Při implementaci nového ERP softwaru firmy často tráví spoustu času identifikací svých požadavků, ale relativně málo sestavují tým, který bude řídit implementaci. Projektový tým ERP je však bezpochyby největším faktorem úspěchu, který může mít rozdíl mezi on-target implementací a projektem, který jde stranou.

Klamavě jednoduché, zde je vzorec pro úspěšnou realizaci: správní lidé, se správnými dovednostmi, podle správných kroků. Zajistěte, abyste zahájili plánování ERP společně s procesem výběru týmu. Těchto osm kroků vám pomůže strukturovat projektový tým, vytvořit svůj plán a zavést správná opatření.

Vzorec pro úspěšnou realizaci: správní lidé, se správnými dovednostmi, podle správných kroků.

1. Uvědomte si, že se nejedná o IT projekt

Protože ERP systémy jsou založeny na informačních technologiích, lidé často předpokládají, že implementace ERP jsou IT projekty. Ne. ERP systém je páteří celého provozu vaší společnosti, takže potřebujete zapojení a nasazení z každého oddělení. Bez dostatečné organizační podpory může implementace řízená IT způsobit nákladná zpoždění, odpor uživatelů, nespokojenost nebo dokonce naprosté selhání.

Vaše IT oddělení se postará o instalaci hardwaru a softwaru (pokud je nový systém nainstalován on-premise). IT bude také zodpovědný za kompatibilitu a integraci s jinými systémy a zařízeními závislými na datech – jak v rámci podniku, tak v něm propojených. Odpovědnost za definování nových podnikových procesů, které budou řídit konfiguraci systému, však padá přímo na bedra uživatelů systému.

2. Bezpečný závazek vedení

Zatímco váš CIO nebo CTO implementační projekt bezpochyby schválily, jejich zapojení zde nekončí; podpis na investicích do ERP je teprve začátek. Vedoucí pracovníci musí pochopit dopad velkého implementačního projektu ERP, být ochotni učinit nezbytné kompromisy, které lidem umožní věnovat projektu čas a energii, a poskytnout viditelné důkazy o jejich podpoře.

Vedoucí pracovníci by měli vyjádřit svůj závazek z prvních úvodních schůzek. Měli by zůstat zapojeni, sledovat postup týmu a nabízet povzbuzení, kdykoli a tam, kde je to vhodné. Musí také sloužit jako konečný orgán, pokud vzniknou konflikty nebo problémy, které nelze vyřešit bez zapojení výkonné moci.

V každém projektu budou časy, kdy jiné priority zasahují do závazků projektu. Požadavky zákazníků, školení nebo konkurenční projekty mohou snadno odebírat členy týmu. Zaměstnanci budou tvrdě nuceni odolávat těmto rozptýlením bez viditelného závazku vedoucích pracovníků a „povolení“ zůstat soustředěni.

3. Vyberte správného vedoucího projektového týmu

Efektivní projektový tým vedený inteligentním a specializovaným vedoucím projektu je nutný k podpoře ERP projektu k úspěšnému dokončení, včas a podle rozpočtu. Vedoucí týmu by měl pocházet z provozní strany podniku a být osobou, na kterou se většina lidí obrátí, když má dotaz nebo problém, někdo, kdo zná podnikání společnosti, vnitřní politiku a jak věci fungují ve vaší organizaci. Vedoucí projektu by mohl být vedoucím oddělení, ale v mnoha případech nebude. Pokud je to možné, identifikujte tuto osobu co nejdříve, abyste umožnili účast ve výběrovém řízení.

Vedoucí týmu musí být (nebo se stát) schopný používat software pro řízení projektů pro sledování úkolů, harmonogramu a nákladů. Předchozí zkušenosti s řízením projektu jsou užitečné, ale nejsou vyžadovány; je k dispozici spousta zdrojů pro školení určené osoby v technikách a nástrojích projektového řízení.

