Ao comparar procurement e compras, o importante não é tanto a diferença que há entre eles, mas sim como eles se encaixam. O procurement é uma prática abrangente; é a estrutura processual e analítica que sustenta suas atividades de gestão de despesas. As compras ocorrem posteriormente nesse processo, quando a due diligence é concluída e chega o momento de realmente iniciar e concluir as transações.

Há 20 anos, as equipes de procurement e compras dependiam mais de planilhas e análises manuais, o que limitava os tipos e o volume de insights à disposição. Hoje, tecnologias e softwares avançados permitem que os stakeholders atuem com mais inteligência e identifiquem oportunidades estratégicas que beneficiam o negócio como um todo. Neste artigo, veremos as duas atividades sob a ótica das práticas modernas.

O que é procurement?

O procurement tem como objetivo o sourcing e a aquisição de bens e serviços para atender às necessidades de negócios imediatas e de longo prazo. Os principais objetivos são: otimizar a base de suprimentos, gerenciar custos ao longo do ciclo de vida dos bens adquiridos e manter relacionamentos sólidos com fornecedores essenciais. As tecnologias e os processos de procurement mais eficazes automatizam a gestão de pedidos e as solicitações de cotação e integram dados para ajudar a aumentar a eficiência, a transparência e o compliance, além de dar suporte a metas de negócios mais amplas.

Etapas básicas no processo de procurement

Embora cada empresa tenha procedimentos operacionais exclusivos, o processo de procurement geralmente inclui as seguintes etapas:

• Identificação e validação de necessidades: este processo começa com uma avaliação completa das necessidades específicas de vários departamentos da empresa para garantir que os esforços de procurement estejam devidamente alinhados às metas de negócios mais amplas e às demandas operacionais.
• Pesquisa e seleção de fornecedores por meio de sourcing estratégico: as melhores práticas de sourcing estratégico são robustas, baseadas em dados e envolvem um esforço de pesquisa organizado para identificar fornecedores potenciais e avaliá-los com base em seus principais critérios (como valor, confiabilidade, ética e qualidade).
• Gestão de categorias: envolve organizar suas despesas em grupos distintos de produtos ou serviços para minimizar custos e riscos e garantir o melhor valor em cada compra. A gestão de categorias aproveita a análise de despesas para identificar oportunidades de economia e otimizar as negociações com fornecedores.
• Negociações e gestão de contratos: nesta fase, você negociará os termos que regem as transações com seu fornecedor. Isso geralmente inclui: precificação, cronogramas de entrega, padrões de qualidade e maneiras de lidar com quaisquer alterações ou disputas.
• Avaliação e gestão contínua do relacionamento com fornecedores: um processo robusto de procurement não termina com um contrato assinado, mas envolve a avaliação e gestão contínuas dos relacionamentos com fornecedores. Além de estabelecer padrões, envolve responder rapidamente a quaisquer problemas e definir consequências claras para a falta de compliance.

O que é Compras?

Compras é o componente mais transacional do procurement, focado na aquisição dos bens e serviços essenciais para manter as coisas funcionando. Essa função envolve a interação direta com os fornecedores para emitir pedidos e gerenciar entregas e pagamentos. As equipes de compras mais eficientes também ficam atentas aos fornecedores para garantir que estejam obtendo os melhores preços e opções de atendimento.

Etapas básicas no processo de compras

• Requisição de compra e aprovação: o ciclo começa com uma "requisição de compra", um documento interno emitido por um departamento ou indivíduo que deve ser revisado e aprovado por stakeholders designados para garantir que a solicitação esteja alinhada às restrições orçamentárias e às necessidades de negócios.
• Seleção de fornecedores e colocação de pedidos: após a aprovação, o departamento de compras solicita e avalia ofertas ou cotações de fornecedores para determinar a melhor escolha em termos de preço, qualidade, condições de entrega e outros critérios. Em seguida, é emitido um pedido formal, estabelecendo um acordo contratual que especifica as condições e os parâmetros acordados para a venda.
• Recebimento e conciliação de bens e serviços: assim que os bens ou serviços são entregues, o departamento de compras inspeciona e verifica se tudo atende às especificações e padrões de qualidade definidos no contrato – e interage diretamente com o fornecedor para resolver quaisquer problemas ou discrepâncias.
• Processamento de pagamentos: a etapa final envolve o departamento de contas a pagar, que processa o pagamento de acordo com as condições acordadas, concluindo assim o ciclo de compras.

Procurement vs. compras: principais diferenças

Já discutimos algumas das maneiras gerais pelas quais o procurement e as compras se inter-relacionam. Abaixo estão algumas diferenças mais detalhadas entre esses dois termos frequentemente confundidos:

• Escopo e foco

  • O procurement inclui tudo, desde a identificação e validação das necessidades de negócios até a seleção de fornecedores, negociação de contratos e gestão de relacionamentos contínuos. O foco do procurement está em maximizar o valor para a organização ao longo do tempo, não apenas em termos de economia de custos, mas também de melhor qualidade do produto, prestação de serviços, satisfação do cliente e inovação do fornecedor.
  • Em contrapartida, Compras é mais pontual, envolvendo as atividades específicas de solicitar bens e serviços, recebê-los, inspecioná-los quanto à qualidade e precisão e processar pagamentos. Compras se concentra principalmente na eficiência do processo de compra, enfatizando o controle de custos, a adesão aos orçamentos e a entrega pontual de bens e serviços.

