財務結算是一個過程乏味、容易出錯的長期任務，其基本上需在面對強烈的壓力下盡可能快速地結帳。雖然重要的商業決策往往處於懸而未決的狀態，但其所依據的財務報表和報告的準確性和可靠性卻無庸置疑。

如今，中小企業面臨著激烈的競爭，因此必須以快速的步伐對自己的商業模式進行調整。有效率且可信賴的財務結算流程，能為企業規劃和決策帶來信心和速度，並協助投資者和股東在閱讀時一目瞭然。

什麼是財務結算？

財務結算是指審查和調節的經常性程序，並於之後提供詳細檢視公司會計狀況時所需的財務報表和報告。換言之，財務結算為會計團隊在特定期間（例如月、一季或會計年度）承諾「結帳」的所有財務管理活動的總和。會計結算的最終目標是提供詳細且全面的報告，包括：

• 資產負債表或財務狀況表
• 損益表或利潤表
• 現金流量表

「財務結算」與「結帳」有何不同？

即使是知道這兩個術語差異的人，也經常會交替使用。然而，從營運的角度來看，財務結算和結帳之間是有區別的，而在中小企業希望將會計流程整合至單一雲端系統（如企業資源規劃（ERP）軟體）的情況下，這個區分日益重要。

以下為這些關鍵術語的定義：

• 財務結算為概括性術語，意指結帳的所有會計程序，包含實際結帳的動作。其結果為提供利害關係人和主管能精確了解公司會計狀況的財務報表和報告，通常在每月、每季、每年或其他時間定期發生。
• 結帳是調節並結算期間總帳或「帳簿」時，財務結算程序中的步驟。經過這個步驟後，系統會產生財務報表顯示該特定期間的公司會計情形。

財務結算程序中的關鍵步驟

財務結算流程基本上有五個步驟：記錄、分析、結算、合併和報告。建立結算截止期限時，必須調節所有財務報表的餘額，以便結帳，並再次開始下一個會計期間的程序。

記錄、分析、合併

• 建立財務交易包含記錄特定會計期間內業務的資產、負債、權益、收入和費用。
• 執行財務會計包含附加工作細項，例如帳戶分析和調節、收入認列、計算折舊和應計制會計。

關閉

• 實體結算是已停止記錄及調節交易，並準備調節和結帳。
• 公司結算會在結帳後發生，並包括跨部門和法律實體財務合併所需的附加步驟，含對應至一般會計科目表、部份換算為一般幣別、公司間沖銷和投資計算。隨著中型企業成長，他們必須自動化並整合其中一些活動，並更快速地存取控制和驗證檢查。

報告

• 執行財務報表製作是財務結算程序的最後步驟。隨著報表製作變得複雜和嚴苛，財務團隊因為必須提供速度更快、更具彈性的報表而備感壓力。而行動裝置介面和強大的財務管理系統，是讓您可隨時隨地執行個人化、即時報表的理想解答。

ERP 財務結算軟體可顯示待完成結帳的工作細項概要。

5 大財務結算挑戰

許多中型企業正面臨日益複雜的全球會計挑戰，但他們必須仰賴較小的團隊來完成各種事務。對他們而言，簡化和自動化會計實務來迎接這些挑戰至關重要。

以下是財務團隊的首要挑戰：

1. 缺乏架構和會計 SOP：財務結算流程是財務團隊領導人的「會計 101」。在中型企業中，這代表通常會有幾位（瞭解詳細財務結算程序的）資深人士，並不認為需要引進更正式且精細的標準操作程序（SOP）。隨著企業複雜化，他們需要強大的 SOPs，但更加嚴謹的操作程序可能反而會是種挑戰，因此任何新的財務系統或解決方案，都必須要能快速展現效益及容易上手。
2. 月底結算的時間壓力：從高階主管到股東，重要的策略決策都依靠、甚至取決於財務結算報表的內容。因此，速度會成為激勵因子，有時候還會帶來更高的效率和時間管理。但這一切往往都會導致可疑的捷徑或資訊孤島產生，並讓最快速的人肩負著結帳的重任，而不是花時間將這些任務散布在整個團隊中並自動化，並協助確保能更深入瞭解整個企業的標準財務結算流程。
3. 財務數據不準確、延遲：只要 某個 業務領域的資料不準確或不完整，就會擾亂整個財務結算。每個部門都會產生發票、費用和採購單，但許多公司（尤其是成長速度過快的中型企業）缺乏財務報表製作相關的程序一致性。月底針對各事項的需求暴增，會進而招致挫折和錯誤。許多企業都面臨諸多挑戰：缺乏工具與解決方案來支援一致且持續的會計和部門報表製作，而且是一整個月。
4. 資訊孤島和財務資料整合不佳：由於部門資料不準確和延遲，財務團隊也難以整合整個企業的獨立和離散報表製作系統。通常針對帳戶名稱和數量、產品、客戶、部門等名稱和數量，會有不同的中繼資料或資料結構。這表示會計人員不僅必須調節並瞭解不同的資訊，他們還必須經常採用手動、容易出錯的程序，以確保資料結構一致。
5. 缺乏自動化會計：隨著中型企業的成長，公司的帳本也會變得更複雜，更不用說越來越具挑戰的企業安全執行的必要性，以及治理標準的細枝末節了。許多企業會執著於既有的流程，並嘗試在手動執行任務時加強這些附加項目。這不僅會提高錯誤的風險，還會限制可擴充性和資料整合。缺少人工智慧（AI）支援的 ERP 業務管理系統，中型企業將會達到關鍵的會計規模，而超過此規模，他們就無法再仰賴人工流程來持續成長。

