Análise de despesas: o guia definitivo

No mundo atual de concorrência acirrada e mudanças extremamente rápidas, você pode ter apenas alguns momentos para aproveitar uma oportunidade ou detectar um risco que pode mudar o jogo para sua empresa. Para se adaptar rapidamente e tomar decisões de negócios rápidas, você precisa de confiança e sentir que tem informações confiáveis que apoiam sua empresa e proporcionam uma visão clara da sua situação. É aí que entra o processo de análise de despesas e as ferramentas e metodologias de funções analíticas de despesas.

Além de fornecer insights importantes sobre as despesas anteriores, a análise de despesas também fornece a base para as ferramentas de funções analíticas preverem padrões de despesas e fazer previsões estratégicas para planejamento futuro.

De acordo com um relatório recente do The Economist Group, cerca de um terço dos entrevistados da diretoria citou as funções analíticas de despesas como uma das principais prioridades para o próximo ano. Ferramentas poderosas de análise de despesas, principalmente aquelas que incorporam recursos baseados em IA, são cruciais para lidar com as complexidades modernas e capacitar você a otimizar suas operações de negócios e procurement.

Revisando e analisando sistematicamente conjuntos de dados díspares, as soluções e práticas de funções analíticas de despesas podem ajudar você a descobrir ineficiências, negociar a partir de uma posição mais forte e criar melhores relacionamentos com seus fornecedores.

O que é análise de despesas?

A análise de despesas é o processo baseado em dados de coleta, depuração, classificação e análise de informações complexas de despesas. Seu objetivo é ajudar você a alcançar os principais objetivos, como reduzir custos de procurement e aumentar a eficiência e o compliance. Em sua essência, ela trata de algumas questões que ajudam você a entender melhor e otimizar suas despesas:

• Em que estamos gastando dinheiro?
• Quanto pagamos?
• De quem estamos comprando?
• Existe uma forma melhor de fazer isso?

Historicamente, a análise de despesas era um processo trabalhoso e manual. As equipes de procurement precisavam analisar diferentes fontes de dados e planilhas, muitas vezes não descobrindo oportunidades ou riscos. Mas, felizmente, as ferramentas atuais de funções analíticas de despesas baseadas em IA automatizam essas tarefas e fornecem insights de dados on demand. Isso simplifica a integração e a padronização de dados de várias fontes e facilita a análise das informações em tempo real, ajudando você a tomar decisões baseadas em IA que melhoram os resultados dos negócios.

Processo de análise de despesas

Embora o processo de análise de despesas possa variar para refletir as necessidades e os desafios exclusivos de uma empresa, ainda assim é uma tarefa estruturada e sistemática que depende do acesso a relatórios e conjuntos de dados continuamente atualizados, bem como de funções analíticas robustas. Veja como funciona um processo típico:

Capturar dados de despesas diretas, indiretas e de serviços

Isso inclui a captura de dados de diferentes sistemas em toda a empresa, incluindo o ERP, sistemas de contas a pagar (AP), plataformas de e-procurement, sistemas de gestão de despesas e unidades de negócios. As informações de despesas diretas (como matérias-primas para produção) e de despesas indiretas (materiais de escritório e serviços públicos) devem ser reunidas para fornecer uma visão completa das despesas da empresa.

Depurar, desduplicar e enriquecer dados

Depois que os dados são coletados, você pode depurá-los e padronizá-los para torná-los úteis. Isso envolve unificar formatos, eliminar duplicatas e processar quaisquer campos em branco. Em seguida, você pode enriquecer as informações com mais pontos de dados, como a pontuação de crédito de cada fornecedor.

Categorizar todos os dados de despesas

Após a depuração, classifique os dados em categorias de despesas padrão. Esta etapa envolve a criação de uma taxonomia lógica que agrupa tipos semelhantes de despesas, facilitando a análise e a gestão. A gestão de categorias pode incluir categorias de despesas diretas, como matérias-primas, e de despesas indiretas, como serviços de TI.

Mesclar com dados externos

A integração dos dados externos aos dados de despesas internos fornece uma análise mais ampla. As soluções de software modernas aprimoram esse processo, permitindo a mesclagem de dados e relatórios personalizados para fornecer descobertas que não seriam possíveis com os sistemas manuais do passado.