• Duração do processo

  • Procurement é um processo contínuo e cíclico que envolve planejamento e gestão de longo prazo. Requer avaliação e adaptação contínuas para atender às necessidades de negócios e às condições do mercado em constante mudança.
  • Compras, por outro lado, é geralmente um processo mais curto e mais voltado a tarefas. O ciclo de compras é concluído assim que bens ou serviços são recebidos e os fornecedores são pagos (embora a análise de desempenho e a análise de despesas possam influenciar futuras decisões de compra).

• Tomada de decisões

  • O procurement engloba a tomada de decisões e a disponibilização de informações e insights para fundamentar as decisões. Da diretoria à área de produção, as empresas contam com a inteligência das equipes de procurement para ajudá-las a fazer escolhas rápidas, seguras e alinhadas às metas corporativas de custo, risco, sustentabilidade e compliance.
  • O principal objetivo das equipes de compras é atender às necessidades imediatas de maneira eficiente, dentro das restrições orçamentárias e de acordo com as cinco certezas de compra: qualidade, quantidade, preço, local e tempo certos.

• Relacionamento com fornecedores

  • O procurement tem como objetivo construir relacionamentos com fornecedores que ofereçam vantagens competitivas ao longo do tempo e contribuam para o crescimento e sucesso mútuos. Essa gestão de relacionamento envolve avaliações regulares, colaboração em melhorias e esforços conjuntos de desenvolvimento.
  • Embora compras definitivamente incorpore elementos da gestão do relacionamento com fornecedores (SRM), a área normalmente enxerga esses relacionamentos por uma perspectiva mais transacional e focada em tarefas. A ênfase está em cumprir os termos do contrato, não em desenvolver laços estratégicos mais profundos.

• Gestão de riscos e compliance

  • Normalmente, o procurement tem uma visão mais ampla e completa dos riscos, incluindo problemas globais que possam causar disrupção na cadeia de suprimentos, uma gama complexa de questões regulatórias e de compliance, além de eventos e mudanças no mercado em geral. Ele incorpora avaliações de risco abrangentes e estratégias de mitigação na seleção de fornecedores e processos de gestão.
  • E, embora o departamento de compras possa se sobrepor a essas questões mais amplas, ele se concentra principalmente nos riscos operacionais relacionados aos processos de entrega, ao compliance com as especificações e ao pagamento. O objetivo é garantir que as operações diárias sejam otimizadas – em vez de interrompidas – com as atividades de compras.

O que é software de e-procurement e como ele pode ajudar?

O software de e-procurement é uma plataforma instalada na nuvem ou localmente que facilita o processamento eletrônico de vários processos de procurement. Isso inclui a automação de sourcing, requisição, gestão de pedidos de compra, processamento de faturas, gestão de fornecedores e muito mais. O software de e-procurement integra esses processos em uma plataforma unificada e oferece uma abordagem mais coesa e eficaz à gestão de tarefas de procurement. Ele transforma digitalmente o procurement em um processo simplificado e baseado em dados que resulta em inúmeros benefícios para o seu negócio:

• Eficiência de custos: automatizando tarefas rotineiras de procurement, como emissão de pedidos de compra e processamento de faturas, você pode minimizar os aspectos trabalhosos de procurement para gerar resultados mais rápidos e precisos e reduzir custos administrativos. Além disso, o software de e-procurement geralmente fornece melhores ferramentas para gestão orçamentária e controle de despesas, ajudando você a se manter dentro dos limites financeiros e, ao mesmo tempo, otimizar suas despesas.
• Otimização de processos: recursos como pedidos eletrônicos, workflows de aprovação automatizados e pagamentos eletrônicos integrados agilizam o processo de procurement, reduzindo os tempos de ciclo do sourcing ao pagamento, bem como o potencial de erros. Esse aumento de eficiência não só economiza tempo, como também aumenta a produtividade das equipes.
• Maior visibilidade: consolidando conjuntos de dados díspares (em vários sistemas) em um dashboard abrangente, as soluções de e-procurement oferecem às equipes uma visão mais detalhada de todos os níveis da cadeia de suprimentos. Isso permite controle mais preciso das despesas e análise em tempo real orientada por IA.
• Gestão de fornecedores: os melhores sistemas incluem recursos para gerenciar informações dos fornecedores, monitorar seu desempenho e promover melhores relacionamentos. Por meio de uma plataforma conectada e centralizada, essas ferramentas permitem acesso aos dados dos fornecedores on demand e melhoram a comunicação e colaboração com eles.
• Gestão de riscos: o compliance e a mitigação de riscos são aprimorados com a padronização de processos e o alinhamento com as regulamentações fiscais, governamentais e de sustentabilidade, tanto local quanto globalmente. Históricos de auditoria robustos e visibilidade da cadeia de suprimentos multinível reforçam ainda mais o suporte a respostas proativas a riscos. Além disso, esses sistemas permitem monitorar o desempenho do fornecedor e manter registros detalhados, protegendo ainda mais seu negócio contra danos.
• Suporte estratégico a decisões e sourcing: as soluções de procurement baseadas em IA dão suporte a iniciativas estratégicas de sourcing, incluindo o planejamento de necessidades de material. Elas fornecem funções analíticas e insights detalhados que podem ser usados para tudo, desde a escolha dos fornecedores e produtos certos até a execução mais eficiente das atividades de procurement.