4. Získejte ve svém implementačním týmu ERP ty správné lidi

Struktura vašeho implementačního týmu by měla odrážet vaši organizaci. Členové projektového týmu by měli zastupovat všechna významná funkční oddělení, zejména ta, která jsou primárními uživateli a příjemci systému. Oddělení mohou zahrnovat inženýrství, prodej a služby zákazníkům v terénu, nákup, finance a účetnictví, IT, fyzické závody a údržbu, lidské zdroje nebo jiné v závislosti na organizaci vašeho podnikání a šíři dosahu vašeho systému.

Tým je zodpovědný za plánování a organizaci projektu a měl by se pravidelně scházet, aby kontroloval pokrok a řešil případné problémy, které vzniknou. Každý člen týmu převezme odpovědnost za koordinaci činností v rámci své funkční oblasti, často zakládání a vedení jednotlivých týmů k plnění různých úkolů. Členové budou podávat zprávy projektovému týmu, jakmile budou tyto úkoly splněny a dokončeny.

Ve většině případů se projektový tým bude scházet týdně – nebo častěji během kritických nebo vysoce aktivních období. Ačkoli se neočekává, že by se vedoucí pracovníci na úrovni C zúčastnili schůzek týmu, měli by být informováni o všech činnostech a rozhodnutích v rámci implementace prostřednictvím pravidelných zpráv vedoucích týmu. Výrazně doporučujeme také hlášení o stavu v rámci celé společnosti, které pomáhá udržet nadšení a zájem na vysoké úrovni.

5. Dodržujte strukturovaný a inkluzivní proces plánování implementace

Plánování musí začít dříve, když je projekt poprvé navržen nebo identifikován. Plán projektu bude průběžně aktualizován, jakmile budou k dispozici nové informace – ale na začátku každé fáze by měl být „uzamčen“. I když po tomto okamžiku mohou být nutné další změny, mělo by se pokud možno zabránit změnám v polovině procesu. „Rozsah creep“, tendence stále přidávat nebo měnit cíle projektu, je pravděpodobně největší hrozbou pro úspěšné dokončení projektu. Dobré nápady se pravděpodobně objeví během procesu, ale i zdánlivě malé změny mohou zpomalit nebo vykolejit váš projekt. Dejte tyto myšlenky stranou pro druhou fázi.

Zapojte (budoucí) komunitu uživatelů do procesu včasného plánování. Proč je to tak důležité? Jsou hlavním zdrojem informací pro popis podniku a jeho procesů. To budete potřebovat v části definice požadavků vašeho požadavku ERP na návrhy (RFP). Budete chtít, aby se zapojili do výběrového procesu, aby vám mohli sdělit, zda systém skutečně splňuje jejich potřeby v kontextu jejich každodenních procesů. A co je nejdůležitější, včasné a průběžné zapojení do procesu specifikace a výběru pomůže překonat jakýkoli odpor ke změnám, které jsou často přítomny mezi uživatelskou komunitou, když na ně něco nového tkví.

Tyto a další osvědčené postupy pro implementaci a plánování ERP vám mohou pomoci získat maximum z vašich investic.

Zapojte (budoucí) komunitu uživatelů do procesu včasného plánování.

6. Sledujte svůj plán projektu

Použijte nástroje pro správu projektů k naplánování a sledování projektu a jeho pokroku. Existuje mnoho relativně levných softwarových balíčků pro správu projektů, ze kterých si můžete vybrat. Software pomůže stanovit plán, identifikovat potřeby zdrojů a odhalit potenciální konflikty. Jakmile je načten celý plán projektu, pomůže vám sledovat každý úkol a celkový pokrok oproti plánu, stejně jako určit dopad jakéhokoli skluzu – zpoždění způsobené pozdním dokončením úloh, které mohou ovlivnit jiné časové osy. Tyto nástroje budou rovněž sledovat výdaje ve srovnání s rozpočtem a informovat vrcholové vedení o potřebách financování a zdrojů.

