Automação de AP: o que é e como funciona

O crescente interesse pela automação de contas a pagar reflete com bastante precisão o clima geral entre os líderes de negócios da atualidade: embora haja várias novas oportunidades no mercado, a concorrência nunca foi tão acirrada e simplesmente não há mais espaço para procedimentos extenuantes ou operações ineficientes. Com os incríveis recursos de IA das tecnologias modernas e maior foco em racionalidade e estratégia, a automação de processos alcançou um novo patamar – e, rapidamente, as empresas estão percebendo que esses avanços podem livrá-las do peso de práticas não digitalizadas e de tarefas contábeis manuais e propensas a erros.

Em sua pesquisa mais recente, o Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) constatou que 56% das equipes de AP gastam mais de 10 horas por semana apenas com o processamento manual de faturas. E, como todos sabem, esse tipo de entrada de dados pode levar a erros que custam tempo e dinheiro. Na verdade, se o seu caso for parecido com os dos entrevistados neste relatório do IFOL, você concordará que "erros de dados, exceções e discrepâncias" estão no topo de suas preocupações contábeis. Felizmente, esses são os tipos de desafios que a automação de AP pode vencer com facilidade.

O que é automação de AP?

A automação de AP usa poderosas tecnologias baseadas em IA para ajudar sua empresa a simplificar e aprimorar os processos de contas a pagar de ponta a ponta. Ela começa com faturas eletrônicas que podem ser recebidas por meio de um portal, diretamente de um fornecedor, ou convertidas de papel em formatos digitais. Deste modo, você pode validar dados mestre rapidamente e fazer a conciliação perfeita das faturas com documentos de procurement, como pedidos de compra e entradas de mercadorias, acelerando as aprovações e viabilizando a pontualidade nos pagamentos.

Esse processo reduz a necessidade de intervenção manual, mitigando o risco de erros e aumentando a eficiência geral. As melhores soluções de automação de AP oferecem suporte ao processamento de dados em tempo real e à tomada de decisões seguras – componentes essenciais para manter o fluxo de caixa e a saúde financeira em sua empresa. E com maior rapidez e precisão no processamento de transações, você não apenas simplifica as operações, como também fortalece o relacionamento com os fornecedores.

As armadilhas de contas a pagar baseadas em papel

Processos de AP manuais e baseados em papel podem reduzir a eficiência operacional de sua empresa, prejudicando a disponibilidade de informações sobre o status de faturas e pagamento tanto para sua empresa como para os fornecedores. Eles drenam recursos devido a tarefas manuais como processamento, entrada de dados e reconciliação. E enquanto estão lidando com papéis e atendendo chamadas sobre status de pagamento, suas equipes não estão realizando tarefas mais estratégicas e urgentes, o que pode resultar em fornecedores estressados e insatisfeitos, impactando diretamente os seus negócios – do poder de negociação à capacidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

Benefícios da automação de AP

Velocidade. Precisão. Eficiência. Estes são os primeiros atributos que as pessoas associam à automação de processos. Mas quando soluções de negócios integradas são combinadas com as melhores práticas modernas de AP, o resultado se estende além da estrutura de AP e oferece suporte para maior colaboração e visibilidade em todas as equipes e stakeholders. Confira alguns dos principais benefícios que sua empresa pode obter ao automatizar todo o processo da fatura ao pagamento:

• Maior eficiência: com a simplificação mensurável e significativa do processo de faturamento e pagamento, a automação de AP reduz o tempo necessário para as aprovações e aumenta a produtividade geral.
• Redução de custos: a automação reduz significativamente o custo de processamento de faturas, minimizando a entrada manual e os custos de mão de obra associados, além de diminuir despesas relacionadas ao armazenamento e manuseio de documentos.
• Gestão aprimorada do fluxo de caixa: a automação do processo de AP leva a ciclos de pagamento mais rápidos, oportunidades de descontos por pagamento antecipado e insights on demand sobre balanços que ajudam a impulsionar o capital de giro e otimizar o fluxo de caixa.
• Melhorias no relacionamento com os fornecedores: além de garantir pagamentos mais pontuais, a automação de AP abre caminho para processos previsíveis e canais de comunicação confiáveis, fortalecendo o relacionamento e elevando a satisfação dos fornecedores.
• Consistência com regulamentações globais: ao centralizar dados de compliance atualizados de todo o mundo, você pode reduzir significativamente os riscos e viabilizar a tomada de decisões mais rápidas quando novas oportunidades globais surgirem.
• Maior precisão: a maioria dos erros não são intencionais – mas alguns são. Ferramentas integradas de automação de AP podem ajudar a evitar erros acidentais e identificar fraudes antes que aconteçam.
• Gestão de faturas independentes de pedido e faturas por prestação de serviços: dado o poder da IA e do Machine Learning, os sistemas atuais de automação de AP podem combinar e processar uma variedade de conjuntos de dados díspares, sem perder o ritmo.