更流暢的財務報表製作和會計結算的最佳實務

財務結算流程提供的報表和洞察，是貴公司成長與營運最關鍵的一環，但由於其複雜性和細節，也經常成為企業活動中最令人畏懼的一部分。但是，企業可以透過標準化程序、制定良好的溝通策略、運用強大的會計軟體解決方案，發展流程，使整個過程更加便捷、更有效率。

• 找出效率不彰、容易出錯的會計程序。在數位化與現代化會計實務的同時，許多優秀的中型企業會組建來自各部門代表的工作團隊。財務團隊會請他們尋找一組風險和問題，然後將這些發現集中並評估，以充分瞭解是否有改善的機會。
  
  此程序通常會消除瓶頸和延遲，但也會提醒仍在獨立的人工試算表上待完成的各種活動，同時設定 SOP 開發的階段，以及導入更連通且自動化的會計工具。
• 制定良好變革管理辦法，建立和推行 SOP。會計團隊最終會負責完成財務結算，但仍需仰賴每個部門來達成此目標，不論是獲取高階主管成本還是銷售團隊午餐費用等等。如果各部門的速度和準確性都有達到期望，那麼公司就能夠確保企業的每個人在公眾場合口徑會保持一致。
  
  而優秀的中型企業往往會以良好的變革管理策略為出發點，來幫助溝通規範任務及制定協議對於誰擁有什麼、完成及提交財務任務的時間和方式的重要性。而隨著 SOP 的建立和推行，這將會是介紹和支援智慧財務管理工具使用的理想時機，例如 ERP 解決方案。
• 執行並支援持續的會計程序。「持續會計」是指與其每個部門在每個月 29 日恐慌地四處奔忙，不如建立工作流程，將財務結算任務平均分配在報表製作期間。
  
  使用自動化財務工具可大幅簡化該流程，例如行動應用程式和範本，皆可透過雲端即時收集並整合每日跨部門資料。這有助於避免月底的恐慌，並讓團隊及早發現（和修復）錯誤。最後，當帳簿保持更新，企業就可以在當月的任何時期執行「軟結帳」，避免受到衝擊或發現機會。
• 將財務結算自動化、數位化。藉由提供雲端財務解決方案的 AI 支援 ERP，中小企業可以重新分配寶貴的時間。比起投入時間執行人工作業並運用雜亂資料，財務團隊可以投入更多時間進行策略性和技術活動，協助公司在瞬息萬變的市場中快速成長。
  
  雲端系統會提供即時儀表板，讓高階主管可在當月從裝置、辦公桌或任何地方自訂報表及獲得深度洞察。此外，會計團隊也可使用可自動整合和標準化不同資料集的工具，讓會計團隊能夠從某處提供命令基礎，以彙總和分析來自整個企業的資料。
• 在每次財務結算後聚會。這對正在成長且快速轉移商業模式的中型企業尤其重要，特別是當他們正嘗試建立和開發新的數位工具和 SOP 的時候。所有在上次結帳期間所進行的程序挑戰和領悟，在團隊的腦海中絕對是完成一天或兩天後最為鮮明。
  
  許多企業可利用這個結帳後的短暫喘息時間，設立定期的財務結算任務報告會議，讓團隊可以去異地活動，或許去吃個飯，花點時間來分析和分享改進和精簡流程的想法。

自動化和工作細項清單可協助改善財務結算程序，如核准清單所示。

開始使用財務結算軟體

據說甘迺迪總統在造訪美國太空總署時，偶然碰到工作到晚上的工友。當甘迺迪問他為什麼工作到那麼晚，男子回答道：「因為我幫忙把一個男人放上月球。」雖然今天這個故事聽起來可能有點老套，但它傳遞的訊息仍十分強大。

若要在當今步調快速且充滿競爭力的全球市場中保持靈活彈性，中小企業就必須努力給所有團隊灌輸共同的使命感，並瞭解公司的目標。而這在內部孤島、流程效率低下，以及容易發生錯誤的人工工作流程之下，無法輕易執行。金融數位轉型不必一蹴而就。採用頂尖的雲端財務結算工具，可能比您想像中更輕鬆。聯絡您的軟體供應商，深入瞭解符合您獨特業務需求的選項和解決方案。