Qu'est-ce que la gestion du personnel (WFM) ?

Tendances et évolutions de la gestion du personnel

La gestion de la main-d'œuvre (WFM) a subi une transformation importante au cours des dernières années, en raison de changements dans la manière et l'endroit où le travail est effectué. Heureusement, les logiciels de gestion du personnel ont évolué en parallèle pour vous aider à mieux vous adapter à ce paysage en constante évolution. Les solutions WFM d'aujourd'hui incluent des outils optimisés par l'IA qui permettent de s'assurer que les employés et les compétences appropriés sont disponibles pour répondre à la demande. Les solutions WFM modernes doivent aller au-delà de l'efficacité opérationnelle. Ils doivent soutenir l'évolution des modes de vie et des attentes des salariés tout en promouvant le bien-être et l'engagement de la main-d'œuvre.

Définition de Workforce Management

WFM est un ensemble complet et intégré de processus et d'outils utilisés pour budgéter, planifier, suivre et prévoir avec précision les temps de travail et les charges de travail. Les tâches WFM incluent les temps et les présences, la planification des salariés et la conformité au droit du travail. En fournissant des insights pilotés par les données, WFM vous aide à mieux aligner vos activités RH sur vos objectifs commerciaux et à identifier rapidement les opportunités de rationalisation et d'augmentation de la productivité.

Les plateformes WFM modernes exploitent l'IA pour automatiser la planification, optimiser la dotation en personnel et fournir une visibilité prédictive qui aide les entreprises à rester agiles et compétitives.

Composants clés de la gestion du personnel

Les fonctionnalités logicielles de gestion du personnel peuvent aller des fonctionnalités de base de la gestion du temps, de l'ordonnancement et de la conformité à une intégration plus avancée et à l'analyse prédictive.

• Gestion des temps et des présences: les meilleures solutions de gestion du personnel doivent prendre en charge le suivi des temps à partir d'une multitude de sources, telles que les applications mobiles et les feuilles de saisie des temps en ligne. Les fonctionnalités en libre-service permettant de demander des congés et d'accorder des approbations facilitent la vie des salariés et des responsables, tandis que les alertes concernant les heures supplémentaires peuvent aider les entreprises à éviter les coûts de paie excessifs.
• Prévision, planification et budgétisation : les solutions qui utilisent la modélisation prédictive, l'analytique IA, le traitement des données In-Memory et d'autres technologies avancées peuvent créer les prévisions et la planification les plus précises. Grâce à ces solutions, la planification peut être automatisée en fonction des charges de travail ainsi que de facteurs tels que les compétences, les préférences et la disponibilité des personnes.
• Tableaux de bord et métriques analytiques : basés sur les données en temps réel sur le personnel, les tableaux de bord et métriques analytiques fournissent des insights sur la performance des collaborateurs, l'efficacité de la planification, etc. Lorsque les systèmes WFM peuvent s'intégrer à d'autres données RH et opérationnelles, les entreprises peuvent mesurer l'impact des stratégies de gestion du personnel dans l'ensemble de l'entreprise et les ajuster si nécessaire.
• Bien-être, santé et sécurité des travailleurs : il est essentiel d'avoir une bonne structure de gestion et de communication pour maintenir le bien-être des employés. Les solutions WMF d'aujourd'hui peuvent également vous aider à utiliser des données en temps réel sur le lieu de travail et des rapports personnalisés pour vous assurer que vous êtes en plus de tous les risques ou situations difficiles auxquels vos équipes peuvent être confrontées.
• Conformité réglementaire: des outils configurables aident les entreprises à suivre et à se conformer aux lois locales et mondiales, aux exigences de certification, aux normes de travail, aux accords syndicaux, etc. Avec des équipes de plus en plus éloignées et réparties géographiquement, il est essentiel d’avoir une vue centralisée des réglementations car elles peuvent varier considérablement d’une région à l’autre.
• Gestion mobile du personnel : un accès sécurisé et partout aux données et processus de gestion du personnel permet aux équipes sur le terrain, aux travailleurs à distance, aux collaborateurs sur site et aux responsables de rester connectés et de travailler plus efficacement.
• Intégration : l'intégration aux systèmes RH, d'approvisionnement et ERP peut vous aider à obtenir une visibilité sans précédent. Cela implique un reporting et une analyse à la demande, une planification prédictive pour les pics et les baisses d'embauche, et la possibilité d'associer le retour sur investissement à vos activités interentreprises liées au personnel.

