應付帳款（AP）自動化的熱度不斷增長，相當準確地反映了當今企業領導者普遍的心情：雖然充滿許多新商機，但競爭卻比以往更激烈，也經不起繁瑣的程序或效率不彰的營運。透過現代技術令人驚豔的 AI 功能，並更專注於精簡和策略，流程自動化真正展現了其價值，且公司正快速意識到這項技術能有助於擺脫繁瑣的紙本作業和易出錯的人工會計作業。

在最新的調查中，財務運營與領導學院（IFOL）發現 56% 的應付帳款團隊單單在人工處理發票每週就花費超過 10 小時。如大家所知，這類資料輸入可能會導致錯誤而讓您花費成本和時間事實上，如果您與該 IFOL 報告中的受訪者一樣，您都會同意「資料錯誤、例外和差異」是會計中最令人擔憂的提之一。所幸應付帳款自動化可以輕鬆處理各種挑戰。

什麼是應付帳款自動化？

應付帳款自動化使用強大的 AI 技術，協助您端對端簡化和強化應付帳款流程。流程從電子發票開始，這些發票可透過入口網站接收、直接自供應商接收，或從紙本轉換為數位格式。接著，此流程可讓您快速驗證主檔資料，並將發票與採購文件（例如採購單和收貨）無縫比對，進而快速核准並及時付款。

此流程可減少人工介入的需求，進而降低錯誤風險並提升整體效率。最佳的應付帳款自動化解決方案支援即時資料處理和可靠的決策，這對維持組織內的現金流量和財務健全相當重要。當您更快且更準確處理交易時，這不僅能簡化營運，還能強化供應商關係。

紙本應付帳款的風險

紙本和人工應付帳款流程可降低貴公司的營運效率。這阻礙了您與供應商取得發票和付款狀態資訊，還因人工處理、資料輸入和調節，耗費大量資源。而當您的團隊忙於追蹤文件和回應付款狀態通話時，就無法專注於更具策略性和更迫切的任務。這可能導致供應商感到壓力和不滿，進而影響您的業務，從您的協商能力降低到無法充分利用提前付款折扣。

應付帳款自動化效益

速度、準確性、效率；這些是人員首先對流程自動化聯想到的概念。但當整合的企業解決方案與現代應付帳款最佳實務相結合時，成效不僅限於應付帳款領域，更有助於提升所有團隊和利益相關方的協作和能見度。以下為自動化整個發票到付款流程時，您可實現的幾個重要效益：

• 改善效率：透過可衡量且有意義簡化開立發票和付款流程，應付帳款自動化可減少核准所需時間並提升整體生產力。
• 降低成本：自動化會大幅降低處理發票的成本，減少人工輸入和相關人工成本，以及減少與文件儲存和處理相關的費用。
• 改善現金流管理：應付帳款流程自動化可加速付款週期、獲得提前付款折扣的機會，以及根據需求了解資產負債表，有助於提升營運資金並優化現金流。
• 改善供應商關係：除了確保付款更及時之外，應付帳款自動化也為穩定可預測流程和可靠溝通管道鋪路，進而提升供應商關係和滿意度。
• 符合全球法規：透過集中全球最新的法規遵循資料，您可以大幅降低風險，並在新的全球商機出現時加快決策速度。
• 提高準確性：大多數錯誤都是無意間造成的...但並非全部。整合的應收帳款自動化工具可協助您避免意外錯誤，並在錯誤發生前找出詐欺錯誤。
• 管理非採購單發票和服務發票：AI 和機器學習的強大功能表示現今的應付帳款自動化系統可順暢合併和處理各種不同的資料集。

什麼是應付帳款流程自動化？

應付帳款流程自動化是將人為介入最小化並消除應付帳款（或貿易應付帳款）流程中易出錯的工作。這是透過使用與線上商業網路整合的應付帳款軟體來完成，以數位方式與貿易夥伴連結。

應付帳款流程自動化如何運作？

早期流程自動化工具更像裝配線機器人，只能不斷重複相同的工作，對於偏差或複雜情況的應對能力有限。現今的應付帳款解決方案中，AI 和雲端連線的技術使得應付複雜度變得輕而易舉。這些技術隨使用而學習並輕鬆處理不同類型的資料，提供可自訂的工作流程和隨選式報表製作。下列是現今最佳應付帳款自動化系統的幾個主要要素：

