Yeni bir ERP sistemini değerlendirirken bir sonraki büyük kararınız mı? Nasıl dağıtılacağı. Geleneksel şirket içi, bulut dağıtımı veya her ikisinin de karma kombinasyonu dahil olmak üzere seçim için çeşitli yaklaşımlar vardır. Finansal farklılıkları göz önünde bulundurmak ve her bir ERP dağıtım stratejisinin güçlü ve ilgi çekici yönlerinin yanı sıra benzersiz sınırlamalara veya zorluklara göz atmak istersiniz.

ERP dağıtım seçeneklerini düşünmeye başlamadan önce, bulutun dijital ekonomide iş başarısı için nasıl ve neden önemli bir ortam haline geldiğini görün.

Bulut dağıtımına olan tüm ilgi neden?

Bilgisayar teknolojisi sürekli artan bir hızla gelişmeye devam ederken hepimiz sıcak ilgiyle izliyoruz. İlk iş sistemleri ve ilk ERP sistemleri, kullanıcı girişi için "aptal" terminalleri olan büyük ana çerçeve ve orta sınıf bilgisayarlarda, punch kartları ve anahtar-disk girişinin yerini aldıktan sonra, yani! Bir sonraki "son teknoloji" istemci/sunucu mimarisiydi ve bu mimaride yapay terminaller, iş yükünün bir kısmını işleyebilecek PC'ler (şimdi istemci olarak adlandırılır) ile değiştirildi. Bu, sunucu bilgisayarıyla ileri geri kapatılması gereken veri miktarını azalttı.

Bin yılda iki önemli gelişme bilişim ve ERP dünyasını değiştirdi: İnternet ve bulut. Artık işinizi yürütmek için donanım ve yazılım satın almak ve desteklemek gerekmiyordu. Teknolojinin tüm veya belli başlı parçaları artık teknik işlemlerin tamamını içeren bir pakette "kiralanmış" veya dış kaynaklı olabilir. Sürekli internet, bulutu dünyanın herhangi bir yerinde pratik ve kullanılabilir hale getirmek için gereken iletişim altyapısını sağladı.

Ancak işletmeler ERP sistemlerini hemen bir bulut dağıtımına geçirmedi. Teknolojinin ve uygulamaların olgunlaşması ve şirketlerin iş açısından kritik uygulamalar için güvenilir erişim ve güvenlik elde etmek için bilgisayarın yerinde olması gerekmediğini fark etmesi biraz zaman aldı. Bu evrimin bir parçası olarak geliştiriciler şunları öğrenirler:

• Bulut dağıtımının tüm avantajlarından yararlanın
• Uygulamaları uygun şekilde yazın veya yeniden yazın
• Bulut tabanlı sistemleri desteklemek için altyapısını (hem teknoloji hem de insan kaynakları) yeniden oluşturun

Dahası, artık bulut ERP sistemleri, üretkenliği ve hizmeti artırmak için yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi gibi gelişmiş teknolojiler sunar; benimsemeyi teşvik etmek için kullanıcı deneyimlerini uyarlar ve işletmeye ilişkin eksiksiz bir görünüm sağlamak için geniş kapsamlı işlevsellik ve gömülü analitikler sonuç olarak iş inovasyonunu ve büyümesini destekler.

SaaS fiyatlandırma modeli

Geçmişte, çoğu yazılım şirket tesislerine yüklenmişti ve tek lisanslama seçeneği sürekli bir lisans satın almaktı; burada uygulama bir peşin tutar ve yükseltmeler ve hata düzeltmeleri için yıllık bir bakım sözleşmesi için lisanslanmıştır. Yazılım lisansları en sık kullanıcı başına fiyatlandırılır. Yıllık bakım genellikle o sırada geçerli yazılım liste fiyatının %18 ila %20'si arasında ücretlendirilir. Bu, yazılım lisansının esasen her beş ila altı yılda bir “yeniden yazıldığı” anlamına gelir.

Şirket içi ERP ile tüm donanım ve yazılımlar satın alınır veya kiralanır ve şirketin bulunduğu yere/yerlerine kurulur. Şirket; donanım, sistem ve uygulama yazılımının yanı sıra tesis alanı, yardımcı programlar, sigorta, yük devretme kaynakları ve tesis dışı yedekleme depolama alanlarının bakım, destek ve olası yükseltmelerinden ya da genişletilmesinden sorumludur.

Öte yandan bulut tabanlı ERP sistemleri genellikle yerinde yüklenmez ve tedarikçi tarafından aylık ya da yıllık ücretin bir parçası olarak desteklenir. Hizmet olarak yazılım (SaaS) temelinde lisanslanırlar. SaaS lisansları, şirketinizin büyüklüğü veya diğer varyasyonlar temelinde kullanıcı başına, uygulama başına veya uygulama kümesi başına (örneğin ERP'nin tümü) fiyatlandırılabilir.

