatz und höhere Margen erwarten – oder wenn das System Mehrwert bietet und einen höheren Grad an Kundensupport ermöglicht –, kann dieser Nutzen Ihnen helfen, das Upgrade auf ein neues System zu begründen.
Einige der Vorteile des neuen Systems sind ihrem Wesen nach etwas schwieriger zu differenzieren und präzise dem neuen System zuzuordnen, aber der Aufwand lohnt sich. In den meisten Fällen gibt es mehr als genug Argumente, die für die Implementierung des neuen Systems sprechen. Die Dokumentation und Schätzung des indirekten Nutzens wird jedoch die Projektplanung, die Festlegung von Prioritäten und die Messung der Ergebnisse der ERP-Implementierung im Unternehmen unterstützen. Listen Sie diesen Nutzen auch dann im ROI-Arbeitsblatt und im Projektplan auf, wenn Sie ihm keinen monetären Wert zuordnen können.
Beispiele für den Nutzen von ERP
Für dieses Arbeitsblatt wurden die Beispiele für den Nutzen von ERP in fünf Bereiche mit Verbesserungspotenzial unterteilt:
- Mitarbeiterproduktivität
- Entscheidungsfindung
- Finanz- und Rechnungswesen
- Operatives Geschäft
- Unternehmenstechnologie
Die folgenden Listen enthalten Beispiele für diesen Nutzen. Wenn Sie Kunden- und Analystenberichte lesen und sich mit Geschäftsanforderungen, Softwareoptionen und neuen Technologien auseinandersetzen, werden Sie und Ihr Team noch viele weitere Vorteile entdecken. Listen Sie den möglichen Nutzen auf und erfassen Sie erste Schätzungen für Prozessverbesserungen und deren finanziellen Wert.
- Unterstützen Sie mobile Geräte, damit Ihre Beschäftigten jederzeit und überall arbeiten können.
- Verbessern Sie die Effizienz und Genauigkeit bei der Dateneingabe, da die umständlichen Verfahren und langen Systemantwortzeiten älterer ERP-Systeme die Benutzerfreundlichkeit mindern.
- Verkürzen Sie die Einarbeitungszeit mit einer rollenbasierten, modernen Benutzungsoberfläche (UI), sodass die User ohne größeren Schulungsaufwand loslegen können.
- Unterstützen Sie den Aufbau einer kontrollierten, verwalteten Umgebung, um Schwankungen der Standardprozesse zu verringern.
- Konsolidieren Sie Systeme, um Ungenauigkeiten bei Daten zu reduzieren und Datenredundanzen zu vermeiden.
- Zentralisieren und verwalten Sie Informationen (zentraler Datenpool), um die unternehmensinterne Kommunikation effektiver zu gestalten und Missverständnisse und Verwechslungen zu vermeiden.
- Greifen Sie mit modernen Analysewerkzeugen auf Big Data zu, um Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung zu liefern.
- Stellen Sie benutzerfreundliche Werkzeuge wie Warnmeldungen und Dashboards bereit, um schnelle und zielgerichtete Self-Service-Abfragen zu ermöglichen.
- Straffen Sie Finanz- und Buchhaltungsprozesse im gesamten Unternehmen.
- Beschleunigen Sie Monatsabschlüsse und verbessern Sie die Genauigkeit von Finanzberichten.
- Verbessern Sie die Debitorenbuchhaltung, indem Sie die Außenstandsdauer verringern.
- Verringern Sie die Belastung rund um Audits, da die Daten organisiert, leicht zugänglich, präzise und vollständig sind.
- Erfüllen Sie problemlos die gesetzlichen Vorschriften.
- Verbessern Sie unternehmensweite Geschäftsabläufe und modernisieren Sie veraltete Prozesse.
- Integrieren Sie E-Commerce in das Kunden- und Auftragsmanagement.
- Senken Sie die Betriebslohnkosten mithilfe besserer Planungssysteme.
- Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit durch verbindliche Angaben zum Produkt oder zum Lieferdatum zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe.
- Ermöglichen Sie eine proaktive und gesteuerte Beschaffung und vermeiden Sie Chaos und die Abhängigkeit von Expediting.
- Senken Sie durch eine bessere Bestandsplanung und -steuerung den Bestand, ohne Engpässe, Rückstände oder unzufriedene Kunden zu riskieren.
- Ersetzen Sie veraltete Infrastruktur, die Sie ausbremst.
- Verbessern Sie die Interaktion zwischen den Geschäftssystemen der verschiedenen Abteilungen.
- Konsolidieren Sie isolierte Altanwendungen und verringern Sie die Nutzung von Excel-Tabellenkalkulationen und manuellen Behelfslösungen.
- Greifen Sie auf neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT) zu.
