¿Qué es un plan de continuidad de negocio? La asesora de valor de RRHH global de SAP, Chiara Bersano, tiene una perspectiva única sobre la cuestión. En 1999, ella estaba trabajando para una empresa global que operaba una fábrica en Izmir, Turquía, cuando un devastador terremoto finalmente dejó más de 17,000 muertos y 250,000 sin hogar. Sin embargo, los empleados de su empresa se desempeñaron mejor que la mayoría.

La empresa reaccionó rápidamente, apoyando y ayudando a los trabajadores y sus familias a través de condiciones difíciles. Esto aseguró la confianza y lealtad a largo plazo entre la empresa y sus trabajadores. Pero también provocó un interés temprano en la planificación de contingencias en un momento en que la tecnología para apoyar tal esfuerzo palidecía en comparación con las capacidades de hoy. Sin embargo, dos décadas después, muchos de esos empleados todavía trabajan en esa empresa, no solo por el mejor salario o la promesa de crecimiento profesional, sino porque saben que la empresa los respalda en tiempos de crisis.

Entonces, ¿qué es la planificación de contingencias? Si le preguntas a Bersano, está creando un marco de respuesta a emergencias que resulta en mantener una fuerza laboral saludable, motivada y dedicada durante y después de las crisis.

“El poder de construir relaciones a partir de una crisis es extremo,” dice Bersano. “Es construir una relación basada en la confianza con los empleados.”

En pocas palabras: invertir en la salud y seguridad de los empleados mediante una planificación de emergencia diligente resulta primero en resiliencia, agilidad y continuidad del negocio, y luego en mejores resultados empresariales. Pero de manera más holística, la planificación de contingencias es clave para la supervivencia de cualquier negocio, local o global, a corto y largo plazo.

Percepción tanto como preparación

Si bien hay innumerables otros ejemplos de planes de contingencia más allá del de Bersano, la definición completa de un plan de continuidad de negocio en términos de la función de RRHH es estar listo para cambiar y alinear personas y recursos en respuesta a cualquier evento desafortunado para que la empresa pueda reanudar operaciones en parte o en su totalidad lo más rápido posible.

Esto plantea la siguiente pregunta: a medida que las noticias sobre la pandemia de COVID-19 comenzaron a difundirse en el cuarto trimestre de 2019, ¿cómo podrían haber ayudado mejores planes de contingencia a las empresas y países por igual en ese entonces, y cómo pueden tales planes ayudarlos ahora? Para responder a la segunda parte de la pregunta, las empresas tienen más que ganar cuanto antes creen un plan de contingencia enfocado en preservar la continuidad del negocio. De hecho, es algo que las organizaciones de recursos humanos deberían estar haciendo todo el tiempo como parte del trabajo, sin importar las condiciones macroeconómicas o específicas del negocio.

Retrovisión 2020: Cómo los planes de contingencia podrían haber ayudado al inicio de COVID-19

Las empresas de comercio electrónico que tenían planes para contratar rápidamente para roles de abastecimiento y cumplimiento estaban bien preparadas. Y las organizaciones de servicios que ya habían equipado a los empleados con laptops y software de colaboración actualizado pudieron hacer la transición rápida y suavemente a una forma de trabajo remoto. En términos generales, cuanto más preparado para el futuro y habilitado tecnológicamente esté el negocio, mejor equipado estaba, ya sea intencionalmente o por accidente, para mantener el negocio estable cuando la pandemia comenzó.

Pero la planificación de contingencias se trata de mucho más que asegurarse de que cada empleado tenga un portátil y una conexión a internet rápida. Se trata de trasladar recursos o incluso departamentos enteros para centrarse en las necesidades inmediatas del negocio, gestionar la percepción externa de la empresa y abordar realmente lo que los empleados quieren y necesitan para tener éxito. Si crees que eso suena como tres cosas que necesitan ser gestionadas en tiempos normales, estás en lo correcto. Qué tan eficazmente se haya preparado RRHH marcará toda la diferencia en cuánto se verá afectado el negocio, si es que se ve afectado.

Por eso, incluso después de que la pandemia de COVID-19 disminuya, la planificación de contingencias constante y consistente debería ser la nueva norma para los profesionales de recursos humanos. Si la planificación de contingencias es un aspecto constante de la función de RRHH, tiene el poder de impulsar el negocio para mejorarlo.

Predica con el ejemplo

Por mucho que un plan de acción de emergencia en el lugar de trabajo se trate de estrategias a gran y pequeña escala, la profundidad y eficacia de cualquier plan de contingencia es, en su esencia, un reflejo de los valores de la empresa. Claro, cada sitio web de la empresa tiene aproximadamente el mismo conjunto de ideales que expresan una mentalidad centrada en el cliente y que colocan la salud y seguridad de los empleados por encima de todo. Pero las acciones hablan mucho más fuerte que las palabras copiadas y pegadas.

Ahí es donde la planificación de contingencias se alinea con los objetivos empresariales. Los profesionales de recursos humanos deben considerar tanto los escenarios específicos del negocio como los factores macroeconómicos que impactan a todos en la organización, y luego abordar estos a la luz de los diferentes tipos de emergencias y prioridades que pueden surgir. El activo más valioso de una empresa son sus empleados, y cuidarlos es una obligación moral y legal. Si el CEO y el CHRO están de acuerdo en que la salud y seguridad de los trabajadores son de suma importancia tanto en tiempos buenos como desafiantes, la satisfacción del cliente y el éxito financiero seguramente seguirán, incluso en medio de una crisis que amenaza con trastocar cada aspecto del negocio.

Las estrategias de planificación de contingencias deben ser de naturaleza integral y tener en cuenta una amplia gama de acciones de respuesta que, incluso en circunstancias normales, serían difíciles de implementar todas a la vez. Pero esa es también la razón por la cual la preparación para emergencias y la planificación de contingencias son tan importantes: el tiempo de respuesta es esencial en cualquier crisis. El plan correcto no importará si llega demasiado tarde.

Dado lo que el mundo ha experimentado y cómo muchas organizaciones e industrias enteras se han visto afectadas, los profesionales de RRHH deberían preguntarse ahora: ¿cómo podemos estar preparados de la mejor manera posible para mañana, el próximo mes y el próximo año por igual?

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