O que é automação do processo de contas a pagar?

A automação do processo de contas a pagar é um método com a finalidade de minimizar a intervenção humana e eliminar tarefas propensas a erros de AP – ou AP comercial. Para tanto, o software de contas a pagar é integrado a uma rede de negócios online que conecta parceiros comerciais digitalmente.

Como funciona a automação do processo de contas a pagar?

As primeiras ferramentas de automação de processos mais pareciam robôs de linha de montagem do que qualquer outra coisa. Executavam a mesma tarefa repetidamente e não respondiam bem a quaisquer desvios ou complexidades. A IA e os cérebros conectados à nuvem nas modernas soluções de AP lidam com a complexidade de forma impecável. Eles assimilam e processam diferentes tipos de dados com facilidade, fornecendo workflows personalizáveis e relatórios on demand. A seguir, apresentamos alguns dos principais players nos melhores sistemas atuais de automação de AP:

• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML): com essas tecnologias em seu núcleo, os sistemas de automação de AP se aperfeiçoam ao longo do tempo, aprendendo com os dados históricos, o que acelera até mesmo os workflows mais complexos, aumentando a precisão e a velocidade em toda a empresa.
• O reconhecimento óptico de caracteres (OCR, na sigla em inglês) converte imagens de texto digitalizado, escrito à mão ou impresso em texto codificado por máquina, normalmente a partir de um documento digitalizado. A aplicação da IA melhorou significativamente a precisão e a flexibilidade dos recursos de OCR.
• Automação de processos robóticos (RPA, na sigla em inglês): em vez de robôs físicos, a RPA usa robôs de software (bots) para automatizar tarefas manuais repetitivas. Como todos os demais avanços, esses bots evoluíram enormemente nos últimos anos e agora podem executar tarefas mais complexas e imprevisíveis.
• Automação de workflows digitais: envolve a criação de caminhos automatizados para a aprovação de faturas, que são encaminhadas eletronicamente a partir de critérios específicos – como montante da fatura, fornecedor ou centro de custo – para que a pessoa certa possa aprovar a fatura certa no momento certo.
• Intercâmbio eletrônico de dados (EDI, na sigla em inglês): o EDI permite a troca de documentos comerciais de computador a computador em formato eletrônico padrão entre parceiros de negócios, ajudando a aumentar a precisão e a velocidade, além de possibilitar controles mais rigorosos de privacidade e segurança.

Quais tarefas de contas a pagar podem ser automatizadas?

Cada empresa tem seus próprios protocolos e workflows exclusivos. A lista abaixo descreve apenas algumas das tarefas que são automatizadas com maior frequência:

• Entrada de dados e captura de faturas: geralmente, a tecnologia de OCR é combinada com IA para capturar, com rapidez e precisão, os dados de faturas e quaisquer outros documentos em papel que precisem ser digitalizados.
• Conciliação e validação de faturas: sistemas automatizados fazem a conciliação de faturas com pedidos e recibos correspondentes, validando a exatidão antes de continuar o processamento. Isso garante que os pagamentos sejam efetuados apenas para transações verificadas, ampliando o controle financeiro.
• Encaminhamento de aprovação e workflows: são estabelecidas regras predefinidas para processos de aprovação de faturas, garantindo que os documentos corretos cheguem às pessoas certas (com o nível ideal de segurança).
• Programação e execução de pagamentos: sistemas automatizados programam pagamentos com base nas datas de vencimento e nas estratégias de fluxo de caixa da empresa. Eles executam pagamentos, gerenciam transferências eletrônicas de fundos, otimizam os recursos financeiros e cumprem as regulamentações regionais.

