Die fünf wichtigsten Vorteile der Integration von HCM und ERP

Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass Daten und digitale Lösungen das Herzstück ihrer geschäftlichen Transformation sind und dass die Mitarbeiter im Mittelpunkt dieser Transformation stehen. Um eine dynamische Belegschaft verwalten zu können, brauchen sie ein stabiles HCM-System. Für das strategische Management und die Analyse von Daten ist ein modernes KI-gestütztes ERP unerlässlich, das eine zentrale Datenquelle liefert und Transparenz im gesamten Unternehmen bietet.

Was passiert nun, wenn diese beiden leistungsstarken Systeme in die Cloud integriert werden? Dann erhalten Sie das Beste aus zwei Welten!

ERP und HCM

ERP-Software (Enterprise Resource Management) etablierte sich zunächst in der Fertigungsbranche. Noch vor nicht allzu langer Zeit wurden ERP-Lösungen hauptsächlich in der Produktion, im Supply-Chain-Management, im Finanzwesen und in der Buchhaltung verwendet. Heute haben sich die besten ERP-Systeme zu vollständig integrierten Unternehmensmanagementsystemen entwickelt, die KI, maschinelles Lernen und erweiterte Analysen einsetzen, um alle Abteilungen und Aspekte eines Unternehmens in einem System miteinander zu verbinden. Eine leistungsstarke Datenbank im Kern eines modernen ERP-Systems bietet eine enorme Skalierbarkeit und Geschwindigkeit. Das System lässt sich mit Modulen anpassen, die über Fertigung und Buchhaltung hinausgehen, damit das gesamte Unternehmen davon profitiert – von der Logistik über Vertrieb und Marketing bis hin zu Forschung und Entwicklung, Beschaffung und natürlich Personalwesen.

Tatsächlich zählte HR zu den ersten Modulen, die in eine ERP-Anwendung integriert wurden, als es 1979 in das R/4-ERP-System von SAP aufgenommen wurde. Im Zuge technologischer Weiterentwicklungen wurden die ERP-HR-Module immer ausgereifter und HR-Teams verlangten immer häufiger nach einem eigenständigen Personalmanagementsystem. Das war der Anfang von HCM. Mit der Zeit ist die Software in ihre aktuelle Rolle hineingewachsen: Management des Personals von der Einstellung bis zum Ausscheiden – mit Tools, die das Recruiting und Onboarding unterstützen, mit Schulungen, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilung, Employee-Experience-Management, Personalanalyse und mehr.

HCM und ERP: eine erfolgreiche Kombination

Wenn HCM-Systeme ursprünglich ERP-Module waren, warum haben sie sich nicht im Laufe der Zeit innerhalb des ERP-Systems weiterentwickelt? Warum hatten erfolgreiche Unternehmen das Gefühl, neben ihren ERP-Lösungen auch HCM-Systeme kaufen zu müssen? Um diese Frage beantworten zu können, müssen wir uns die Abläufe im Personalwesen ansehen. Dabei stellen wir fest, dass sie sich deutlich von anderen geschäftlichen Prozessen unterscheiden und viel komplexer sind.

Das Wort „Human“ in „Human Resources“ deutet schon darauf hin, dass es um Beziehungen, Motivation und persönliche Weiterentwicklung geht. Personalverantwortliche müssen nicht nur die „harten“ administrativen und buchhalterischen Anforderungen erfüllen, sondern mit den richtigen Tools und Systemen auch die „soften“ menschlichen Komponenten im Blick haben. Anders ausgedrückt, müssen sie in der Lage sein, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten zu verwalten und zu analysieren.

Strukturierte Daten sind quantifizierbare Informationsblöcke, die in einer relationalen Datenbank (wie in einer Tabellenkalkulation) organisiert und formatiert werden können. Zu diesen „harten“ Daten zählen u. a. Gehaltsabrechnungen, Arbeitgeberleistungen und Personalplanung. Unstrukturierte Daten sind qualitativ hochwertigere und „softere“ Informationen, z. B. zu den Einstellungen und Fähigkeiten, der Leistung und der Motivation von Mitarbeitern.

Frühere ERP-Systeme wurden zunächst als Tools zur Vereinheitlichung und Verwaltung großer Mengen unterschiedlicher strukturierter Datensätze aus dem gesamten Unternehmen genutzt. Diese Funktion war zwar für HR-Teams sehr wertvoll, aber es fehlten spezielle Tools für Business Management und Systeme für unstrukturierte Daten und Informationen.

Hier kamen zunächst eigene HCM-Systeme als spezialisierte HR-Business-Management-Tools ins Spiel, um die besonderen und komplexen Anforderungen des Personalwesens hinsichtlich der Verwaltung operativer und quantitativer Daten zu erfüllen.