Bulut dağıtımı lisanslamasının ilginç bir yönü de ölçeklenebilirliğidir. "Koltuk" kullanıcısı tarafından lisanslanmışsa kullanıcı ekleyebilir veya azaltabilir ve daha sonra yeni kullanıcı sayısına göre daha yüksek veya daha düşük bir fiyat ödeyebilirsiniz. İşlem hacminiz, depolama kapasiteniz veya bilgi işlem gücü gereksinimleriniz değişirse tedarikçi, tesislerini değişikliğe uyum sağlayacak şekilde yükseltmekten sorumludur. Bu da daha fazla sunucu veya daha fazla disk depolaması satın alıp kurmanıza gerek kalmayacağı anlamına gelir.

En yakın benzetme kablo TV olabilir. İhtiyacınız olan şey için ödeme yaparsınız ve bu ücret, bulunduğunuz yerdeki kablo hizmetiyle ilgili tüm fiziksel tesislerin, personelin, bakımın ve diğer masrafların kullanımını ve çalışmasını içerir. İhtiyacınız varsa ve daha fazla kanal eklerseniz, isteğinizin bedelini ödeyecek ve ek kanalları sağlamayı nasıl başardıkları konusunda endişelenmeyeceksiniz.

ERP dağıtım seçenekleri

Bir ERP sistemini uygulamanın birçok olası yolu vardır:

1. Bulut ERP, SaaS ERP olarak da bilinir

Bulut ERP'de birincil lisanslama modeli hizmet olarak yazılımdır (SaaS). Sistem sağlayıcı kendi veri merkezine sahip olur veya uygulamalarını ve sistemlerini barındırmak için ortak bir buluttaki alanı kiralayabilir. Tüm donanım, sistem ve destek hizmetleri internet üzerinden sağlanmaktadır. Bu, uygulamayı kullanıcı şirketi için daha hızlı ve kolay hale getirir, çünkü zaten mevcut olan tüm donanım ve yazılım parçalarıyla birlikte veri aktarımı ve kullanıcı eğitimleri üzerinde doğrudan çalışmaya başlayabilirler.

Bu bulut ERP dağıtım seçeneği ile yazılım sağlayıcınız, bilgi işlem gücü veya depolama ekleme gibi tüm yazılım güncellemeleri ve yükseltmeleri de dahil olmak üzere tüm kurulum, bakım ve destekle ilgilenir. Ayrıca sistemler, uygulamalar ve kaynaklar, değişen, kısa vadeli ihtiyaçları karşılamak için otomatik olarak "otonom hale getirilebilir" veya azaltabilir. Bu, şirket içi ERP sistemlerinde olduğu gibi çoğu zaman kullanılmayan bilgi işlem kaynakları için ödeme yapılması gerekliliğini ortadan kaldırır.

Bulut tabanlı SaaS ERP'nin peşin maliyeti az veya hiç yoktur ("sermaye gideri") ancak tipik bir şirket içi kuruluma kıyasla biraz daha yüksek aylık maliyeti ("işletme gideri") vardır. Beş ila yedi yıllık normal yaşam döngüsü maliyeti dönemi boyunca görüntülendiğinde, toplam sahip olma maliyeti (TCO) en az bir şirket içi kuruluma benzer ve potansiyel olarak daha iyi hizmet, destek ve güvenlik sunar.

Bulut ERP, inovasyona giden en hızlı yolu da sunarak dijital dönüşüm stratejilerini agresif bir şekilde takip etmek isteyen işletmeler için ideal hale getirir. Bu dağıtım seçeneği, şirketlerin iş süreçlerini gerektiği şekilde kolayca yeniden tasarlamasına, optimize etmesine ve uyarlamasına ve modern ERP satıcılarının desteklemesi gereken standartlaştırılmış en iyi uygulamalardan yararlanmasına olanak sağlar.

2. Şirket içi ERP sistemleri

Şirket içi, çoğu şirketin ERP sistemlerini tarihsel olarak nasıl dağıttığıdır. Bu dağıtım modelinde ERP yazılımı, seçtiğiniz konumlardaki veri merkezinize yüklenir. Donanım ve yazılımın kurulumu ve bakımı personelinizin sorumluluğundadır.

Günümüzde işletmeler esnekliği, ölçeklendirme yeteneği ve inovasyon kolaylığı için bulutu kucaklıyor. Yine de, bazı şirketler, özellikle de yüksek kontrollü sektörlerde olanlar için şirket içi yasal, düzenleyici veya organizasyonel kısıtlamalar nedeniyle tercih edilebilir bir yaklaşımdır.

3. Karma ERP sistemleri

Bir bulut ve şirket içi ERP dağıtımı öğeleri, hibrit bir bulut oluşturmak için birleştirilebilir. Bu da her uygulama için optimum dağıtımı seçme esnekliği sağlar. Hibrit bulut ERP, buluta adım atma taşı olarak veya belirli durumlarda şirket içi uygulamalara ihtiyaç duyabilecek sektörel düzenleyici sorunları ve özel güvenlik gereksinimlerini karşılamak için kullanılabilir. Belirli uygulamalar için şirket içi arzu eden başka kısıtlamalar veya tercihler de olabilir. Bir işletmenin ve mevcut ortamının karmaşıklığının yanı sıra karma bir senaryoda dağıtım kararına daha yavaş bir değişiklik faktörü girmesini istemek.