Vzhledem k tomu, že jsou zjištěny odchylky od plánu projektu, projektový tým je musí rychle řešit. Malé skluzy se stávají velkými problémy, pokud nejsou vyřešeny, zatímco jsou stále malé. Každý vedoucí týmu úkolů by měl na týdenním setkání informovat o aktuálním stavu aktivních projektů zbytku projektového týmu. Projektový tým pak může zjistit, jak vrátit všechny zpožděné nebo přerušené úlohy v časovém plánu. Časový plán je prvořadý – nenechte žádný plánovaný průchod činností, protože budou následovat další dopady. (Je v pořádku postavit trochu polštáře do kritických úkolů a fází plánu. Můžete zvážit přijetí některých principů řízení projektu z kritického řetězce Eli Goldratt, včetně způsobů, jak tyto buffery zefektivnit.)

7. Zajistěte, aby uživatelé „vlastnili“ systém

Tento bod se opakuje: úspěch vaší implementace spočívá v tom, že uživatelská komunita cítí pocit vlastnictví systému. Pokud jsou uživatelé součástí procesu od začátku, pocítí větší pocit odpovědnosti za jeho úspěch – protože to byl jejich nápad, alespoň zčásti, vybrat tento konkrétní systém a nakonfigurovat ho tak, jak jste to udělali.

V každé implementaci budou okamžiky, kdy se objeví těžké nebo neočekávané překážky. Pokud uživatelé nemají pocit, že je to jejich systém, je snadné obviňovat někoho jiného – vedoucí pracovníky, manažery, IT nebo samotný systém – spíše než kopat a opravit problém. Klíčem k získání vlastnického závazku je včasné zapojení do plánování projektů a stanovení cílů.

„Co je v tom pro mě?“ Faktor je také důležitý pro získání tohoto pocitu vlastnictví. Každý uživatel musí vidět výhody z nového systému – ať už snadnost použití, pohodlí, větší víra v přesnost informací, schopnost dosáhnout více a mít větší dopad na organizaci, nebo snížení stresu, přesčasů a frustrace. Některé z těchto „měkkých“ výhod jsou důležité pro motivaci uživatelů k přijetí systému a k jeho úspěchu. Vzdělávání a odborná příprava jsou klíčové pro to, aby uživatelé pochopili, jak systém zlepší jejich pracovní život a pracovní výkon.

Úspěch vaší implementace spočívá v tom, že uživatelská komunita cítí pocit vlastnictví systému.

8. Změřte úspěch svého projektového týmu ERP

Konečným měřením efektivity projektového týmu je samozřejmě úspěšná realizace, dokončena včas a podle rozpočtu. Stejně důležitá jsou však i přechodná opatření. Plán projektu se skládá z řady vzájemně závislých úkolů stanovených na časové ose, se zdroji přiřazenými pro každý úkol. Odpovědností týmu po schválení plánu je řídit plnění všech úkolů podle plánu.

Jednotlivé úlohy po dokončení slouží jako milníky. Každý týden by měli jednotliví manažeři úloh podávat zprávy o průběhu úkolu, včetně času a využití zdrojů, jakož i o všech výzvách, konfliktech nebo problémech, které je třeba řešit – aby se projektový tým jako celek mohl rozhodnout o nápravných opatřeních nebo přerozdělení zdrojů potřebných k udržení úkolů v cíli. Úspěšné dokončení všech úkolů po cestě funguje jako měření jak pro výkon vedoucích úkolů, tak i pro větší projektový tým.

Dosažení očekávání návratnosti investic (návratnosti investic) ERP je také měřítkem úspěšnosti týmu, zejména pokud byla tato očekávání návratnosti investic realisticky časově odstupňována tak, aby vykazovala pokrok nebo neustálé zlepšování.

A konečně, komunikace projektového týmu, zatímco méně přímé opatření, je dalším ukazatelem úspěchu. Jak dobře tým sdělil status projektu společnosti ve velkém a po řetězci vedoucím oddělení a vedoucím pracovníkům společnosti? Silná komunikace je zásadní složkou úspěšného projektu.

Shrnutí

Implementace ERP vyžaduje celopodnikovou účast a podporu. Projektový tým je jádrem realizace i přesto, že samotnou realizaci opravdu „nedělají“. Hlavním úkolem týmu je plánovat a řídit projekt, získat podporu a udržet podnik motivovaný a posunout se kupředu k dosažení všech plánovaných úkolů a činností, dokud nebude projekt úspěšně dokončen.