Les neuf principaux avantages des solutions de gestion du personnel

Grâce aux données en temps réel, à l'IA et aux solutions cloud de gestion du personnel, vous bénéficiez d'un avantage concurrentiel. Grâce à de solides stratégies de communication et de planification, vous pouvez optimiser ces solutions WFM en vous assurant que vos protocoles et valeurs de gestion sont appliqués uniformément dans l'ensemble de votre entreprise.

Une main-d'œuvre engagée, heureuse et motivée est le principal avantage dont peuvent bénéficier tous les autres avantages de WFM, notamment :

1. Analytique optimisée par l'IA : prévision de la demande, identification des tendances du personnel et prise de décision pilotée par les données
2. Suivi automatisé des présences : rationalise le processus de suivi des heures des salariés, en réduisant les erreurs et la charge de travail administrative
3. Réduction des coûts : optimise les niveaux et les calendriers de dotation en personnel, minimise les sureffectifs et réduit les coûts de main-d'œuvre
4. Amélioration de la productivité du personnel : aligne les compétences et les calendriers des collaborateurs sur les besoins de l'entreprise, améliorant ainsi l'efficacité du personnel
5. Assurance conformité : permet de garantir le respect des lois et réglementations du travail, en réduisant le risque de pénalités de non-conformité.
6. Satisfaction accrue des collaborateurs : offre des outils de planification flexible et en libre-service, améliorant ainsi l'engagement et la fidélisation des collaborateurs
7. Gestion améliorée des absences : centralise les demandes de congé et offre aux responsables une visibilité sur la disponibilité de l'équipe.
8. Agilité et résilience accrues : adaptez rapidement les talents et les ressources pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise
9. Données unifiées sur le personnel : intègre les informations sur les collaborateurs et les travailleurs temporaires pour une meilleure prise de décision et une planification stratégique optimisée.

Défis des solutions traditionnelles de gestion du personnel

Les solutions traditionnelles de gestion du personnel sont de plus en plus sollicitées par les exigences modernes. Conçus pour des environnements plus statiques et prévisibles, les systèmes hérités sont souvent insuffisants dans l'environnement numérique actuel pour les raisons suivantes :

• Agilité et réactivité limitées
• Visibilité fragmentée sur le personnel
• Planification et affectation des ressources inflexibles
• Manque de visibilité stratégique
• Exposition au risque et lacunes en matière de conformité
• Incapacité à prendre en charge la transformation basée sur les compétences

Forbes souligne que la mobilité et la flexibilité démantelent les quatre murs traditionnels de l'entreprise, créant ainsi un « lieu de travail sans frontières » où les collaborateurs peuvent travailler à tout moment, où qu'ils se trouvent. Les solutions mobiles et la gestion unifiée des terminaux permettent un accès sécurisé sur tous les terminaux, tandis que les interfaces basées sur les applications et le provisioning dynamique offrent une expérience fluide de type consommateur. Ces changements transforment fondamentalement la relation entre les employés et les employeurs, et nécessitent des infrastructures informatiques modernes et des cultures agiles.

Les entreprises qui intègrent proactivement l'IA à leurs stratégies WFM sont mieux placées pour créer des équipes plus adaptables et prêtes pour l'avenir. Cette transition vers l'automatisation, la réactivité en temps réel et la visibilité unifiée sur le personnel permettent aux entreprises d'aligner leur personnel pour répondre à l'évolution de la demande et rester compétitives.

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Quelles sont les fonctions et fonctionnalités des solutions WFM ?

Les solutions WFM modernes sont conçues pour aider les entreprises à optimiser les ressources de main-d'œuvre, à améliorer la conformité et à améliorer l'expérience collaborateur.

Les principales fonctions et caractéristiques WFM sont les suivantes :

• Prévision de la main-d'œuvre: prévoir où, quand, quel type et combien de collaborateurs seront tenus de répondre à la demande anticipée, ce qui permet aux entreprises d'éviter les sureffectifs ou les sous-effectifs et d'optimiser la productivité et les coûts de main-d'œuvre
• Planification: aligner la disponibilité du personnel, les compétences et la demande de main-d'œuvre, en veillant à ce que les bonnes personnes soient affectées aux bonnes tâches au bon moment et en aidant les entreprises à s'adapter en temps réel et à impliquer les collaborateurs.
• Suivi du temps: saisie du temps passé par les salariés sur les tâches, les projets et les activités professionnelles, permettant aux organisations de surveiller la productivité, de gérer la présence, de garantir une paie précise et de prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources et les calendriers des projets
• Gestion des absences: gestion des demandes de congé des collaborateurs et suivi des temps d'arrêt de travail tout en garantissant la conformité aux réglementations du travail, en maintenant la productivité du personnel et en soutenant le bien-être des collaborateurs
• Outils d'analyse: connecter les données des systèmes RH et de gestion pour fournir une vue complète du personnel, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions avisées, d'améliorer l'expérience collaborateur, de réduire les coûts et de planifier l'avenir en toute confiance
• Conformité: respecter systématiquement les normes légales, réglementaires et contractuelles liées à l'emploi pour garantir un traitement équitable, réduire les risques et protéger les employés et l'entreprise dans toutes les juridictions.
• Accessibilité mobile : permettre au personnel d'accéder et d'effectuer du travail en toute sécurité à l'aide de terminaux mobiles, ce qui permet de garantir la productivité, l'engagement et une expérience fluide et réactive sur l'ensemble des plateformes, à tout moment et en tout lieu.

