在比較採購（procurement）和購買（purchasing）時，重點不是其差異性，而是關注於兩者如何搭配。採購是一種總體做法，是支撐支出管理活動的程序和分析框架。採購發生於此程序的後半段，當盡職調查完成後，便可實際起始並完成交易。

在 20 年前，採購和購買團隊更仰賴試算表和手動分析，限制了能獲得的洞察類型和數量。如今，先進的技術和軟體可讓利益關係人依靠更強大的智慧功能採取行動，並找出對整體企業有利的策略機會。在這篇文章中，我們將透過現代實踐的視角來檢視這兩項活動。

什麼是採購？

採購目的在於貨源詢比並取得商品和服務，以滿足當前和長期的業務需求，其核心目標包括優化供應基礎、管理所取得商品生命週期的成本，以及與重要供應商維持穩固的關係。最有效率的採購流程和技術會將訂單管理和競標自動化，並整合資料以協助提升效率、透明度和法規遵循，同時支援更廣泛的業務目標。

採購程序中的基本步驟

雖然每家公司都有獨特的營運程序，但採購程序通常包含下列步驟：

• 識別和驗證需求：此程序首先會全面評估貴公司內各個部門的特定需求，以確保您的採購作業能與您更廣泛的業務目標和營運需求保持適當一致。
• 透過策略性尋源進行供應商研究和選擇：最佳的策略尋源實務必須穩健可靠且由資料驅動，其中包含透過組織化的研究程序識別潛在供應商，並根據您的核心標準（例如價值、可靠性、道德和品質）來進行評估。
• 類別管理：這包含將您的支出整理為不同的產品或服務群組，將成本和風險降至最低，並確保您發揮每次購買的最佳價值。其會利用費用分析來識別節省機會，並推動理想的供應商協商成果。
• 協商和合約管理：在此階段期間，您將協商用於管理與供應商交易管理的條款，這通常包括定價、交貨排程、品質標準，以及您處理變更或糾紛的方式。
• 持續進行的供應商關係管理和評估：健全的採購流程不會以簽署合約作為結束，而是會持續評估和管理供應商關係，除了建立標準之外，還涵蓋快速回應任何問題，並明確定義違反法規的後果。

什麼是採購？

購買是採購的交易環節，著重於取得持續營運所需的實際商品和服務，此職能涉及與供應商直接互動，以便下訂單和管理交貨和付款。最高效的購買團隊也會持續掌握供應商資訊，確保獲得最佳價格和履行選項。

購買程序中的基本步驟

• 請購單和核准：整個循環從「請購單」開始，這是由部門或個人核發的內部文件，必須經由指定的利益關係人審查和核准，以確保請求符合預算限制和業務需求。
• 廠商選擇和提交訂單置：經核准後，採購部門會徵求並評估供應商的投標或報價，判斷價格、品質、交貨條款等標準的最佳選項，接著核發正式採購單，建立合約協議，明確約定銷售參數和條件。
• 商品/服務的接收和調節：交付商品或服務後，採購部門會檢驗並驗證一切是否皆符合合約中所規定的規格和品質標準，並直接與供應商互動，以解決任何問題或差異。
• 付款處理：最終步驟需要應付帳款部門根據協議條款處理付款，從而完成購買循環。

採購與購買：關鍵差異

我們概略討論了一些採購與購買的關聯性，以下則是這兩個經常混淆術語之間更細微的差異：

• 範圍和焦點

  • 採購涵蓋從識別和驗證業務需求、選擇供應商、協商契約乃至管理持續關係的所有作業。採購的重心在於提升組織的長期價值，而不僅限於節省成本，也包括強化產品品質、服務交付、客戶滿意度和供應商創新。
  • 相比之下，購買更著重於「當前需求」，其中包含訂購商品和服務、接收、檢驗品質與準確性，以及處理付款的具體作業。購買主要注重購買過程的效率和效益，強調成本控制、遵守預算，及時交付商品和服務。

