Überblick über Personalinformationssysteme

HRIS – oder Personalinformationssysteme – waren eine der ersten kommerziellen Softwarelösungen, die in den 1980er Jahren entwickelt wurden. Der Grund: Die Personalabteilung war damals – und ist auch heute noch – eine der verwaltungsintensivsten Abteilungen jedes Unternehmens. Die dort Arbeitenden sind nicht nur mit einer enormen Menge an Bürokratie und Unterlagen konfrontiert, sondern sie sind auch die Verwalter besonders wertvoller und sensibler Informationen über die Beschäftigten und Bewerber.

Seitdem hat sich die Technologie weiterentwickelt. Moderne HRIS automatisieren Workflows, integrieren Feedback, passen Berichtsstrukturen in Echtzeit an und werden zunehmend von KI unterstützt, um intelligente Empfehlungen zu geben, Unregelmäßigkeiten zu erkennen und die Benutzererfahrung individuell anzupassen. Durch die Einführung einfach zu bedienender Benutzungsoberflächen und flexibler Funktionen sind moderne HRIS heute ebenso effizient und benutzerfreundlich wie leistungsfähig und agil.

Idealerweise wird die HRIS-Software in der Cloud bereitgestellt. Dies bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. mehr Datenspeicher, höhere Sicherheit und eine reibungslosere Integration mit ergänzenden Anwendungen wie Personalabrechnung, Bewerbermanagement und anderen HR-Systemen.

Heute verändert KI im Personalwesen die Funktionen von HRIS, indem sie vorausschauende Erkenntnisse und intelligente Automatisierung ermöglicht und Schnittstellen nutzt, die Aufgaben wie Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterservice optimieren.

HRIS: Definition

HRIS steht für Human Resources Information System und ist ein Personalinformationssystem, das Unternehmen dabei hilft, zentrale HR-Prozesse zu verwalten und zu automatisieren. Diese Systeme unterstützen die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung, die Personalabrechnung und andere Workflows sowie die Speicherung von Mitarbeiterdaten wie persönlichen, demografischen und Vergütungsinformationen.

HRIS, HRMS und HCM: Worin liegt der Unterschied?

HCM ist ein weit gefasster Begriff, der die Verfahren, Richtlinien, Prozesse und Software umfasst, mithilfe derer ein Unternehmen seine Belegschaft verwaltet, von der Einstellung bis zum Austritt. Eine HCM-Suite wird oft auch als Human Resources Management System (HRMS) bezeichnet und umfasst HRIS-Software.

Ein HRIS verwendet eine Mitarbeiterdatenbank zur Unterstützung von zentralen HR-Prozessen, die eher linear und quantitativ ausgerichtet sind, wie die Personalabrechnung oder die Zeiterfassung. Im Vergleich dazu ist ein HRMS eine umfassendere Softwarelösung, die ein HRIS beinhaltet, aber auch qualitativ hochwertigere und komplexere Funktionen für das Talentmanagement umfasst.

Ein HRIS kann zum Beispiel dabei helfen, Prozesse wie die Zeiterfassung der Beschäftigten zu automatisieren und zu rationalisieren. Wenn diese Daten in ein HRMS-System integriert werden, können die Zeiterfassungsdaten analysiert werden, um die Produktivität und die Planung zu verbessern. Das wiederum kann dazu beitragen, Aufgaben innerhalb des HRIS effizienter zu automatisieren.

Herauszufinden, welche dieser Softwarelösungen sich für Sie am besten eignet, ist gar nicht so kompliziert, wie es klingen mag. Es geht in erster Linie darum, dass Sie sich klar darüber werden, wo Ihr Unternehmen jetzt steht und wo es auf längere Sicht stehen soll. Und dann sollten Sie sich für die HR-Lösungen entscheiden, die heute für Sie passen und an Ihre zukünftigen Anforderungen angepasst werden können.

Was leisten Personalinformationssysteme?