Jahrzehnte später haben sich moderne ERP-Systeme enorm weiterentwickelt. Dank integrierter Funktionen für KI und maschinelles Lernen können strukturierte und unstrukturierte Daten gemeinsam verwaltet werden. Die ERP-Systeme profitieren von den Daten, da sie daraus lernen und umso intelligenter und genauer werden, je mehr Daten erfasst werden.

Und moderne HCM-Systeme haben große Fortschritte gemacht, was Geschwindigkeit, Funktionalität und Komplexität angeht.

Aber was bedeutet das? Im Grunde ist es so: Viele Unternehmen verfügen mittlerweile über diese beiden effizienten Systeme (HCM und ERP), die aber nicht miteinander kommunizieren. Stellen Sie sich vor, Wozniak als Meister technischer Raffinesse wäre nie auf die geschäftliche Kompetenz von Jobs getroffen. Jeder der beiden wäre für sich wahrscheinlich schon recht erfolgreich gewesen, aber nur aus der Zusammenarbeit entstand Großes.

HCM/ERP-Integration verbessert unternehmensweite Transparenz

dgl

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Wenn HCM und ERP integriert sind, können Unternehmen die Vorteile beider Systeme kombinieren, um ihre Belegschaft besser verstehen, verwalten und optimieren zu können und gleichzeitig die geschäftlichen Ziele und Prioritäten zu verfolgen. Das Sprichwort „Wissen ist Macht“ passt hier sehr gut – Wissen gründet sich schließlich auf Information. Und was sind Informationen, wenn nicht Daten? Unternehmen, die HCM und ERP nutzen, bauen Datensilos in Echtzeit ab und vernetzen ihr Personalwesen mit anderen wichtigen Abteilungen wie:

• Logistik: Durch den Zugriff auf die im ERP-System gespeicherten Logistikdaten können Personalverantwortliche die Personalplanung in Bereichen wie der Fertigung und Logistik verbessern und an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
• Service: Personalverantwortliche können sich einen Überblick über anstehende Serviceanforderungen oder plötzliche Bedarfsänderungen verschaffen, um schnell Qualifikationslücken zu erkennen und je nach Bedarf vorhandene Mitarbeiter zu schulen oder neue einzustellen.
• Forschung und Entwicklung: Produktlebenszyklen sind kürzer als je zuvor und Lösungen für die Kollaboration ermöglichen es Teams auf der ganzen Welt, virtuell zusammenzuarbeiten. Wenn HR-Teams in Echtzeit über den Bedarf in der F&E-Abteilung informiert werden, können sie gezielter nach den erforderlichen Kompetenzen suchen.
• Vertrieb: Dank Echtzeitzugriff auf die tägliche oder wöchentliche Lead-Gewinnung und -Konvertierung ist die Personalabteilung immer über die Leistung des Vertriebsteams informiert. Auf dieser Grundlage kann sie erkennen, wann Teammitglieder möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigen.
• Beschaffung: Auftragnehmer und Lieferanten werden häufig ohne Einbeziehung der Personalabteilung ins Boot geholt. Dies bedeutet im Zuge einer immer stärkeren „Gig Economy“ für Unternehmen ein Risiko aufgrund mangelnder Compliance und Konsistenz. Die HCM/ERP-Integration unterstützt die Zusammenarbeit zwischen HR und Projektplanung, damit Auftragnehmer und externe Dienstleister im Rahmen etablierter Standards beauftragt werden.

Die fünf wichtigsten Vorteile der Integration von HCM und ERP

Durch Transparenz in Echtzeit und eine unternehmensweite Vernetzung erzielen HR-Teams eine Wertschöpfung und Rentabilitätssteigerung für das gesamte Unternehmen.

1. Auf Basis von Personalanalysen fundierte Entscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen
   Führungskräfte des Topmanagements und andere Entscheidungsträger greifen verstärkt auf Daten und evidenzbasierte HR-Analysen zurück, um unternehmensübergreifend gewinnorientiert handeln zu können.

   • Nutzen Sie KI-gestützte Echtzeitanalysen der Belegschaft und Finanzprognosen aus dem gesamten Unternehmen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
   • Ermitteln Sie den Einfluss unterschiedlicher HR-Aktivitäten (Recruiting, Mitarbeiterbindung, Experience, Leistung, Fehlzeiten, Weiterbildung, Vergütung) auf die Geschäftsziele (Rentabilität, Absatz, Produktivität, Kundenerfolg, Sicherheit).
   • Gleichen Sie die Betriebs- und Personalkosten der Personalabteilung in Echtzeit mit den Prioritäten und Zielen des Unternehmens ab.