• 處理持續時間

  • 採購是持續的循環流程，涉及長期規劃和管理，需要持續評估和調整，以滿足變化莫測的業務需求和市場狀況。
  • 另一方面，採購程序通常是較短、更加任務導向的程序，在收到商品或服務且支付供應商後，購買週期便結束（雖然績效審查和支出分析可能影響未來購買決策）。

• 決策制定

  • 採購包括制定決策以及提供資訊和洞察，使決策更加完備。從高層到現場作業區，公司上下皆仰賴採購團隊的智慧協助他們迅速做出可靠的選擇，以符合企業成本、風險、永續性和法規遵循目標。
  • 採購團隊的主要目標是有效率地滿足預算限制內的立即需求，並遵循採購的「五個正確」：正確的品質、數量、價格、地點，以及時間。

• 供應商關係

  • 採購旨在建立供應商關係以創造長期的競爭優勢，並為共同成長和成功做出貢獻。這一關係管理涉及定期評估、合作改進和聯合開發工作。
  • 雖然購買一定會包含供應商關係管理（SRM）的元素，但通常會傾向以交易和任務導向的角度來檢視這些關係，著重於履行合同條款，而不是發展更深層次的策略紐帶。

• 風險管理及法規遵循

  • 採購通常採取更廣泛、更全面的風險檢視，包括可能導致供應鏈中斷的全球問題、複雜的法規遵循和法規問題，以及市場變化和事件，並將全面風險評估和緩解策略納入供應商選擇和管理流程。
  • 雖然採購可能會與更廣泛的問題重疊，但其主要聚焦於與交貨、規格法規遵循和付款程序相關的營運風險，目的是確保透過購買活動使日常營運保持最佳狀態且不中斷。

電子採購軟體的定義和功能為何？

電子採購軟體為雲端式或本機安裝的平台，可協助以電子方式處理各種採購程序，這包含尋源、請購、採購單管理、發票處理、供應商管理等自動化流程。透過將這些程序整合至單一的整合平台，電子採購軟體提供更一致且有效率的方式來管理採購工作細項。這類軟體可將採購流程數位轉型為精簡的資料驅動流程，為您的企業帶來諸多效益：

• 成本效益：透過自動化例行採購工作細項（例如核發採購單和處理發票），您可將採購的勞力密集層面最小化，獲得更快速、更準確的結果，並降低管理成本。此外，電子採購軟體通常提供更好的預算管理和支出追蹤工具，協助您維持在財務限制的範圍內，同時將支出最佳化。
• 流程最佳化：電子採購單、自動化核准工作流程和整合電子付款等功能可加速採購程序、減少從尋源到付款的週期時間，以及可能發生的錯誤，由此提升的效率不僅可節省時間，還能增強團隊的生產力。
• 強化資訊透明度：透過將跨多個系統的不同資料集合至全方位的儀表板，電子採購解決方案可讓團隊更深入了解供應鏈的所有層級，進而即時進行更精確的費用追蹤和 AI 導向分析。
• 供應商管理：頂尖系統的功能應包含管理供應商資訊、追蹤供應商績效，以及促進鞏固供應商關係。透過集中且互連的平台，這些工具可讓您存取所選的供應商資料，並改善與供應商之間的溝通和協同合作。
• 風險管理：透過將程序標準化並遵循當地和全球的稅制、政府規範和永續性法規，增強法規遵循並緩解風險。強大的稽核軌跡和多層次供應鏈資訊透明度可進一步支援主動回應風險，此外，這些系統可讓您監控供應商績效和維護詳細記錄，從而保護貴公司不受損害。
• 策略決策和尋源支援：AI 支援的採購解決方案支援策略性尋源方案，包含物料需求規劃，並提供詳盡的分析和洞察，可用於支援從選擇合適的供應商和產品，到更有效率地執行採購作業的各項作業。