Oversigt over HR-informationssystem

HRIS-systemer – eller HR-informationssystemer – var en af de første kommercielle softwareløsninger, der blev udviklet i 1980'erne. Hvorfor? HR var dengang – og forbliver i dag – en af de mest admin-tunge afdelinger i nogen organisation. Personale med menneskelige ressourcer belastes ikke kun med enorme mængder papirarbejde og registrering, men de er også forvaltere af nogle af de mest værdifulde og sårbare oplysninger om deres arbejdsstyrke og ansøgere.

Teknologien har udviklet sig siden da. Moderne HRIS-systemer automatiserer arbejdsprocesser, integrerer feedback, justerer rapporteringsstrukturer i realtid og aktiveres i stigende grad af AI til at levere intelligente anbefalinger, registrere uregelmæssigheder og personalisere brugeroplevelser. Og ved at levere brugeroplevelser og fleksibel funktionalitet er moderne HRIS-systemer lige så effektive og brugervenlige, som de er effektive og fleksible.

Den bedste HRIS-software leveres i cloud, hvilket giver en endnu bredere vifte af fordele, herunder mere datalagring, stærkere sikkerhed og smidigere integration med komplementære applikationer som lønafregning, ansøgersporing og andre HR-systemer.

I dag transformerer AI i HR HRIS-funktioner ved at aktivere prognoseanalyser, intelligent automatisering og udnyttelse af grænseflader, der strømliner opgaver som onboarding, præstationsgennemgange og medarbejderservice.

Definition i personaleinformationssystem

HRIS står for Human Resources Information System, en softwareløsning, der hjælper virksomheder med at administrere og automatisere centrale HR-processer og understøtter administration af personalegoder, tid og tilstedeværelse, lønafregning og andre workflows samt lagring af medarbejderdata, såsom personlige, demografiske og kompensationsoplysninger.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM er en bred betegnelse, der omfatter de praksisser, politikker, processer og software, som en organisation bruger til at administrere sin arbejdsstyrke, fra ansættelse til pensionering. En HCM-suite betegnes ofte som et Human Resources Management System (HRMS) og omfatter HRIS-software.

Et personaleinformationssystem bruger en medarbejderdatabase til at understøtte centrale HR-processer, der er mere lineære og kvantitative, som lønbehandling eller styring af tid og tilstedeværelse. Til sammenligning henviser HRMS til en mere overordnet softwareløsning, der indeholder et personaleinformationssystem, men også indeholder mere kvalitativ og kompleks funktionalitet involveret i talentstyring.

Et personaleinformationssystem kan f.eks. hjælpe med at automatisere og strømline processer som fx medarbejdertidsregistrering, og når disse data integreres i et HRMS-system – kan tidsregistreringsdataene analyseres for at forbedre produktiviteten og planlægningen – og på sin side endda for at hjælpe med at automatisere opgaver i personaleinformationssystemet mere effektivt.

At vide, hvilke af disse softwareløsninger, der er bedst for dig, er faktisk ikke så forvirrende, som det kan lyde. Det er simpelthen et spørgsmål om at tage et uflinkrende blik på, hvor din virksomhed er nu, og hvor du gerne vil vaere på laengere sigt. Og så vaelge HR-løsninger, der kan servicere dig i dag og skalere med dig i morgen.

Hvad gør HR-informationssystemer?

De bedste cloud-baserede HRIS-løsninger understøtter en række HR-processer og interaktioner. Teknologien leverer intelligent automatisering af arbejdsgange i hele virksomheden, herunder:

Administration af fordele

• Automatiseret administration af frynsegoder
• Selvbetjeningsfunktioner for medarbejdere til at få adgang til, redigere og få mere at vide om fordele

Tid og tilstedeværelse

• Præcis styring af medarbejderfravær
• Øg den administrative effektivitet med tidsprofiler til bestemmelse af medarbejderferie, arbejdstidsplaner og tillæg.
• Automatiske beregninger af tid og løn efter medarbejderprofil

Integreret lokalisering

• Tilpasning til landespecifik forretningspraksis og lovgivning med automatiske juridiske og lovgivningsmæssige ændringer
• Omfattende oversigt over globaliserings- og lokaliseringskrav for de enkelte lande

Medarbejderselvbetjening

• Selvbetjeningsfunktioner, der øger arbejdsstyrkens produktivitet
• Integrerede HR-data på en enkelt platform
• Nøgleoplysninger om HR, der kan spores, baseret på landespecifikke krav
• Giv medarbejdere en tilpasset profilside, hvor de kan administrere og se arbejdsgiverydelser, anmode om fravær og meget mere

Organisationsstrukturer

• Analyser for realtidsindsigt for hele arbejdsstyrken
• Identificer kritiske stillinger, og foretag hurtigt tilpasninger af arbejdsstyrken for at afhjælpe mangler
• Visualiser organisationsstrukturer

Fordele ved et cloud-system med personaleinformationssystem

Ud over den grundlæggende funktionalitet i et moderne personaleinformationssystem er cloud-baserede systemer nemmere at integrere med dine eksisterende systemer. De er skalerbare og kan lettere udvides med nye innovationer og sikkerhedsfunktioner.