Transformar dados brutos em insights práticos

Com a aplicação de funções analíticas e modelagem preditiva, você pode identificar tendências, prever despesas futuras e descobrir oportunidades de economia de custos com mais rapidez e precisão.

Identificar riscos e oportunidades de economia de custos

Em seguida, você pode analisar os dados transformados para identificar riscos potenciais, como dependências de fornecedores ou problemas de compliance. Esse processo também revela oportunidades de redução de custos, destacando áreas com ineficiência ou despesas excessivas.

Usar insights para capacitar os usuários finais

Dados são conhecimento, e conhecimento é poder. As informações e relatórios personalizados disponíveis hoje podem fornecer alguns insights revolucionários. Mas, em última análise, as pessoas precisam assumir a responsabilidade de agir com base neles. Nesta última etapa importante, é essencial garantir que você esteja compartilhando suas descobertas com as equipes certas e concedendo a elas acesso a informações essenciais.

Benefícios da análise de despesas em procurement e em toda a empresa

Graças ao aumento da visibilidade e da inteligência, a análise de despesas torna mais fácil para sua equipe de procurement obter alguns dos seguintes benefícios:

• Redução de custos: a análise de despesas destaca oportunidades de economia e riscos potenciais, ajudando você a negociar melhores termos, consolidar compras e mudar para fornecedores mais econômicos.
• Melhor gestão de riscos: a análise de despesas ajuda a identificar pagamentos excedentes ou padrões que possam indicar possíveis vulnerabilidades na cadeia de suprimentos.
• Sourcing estratégico aprimorado: com insights detalhados das tendências de despesas, você pode tomar decisões mais rápidas, negociar a partir de uma posição mais forte e alinhar melhor seus processos de sourcing estratégico às metas e objetivos interempresariais.
• Processos de procurement simplificados: a análise de despesas ajuda a identificar ineficiências e gargalos. Essas descobertas podem levar a melhorias nos processos, ciclos mais rápidos, redução dos custos de mão de obra e melhoria no desempenho de procurement em geral.
• Melhor gestão do relacionamento com fornecedores (SRM): use insights de SRM e do desempenho de fornecedores para desenvolver parcerias mais sólidas e garantir que seus fornecedores atendam aos padrões e expectativas que você definiu.
• Gestão de contratos otimizada: adicione funções analíticas ao processo de gestão de contratos para ver além das letras miúdas e identificar desafios e oportunidades. Esses insights permitem que você negocie os melhores termos de continuidade e renovação ao longo do ciclo de vida do contrato.
• Capacidade de comparar o desempenho: a análise de despesas permite que sua empresa compare o desempenho internamente e com os padrões do setor, identificando as melhores práticas, definindo metas e impulsionando a melhoria contínua.

Exemplo de análise de despesas

Ao integrar soluções de análise de despesas, a poderosa marca de roupas American Eagle Outfitters otimizou a visibilidade das despesas e o compliance em diversas categorias de procurement. Isso permitiu o acesso rápido a dados detalhados das despesas, o que ajudou a empresa a manter um alto nível de compliance com suas políticas de procurement. A American Eagle Outfitters alcançou de maneira consistente uma expressiva meta de 80% de compliance nos pedidos, o que se traduziu em economia substancial.

Além disso, a integração de vários sistemas de origem facilitou a análise de despesas em tempo real, permitindo que a American Eagle Outfitters identificasse e atuasse nas oportunidades de redução de custos. Esse uso estratégico de soluções integradas de análise de despesas fortaleceu os relacionamentos da American Eagle Outfitters com os fornecedores e aumentou sua eficiência geral de procurement.

O que são despesas não vinculadas?

Despesas não vinculadas, também conhecidas como despesas não autorizadas, acontecem quando os colaboradores fazem compras que ignoram políticas de procurement. Com a facilidade de realizar compras online, até mesmo os bens e serviços B2B podem ser cada vez mais adquiridos por qualquer pessoa que esteja conectada à Internet. Esse tipo de despesa pode gerar muitos problemas e riscos, incluindo custos mais altos, perda de visibilidade, qualidade não confiável e possíveis problemas de compliance se o comprador não cumprir as exigências legais ou regulatórias. Isso também pode prejudicar seu relacionamento com os fornecedores preferenciais, que poderão não gostar de ser ignorados.

