Was sind Personalanalysen?

Richtig eingesetzt, ermöglichen Personalanalysen den Teams im Personalmanagement, mit Klarheit zu handeln. Mitarbeitende profitieren von einem faireren, individualisierten Umfeld, während Unternehmen Einblicke gewinnen, mit denen sie Kosten senken, das Engagement stärken und zuversichtlich für die Zukunft planen können.

Warum Personalanalysen wichtig sind

Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Neue Fähigkeiten, hybride Arbeitsmodelle und sich wandelnde Erwartungen in Bezug auf Fairness und Chancengleichheit bedeuten, dass Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Belegschaft benötigen. Sich auf den Instinkt oder punktuelle Berichte zu verlassen, reicht nicht mehr aus.

Bei folgenden Aspekten können Personalanalysen helfen:

• Ersetzen von Vermutungen durch Fakten, sodass Führungskräfte Entscheidungen treffen können, die die Personalbeschaffung, ‑entwicklung und ‑bindung verbessern
• Aufdecken versteckter Muster, die erklären, warum Mitarbeitende bleiben, gehen oder sich weiterentwickeln – damit Unternehmen schneller handeln können
• Unterstützung der geschäftlichen Agilität durch die Verknüpfung strategischer Erkenntnisse mit der Personalplanung, sodass sich Unternehmen schnell an Veränderungen anpassen können
• Verbesserung der Employee Experience durch transparente Karrierewege und effektive Entwicklungsmöglichkeiten

Häufige Herausforderungen bei Personalanalysen

Trotz klarer Vorteile stehen Unternehmen oft vor Hindernissen, wenn sie mit Personalanalysen beginnen. Diese Herausforderungen können die Einführung verlangsamen, die Erfolge einschränken und Widerstand hervorrufen, wenn sie nicht frühzeitig angegangen werden.

Datensilos

Informationen zur Belegschaft sind in der Regel über mehrere Systeme verstreut – Personalbeschaffung, Onboarding, Weiterbildung, Leistungsbewertung, Personalabrechnung und Geschäftsabläufe. Ohne Integration sehen Führungskräfte nur Bruchteile des Gesamtbildes, was es schwierig macht, einen Zusammenhang zwischen der Entwicklung der Mitarbeitenden und den Geschäftsergebnissen herzustellen.

Datenqualität und ‑konsistenz

Personalanalysen sind nur so aussagekräftig wie die Daten, auf denen sie basieren. Unvollständige, veraltete oder inkonsistente Datensätze können zu irreführenden Ergebnissen führen, das Vertrauen in den Prozess untergraben und verhindern, dass sich Führungskräfte bei ihren Entscheidungen auf Erkenntnisse stützen.

Eingeschränkte Akzeptanz

Selbst die fortschrittlichsten Analysetools sind wirkungslos, wenn Personalabteilungen und Führungskräfte sie nicht nutzen. Komplexe Oberflächen, unklare Ergebnisse oder mangelnde Schulungen schränken oft die Akzeptanz ein, sodass wertvolle Erkenntnisse ungenutzt bleiben.

Datenschutz- und Compliance-Bedenken

Personalanalysen erfordert den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten. Unternehmen müssen ein Gleichgewicht zwischen der Gewinnung von Erkenntnissen und dem Schutz der Privatsphäre finden und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Nutzung und Speicherung von Daten berücksichtigen.

Qualifikations- und Kompetenzlücken

Viele Personalfachleute verfügen über fundierte Kenntnisse im Personalmanagement, haben jedoch weniger Erfahrung mit der Datenanalyse. Ohne Unterstützung kann es für Teams schwierig sein, Analysen zu interpretieren, Ergebnisse in Maßnahmen umzusetzen oder Erkenntnisse effektiv an Führungskräfte zu kommunizieren.

Kurzfristige Ausrichtung

Einige Unternehmen betrachten die Personalanalyse eher als eine Art Berichterstattung denn als strategisches Instrument. Wenn man sich nur auf kurzfristige Kennzahlen wie Fluktuationsraten oder Zeit bis zur Stellenbesetzung konzentriert, lässt man sich die größere Chance entgehen, Erkenntnisse über die Belegschaft mit langfristiger Geschäftsplanung und Resilienz zu verknüpfen.

Wichtige Komponenten der Personalanalyse

Eine effektive Personalanalyse basiert auf einigen wenigen Schlüsselkomponenten, die Daten in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln:

• Einheitliche Datenbasis: Durch die Konsolidierung von Informationen aus HR- und Geschäftssystemen bieten Personalanalysen Führungskräften eine zentrale und zuverlässige Datenquelle. Diese Klarheit hilft Personalverantwortlichen dabei, von reaktiven zu proaktiven Entscheidungen überzugehen.
• Prädiktive Analysen: KI und Machine Learning können Ihr Personalmanagementsystem verbessern, indem sie Muster erkennen, die Menschen möglicherweise übersehen, darunter Fluktuationsrisiken, Fachkräftemangel oder Produktivitätsengpässe.
• Einfach zugängliche Dashboards und Berichte: Moderne Plattformen erleichtern die Auswertung von Erkenntnissen. Interaktive Dashboards, Visualisierungen und Szenariomodellierungen helfen Personalabteilungen und Führungskräften dabei, wichtige Fragen zur Belegschaft schnell zu beantworten.
• Verbesserung der Employee Experience: Analysen können aufzeigen, wo die Einarbeitung ins Stocken gerät, wo Lernprogramme aktualisiert werden müssen oder wo die Karriereentwicklung unklar ist. Die Lösung dieser Probleme führt zu einem stärkeren Engagement und einer höheren Mitarbeiterbindung.
• Strategische Ausrichtung: Durch die Verknüpfung von Personaldaten mit Geschäftsergebnissen tragen Personalanalysen dazu bei, dass die Talentgewinnung auf geschäftlichen Prioritäten basiert, von der Expansion in neue Märkte bis hin zur Vorbereitung auf die digitale Transformation.