Qu'est-ce que la gestion du personnel externe ?

La gestion de la main-d'œuvre externe est le processus stratégique de sourcing, d'engagement et de supervision des talents non salariés (également appelés travailleurs temporaires), y compris les travailleurs indépendants, les sous-traitants, les consultants et les prestataires de services. Les fonctions clés de la gestion de la main-d'œuvre externe sont les suivantes :

• Sourcing et intégration des talents hors paie
• Gestion de l 'approvisionnement en services
• Garantir la conformité au droit du travail
• Contrôle des coûts et optimisation des dépenses
• Gagner en visibilité sur la performance et les résultats

Une main-d'œuvre externe est essentielle pour les entreprises modernes car elle offre flexibilité, évolutivité et accès à des compétences spécialisées qui peuvent ne pas exister en interne. L'augmentation du télétravail et la dépendance croissante à l'égard du personnel temporaire et des achats de services ont fait de la gestion de la main-d'œuvre externe une priorité dans les stratégies modernes de gestion du personnel. Le recours à des sous-traitants, des indépendants et des prestataires de services offre une valeur stratégique en permettant aux entreprises de s'adapter rapidement à l'évolution des demandes du marché, de contrôler les coûts, d'accélérer l'innovation et de maintenir la continuité des activités. Cette flexibilité est encore plus essentielle en période de croissance, de transformation ou de perturbation.

Pour garantir l'agilité et la résilience sur un marché en constante évolution, il est essentiel de mettre l'accent sur la gestion de la main-d'œuvre externe. L'utilisation de systèmes modernes de gestion des fournisseurs (VMS) et de solutions intégrées de gestion du personnel vous aide à :

• Gérer efficacement l'intégralité du cycle de vie des talents externes
• Assurer des engagements transparents et conformes qui s'alignent sur les objectifs de votre entreprise.
• Renforcer la flexibilité et l'innovation, en permettant l'intégration rapide de nouvelles compétences et idées tout en garantissant la conformité légale

La gestion de la main-d'œuvre externe permet aux entreprises de rester agiles, d'exploiter l'expertise de niche et de répondre rapidement à l'évolution des besoins de l'entreprise tout en maintenant l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce que la gestion distribuée du personnel ?

La gestion distribuée de la main-d'œuvre aide les employés qui travaillent en dehors d'un bureau centralisé, en leur fournissant une connectivité et une communication, en garantissant la conformité aux lois régionales et en favorisant la cohérence des processus RH. Ces salariés peuvent travailler avec des arrangements entièrement à distance, hybrides ou flexibles, et éventuellement dans différents fuseaux horaires et sites.

Le soutien aux équipes à distance et hybrides dans toutes les régions offre de nombreux avantages, notamment :

• Accès aux talents mondiaux : exploitation d'un plus large pool de compétences et d'expertise, sans contrainte de lieu
• Productivité accrue : collaborer sur plusieurs fuseaux horaires, ce qui permet une productivité 24 heures sur 24 et une exécution plus rapide des projets
• Rentabilité : réduction des frais généraux liés à l'espace de bureau, au secteur de l'eau et de l'énergie et au déplacement
• Continuité des activités : renforcer la résilience face aux perturbations telles que les catastrophes naturelles ou les crises locales
• Satisfaction des collaborateurs : amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut booster le moral et la fidélisation, et réduire la rotation du personnel
• Évolutivité : mise à l'échelle rapide en fonction des besoins du projet sans les contraintes de l'infrastructure physique

À l'instar des collaborateurs sur site, une main-d'œuvre répartie a besoin d'un accès aux systèmes d'entreprise, d'outils de collaboration en temps réel et d'une expérience collaborateur cohérente, quel que soit le site. Pour répondre à ces besoins, il faut des technologies telles que :

• Gestion du capital humain (HCM) basée sur le cloud
• Outils optimisés par l'IA
• Accessibilité mobile

Stimulées par la demande de flexibilité et l'évolution des outils de collaboration digitale, de nombreuses entreprises privilégient la gestion distribuée du personnel pour assurer la continuité opérationnelle et rester compétitives dans un monde connecté numériquement.