Die besten cloudbasierten HRIS-Lösungen unterstützen eine Vielzahl von HR-Prozessen und ‑Interaktionen. Die Technologie bietet eine intelligente Automatisierung von Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen, darunter:

Verwaltung von Arbeitgeberleistungen

• Automatische Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
• Self-Service-Funktionen, mit denen Beschäftigte die Arbeitgeberleistungen und Informationen dazu anzeigen und bearbeiten können

Zeit- und Anwesenheitsmanagement

• Genaue Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten
• Steigerung der Verwaltungseffizienz mit Zeitprofilen zur Bestimmung von Urlaubszeiten, Arbeitszeitplänen und Prämien für Beschäftigte
• Automatische Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen entsprechend dem jeweiligen Mitarbeiterprofil

Integrierte Lokalisierung

• Anpassung an länderspezifische Geschäftsverfahren und Gesetze mit automatischen gesetzlichen und behördlichen Änderungen
• Umfassende Bestandsaufnahme der Globalisierungs- und Lokalisierungsanforderungen für einzelne Länder

Mitarbeiter-Self-Services

• Self-Service-Funktionen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
• Integrierte HR-Daten auf einer zentralen Plattform
• Nachverfolgbare Personalinformationen gemäß länderspezifischen Anforderungen
• Bereitstellung einer personalisierten Profilseite für Beschäftigte, auf der sie Arbeitgeberleistungen einsehen und verwalten, Abwesenheiten beantragen und noch vieles mehr können

Organisationsstrukturen

• Analysen für Echtzeiterkenntnisse über die gesamte Belegschaft
• Identifizierung kritischer Positionen und schnelle Anpassung der Belegschaft, um Lücken zu schließen
• Visualisierung von Organisationsstrukturen

Vorteile eines cloudbasierten HRIS

Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen eines modernen HRIS lassen sich cloudbasierte Systeme leichter in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie sind skalierbar und können einfacher um Innovationen und Sicherheitsfunktionen erweitert werden.

Nachstehend werden nur einige der allgemeinen Vorteile eines integrierten cloudbasierten HRIS aufgezählt:

• Macht die Personalverwaltung schneller und präziser: Wenn es um die finanzielle Lebensgrundlage von Mitarbeitenden geht, gibt es keinen Spielraum für Fehler. Durch die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren, kann HRIS-Software dazu beitragen, Verzögerungen und Ungenauigkeiten zu vermeiden, die durch manuelle und papierbasierte Systeme entstehen.
• Verbessert die Employee Experience: Unternehmen vergessen manchmal, wie wichtig es für ihre Mitarbeitenden ist, den Status von Arbeitgeberleistungen, Zahlungen und Abwesenheitszeiten einsehen zu können. HRIS-Tools ermöglichen es den Beschäftigten, direkt auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Berichte zu erstellen und Anfragen zu stellen – und das alles ohne den lästigen und zeitraubenden Weg über die Personalabteilung.
• Steigert die Effizienz: HRIS-Lösungen bieten eine breite Palette von Self-Service-Tools, die den Bedarf an E-Mail- und papierbasierten Formularen und Genehmigungsverfahren erheblich reduzieren. Zeitpläne, Workflows, Abwesenheitsanträge und vieles mehr können automatisiert und in Echtzeit verwaltet werden.
• Unterstützt die Compliance: Angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit und eines kulturellen Wandels hin zu mehr Sensibilität und rechtlichen Auseinandersetzungen müssen Unternehmen sicher sein, dass sie die globalen Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften strikt einhalten. Ein cloudbasiertes HRIS hilft sicherzustellen, dass alle HR-Aktivitäten innerhalb der Grenzen der Compliance erfolgen, und trägt zur Stärkung der Belegschaft bei.
• Sorgt für Sicherheit: In den Personalakten befinden sich einige der sensibelsten und wertvollsten Daten Ihres Unternehmens – einschließlich der medizinischen und finanziellen Daten der Beschäftigten. Früher, als diese Daten auf Laptops oder in ungesicherten Datenbanken gespeichert wurden, bestand stets die Gefahr einer Kompromittierung. Die integrierten HRIS von heute verfügen über hochentwickelte Sicherheitsprotokolle, um Cybersicherheitsrisiken zu minimieren.