- Ebnen Sie den Weg für Skalierbarkeit – mit modernen Systemen, die so konzipiert sind, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
- Gewährleisten Sie mit modernen Systemen und Kontrollen die Datensicherheit.
- Vermeiden Sie das Problem, Support für Altsysteme zu suchen, die vom Anbieter nicht mehr unterstützt werden.
ERP-Verbesserungen dokumentieren
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel-Arbeitsblatt für die Dokumentation Ihrer Beobachtungen und Schätzungen für Prozessverbesserungen und deren finanziellen Wert. Füllen Sie jede Spalte in Ihrem eigenen Arbeitsblatt aus.
- Erstellen Sie für jeden der fünf oben aufgeführten Verbesserungsbereiche ein Arbeitsblatt.
- Erfassen Sie für jeden Bereich die Prozesse, die verbessert werden.
- Schätzen Sie die direkten und indirekten Beträge pro Jahr.
- Berechnen Sie den Gesamtwert über fünf Jahre.
- Geben Sie den Nutzen auch dann an, wenn der Geldbetrag nicht ermittelt werden kann.
Identifizieren Sie den direkten und indirekten Nutzen für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen. Es folgt ein Beispiel mit Nutzeffekten im Bereich Finanz- und Rechnungswesen. Sie benötigen für jede Abteilung Ihres Unternehmens eine solche Tabelle.
Tabelle 7: Beispiel für ERP-Nutzen im Finanz- und Rechnungswesen
Den gesamten Nutzen von ERP zusammenfassen
Wenn Sie alle Verbesserungsbereiche berücksichtigt haben, addieren Sie den Wert der 5-Jahres-Summe aus jeder Abteilung, um den Gesamtnutzen zu ermitteln.
Wenn die „5-Jahres-Differenz“ aus der Tabelle 6: Zusammenfassung der Kosten insgesamt positiv ist, bedeutet dies, dass es deutlich kostspieliger sein wird, Ihr altes System zu erhalten als es zu ersetzen. Der Betrag der Einsparungen ist ein direkter Nutzen und sollte in die Tabelle unten in Zeile 6 eingefügt werden. Wenn die Zahl negativ war (das neue System kostet mehr als das vorhandene), geben Sie in Zeile 6 eine Null (0) ein.
Tabelle 8: Zusammenfassung des ERP-Nutzens
3. ERP-ROI berechnen
Für diese Phase benötigen Sie kein Arbeitsblatt.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um den ROI Ihrer ERP-Investition mithilfe dieser Formel berechnen zu können:
ROI = (Nutzen – Investition)/Investition
Hier finden Sie diese Angaben:
- Die „Investition“ ist die „Summe der 5-Jahres-Kosten des neuen Systems“, die sich ergibt aus Tabelle 6: Zusammenfassung der ERP-Kosten
- Der „Nutzen“ ist der „Gesamtnutzen des ERP-Projekts“ aus Tabelle 8: Zusammenfassung des Nutzens von ERP
In den meisten Fällen ist der Nutzen größer als die Investition und das Ergebnis wird größer als 1 sein.
Wenn beispielsweise der 5-Jahres-Nutzen 2.000.000 USD beträgt und die Investition über fünf Jahre 575.000 USD, dann wäre das Ergebnis der Rechnung (2.000.000 USD – 575.000 USD) / 575.000 USD = 2,479 und wird auf 2,5 gerundet.
Multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100, um den ROI-Prozentsatz zu erhalten, der sich aus dem Upgrade Ihres ERP-Systems ergibt. In unserem Beispiel entspricht das Ergebnis von 2,5 einem ROI von 250 Prozent.
Berechnen Sie jetzt den ROI.
Laden Sie das ERP-ROI-Arbeitsblatt herunter, um loszulegen.
Der nächste Schritt
Wenn der Nutzen und der ROI solide sind, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess – in Übereinstimmung mit dem Planungs- und Budgetierungsprozess Ihres Unternehmens – auszuweiten. Da sich Software sowohl auf Betriebs- als auch auf Kapitalbudgets auswirkt, müssen Sie möglicherweise weitere Stakeholder einbeziehen.
- Kommunizieren Sie mit den Projektunterstützenden auf Vorstandsebene und den Teammitgliedern, die die Schätzungen erstellt haben.
- Stellen Sie Vertriebsunterlagen, Belege für Kosten und sonstige unterstützende Dokumentationen zur Verfügung.
- Erstellen Sie konkrete Umsatz- und Kostenprognosen für jedes Jahr.
- Bereiten Sie Finanzanalysedaten für die Gesamtbetriebskosten, die Amortisationsdauer und andere Berechnungen vor.
Rüsten Sie Ihr ERP-Altsystem auf.
Nutzen Sie die Vorteile eines ERP-Systems mit einer blitzschnellen Datenbank, integrierter KI und hoher Nutzerfreundlichkeit.
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