Що робить RPA

RPA використовує ботів програмного забезпечення для автоматизації повторюваних завдань, які зазвичай займають багато часу для людей. Ці завдання прості та засновані на правилах, тобто вони дотримуються попередньо визначених, структурованих інструкцій для виконання завдань.

Ці боти взаємодіють з додатками так само, як і люди, натискаючи кнопки, вводячи дані та переміщуючи файли, але вони виконують ці дії набагато швидше та з меншою кількістю помилок.

Загальні завдання RPA включають в себе:

• Введення та екстракція даних: автоматизує повторюване введення та збір даних.
• Обробка файлів і документів: Керує файлами та обробляє документи.
• Перевірка та порівняння даних: Забезпечує точність у системах.
• Генерування звіту: збирає та компілює дані у звіти.
• Обробка транзакцій: виконує рутинні операції в бізнес-системах.

Важливо, що RPA працює на рівні інтерфейсу користувача, що означає, що вона не змінює базові системи або вимагає складних інтеграцій. Замість цього, він легко працює в існуючих застосунках для оптимізації робочих процесів і підвищення ефективності.

Чому RPA має значення

Офісні працівники витрачають години щотижня на повторювані завдання, такі як введення даних та схвалення, які потребують невеликої креативності або критичного мислення. Якщо ці завдання автоматизовані, то працівники можуть зосередитися на високоцінній роботі, такій як обслуговування клієнтів, вирішення проблем і бізнес-аналіз.

RPA-боти також можуть відігравати важливу роль у цифровій трансформації компанії, оскільки вони працюють у будь-якому додатку в технологічному стеку, включаючи застарілі системи. Оскільки вони імітують людські дії на інтерфейсі користувача, організації не потребують великих ІТ-ресурсів, користувацького програмного забезпечення або доступу API для автоматизації процесів.

Як працює RPA

RPA працює через програмні боти, які є програмами, призначеними для виконання конкретних дій без втручання людини. Програмне забезпечення RPA, встановлене на настільних комп'ютерах або серверах, створює, розгортає та керує ботами, які працюють між програмами, веб-сайтами та внутрішніми інструментами.

Для виконання завдань ці боти імітують поведінку людини на екрані — натискання на кнопки, вибір меню та введення тексту так само, як би людина. Citizen розробники можуть записувати послідовність кроків під час виконання завдання, і система перетворює ці дії в повторювані робочі процеси, які боти виконують ефективно і точно. Цей процес відомий як записування потоку операцій.

Після створення робочого процесу, громадянський розробник може співпрацювати з розробником програмного забезпечення, щоб переконатися, що він відповідає найкращим практикам програмування та вимогам безпеки своєї організації.

Типи RPA

Існує два основних типи RPA:

• RPA без нагляду: Боти запускають процеси незалежно, взаємодіючи безпосередньо з комп'ютерними системами. Графіки або певні умови ініціюють потоки операцій для активації.
• RPA: Боти працюють з людьми над більш складними процесами, які не можуть бути повністю автоматизовані. Люди ініціюють робочі процеси в міру необхідності.

Загальні програми RPA: приклади та випадки використання

Широка різноманітність галузей і бізнес-функцій застосовує RPA до своїх процесів. Оновлення записів клієнта є звичайним випадком використання RPA. Ось кілька прикладів, коли це приносить значну цінність:

Фінанси

Бухгалтерські групи використовують ботів без нагляду, щоб витягувати дані з рахунків-фактур і вводити їх у ERP-системи, узгоджувати банківські виписки з внутрішніми записами та формувати фінансові звіти за графіком. Ці боти працюють у фоновому режимі без участі людини для обробки великих обсягів документів.

Управління персоналом

Фахівці з підбору персоналу працюють разом із відвідуваними ботами, щоб створювати листи з пропозиціями про працевлаштування, керувати інтеграцією нових працівників та оновлювати записи працівників, значно скорочуючи час виконання робіт.

Операції

Виробники та команди ланцюгів поставок використовують як необслуговуваних, так і відвідуваних ботів. Боти без нагляду обробляють рутинні завдання, такі як оновлення запасів і обробка замовлень на купівлю, тоді як присутні боти допомагають у складніших потоках операцій, таких як обробка винятків.

Підтримка клієнтів

Компанії з великими клієнтськими мережами отримують вигоду від ботів без нагляду, які обробляють замовлення та полегшують звернення до служби підтримки 24/7. Цей зсув тягаря дозволяє людським агентам зосередитися на більш складних взаємодіях з клієнтами.

Від підвищення продуктивності до меншої кількості помилок, ці випадки використання RPA показують, як боти забезпечують вимірювану вартість у всіх організаціях.

Інтелектуальна автоматизація з розширенням RPA та ШІ

Окрім традиційних ботів, керовані штучним інтелектом агенти тепер використовують генеративний штучний інтелект для пояснення через неструктуровані дані (наприклад, інтерпретація наміру електронного листа) перед запуском робочого процесу RPA. В результаті організації можуть автоматизувати складніші робочі процеси, включаючи обробку рахунків-фактур у різних форматах, витягування аналітичних даних з документів і відповідь на голосові або текстові команди.

Іншими словами, інтелектуальна RPA розширює автоматизацію за межі структурованих потоків операцій, що дозволяє автоматизувати завдання, які раніше потребували людського судження. Гіперавтоматизація приймає це далі, прагнучи організувати цілі бізнес-процеси. Він поєднує інтелектуальну RPA з добуванням процесів та аналітикою для створення підключеної екосистеми автоматизації.

Гіперавтоматизація також постійно шукає способи автоматизації та оптимізації. Цей проактивний підхід підвищує ефективність та прискорює цифрову трансформацію в організації.

Планування підходу RPA

Успішний підхід до RPA починається зі стратегічної оцінки існуючих робочих процесів. Визначте процеси та випадки використання, коли автоматизація не просто економить час, а видаляє робочі вузькі місця та покращує клієнтський досвід. Мета полягає в тому, щоб визначити повторювані, засновані на правилах і великі обсяги процеси, щоб визначити пріоритети, де автоматизація забезпечує найбільш значний вплив на ефективність і економію витрат.

Потім організації можуть проектувати та розгортати ботів, використовуючи сучасні RPA-платформи з інструментами розробки з низьким кодом, що дозволяє нетехнічним співробітникам створювати та запускати ботів для власних завдань.

Планування продуктивності та масштабованості має важливе значення. Лідери повинні передбачити управління сотнями або тисячами автоматизованих робочих процесів з часом. Постійна переоцінка та оптимізація забезпечують автоматизацію відповідно до мінливих бізнес-потреб та забезпечують довгострокову цінність.

Виклики та обмеження

Хоча RPA пропонує значні переваги, організації повинні передбачати певні виклики.

Технічне обслуговування може бути вимогливим, оскільки боти покладаються на елементи інтерфейсу користувача, що означає, що навіть незначні зміни додатків можуть порушити автоматизацію. Для забезпечення надійності необхідні регулярні оновлення, постійний моніторинг та сильне управління.

Такі винятки, як відсутність даних, порушення правил або системні помилки, також становлять виклик. Вирішення їх часто вимагає втручання людини, яке може уповільнити процеси, якщо не правильно керувати.

Крім того, масштабування RPA в декількох відділах або складних робочих процесах може бути складним. Організації часто стикаються з проблемами інтеграції та потребують фреймворків управління для управління великими розгортаннями ботів.

Щоб подолати проблеми масштабування, лідери використовують стратегії автоматизації Clean Core за допомогою платформ, таких як SAP Build, щоб боти залишалися стабільними навіть під час основних оновлень системи.

Запитання та відповіді