Nedenfor er blot nogle få af de fælles fordele ved et integreret cloud-HRIS-system:

• Gør HR-administratoren hurtigere og mere præcis: Når man beskæftiger sig med folks levebrød, er der ingen mulighed for fejl. Med sin evne til at automatisere og strømline administrationsopgaver kan HRIS-software frigøre HR-teams fra de forsinkelser og unøjagtigheder, som manuelle og papirbaserede systemer medfører.
• Forbedrer medarbejderoplevelsen: Arbejdsgiverne glemmer nogle gange, hvor vigtigt det er for deres teams at kunne se status for deres ydelser, udbetalinger og fravær. Med HRIS-værktøjer kan medarbejdere få direkte adgang til deres personlige oplysninger, udarbejde rapporter og udstede anmodninger – alt sammen uden de gener og den tid, det tager at gå gennem HR-afdelingen.
• Forbedrer effektiviteten: HRIS-løsninger tilbyder en bred vifte af selvbetjeningsværktøjer, der i høj grad minimerer behovet for e-mail- og papirbaserede formularer og godkendelsesprocesser. Tidsplaner, arbejdsprocesser, anmodninger om fravær og meget mere – kan automatiseres og administreres i realtid og løbende.
• Understøtter compliance-indsatsen: Med en stigning i fjernarbejde og et kulturelt skift i retning af større følsomhed og retstvister skal virksomhederne være sikre på, at de er på den rigtige side af de globale arbejds- og beskæftigelsesbestemmelser. Cloud HRIS hjælper med at sikre, at alle HR-aktiviteter falder inden for grænserne af compliance og hjælper med at støtte deres medarbejdere.
• Holder tingene sikre: Inden for HR-filer er nogle af de mest følsomme og dyrebare data i din virksomhed – herunder medarbejdernes lægelige og økonomiske journaler og detaljer. Tidligere, da disse data blev gemt på bærbare computere eller usikrede databaser, var der en konstant risiko for kompromis. Nutidens integrerede HRIS-systemer har avancerede sikkerhedsprotokoller indbygget for at hjælpe med at minimere cybersikkerhedsrisici.

Hvordan integrering af cloud-personaleinformationssystem understøtter centrale HR-processer

Mens HRIS-systemer hjælper med at centralisere og strømline HR-processer og administration, er der mange andre kernefunktioner, der foregår samtidigt, såsom rekruttering, uddannelse og planlægning. Og du behøver ikke at være HR-specialist for at se, hvor nyttigt det kan være for alle disse vigtige funktioner at blive forenet og centraliseret. Men når organisationer arbejder med ældre systemer og frakoblede HR-softwareapplikationer, er de tvunget til at bruge manuelle processer til at søge efter værktøjer og information på tværs af organisatoriske siloer.

De bedste cloud-HRIS-systemer giver ikke kun mulighed for integration med dit kerne-ERP, de er bygget til det. Et cloud-ERP-system administrerer f.eks. en lang række daglige forretningsaktiviteter og er bygget til at integrere en lang række forskellige forretningsprocesser. Ved at samle data på tværs af virksomheder giver ERP'er en enkelt sandhedskilde og sikrer pålidelig dataintegritet. Så når dine centrale HR-processer og personaleinformationssystemer er integreret med hastigheden og analysekapaciteten i en moderne AI-drevet ERP, får du det bedste fra begge verdener.

Eksempler i personaleinformationssystem i aktion

For blot få år siden var det mest de største organisationer, der gjorde brug af HRIS-løsninger. Men efterhånden som integrerede cloud-baserede systemer vokser i popularitet, bliver det i stigende grad muligt for mindre – og voksende – organisationer at udnytte fordelene og effektiviteten af et personaleinformationssystem.

Her er nogle eksempler på virksomheder, der har strømlinede HR-processer ved hjælp af et personaleinformationssystem:

• Sun Community, en af verdens største ejendomsinvesteringsfonde, transformerede sine HR-aktiviteter med SAP SuccessFactors for at understøtte mere end 3.800 medarbejdere i mere end 670 ejendomme. Virksomheden strømlinede onboarding, forbedrede compliance og skabte en mere forbundet og motiveret arbejdsstyrke.
• Volkswagen, der er førende på verdensplan inden for bilindustrien, harmoniserede sine HR-processer på tværs af et fragmenteret landskab på en samlet platform. Mere end 40 lande understøttes nu med lokaliseret central HR og overholdelse.

Udforsk HRIS-software i dag

Moderne virksomheder er på udkig efter en samlet, global, central HR-løsning– en løsning, der tilbyder brugeroplevelser af forbrugerkvalitet og understøtter dataanalyse og -automatisering i realtid. Efterhånden som arbejdsstyrken bliver mere distribueret, skal HRIS-software globaliseres sammen med dem ved at levere dyb lokalisering og overholdelse på tværs af flere lande. Og i takt med at forretningsmodeller skifter og udvikler sig, kræver virksomhederne den smidighed og enkelhed, som en bred vifte af virkelig relevante og effektive præbuilds giver, og hjælper dem med at implementere nye processer og applikationer pålideligt og hurtigt.

Ofte stillede spørgsmål i personaleinformationssystem