Qu'est-ce que la gestion de l'ensemble des collaborateurs ?

La gestion de l'ensemble de la main-d'œuvre est une approche intégrée pour parvenir à une gestion plus fluide du personnel permanent et temporaire, y compris les travailleurs indépendants, les sous-traitants et les travailleurs intérimaires. Il souligne l'importance de l'intégration HCM à un VMS pour garantir une visibilité centralisée.

La collaboration entre les RH et les achats est essentielle pour une gestion efficace de l'ensemble du personnel afin de répondre aux besoins de l'entreprise et de soutenir un avenir en constante évolution. La gestion de l'ensemble de la main-d'œuvre permet de s'assurer que, quel que soit le type de travailleur ou la nature de son emploi, votre entreprise offre des expériences cohérentes et est entièrement conforme et équitable dans tous les domaines de l'embauche et de la gestion.

Qu'est-ce que la gestion mobile du personnel ?

La gestion du personnel mobile fait référence à l'utilisation par une organisation d'outils numériques (y compris la technologie mobile comme les smartphones et les tablettes) et d'applications pour gérer les collaborateurs qui travaillent en dehors d'un environnement de bureau traditionnel. Cela inclut les techniciens de terrain, les équipes de livraison ou le personnel à distance.

Les entreprises peuvent améliorer leur productivité, garantir la conformité et offrir un meilleur service en temps réel grâce à un accès mobile à la planification, au suivi des temps, aux mises à jour des tâches et à la communication.

Comment choisir une solution de gestion du personnel

Les logiciels de gestion de la main-d'œuvre peuvent provenir d'un programme autonome ou d'un système RH plus large, tel qu'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) doté de fonctionnalités de gestion des données. Elle peut également s'intégrer dans un système complet de gestion des ressources humaines (HRMS) qui unifie tous les processus et données de ressources humaines, des RH clés à la gestion des talents en passant par la paie. Les fonctions des solutions de gestion du personnel sont encore améliorées lorsque les entreprises peuvent les intégrer aux systèmes ERP et d'approvisionnement.

Le logiciel WFM idéal doit également :

• Utiliser la technologie cloud pour améliorer l'accessibilité et l'évolutivité
• Intégrer des outils d'analyse avancés et des fonctionnalités d'IA pour une visibilité prédictive et une planification intelligente du personnel.
• Intégration facile à un VMS pour une gestion efficace de l'ensemble des talents, garantissant une gestion fluide de l'ensemble du personnel

L'avenir de la gestion du personnel

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à l'évolution des cultures, à l'incertitude mondiale et à la fluctuation des demandes des clients. Les attentes du personnel évoluent au fur et à mesure que les collaborateurs attendent de la flexibilité, de la personnalisation et des environnements axés sur les objectifs. Les modèles de travail sont également plus dynamiques avec des équipes hybrides, distantes et distribuées nécessitant une planification plus agile du personnel. Pour prospérer dans le monde du travail de demain, les entreprises s'appuieront davantage sur leurs équipes RH pour trouver des solutions efficaces et rentables pour relever les défis modernes liés au personnel.

Et les technologies RH apportent sans aucun doute de nombreuses réponses pour accélérer la transformation numérique de leur entreprise, de l'automatisation à l'habilitation stratégique. Grâce à la stimulation de l'innovation et à la création de valeur stratégique, les équipes RH d'aujourd'hui intègrent de plus en plus l'IA aux fonctions RH clés pour l'automatisation, la personnalisation et l'analyse prédictive.

Pour rationaliser les opérations, personnaliser l'expérience collaborateur et constituer une main-d'œuvre dynamique et basée sur les compétences, les entreprises doivent envisager d'adopter une technologie de gestion intégrée du personnel qui offre :

• Meilleur alignement des talents avec les objectifs de l'entreprise
• Amélioration de l'expérience et de l'engagement des collaborateurs
• Amélioration de l'agilité et de la résilience des opérations liées au personnel

Alors que le désir de télétravail se poursuit, les entreprises qui prennent en charge la main-d'œuvre distribuée et disposent des technologies et des processus RH adéquats peuvent compenser une pénurie de talents. Cependant, il est tout aussi important de créer un lieu de travail pertinent et satisfaisant pour les employés qui ne peuvent pas travailler à distance.

Des systèmes de gestion du personnel intégrés et intelligents offrent la flexibilité et la visibilité nécessaires pour soutenir l'avenir du travail à mesure qu'il évolue, et où qu'il se produise, même en période de changement sans précédent.

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