Unterstützung zentraler HR-Prozesse durch Cloud-HRIS-Integration

HRIS helfen zwar bei der Zentralisierung und Rationalisierung von HR-Prozessen und Verwaltungsaufgaben, es gibt aber noch viele andere Kernfunktionen, die parallel dazu ablaufen, z. B. Recruiting, Schulung und Planung. Und man muss kein HR-Spezialist sein, um zu erkennen, wie nützlich es sein kann, all diese essenziellen Funktionen zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Wenn Unternehmen jedoch mit Altsystemen und isolierten HR-Softwareanwendungen arbeiten, sind sie beim Auffinden von Tools und Informationen über Unternehmenssilos hinweg auf manuelle Prozesse angewiesen.

Die besten cloudbasierten HRIS ermöglichen nicht nur die Integration mit Ihrem ERP-Kernsystem, sie sind explizit dafür konzipiert. Ein cloudbasiertes ERP-System verwaltet beispielsweise eine breite Palette an täglichen Geschäftsaktivitäten und ist auf die Integration einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsprozesse ausgelegt. Durch die Vereinheitlichung von geschäftsübergreifenden Daten bieten ERP-Systeme eine zentrale Datenquelle und gewährleisten zuverlässige Datenintegrität. Wenn Sie also Ihre HR-Kernprozesse und Ihr HRIS mit der Geschwindigkeit und den Analysekapazitäten eines modernen KI-gestützten ERP-Systems kombinieren, erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.

HRIS-Beispiele in Aktion

Noch vor wenigen Jahren waren es vor allem Großunternehmen, die auf HRIS-Lösungen setzten. Mit der wachsenden Beliebtheit integrierter cloudbasierter Systeme wird es jedoch auch für kleinere – und wachsende – Unternehmen immer einfacher, von den Vorteilen und der Effizienz eines HRIS zu profitieren.

Hier sind einige Beispiele für Unternehmen, die ihre Personalprozesse mithilfe eines HRIS optimiert haben:

• Sun Communities, einer der weltweit größten Immobilienfonds, hat seine Personalabläufe mit SAP SuccessFactors umgestellt, um mehr als 3.800 Mitarbeitende an über 670 Standorten zu unterstützen. Das Unternehmen optimierte das Onboarding, verbesserte die Compliance und schuf eine besser vernetzte und motiviertere Belegschaft.
• Volkswagen, ein weltweit führender Automobilhersteller, hat seine HR-Prozesse in einer fragmentierten Landschaft auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt. Mittlerweile werden mehr als 40 Länder mit lokalisierten HR-Kernfunktionen und Compliance-Lösungen unterstützt.

Mehr über HRIS-Software erfahren

Moderne Unternehmen sind auf der Suche nach einer einheitlichen, globalen HR-Kernlösung – einer Lösung, die eine einfache Benutzererfahrung bietet und Datenanalyse und Automatisierung in Echtzeit unterstützt. Angesichts einer immer stärker verstreuten Belegschaft muss die HRIS-Software mit dieser zusammen globalisiert werden und eine tiefgreifende Lokalisierung und Compliance über mehrere Länder hinweg bieten. Und weil sich Geschäftsmodelle verändern und weiterentwickeln, fordern Unternehmen Agilität und Einfachheit. Diese erlangen sie über eine breite Palette relevanter und leistungsstarker vorkonfigurierter Inhalte, mit denen sie neue Prozesse und Anwendungen zuverlässig und schnell implementieren können.

FAQs zu HRIS