Anwendungsfälle und Beispiele

Der wahre Wert von Personalanalysen zeigt sich in der praktischen Anwendung. Diese Beispiele verdeutlichen, wie Unternehmen damit Herausforderungen im Personalbereich lösen:

• Verbesserung der Mitarbeiterbindung: Mithilfe von Analysen lassen sich die wichtigsten Faktoren für die Fluktuation identifizieren und Mitarbeitende ermitteln, bei denen die Gefahr besteht, dass sie das Unternehmen verlassen. Führungskräfte können dann gezielte Maßnahmen ergreifen – beispielsweise Entwicklungschancen oder Management Coaching –, bevor wertvolle Talente dem Unternehmen den Rücken kehren.
• Förderung von Diversität und Inklusion: Durch die Analyse von Daten zu Einstellungen, Beförderungen und Lohngerechtigkeit können Unternehmen Ungleichheiten erkennen und Initiativen zur Verbesserung der Fairness und Repräsentation entwickeln.
• Optimierung von Personalbeschaffung und Onboarding: Die Personalplanung und ‑analyse hat die Ergebnisse des Rekrutierungstrichters und die Effektivität des Onboardings im Blick, was Unternehmen dabei hilft, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen und neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten.
• Planung zukünftiger Qualifikationen: Durch die Erfassung der Qualifikationen der gesamten Belegschaft kann die Personalabteilung kommende Lücken identifizieren, Weiterbildungs- und Umschulungsmaßnahmen steuern und das Unternehmen auf zukünftige Anforderungen vorbereiten.
• Steigerung des Engagements: Werden Umfrageergebnisse mit Personaldaten kombiniert, treten klar die Faktoren zutage, die Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Führungskräfte können dann Programme entwickeln, die diese Faktoren berücksichtigen und die Gesamtleistung verbessern.

Der Unterschied zwischen Personalanalysen und Talent Intelligence

Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, dienen Personalanalysen und Talent Intelligence unterschiedlichen Zwecken:

• Personalanalysen sind quasi der Blick nach innen. Sie werden mitunter auch als People Analytics oder People Intelligence bezeichnet und konzentrieren sich auf Mitarbeiterdaten, die innerhalb des Unternehmens generiert werden – HR-Systeme, Leistungskennzahlen und Umfragen –, um Mitarbeiterengagement, ‑bindung und ‑planung zu verbessern.
• Talent Intelligence kombiniert interne Daten mit externen Arbeitsmarktinformationen. Sie bietet eine umfassendere Sicht und zeigt, wie die Belegschaft eines Unternehmens im Vergleich zu Branchen-Benchmarks abschneidet und wo die Stärken externer Talentpools liegen.

Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild: Personalanalysen helfen Führungskräften dabei, die bereits vorhandene Belegschaft zu optimieren, während Talent Intelligence sie dabei unterstützt, den Bedarf an Fachkräften zu antizipieren und sich im Wettbewerb um diese Talente zu behaupten.

Was Sie bei einer Lösung für Personalanalysen beachten sollten

Um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die sowohl sofortige Einblicke als auch langfristige strategische Unterstützung bieten. Zu den wichtigsten Überlegungen zählen:

• Systemübergreifende Datenvereinheitlichung: Personal- und Geschäftsinformationen sollten in einer zentralen Datenquelle zusammengeführt werden.
• Tiefergehende Einblicke: KI und Machine Learning sollten Muster aufdecken, Risiken prognostizieren und Maßnahmen empfehlen.
• Szenarioplanung: Führungskräfte sollten in der Lage sein, Was-wäre-wenn-Szenarien zu modellieren, um Veränderungen beim Bedarf oder in der Zusammensetzung der Belegschaft zu antizipieren.
• Übersichtliche Dashboards: Visualisierungen sollten HR-Teams und Führungskräften jederzeit einen leicht verständlichen Überblick verschaffen.
• Hervorhebung der Fähigkeiten der Belegschaft: Das System sollte Fähigkeiten abbilden, Lücken aufzeigen und Mitarbeitende mit Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten verknüpfen.
• Integration in Talentprozesse: Analysen sollten sich nahtlos in Nachfolgeplanung, Karriereentwicklung, Weiterbildung und Leistungsbewertung einfügen.
• Skalierung mit dem Unternehmen: Die Plattform sollte sich an das Wachstum der Belegschaft anpassen und gleichzeitig einfach genug sein, um eine breite Akzeptanz zu finden.

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