• 人工智慧（AI）和機器學習（ML）：以這些技術為核心，應付帳款自動化系統透過從歷史資料中學習，隨時間改善。這有助於快速啟動最複雜的工作流程，進而強化整個流程的準確性和速度。
• 光學字形辨識（OCR）：OCR 會將輸入、手寫或列印文字的圖像轉換為機器編碼的文字（通常來自掃描文件）。AI 應用已大幅改善其功能的準確性和彈性。
• 智慧流程自動化（RPA）：RPA 使用軟體機器人（而非實體機器人）將重複人工作業自動化。如同其他要素，這些機器人在過去幾年歷經巨大的演進，現在可以處理更複雜和無法預測的工作。
• 數位工作流程自動化：這涉及建立自動化發票核准的路徑，根據特定條件（例如發票金額、供應商或成本中心）以電子方式傳送發票，以便正確人員於適當的時間核准正確的發票。
• 電子資料交換（EDI）：EDI 允許企業文件在業務夥伴之間以標準電子格式進行電腦間交換。這有助於提高準確性和速度，也強化更嚴格的隱私權和安全性控制。

可以自動化哪些應付帳款工作？

每個公司都會擁有各自唯一標準程序和工作流程。下列清單僅概述一些最常自動化的工作：

• 資料輸入和發票擷取：通常結合 AI 的 OCR 技術可用於快速準確擷取發票資料，以及其他需要數位化的紙本文件。
• 發票比對和驗證：自動化系統會比對發票與對應的採購單和收據，並在進一步處理前驗證準確性。這可確保僅針對已驗證的交易進行付款，並強化財務控制。
• 核准傳送和工作流程：已針對發票核准流程建立預先定義規則，確保正確的文件傳送給具備正確安全性層級的正確人員。
• 付款排程和執行：自動化系統會根據到期日和公司現金流策略，排程付款。接著執行付款、管理電子資金轉帳、優化財務資源並遵循地區法規。

如何自動化應付帳款

導致數位轉型專案脫軌的不是系統故障，而是規劃不佳且溝通不良。這些經驗證的策略可協助您建立並執行成功的應付帳款自動化專案：

• 評估目前的應付帳款流程並辨識差距：首先徹底審查您現有的應付帳款流程，找出可受益於自動化的效率不彰和領域。此評估將協助確定特定需求，並針對量身打造的自動化解決方案奠定基礎。
• 選擇合適的應付帳款自動化軟體：選擇符合貴公司特定需求的軟體。考慮因素，例如與現有系統相容、易於使用、可擴展性和支援全球營運的能力（如有需要）。
• 設定數位發票擷取（OCR 和電子發票）：建置如光學字形辨識（OCR）和電子發票等技術，從紙本轉換為數位格式，這是減少手動資料輸入並提升準確性的根本流程。
• 設定自動化工作流程和核准階層：建立發票處理和核准的明確規則和工作流程。這些規則和流程應專為簡化流程、減少延遲並確保遵循公司政策而設計。
• 建立強大的溝通、意見回饋和培訓策略：最佳軟體整合需要管理階層投入時間，了解所有核心團隊的痛點和願望清單。投入時間傳達貴公司由上而下的目標，以及選擇新解決方案的理由。重新規劃角色和責任，確保自動化不會奪走工作，而是讓團隊得以發展更具策略性和市場價值的技能。

如何選擇應付帳款自動化軟體

當您面對前所未有的競爭和不確定的市場力量時，必須把握每一個機會，才能更精簡、更快速，並深入了解營運的各個環節，掌握資料導向的洞察和能見度。在幾年前，將被認為「可有可無」的技術，如今已變得勢在必行。比以往更重要的是，您要制定周全且長期的策略，打造完全符合您獨特需求的技術組合，並可輕鬆隨著瞬息萬變的商業環境擴展和調整。下列為評估應付帳款自動化軟體的相關幾個步驟：

• 了解應付帳款流程需求：明確定義您的自動化需求，包含解決目前流程中特定挑戰的重要功能。
• 評估可擴展性和彈性：確保軟體能因應成長並適應不斷變化的企業流程和法規。
• 確保與現有系統的整合能力：軟體應與您現有的 ERP 和財務系統無縫整合，以保持資料一致性並簡化跨企業部門的作業。
• 優先考慮易於使用和直覺式介面：選擇含直覺式介面的軟體，讓員工更快上手，並最大化員工間的採用率。易於使用是充分運用軟體功能的關鍵。
• 評估安全性和法規遵循功能：軟體必須有強大的安全措施來保護敏感的財務資料，並且支援貴公司營運所在的所有國家遵循法規要求。
• 審查供應商聲譽和支援服務：調查供應商在市場的聲譽和客戶支援的品質。可靠的客戶服務對於快速解決問題及確保系統持續效能至關重要。