Configurando suas soluções de análise de despesas para identificar as tendências associadas a despesas não vinculadas e instruindo suas equipes sobre os riscos dessa prática, você pode se proteger dos problemas que isso causa.

KPIs e métricas de análise de despesas

A melhor solução de análise de despesas ajuda a monitorar várias métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) acordados por meio de dashboards e relatórios em tempo real. Essas métricas oferecem uma visão das despesas gerais e do desempenho dos fornecedores, categorias, processos de sourcing, precificação e muito mais. Estes são alguns KPIs comuns usados na análise de despesas:

• Economia: este KPI básico central mede a redução nas despesas alcançadas por meio de melhores estratégias de procurement, melhores negociações com fornecedores e processos mais eficazes. Monitorando a economia de custos, você quantifica os benefícios financeiros de seus esforços de gestão de despesas.
• Despesas sob controle: este KPI se refere à despesa total controlada ativamente pela equipe de procurement. Ele ajuda você a entender quanto de suas despesas está sendo controlado e otimizado. Níveis mais altos de despesas sob controle indicam melhor supervisão e práticas de procurement mais eficazes. A métrica garante que todas as despesas sejam visíveis e contabilizadas, reduzindo o risco de despesas não vinculadas.
• Desempenho do fornecedor: você pode comparar métricas como taxas de entrega pontual, taxas de defeitos e compliance com os termos do contrato para avaliar o desempenho do fornecedor. O monitoramento regular define um limite visível e acordado e promove relacionamentos mais sólidos com os fornecedores.
• KPIs operacionais: medem a eficácia dos processos de procurement. Isso pode incluir métricas como a duração do ciclo do processamento de pedidos, a precisão do atendimento de pedidos e a eficiência do processamento de faturas. A melhoria dos KPIs operacionais leva a processos de procurement mais simplificados e custos operacionais reduzidos.
• Condições de pagamento: uma ferramenta muitas vezes subutilizada, a análise de pagamento examina as condições sob as quais os pagamentos são feitos aos fornecedores. Isso significa avaliar aspectos como média de dias de pagamento, descontos por pagamento antecipado e compliance com as condições de pagamento acordadas.
• KPIs de colaboradores: medem o desempenho e a produtividade da equipe de procurement. Isso pode incluir métricas como o número de pedidos processados por colaborador, a precisão dos pedidos e o nível de compliance com as políticas de procurement. O monitoramento de KPIs de colaboradores pode ajudar a identificar necessidades de treinamento, melhorar o desempenho geral da equipe e aumentar a eficiência da função de procurement.

O que buscar no software de análise de despesas

As soluções de análise de despesas na nuvem baseadas em IA são essenciais para qualquer estratégia séria de procurement e cadeia de suprimentos. Independentemente do estágio em que você se encontra na jornada de transformação digital, cada passo para melhorar a integração, a visibilidade e a precisão dos dados valerá a pena no curto e no longo prazo. Estes são alguns dos principais recursos que você deve esperar do seu software de análise de despesas:

• Integração abrangente de dados: o software deve ser integrado aos sistemas financeiros, de ERP e de cadeia de suprimentos existentes para consolidar todos os dados de despesas em um só lugar.
• Dashboards e relatórios em tempo real: procure dashboards personalizáveis em tempo real que forneçam insights rápidos das principais métricas de despesas e processos de workflow.
• Funções analíticas avançadas e recursos de IA: o software deve aproveitar a IA para transformar dados brutos em insights práticos e prever tendências de despesas futuras.
• Interface fácil de usar: certifique-se de que você está obtendo uma interface intuitiva e fácil de navegar que exija treinamento mínimo e funcione em dispositivos móveis e desktop.
• Escalabilidade e flexibilidade: escolha um software que se ajuste ao crescimento de seu negócio, possa ser integrado a novos sistemas e se adapte às constantes mudanças nas necessidades de procurement.
• Recursos robustos de segurança e compliance: o software deve incluir medidas de segurança robustas e cumprir as regulamentações relevantes para proteger dados confidenciais.
• Relatórios e análises personalizáveis: selecione um software que permita a criação de relatórios personalizados e análise detalhada de dados sob medida para as necessidades específicas.

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