Karma uygulama, uygulamaların ve verilerin iş yükü değişikliklerine göre seçenekler arasında hareket etmesine olanak sağlar. Sistemin buluttaki bu bölümünden bulut avantajları sunar. Ancak şirket içi parçaların yanı sıra iki (veya daha fazla) ERP sistemi ortamı arasındaki koordinasyonu desteklemek için daha yerel bir BT katılımı gerekir.

4. İki Kademeli ERP

Gerçekten aynı nedenlerden dolayı uygulanan hibrit yaklaşımın bir varyasyonu, iki katmanlı ERP dağıtımı -bazen hub-ve konuşlu konuşlandırma- uzak tesisleri destekleyen daha küçük uydu sistemlerine sahip merkezi bir sistem kullanır. Bağlı şirket üretim yerlerinde, depolarda veya ofislerde bulunan bireysel ERP sistemlerinin tüm verileri hub'a geri beslemesiyle birlikte kurumsal ERP'yi hub olarak düşünün. Bu yeni bir fikir değil; 1990'ların dağıtılmış işleme aşamasında ortaya çıktı, şirketler şirket merkezindeki daha büyük, daha yetenekli, kurumsal sistemi sürdürürken uzak yerlerde daha küçük, daha basit ve daha az maliyetli sistemler uygulamayı tercih etti. İki katmanlı bir ağdaki sistemlerin herhangi biri veya tümü şirket içi veya bulut tabanlı, satın alınmış veya SaaS lisanslı olabilir.

İki katmanlı ERP dağıtımı için genel maliyet (her yerde aynı kurumsal sistem yerine düğümlerde daha az maliyetli sistemler ile) ilk satın alma için daha düşük bir maliyet elde edecektir. Ancak entegrasyon ve destek, arayüzlerin oluşturulması ve bakımının yapılması gerektiğinden genel olarak maliyetlerin artmasına neden olabilir. Ayrıca her yıl, birden fazla tedarikçiyle koordine olmanın yanı sıra koordine olmayan yükseltme programlarını ve arayüz değişikliklerini yönetmek için daha fazla BT desteği alacaktır.

Seçim süreci için ipuçları

Öncelikle dikkatli bir ERP değerlendirme süreci aracılığıyla yazılımınızı seçin, ardından yazılımın dağıtım özelliklerine, şirketinizin ihtiyaçlarına ve potansiyel ERP yatırım getirisine göre dağıtım seçeneklerini göz önünde bulundurun. Bazı ERP yazılımları yalnızca bulut veya SaaS iken diğer satıcılar bulut, şirket içi ve hibrit ürünler sunar. Kullanılabilir olan dağıtım seçenekleri, kısa listeye dahil olmak için bir ölçüt olabilir ancak sistem seçimi için tek belirleyici olmamalıdır.

Hızla büyüyen şirketler ve kullanıcı sayısında gelecekteki değişiklikleri bekleyen şirketler (yukarı veya aşağı), ölçeklenebilirlikleri ve kullanımınız için ödeme fiyatlandırmaları için muhtemelen bulut ERP sistemlerine odaklanmalıdır. Ayrıca seçim ekibinin tüm üyelerinin, farklı ERP dağıtım seçeneklerinin özelliklerini ve avantajlarını anladığından emin olun.

Özet

Şirketler başlangıçta finansal nedenlerden dolayı bulut ERP dağıtımına çekilebilir (sermaye harcamalarının az olması veya olmaması ve toplam yaşam döngüsü maliyetinin azaltılması gibi) ancak aşağıdakiler de dahil olmak üzere bulutun sunması gereken teknik ve operasyonel avantajlardan heyecan duyar:

• ERP her zaman en son yükseltmelerle (ek masraf veya efor olmadan) güncel
• Neredeyse sınırsız ölçeklenebilirlik
• İhtiyacınız olan her şey için ödeme/kullanım temeli
• Daha hızlı uygulama
• Daha iyi güvenlik ve erişim denetimleri ve daha fazlası

Tam bulut dağıtımı tek seçenek değildir. Bazen uygulamaların bazılarını yerinde tutmak ve geri kalanlar için bulutu kullanmak daha mantıklıdır. Neyse ki finansal ve operasyonel açıdan en mantıklı olan dağıtımı seçebilmeniz için çeşitli konfigürasyon ve dağıtım seçenekleri mevcuttur.

Yeni bir ERP sistemine geçiş, sistem kullanıcıları, BT ve tüm organizasyon için önemli bir değişikliktir. Tüm seçenekleri keşfetmek ve en iyi maliyetle en iyi performansı sunan sistem konfigürasyonunu seçmek mantıklıdır. Ardından, yapılandırma ve devreye alma fark etmeksizin yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için dahili kaynaklarınızın ve yapınızın nasıl değişmesi gerektiğini planlayın.

Bu dizide daha fazlasını okuyun