Como automatizar os processos de contas a pagar

Não são falhas nos sistemas que comprometem os projetos de transformação digital, mas sim o planejamento inadequado e a comunicação deficiente. Tais estratégias comprovadas podem ajudar você a desenvolver e executar um projeto bem-sucedido de automação de contas a pagar:

• Avalie os atuais processos de AP e identifique lacunas: comece revisando cuidadosamente os processos de contas a pagar existentes para identificar ineficiências e áreas que podem se beneficiar da automação. Essa avaliação ajudará a identificar necessidades específicas e preparar o cenário para uma solução de automação personalizada.
• Escolha o software certo de automação de AP: selecione um software que se alinhe às necessidades específicas de sua empresa. Considere fatores como compatibilidade com sistemas existentes, facilidade de uso, escalabilidade e capacidade de oferecer suporte a operações globais, se necessário.
• Configure a captura de faturas digitais (OCR e faturamento eletrônico): implemente tecnologias como OCR e faturamento eletrônico para fazer a transição de formatos em papel para digitais, um processo fundamental para reduzir a entrada manual de dados e aumentar a precisão.
• Configure workflows automatizados e hierarquias de aprovação: estabeleça regras e workflows claros para processamento e aprovação de faturas. Esses recursos devem ser desenvolvidos para simplificar processos, reduzir atrasos e garantir o compliance com as políticas da empresa.
• Desenvolva uma estratégia eficiente de comunicação, feedback e treinamento: as melhores integrações de software acontecem quando os gerentes reservam tempo para aprender os pontos problemáticos e as listas de desejos de todas as equipes principais. Dedique tempo para comunicar os objetivos de sua empresa, de cima para baixo, e a justificativa para a escolha de novas soluções. Reestruture funções e responsabilidades para garantir que, em vez de eliminar empregos, a automação libere as equipes para desenvolver habilidades mais estratégicas e comercializáveis.

Como escolher o software de automação de AP

Para enfrentar uma concorrência sem precedentes e as forças incertas do mercado, sua empresa precisa aproveitar todas as oportunidades para atuar de modo mais enxuto e rápido, e obter mais insights baseados em dados e visibilidade sobre cada área de operação. Tecnologias que até poucos anos atrás seriam consideradas "um luxo", agora se tornaram essenciais. Nunca foi tão importante desenvolver uma estratégia bem embasada e de longo prazo para criar um portfólio de tecnologia que atenda exatamente às necessidades exclusivas de sua empresa e facilmente viabilize a adaptação e a expansão em um cenário de negócios em constante mudança. Confira abaixo algumas das etapas envolvidas na avaliação do software de automação do AP:

• Entenda os requisitos de processos de contas a pagar de sua empresa: defina claramente suas necessidades de automação, incluindo recursos essenciais para vencer desafios específicos nos processos atuais.
• Avalie a escalabilidade e a flexibilidade: garanta que o software possa acomodar o crescimento e adaptar-se às constantes mudanças nos processos de negócios e regulamentações.
• Garanta a capacidade de integração com os sistemas existentes: o software deve se integrar perfeitamente aos sistemas ERP e financeiros existentes para manter a consistência dos dados e simplificar as operações em todas as funções de negócios.
• Priorize interfaces intuitivas e fáceis de usar: opte por um software com interface intuitiva para minimizar a curva de aprendizado e maximizar as taxas de adoção em sua equipe. A facilidade de uso é fundamental para aproveitar totalmente os recursos do software.
• Avalie os recursos de segurança e compliance: é crucial que o software tenha fortes medidas de segurança para proteger dados financeiros confidenciais e que dê suporte ao compliance com os requisitos regulatórios em todos os países nos quais sua empresa opera.
• Avalie a reputação e os serviços de suporte do fornecedor: investigue a reputação do fornecedor no mercado e a qualidade do suporte ao cliente oferecido por essa empresa. O atendimento confiável é essencial para a rápida resolução de problemas e para garantir o desempenho contínuo do sistema.

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