2. Die Gesamtbelegschaft optimieren Hybride Belegschaften erschweren die gewünschte Optimierung. Die Integration von HCM und ERP bringt Licht ins Dunkel und verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre globale Personalsituation.

   • Ein unternehmensweit durchsuchbarer Talentpool aus Mitarbeitern, Zeitarbeitskräften sowie Bewerberinnen und Bewerbern (der Profile mit Qualifikationen, Weiterbildungen, Zertifizierungen usw. in einem einheitlichen Format enthält) bietet detaillierte Einblicke.
   • Nutzen Sie einheitliche HR-Verfahren und bieten Sie auch externen Mitarbeitenden Talentmanagement- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
   • Beschleunigen Sie Ihre Einstellungsprozesse durch einen direkten Zugriff auf Formulare für Recruiting und Onboarding und das Compliance-Protokoll.
   • Reagieren Sie schnell auf kurzfristigen Bedarf und verteilen Sie Ihre Ressourcen auf Basis präziser Bewertungen und Was-wäre-wenn-Simulationen um.

3. Motivation und Effizienz durch eine nahtlose Experience verbessern Verringern Sie die Bürokratie und bauen Sie intransparente und zeitraubende Prozesse ab, die nur zu Frustration führen.

   • Bieten Sie den Mitarbeitern einen einheitlichen und geräteunabhängigen Zugriff auf alle Personaldatensätze und -informationen.
   • Integrieren Sie HR-Aktivitäten auf einer zentralen Oberfläche mit verwandten Aufgaben im Unternehmen, beispielsweise Onboarding mit dem Anlagenmanagement oder Geschäftsreisen mit dem Reisekostenmanagement.
   • Minimieren Sie fehleranfällige und frustrierende manuelle Aufgaben und vereinfachen Sie das Reporting mit benutzerfreundlichen, automatisierten und intelligenten Technologien und Prozessen.
   • Erfassen und analysieren Sie Daten Ihrer Mitarbeiter aus allen Arbeitsbereichen, um aussagekräftige Einblicke zu erhalten und die Zufriedenheit sowie die Stimmung zu verbessern.

4. Finanz-, Compliance- und Sicherheitsrisiken verringern Homeoffice und hybrides Arbeiten haben dazu geführt, dass die Mitarbeiter über Städte, Regionen und sogar Länder hinweg verteilt sind. Viele Unternehmen setzen vermehrt Auftragnehmer und Freiberufler ein, was die sowieso schon komplexen administrativen und finanziellen Compliance-Anforderungen noch umfangreicher macht.

   • Nutzen Sie ein präzises und umfassendes Reporting über die Gesamtbelegschaft in Echtzeit, um die Compliance-Anforderungen einhalten zu können.
   • Verringern Sie die Risiken und die Gesamtbetriebskosten durch eine globale durchgängige Personalabrechnung und Prüfungen.
   • Vermeiden Sie manuelle Datenfreigaben und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Personalkosten und Sozialleistungen des Unternehmens.
   • Schützen Sie die Belegschaft und das Unternehmen durch eine Standardisierung von Richtlinien für die Daten-Governance und Zugriffsprotokolle für alle Geschäftsprozesse.

5. Durch den Einsatz von HCM und ERP auf derselben Plattform Datensilos beseitigen und Innovationen fördern

   • Nutzen Sie ein Personaldatenmodell als Basis für eine gemeinsame Datennutzung in verschiedenen Unternehmensbereichen.
   • Stimmen Sie Datenmodelle aufeinander ab, integrieren Sie systemübergreifende Analysen, stärken Sie das Vertrauen durch Cloud-Sicherheit und Identitätsmanagement und stellen Sie Vorlagen für durchgängige Prozesse bereit, um einheitliche Workflows und eine nahtlose User Experience zu ermöglichen.
   • Harmonisieren Sie Ihre Landschaften mit On-Premise-, Cloud- und Drittanbieteranwendungen an einem zentralen Ort.

Die nächsten Schritte der Integration von HCM und ERP

Veränderungen im operativen Betrieb sind in der Regel mit Herausforderungen und auch Stress verbunden, da neue Verfahren eingeführt werden müssen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Integration von HCM und ERP ist eine funktionierende Kommunikation und die Begleitung durch einen Change-Management-Prozess. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, allen Teammitgliedern aufzuzeigen, welche Vorteile eine Integration von Cloud-Lösungen hat und wie einfach dies umzusetzen ist, dann wäre jeder mehr als bereit für die digitale Transformation.